Ob Freiberufler, KMU oder Großunternehmen, die Buchhaltung hält deutsche Unternehmen in Atem. Was oft als lästige Effizienzkiller wahrgenommen wird, kann aber auch smart gelöst werden – mit Buchhaltungssoftware.
Finden Sie heraus, mit welchen Lösungen deutsche Unternehmen ihre Buchhaltung automatisieren und dabei hunderte Stunden Arbeit sparen. Dies ist unser Test der zehn besten Anbieter für automatisierte Buchhaltung Software 2025.
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Das Wichtigste auf einen Blick: 💡
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Was ist automatisierte Buchhaltung? Definition
Die Buchhaltung beschreibt einen unternehmensinternen Prozess, bei dem der Buchhalter bzw. ein Buchhaltungsteam sämtliche Belege und Geschäftsvorfälle innerhalb des Unternehmens erfasst. Unter die Verantwortung der Buchhaltung fallen u. a. die Rechnungsverwaltung, die Buchführung und die Steuerverarbeitung.
Die automatisierte Buchhaltung eliminiert die Schwächen der manuellen Buchhaltung, indem sie auf digitale Workflows für Buchungsvorgänge setzt.
Die manuelle Buchhaltung nimmt oft große zeitliche und finanzielle Ressourcen ein und wird deshalb oft als Bürde wahrgenommen. Die automatisierte Buchhaltung zielt darauf ab, sich wiederholende Prozesse der Buchhaltung zu digitalisieren und Buchhaltungsteams so zu entlasten.
Die automatisierte Buchhaltung ist eine digitale Lösung für die Abwicklung gängiger Buchhaltungsprozesse innerhalb von Unternehmen unterschiedlicher Größe. Je nach Buchhaltungsprogramm wickelt sie Teile der Buchhaltung oder den gesamten Buchhaltungsprozess ab.
Warum wir die Automatisierung der Buchhaltung empfehlen
Sämtliche Kaufleute in Deutschland sind nach § 238 Abs. 1 HGB dazu verpflichtet, Bücher zu führen. Die Buchführungspflicht bedeutet, dass Sie dazu verpflichtet sind, sämtliche Geschäftsvorgänge systematisch aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnungen bieten später etwa die Grundlage für die steuerliche Erfassung Ihrer geschäftlichen Aktivitäten.
Während die manuelle Buchführung bei kleinen Unternehmen und Freiberufler noch eine große Rolle spielt, ist sie bei GmbHs und großen Unternehmen längst aus der Zeit gefallen. Das hohe Rechnungsaufkommen und die komplexe Natur der doppelten Buchführung machen die manuelle Buchführung zu einem Zeit- und Kostenfresser.
Mit der schrittweisen Einführung der E-Rechnungspflicht ab dem 01.01.2025 wird der Umstieg auf die automatisierte Buchhaltung unverzichtbar.
Doch zuletzt stellten auch immer mehr kleine Unternehmen und Freiberufler auf digitale Lösungen für die Buchhaltung um. Der Grund: Die seit dem 01. Januar 2025 gültige E-Rechnungspflicht strebt bis zum 01. Januar 2028 einen kompletten Umstieg auf die E-Rechnung an. Spätestens dann wird eine manuelle Buchhaltung schlichtweg unmöglich.
Noch grün hinter den Ohren? 84 % aller deutschen KMUs sind noch nicht bereit für die E-Rechnung. Rüsten Sie sich für die Umstellung – mit unserem ausführlichen Ratgeber zur E-Rechnungspflicht.
Vor- und Nachteile von Buchhaltungssoftware
Die Einführung von Online-Buchhaltung in Ihrem Unternehmen ist aber nicht nur eine Frage der Compliance. Sie bringt auch eine Reihe operativer und finanzieller Vorteile mit sich. Gleichzeitig sollte die Herausforderung dieser Umstellung aber nicht unterschätzt werden.
Dies sind die häufigsten Vor- und Nachteile einer Buchhaltungssoftware:
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Vorteile Buchhaltungssoftware |
Nachteile Buchhaltungssoftware |
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Automatisierte Buchhaltung Software: Die 10 besten Tools im Test
Mit dem richtigen Anbieter ist der Umstieg auf eine Buchhaltungssoftware eine wahre Bereicherung für Unternehmen jeder Größe. Die Anforderungen zwischen Großunternehmen und Freiberuflern klaffen aber mitunter weit auseinander. Deshalb haben wir die zehn besten Tools für die Automatisierung der Buchhaltung getestet.
