5 stærke softwares, der løfter din leverandørstyring

Leverandørstyring lyder måske tørt, men i realiteten er det en utroligt vigtig disciplin, som har stor betydning for, hvor robust eller skrøbelig din økonomi er. Den måde, du betaler og styrer dine leverandører på, påvirker nemlig direkte din virksomhed og dermed dens økonomi.

Derfor kan du med fordel kigge på, hvordan du kan bruge en software til leverandørstyring for at sikre, at du altid er på toppen af processen. Med sådan en løsning kan du samle jeres processer fra A til Z – fra onboarding og kontrakter til indkøb, matchning, betaling og performance – og bygge de kontroller, I mangler, direkte ind i hverdagen.

I denne guide dykker vi ned i de typiske udfordringer og præsenterer dig for fem stærke softwareløsninger, der kan tage din leverandørstyring til næste niveau.

• Strategisk leverandørstyring kræver, at du samler processer fra indkøb og kontrakter til betaling og performance i én løsning.
• Software kan gøre livet nemmere ved at centralisere leverandør-masterdata, automatisere fakturahåndtering og fjerne refusionsrod.
• Vælg løsning efter kompleksitet, kræv stærke integrationer til ERP/regnskab og vurder TCO/ROI frem for kun licensprisen.

De typiske udfordringer i leverandørstyring

De fleste problemer opstår ikke, fordi folk gør sig umage, men fordi processer, data og systemer ikke hænger sammen. Her er de klassiske snubletråde, som mange virksomheder falder over:

• Svage stamdata i leverandørkartoteket: Dubletter, gamle bankoplysninger, manglende CVR/IBAN og forkerte momskoder giver fejl i bogføring og betalinger og gør rapporter utroværdige.
  
  
• Mangel på indkøbsordre-disciplin (“no PO, no pay”): Uden indkøbsordre (PO, Purchase Order) før køb ender I med efterrationalisering, diskussioner om pris og tidskrævende godkendelser på bagkant.
  
  
• Kontrakter er frakoblet hverdagen: Aftalepriser og rabatter ligger i PDF’er eller mails og finder aldrig vej til rekvisitioner og ordrer. Resultatet: prisafvigelser og spildte rabatmuligheder.
  
  
• Lave match-rater på fakturaer: Uden automatisk 2-vejs/3-vejs match (pris mod PO og evt. varemodtagelse) skal økonomiafdelingen taste, tjekke og fejlrette manuelt. Det forlænger procure-to-pay-tiden fra rekvisition til betaling.
  
  
• Flaskehalse i godkendelser: Uklare beløbsgrænser og mangelfulde workflows for godkendelse betyder, at fakturaer tit strander ved ferie/sygdom. Det skaber flaskehalse og kan i værste tilfælde resultere i rykkergebyrer eller mistede rabatter ved tidlig betaling.
  
  
• Maverick spend (uautoriserede indkøb): Køb uden for aftaler og kataloger fragmenterer volumen, underminerer priser og skaber leverandørrisiko.
  
  
• Integrationer halter: Svag kobling til ERP/økonomisystem, lager og bank giver manuelle mellemtrin, lokale Excel-ark og dårlig sporbarhed.

Kort sagt: Når data, processer og kontroller ikke spiller sammen, koster det tid, penge og tillid – både internt og hos leverandørerne.

Sådan kan en software til leverandørstyring gøre dit liv nemmere

Mange af de problemer, som oplistes herover, kan løses med software til leverandørstyring. Selvom du måske tænker “Åh nej, ikke endnu et nyt program”, så kan sådan en løsning altså virkelig være med til at få styr på hele på kæden fra første rekvisition til endelig betaling – uden at økonomiafdelingen løbende skal være politibetjent.

Fordelene kan overordnet set placeres i to spor: automatisering af Procure-to-Pay-processen samt strategisk risikostyring og performance.

Sådan ser fordelene ud mere konkret:

• Leverandør-masterdata centraliseres: Alle kritiske dokumenter – kontrakter, certifikater og forsikringspolicer – samles ét sted. Det gør det muligt at monitorere risiko mere kontinuerligt, da systemet automatisk advarer dig ved udløb af vigtige dokumenter eller ændrede finansielle risici hos leverandøren.
• Performance- og kontraktmonitorering: Automatiske systemer kan spore leverandørens performance (f.eks. kvalitet og leveringstid) og give dig indsigt i, om de lever op til det aftalte. Det skaber et objektivt grundlag for fremtidige forhandlinger.
• Styrket indkøbskontrol: Indkøbsanmodninger styres gennem systemet for at sikre, at medarbejderne køber fra godkendte leverandører til de aftalte priser. På den måde sikres det, at du overholder budgettet og forhindrer samtidig ukontrolleret forbrug.
• Fejlfri fakturahåndtering: Intelligent teknologi aflæser indgående fakturaer automatisk, sammenligner dem med indkøbsordrer og bogfører dem korrekt. Det fremskynder betalingen dramatisk og minimerer risikoen for manuelle fejl.
• Digitalt godkendelsesflow i realtid: Fakturaer sendes øjeblikkeligt til de rette ledere for digital godkendelse, uanset hvor de befinder sig. Det øger kraftigt chancen for, at betalingsfrister overholdes, og at der altid er et fuldt digitalt revisionsspor tilgængeligt.
• Refusionsrod fjernes: Ved at udstyre medarbejdere med digitale betalingsværktøjer, registreres udgifter ved kilden. Det eliminerer de manuelle trin i indberetningen af udgifter, giver realtidsdata og fjerner unødvendige leverandørfakturaer.

Alt i alt tager software det administrative slæb væk fra din økonomiafdeling, så der kan fokuseres på strategisk analyse og partnerskab i stedet for brandslukning og papirarbejde.

5 stærke softwares, der løfter din leverandørstyring

Markedet for leverandørstyring er bredt, men de fem løsninger, vi har udvalgt, repræsenterer forskellige, strategiske tilgange til at optimere dine leverandørforhold. 

1. Pleo

Pleo er ikke en traditionel software til leverandørstyring. Grunden til, at Pleo er med på listen alligevel, er, at det er en løsning, der tager hånd om et af de største problemer i leverandørrelationer: forsinkede og upræcise betalinger. Pleo er faktisk Europas førende løsning til udgiftshåndtering, og det vil fundamentalt ændre måden, du håndterer leverandørrelaterede udgifter.

I stedet for at kæmpe med spredte leverandørfakturaer og manuelle godkendelsesprocesser centraliserer Pleo alle leverandørrelaterede udgifter ét sted, uanset om det drejer sig om tilbagevendende servicekontrakter og leverandørfakturaer eller ad-hoc indkøb. 

Mens de traditionelle leverandørstyringssystemer fokuserer på kontrakter og risikovurdering, sikrer Pleo, at selve betalingsstrømmen fungerer optimalt. Med Pleo kan du betale indgående fakturaer lynhurtigt, og ved at udstyre medarbejdere med firmakort til mindre køb, fjerner Pleo det manuelle rod med udlæg og refusioner. 

Platformen er altså essentiel for at opbygge tillid og sikre, at dine leverandører altid får deres penge hurtigt og problemfrit. Brugere fremhæver især den problemfrie integration til regnskabssystemer og, hvordan platformen gør det nemt at monitorere budgetter og håndhæve indkøbspolitikker i realtid.

Fordele:

• Centraliseret styring af leverandørudgifter:Administrer alle leverandørrelaterede udgifter på én platform. Fra fakturaer og servicekontrakter til daglige indkøb med fuld transparens.

• Automatiserede workflows: Godkendelsesprocesser og kategorisering sker automatisk, så du bruger mindre tid på papirarbejde og mere på at optimere leverandørrelationer.
  