Dies ist unser Vergleich der zehn besten Buchhaltungsprogramme 2025 und für welche Unternehmensform sie am besten geeignet sind:
Buchhaltungssoftware für alle Unternehmensgrößen
Buchhaltungssoftware für alle Unternehmensgrößen passt sich dank dynamischer Abo-Modelle unterschiedlichen Unternehmensgruppen an. Damit ist sie besonders gut für wachsende Unternehmen und Start-ups geeignet.
1. Pleo
Pleo Eingangsrechnungen ist ein in Europa führendes Ausgaben-Tool, das bereits von über 30.000 Unternehmen genutzt wird. Das Tools ermöglicht Unternehmen jeder Größe, Rechnungen automatisiert zu verwalten und zu verarbeiten.
Mit seiner smarten Rechnungsverarbeitung von Erkennung bis Zahlung und einer lückenlosen Dokumentation leistet das Tool umfangreiche Vorarbeit für Ihr Buchhaltungssystem.
Dank vielfältiger, lückenloser Integrationen mit weiterführender Buchhaltungssoftware, wie z. B. Xero und DATEV, stellt Pleo das perfekte Sprungbrett für Ihre automatisierte Buchhaltung dar. Das Programm lässt sich übrigens auch mit eigenen Pleo Firmenkarten verknüpfen, um Vorgänge gleich dann zu dokumentieren, wenn sie anfallen.
Warum wir Pleo empfehlen:
- Umfassende Lösung für Rechnungsverarbeitung vom Rechnungseingang bis zur Zahlung
- Ideale Vorbereitung sämtlicher Rechnungen für Ihr Buchhaltungssystem
- Flexible Abo-Modelle für Unternehmen unterschiedlicher Größe von Starter bis Enterprise
Buchhaltungssoftware für GmbH & andere große Unternehmen
GmbHs, AGs und andere Großunternehmen haben nicht nur ein erhöhtes Rechnungsaufkommen, sondern sind auch zu komplexeren Buchhaltungpraktiken verpflichtet. Ihre Buchhaltungssoftware muss diese Realität reflektieren.
2. sevdesk
sevdesk ist eine anpassungsfähige Buchhaltungssoftware für Unternehmen unterschiedlicher Größe. Über 150.000 Unternehmen, darunter viele GmbHs und Großunternehmen, setzen bereits auf die digitale Lösung von sevdesk.
Die Buchhaltung für Unternehmen von sevdesk überzeugt durch eine übersichtliche Oberfläche, alle nötigen Funktionen für die Rechnungsverwaltung und nützliche Auswertungen für Ihre Steuern mitsamt einer ELSTER-Schnittstelle.
Warum wir sevdesk empfehlen:
- Software-Unternehmen mit Sitz in Deutschland und großer Nutzerschaft
- Den hohen Anforderungen von GmbHs und Großunternehmen gewachsen
3. Lexware Office
Lexware Office bietet eine Reihe digitaler Lösungen für Unternehmen an, die ihre Buchhaltung weitgehend digitalisieren möchten. Aktuellen Daten zufolge arbeiten bereits über 300.000 Unternehmen mit Lexware Office.
Die Lösung lässt sich von einer einfachen, digitalen Belegverwaltung bis zu einer hochautomatisierten Lösung mit individuellen Workflows inkl. Serienrechnungen, Abschlagsrechnungen und Public API skalieren. Damit ist sie auch für GmbHs und Großunternehmen mit komplexen Prozessen geeignet.
Warum wir Lexware Office empfehlen:
- Deutsches Software-Unternehmen mit internationaler Reichweite
- Skalierbare All-in-One-Lösung mit spezialisierten Funktionen für GmbHs und Großunternehmen
4. Automatisierte Buchführung DATEV
Die Buchführungssoftware von DATEV ist eine weitere beliebte Wahl auf dem deutschen Markt, die sich durch ihre Erfahrung, ihren Funktionsumfang und ihre Compliance auszeichnet.
Vom Rechnungsempfang bis zur Erstellung und Übermittlung der Steuererklärung verfügt die automatisierte Buchführung von DATEV über alles, was das Buchführerherz begehrt. Je nach Bedarf können Sie die Buchführungssoftware von DATEV als Cloud-Lösung oder On-Premise nutzen.
Warum wir Automatisierte Buchführung DATEV empfehlen:
- Buchführungsprogramm mit über 50 Jahren Tradition in Deutschland
- Personalisierte Schulungsangebote für neue Mitarbeiter:innen vorhanden
Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen
Ist das Rechnungsaufkommen geringer, wird auch das Buchhaltungsteam kleiner. Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen muss deshalb vor allem benutzerfreundlich und zeitsparend sein.