  
• Fejlfri betalingsproces: Sikrer rettidige og præcise betalinger til leverandører via automatiserede workflows, hvilket er kritisk for at bevare gode relationer.
  
  
• Realtids overblik og kontrol: Dashboard viser køb, noter og kvitteringer i realtid, så afvigelser og “maverick spend” spottes med det samme.
  
  
• Integrationsvenlighed: Kan let synkroniseres med regnskabssystemer, så data om leverandørtransaktioner opdateres automatisk.

Hvorfor vælge Pleo:

• Du vil have et moderne alternativ til traditionel leverandørstyring, der fokuserer på at forebygge problemer i stedet for at rette op bagefter.
• Du vil sikre dine leverandører hurtig, præcis og problemfri betaling, hvilket er fundamentet for stærke partnerskaber.
• Din virksomhed bruger for meget tid på at jage kvitteringer, godkende leverandørfakturaer og håndtere manuelle udgiftsrapporter.Dit team har brug for et intuitivt værktøj, der faktisk bliver brugt. Brugerne fremhæver konsekvent, hvor nemt Pleo er at bruge sammenlignet med komplekse enterprise-løsninger.

Prisinfo: Tilbyder en gratis version for op til 2 brugere. Den betalte version starter på 360 kr. pr. måned for 3 brugere.

Hvad siger kunderne om Pleo?
Pleo beskrives hos G2 som "praktisk, brugervenligt, nemt at bruge – og en stor tidsbesparelse" og "et let system at lære, der gør hverdagen i vores organisation mere smidig." Andre kalder det enkelt og præcist: "En fantastisk app" og "Pleo har ændret måden, vi håndterer udgifter på."

Kilde: G2

Læs, hvordan Planday med Pleo fandt en løsning, der forandrede alt for virksomheden

2. SAP Ariba

SAP Ariba er en af de mest udbredte enterprise-platforme til leverandørstyring. Løsningen samler indkøb, kontrakter, leverandørdata og fakturahåndtering i ét økosystem og er kendt for sit store leverandørnetværk og stærke governance.

Brugerne fremhæver især omfanget af deres netværk og de stærke funktioner omkring risikostyring.

Fordele:

• Globalt leverandørnetværk: Adgang til et stort økosystem, der gør sourcing og samarbejde mere effektivt.
• Leverandør-onboarding og risikostyring: Strømliner processen med at evaluere og godkende nye leverandører, inklusiv dokumentkontrol og risikovurdering.
• Kontraktstyring: Digitaliserer hele kontraktens livscyklus for at sikre, at leverandørens ydelser lever op til de aftalte vilkår og priser.
• Direkte SAP ERP-integration: Sikrer problemfri synkronisering af indkøbs- og faktureringsdata med SAP's Enterprise-systemer.

Hvorfor vælge SAP Ariba:

• Du skal vælge SAP Ariba, hvis du er en stor eller global virksomhed, der har behov for at styre tusindvis af leverandører og sikre global compliance.
• Du har brug for adgang til det største globale leverandørnetværk for at diversificere din leverandørbase uden selv at skulle bygge relationer fra bunden.
• SAP Ariba er det rette match, hvis din organisation allerede bruger SAP som primært ERP-system og har behov for en dyb integration.

Prisinfo: SAP Ariba opererer med en licens- og abonnementsmodel, der er skræddersyet til den enkelte kunde og afhænger af antallet af moduler og forventet transaktionsvolumen. Priser er kun tilgængelige efter anmodning. Brugere på Vendr rapporterer en medianpris på $61,500 per år, mens den laveste rapporterede pris er $15,500 årligt.

Kilde: G2 

3. Coupa

Coupa er en software, der samler Procure-to-Pay, leverandørstyring, kontrakter og indsigter i én cloudplatform. Coupa hjælper dig med at styre leverandører fra det øjeblik, du anmoder om et køb, til fakturaen betales.

Løsningen er kendt for brugervenlighed, gode kataloger og et stærkt analyse-lag, der hjælper teams med at styre spend og samarbejde bedre med leverandører. Brugere fremhæver især de intuitive processer, fremragende end-to-end-overblik og gode godkendelsesflows.

Fordele:

• Brugervenlig P2P-oplevelse: Gør det let for medarbejdere at købe rigtigt og for økonomi- og indkøbsafdelingen at styre processer.
• Avanceret fakturahåndtering: Bruger AI til at matche fakturaer mod indkøbsordrer og kvitteringer, hvilket automatiserer kreditorstyringen.
• Samlet overblik over forbrug: Få komplet overblik over alle virksomhedsudgifter, lige fra leverandørfakturaer til medarbejderudgifter i ét dashboard.
• Global compliance: Platformen er bygget til at håndtere komplekse globale krav, herunder moms, valuta og lokale regler.

Hvorfor vælge Coupa:

• Du skal vælge Coupa, hvis du ønsker at opnå total synlighed over alle udgifter og skabe en stærk, ensartet indkøbskultur.
• Du er en mid-market til enterprise-virksomhed, der vil have et samlet overblik over udgifter på tværs af alle spend-kategorier uden at skulle jonglere data i flere systemer.
• Coupa er det rette match, hvis du vil bruge data til at drive besparelser gennem konsolidering af leverandører og forhandle bedre vilkår.

Prisinfo: Coupa bruger en tilpasset, abonnementsbaseret prismodel, der afhænger af antallet af brugere, moduler og den årlige udgiftsvolumen. Priser er kun tilgængelige via et specifikt tilbud. Brugere på Vendr rapporterer en medianpris på $93,253 per år, mens den laveste rapporterede pris er $22,000 per år.

Kilde: G2

4. Ivalua

Ivalua er en robust og meget fleksibel Source-to-Pay-platform, der excellerer i at håndtere komplekse leverandørdata. Platformen er anerkendt for sin dybde inden for kontraktstyring og især leverandørevaluering, hvilket gør den stærk til virksomheder, der er afhængige af, at leverandører overholder strenge kvalitets- og leveringsaftaler.

Ivalua er også særligt kendt for platformens store fleksibilitet. Softwares kan således tilpasses direkte til virksomhedens unikke behov.

Fordele:

• Høj tilpasningsevne: Konfigurer processer og datamodeller til din måde at arbejde på.
• Avanceret risikostyring: Giver et samlet dashboard for leverandørrisiko, der hjælper dig med at vurdere den finansielle og operationelle risiko ved at samarbejde med en leverandør.
• Integreret Sourcing: Forbinder leverandørstyringen direkte med sourcing-processen, hvilket sikrer, at du vælger de bedste partnere fra start.
• Generativ AI assistant: Intelligent Virtual Assistant (IVA) guider brugere gennem sourcingprocesser og kontrakthåndtering, hvilket øger effektivitet og produktivitet.

Hvorfor vælge Ivalua:

• Din organisation har komplekse, industrispecifikke processer, der kræver avanceret tilpasning, som out-of-box løsninger ikke kan levere.
• Du vil have en platform, hvor procurement-teamet selv kan konfigurere og tilpasse, uden at skulle vente på dyre IT-konsulenter.
• Du skal vælge Ivalua, hvis du har komplekse kvalitetskrav til dine leverandører og har behov for at måle deres performance.

Prisinfo: Ivalua kører en tillidsbaseret prissætning og offentliggør ikke deres priser. Prissammenlignings-platforme som GetApp og Capterra rapporterer en årlig pris på $150.000.

Kilde: G2

5. Zycus

Zycus tilbyder en samlet Source-to-Pay-suite med fokus på procurement, sourcing og leverandørstyring. Zycus er en AI-baseret platform, der – drevet af deres Merlin AI – hjælper med at skabe indsigt i forbrugsmønstre, risikoprofiler og potentielle besparelser.