5. FreshBooks
Freshbooks zielt darauf ab, komplexe Buchhaltungsprozesse verständlich zu machen. Die Buchhaltungssoftware ist für Freiberufler und Kleinunternehmen mit eigenen Angestellten geeignet.
Freshbooks überzeugt durch seine intuitive Oberfläche, zahlreiche Integrationen für nahtlose Finanzen und die Möglichkeit, mehrere Nutzer mit personalisierten Berechtigungen in das System einzufügen. Der Anbieter verspricht eine Zeitersparnis von über 550 Stunden und eine Kostenersparnis von über $7.000 durch die Nutzung seiner Software.
Warum wir Freshbooks empfehlen:
- Spezialisierte All-in-One-Lösung für kleine Unternehmen, die Zeit und Kosten sparen wollen
- Über 30 Millionen Kleinunternehmen aus 160 Ländern haben Freshbooks bereits genutzt
6. Xero 
Xero ist eine Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen und Freiberufler, die den täglichen Buchhaltungsaufwand auf das Minimum reduzieren soll. Sie hilft kleinen Unternehmen bei der papierlosen Rechnungsverwaltung, bietet zahlreiche Automatisierungsmöglichkeiten und liefert wertvolle Daten für die Liquiditätsplanung.
Dank vielfältiger Integrationen, wie z. B. mit Pleo, können Sie mithilfe von Xero den gesamten Rechnungsprozess vom Eingang bis zur Zahlung abwickeln und sämtliche Transaktionen direkt auf Ihrer Xero-Oberfläche verfolgen.
Warum wir Xero empfehlen:
- Automatisierte digitale Prozesse und erweiterte Visibilität für kleine Unternehmen
- Nahtlose Integration mit Firmenkreditkarten, wie z. B. Pleo, für nahtloses Tracking sämtlicher Transaktionen
7. Buchhaltungsbutler
Die Buchhaltungssoftware Buchhaltungsbutler verspricht kleinen Unternehmen, ihre Buchhaltungspflichten bis zu 76 % schneller zu erledigen und rund 631€ pro Monat einzusparen.
Hierfür setzt Buchhaltungsbutler auf einen außergewöhnlich hohen Automatisierungsgrad und smarte Algorithmen, die Nutzern zusätzliche Entscheidungshilfen bieten. Dazu ist Buchhaltung sicher, GoBD-konform und Finanzamt-gerecht in jedem Aspekt und damit perfekt für Kleinunternehmen geeignet, die sich mit ihrem neuen Programm nicht auch neue Probleme ins Haus holen wollen.
Warum wir Buchhaltungsbutler empfehlen:
- Deutliche Zeit- und Kostenersparnisse für Kleinunternehmen
- Umfassender Kundensupport und kostenlose Webinare für neue Nutzer:innen
Buchhaltungssoftware für Freiberufler
Das Unternehmen alleine zu schmeißen ist bereits Herausforderung genug und die Abgabe der Steuererklärung im Folgejahr ist oft ein Last-Minute-Job. Buchhaltungstools für Freiberufler sollen Buchhaltungsprozesse zugänglich und in den Alltag integrieren.
8. WISO Mein Büro
Das Tool “WISO MeinBüro Rechnungen” ist eine maßgeschneiderte Lösung für die automatisierte Buchhaltung, die Auftragswesen, Online-Banking und Buchhaltung unter einem Dach vereint.
Mit WISO MeinBüro können Sie Rechnungen in unter einer Minute schreiben, per Knopfdruck Belege sammeln, und sämtliche Bücher nahtlos an Ihre bzw. Ihren Steuerberater:in weiterleiten. All das ist bereits ab 9€ pro Monat möglich.
Warum wir WISO MeinBüro empfehlen:
- Deutsche Software-Lösung für automatisierte Buchhaltung mit zahlreichen Erweiterungen
- Intuitive, leicht anwendbare Lösung für Kleinunternehmer
9. Papierkram
Papierkram ist mehr als nur Buchhaltung. Denn auf der einen Seite bietet die Buchhaltungssoftware Papierkram alle gängigen Funktionen für automatisierte Buchhaltung. Auf der anderen Seite legt sie mit KI-Funktionen, Zeiterfassung und Projektmanagement noch eine Schippe drauf.
Papierkram ist eine maßgeschneiderte Lösung für Kleinunternehmen und Solo-Selbständige, die jede Menge Raum für Entfaltung bietet. Der Start bei Papierkram ist sogar kostenlos, was es Ihnen besonders einfach macht, sich für die E-Rechnung zu rüsten.