G2-brugere fremhæver, at platformen hjælper med at strømline indkøb og leverandørprocesser, men nævner også behov for forbedringer i fuld automatik, filhåndtering og tilpasning i visse moduler.

Fordele:

• AI-drevet forbrugsanalyse: Platformen analyserer automatisk dit forbrug for at kortlægge muligheder for besparelse og konsolidering af leverandører.
• Kontinuerlig risikomonitorering: Overvåger automatisk leverandørers finansielle og regulatoriske status for at forhindre problemer i forsyningskæden.
• Stærk fakturaautomatisering: Bruger maskinlæring til at aflæse fakturaer, matche dem mod indkøbsordrer og sikre en hurtig betalingsproces.

Hvorfor vælge Zycus:

• Du skal vælge Zycus, hvis du vil bruge avanceret AI og maskinlæring til at kortlægge mulige  besparelser i dine leverandørforhold.
• Platformen er ideel, hvis din virksomhed har behov for at strømline hele P2P-processen og samtidig gerne have dybdegående analyse af forbrug.
• Zycus er det rette match, hvis du ønsker at automatisere risikomonitoreringen af dine leverandører og sikre compliance.

Prisinfo: Zycus tilbyder forskellige abonnementer baseret på moduler og antal brugere/transaktioner. Priserne er ikke offentligt tilgængelige, men SelectHub rapporterer, at den årlige pris starter ved $50,000.

Kilde: G2

Sådan vælger du rigtigt i første forsøg

At vælge den rette software til leverandørstyring er en vigtig beslutning, der kan have stor indflydelse på både din virksomheds effektivitet og dens relationer med leverandører. Derfor kan vi også godt forstå, hvis valget af system virker en smule overvældende.

Du kan dog øge chancerne for succes markant ved at fokusere på tre nøgleområder, der sikrer, at softwaren matcher din virkelighed og ikke blot salgspitchet.

1. Match værktøjet med din kompleksitet: Start med at vurdere, hvor kompleks din virksomhed er. Har du et globalt setup med flere juridiske enheder og tusindvis af leverandører? Så har du brug for en løsning, der er bygget til enterprise-skalering og multi-entity support. Har du derimod primært et akut behov for at fjerne manuel fakturahåndtering og rod med kvitteringer? I så fald skal du fokusere på simple, agile cloud-løsninger, der kan implementeres hurtigt og er nem at bruge. Lad være med at købe en enterprise-løsning, hvis dit primære problem er at samle bilag fra medarbejdere.

2. Integration er din vigtigste funktionalitet: Uanset hvor imponerende en platforms analyseværktøjer er, falder projektet til jorden, hvis integrationen til dine eksisterende systemer halter. Værktøjet skal kunne tale problemfrit med dit ERP-system og din regnskabssoftware. Kræv en demonstration af, hvordan data synkroniseres begge veje automatisk. Hvis du er nødt til at eksportere CSV-filer som et mellemtrin, har du blot erstattet én manuel flaskehals med en anden.

3. Fokuser på risikoreduktion og TCO (Total Cost of Ownership): Den mest effektive løsning er ikke nødvendigvis den, der har den laveste abonnementspris. Du skal beregne de samlede omkostninger over en treårig periode, og inkludere:

• Implementeringsomkostninger: Kræver løsningen dyre konsulenter og lang tid at sætte op?
• Support & vedligeholdelse: Hvad koster det at vedligeholde integrationer og få support, når der opstår problemer?

Vægt disse omkostninger op mod den værdi, systemet skaber: Hvor mange timer frigøres i økonomiafdelingen, og hvor meget risiko fjerner du fra ligningen? Vælg den løsning, der skaber det højeste ROI i form af frigjort tid og risikoreduktion.