Warum wir Papierkram empfehlen:
- Zukunftsgerichtete Software-Lösung für Buchhaltung mit spannenden KI-Funktionen
- Hosting in Deutschland, SSL-Verschlüsselung und GoBD-Konformität sorgen für Sicherheit
10. Accountable
Schon über 40.000 Freiberufler und Selbstständige in Deutschland setzen auf Accountable, eine schlanke, aber effiziente Lösung für Ihre automatisierte Buchhaltung.
Accountable ist eine Buchhaltungssoftware, die Kleinunternehmern ermöglicht, Einnahmen, Steuern, Ausgaben und Online-Banking an einem Ort zu verwalten. Dank eigener ELSTER-Schnittstelle ist mit Accountable selbst die Steuererklärung ohne Probleme und innerhalb weniger Minuten erledigt.
Warum wir Accountable empfehlen:
- Effiziente All-in-One-Lösung für Freiberufler ab 0€ pro Monat
- Ergänzende KI-Funktionen eliminieren menschliche Fehler bei der Steuererklärung
Auswahlkriterien für das passende Buchhaltungsprogramm
Wie Sie unschwer erkennen können, ist die Auswahl an Buchhaltungsprogrammen groß. Aber wie entscheiden Sie, welche am besten zu Ihrem Unternehmen passt?
Nutzen Sie diese sechs Auswahlkriterien für Buchhaltungssoftware, um das beste Tool für Ihr Unternehmen zu finden:
- Unternehmensgröße: Beachten Sie zuerst, für welche Unternehmensgröße eine Lösung entworfen wurde. Manche Lösungen, wie z. B. Pleo, lassen sich an unterschiedliche Unternehmensgrößen anpassen. Andere sind eher für große bzw. kleine Unternehmen geeignet.
- Buchungsvorgänge: Prüfen Sie, wie hoch Ihr monatliches Rechnungsaufkommen ist. Je nach Anbieter und Modell können Sie eine unterschiedliche Menge von Buchungsprozessen pro Monat durchführen.
- Funktionen: Machen Sie sich mit den Funktionen der jeweiligen Anbieter vertraut. Unverzichtbare Funktionen sind eine umfangreiche Rechnungsverwaltung, die Vorbereitung aller Buchungen für Steuererklärungen und Schnittstellen für Steuerberater und ELSTER.
- Nutzerfreundlichkeit: Stellen Sie sicher, dass Ihr Buchhaltungsteam möglichst reibungslos auf die neue Lösung umsteigen kann. Setzen Sie auf eine nutzerfreundliche Lösung und nutzen Sie Schulungsangebote für Mitarbeiter:innen.
- Integrationen: Eine Buchhaltungssoftware steht selten allein. Prüfen Sie deshalb, welche Buchhaltungssoftware mit Ihren bereits bestehenden Systemen kompatibel ist. Das Vorhandensein von Integrationen schafft nahtlose Übergänge.
- Kosten: Setzen Sie sich ein klares Budget und finden Sie eine Lösung, die Ihren Erwartungen entspricht. Denken Sie auch an die Zukunft und wählen Sie ein Abo-Modell, das Ihnen unkomplizierte Upgrades erlaubt, wenn Ihr Unternehmen wächst.
Eine gewissenhafte Vorbereitung auf eine automatisierte Buchhaltung Software ist das A und O. Ermitteln Sie deshalb sorgfältig Ihren Bedarf, machen Sie sich mit mehreren Anbietern vertraut, vergleichen Sie Angebote und testen Sie Lösungen, wo möglich.
Umstieg – aber mit Bedacht. Lernen Sie mehr über die Herausforderungen bei der Automatisierung Ihrer Buchhaltung und wie Sie diese meistern.
Fazit
Automatisierte Buchhaltung ist nicht die Zukunft. Sie ist die Gegenwart. Bringen Sie Ihr Unternehmen auf Vordermann und automatisieren Sie Ihre Buchhaltung, um der neuen E-Rechnungspflicht gerecht zu werden und wertvolle Zeit und Ressourcen zu sparen.
Gehen Sie den Umstieg mit Bedacht an und wählen Sie den Anbieter, der Ihr Unternehmen bestmöglich unterstützen kann. Pleo Eingangsrechnungen hilft Ihnen dabei, Ihren Rechnungsprozess zu digitalisieren und Ihr Unternehmen bestmöglich auf die automatisierte Buchhaltung vorzubereiten.
Pleo Eingangsrechnungen bereitet Ihre Buchungsvorgänge vom Rechnungseingang bis zur Zahlung für Ihr Buchungsprogramm vor und macht sogar eigene Buchungsvorschläge, um die Buchführung zu vereinfachen. Starten Sie mit Pleo durch und finden Sie aus zahlreichen Integrationen die passende Verknüpfung für Ihr System. Testen Sie Pleo noch heute – mit einer kostenlosen Demo.
