Die Kreditorenbuchhaltung ist ein integraler Unternehmensprozess, der sich um die Verfolgung und Bezahlung offener Rechnungen an Lieferanten dreht. Sie soll sicherstellen, dass Rechnungen rechtzeitig bezahlt, Skonti genutzt und Lieferantenbeziehungen gepflegt werden. Oft stellt sie aber vor allem eine Bürde für die Buchhaltung dar.
In diesem Artikel betrachten wir die Herausforderungen der traditionellen Kreditorenbuchhaltung und fragen uns, wie die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung Prozesse straffen und zum Unternehmenserfolg beitragen kann.
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Das Wichtigste auf einen Blick: 💡
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Herausforderungen der herkömmlichen Kreditorenbuchhaltung
Als Teil der Finanzbuchhaltung findet die Kreditorenbuchhaltung einem herkömmlichen, nicht-digitalisierten Unternehmen inhouse, zumeist in der Finanzabteilung statt. Die manuelle Bearbeitung von Lieferantenrechnungen sorgt in der Buchhaltung jedoch für vielfältige Herausforderungen.
Menschen machen Fehler. Uns so auch Ihre Finanzteams. Läuft Ihre Rechnungsverarbeitung heute immer noch durch Ihre Finanzabteilung, riskieren Sie, dass Daten falsch verarbeitet und Zahlungen verpasst werden. Das kann sich negativ auf Ihre Lieferantenbeziehungen auswirken.
Zugegebenermaßen sind verpasste Rechnungen und gebrochene Beziehungen mit Lieferanten die Ausnahme. Doch auch das gewissenhafteste Kreditorenbuchhaltungsteam hat seine Tücken. Die manuelle Kreditorenbuchhaltung bindet nämlich viele zeitliche und finanzielle Ressourcen.
Langwierige Prüfprozesse und Wartezeiten zwischen Arbeitsschritten lähmen Verwaltungsprozesse, die auch eine Software-Lösung übernehmen könnte. Dauert die Verarbeitung der Rechnungen zu lange, erlischt die Chance auf Skonti. Das schadet Ihrem Cashflow.
Und da wäre noch das Thema Compliance. Mit Lieferanten auf der einen und dem Staat auf der anderen Seite. Gerade auf staatlicher Seite wird der Druck auf die Kreditorenbuchhaltung immer größer.
Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ist längst kein Luxusproblem mehr.
Mit dem 01. Januar 2025 erlosch der Vorrang der Papierrechnung endgültig. Neue gesetzliche Vorschriften streben einen allmählichen Umstieg auf E-Rechnungen in der Bundesrepublik an. Den Anfang macht dabei das B2B-Geschäft und damit auch Ihre Kreditorenbuchhaltung.
E-Rechnungs..was? Sind Sie noch nicht über die neue E-Rechnungspflicht im Bilde? Erfahren Sie in unserem Guide zur E-Rechnungspflicht, was Sie 2025 über E-Rechnungen wissen müssen.
Warum Unternehmen ihre Kreditorenbuchhaltung automatisieren
Wir raten allerdings davon ab, die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung als aufgezwungene Pflicht zu sehen. Es ist wahr, dass Sie nun gefragt sind, schrittweise auf E-Rechnungen umzusteigen. Dieser Wandel birgt aber auch eine große Chance für Ihr Unternehmen.
Die Automatisierung Ihrer Kreditorenbuchhaltung spart Zeit und Ressourcen. Der Umstieg auf eine automatisierte Verarbeitung von Lieferantenrechnungen befreit zeitliche und finanzielle Ressourcen in Ihrer Finanzabteilung. Diese können Sie neu verteilen, etwa auf strategische Prozesse.
Die AP-Automatisierung optimiert Arbeitsabläufe. Und zwar besser als es Menschen könnten. Die automatisierte Rechnungsbearbeitung eliminiert lange Wartezeiten und ersetzt diese durch zeitsparende Genehmigungs-Workflows. Dazu arbeitet sie mit einer höheren Effizienz und größeren Genauigkeit als Ihr Kreditorenbuchhaltungsteam.
Die AP-Automatisierung ist ein Türöffner für Finanzteams. Sie erlaubt Ihnen, strategische Prozesse zu priorisieren und endlich zu handeln, statt nur zu reagieren.
Entscheidend ist aber der Blick über den Tellerrand. Denn während Zeit- und Kostenersparnisse, Prozessoptimierung und gesetzliche Compliance zwar nice to have sind, ist es der strategische Vorteil gegenüber der Konkurrenz, der die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung unverzichtbar macht.
Die automatisierte Kreditorenbuchhaltung trägt unmittelbar zu einem besseren Cashflow-Management bei, das sich im ganzen Unternehmen bemerkbar machen wird. Dazu liefert sie wichtige Daten zur Liquiditätsplanung, die Ihnen erlauben, die Ausrichtung Ihres Unternehmens vorausschauend zu planen und endlich einmal die Nase vorn zu haben.
Künstliche Intelligenz (KI) und Maschinelles Lernen (ML) gelten als die jüngsten Hoffnungsträger in einer sich wandelnden Branche. Ihr Einsatz soll u. a. eine genauere Szenarienplanung aus Echtzeitdaten erlauben und die Entscheidungsfindung erleichtern.
Wenn Sie schon dabei sind… Automatisierung ist am erfolgreichsten, wenn sie ganzheitlich geschieht. Entdecken Sie das Potenzial einer digitalisierten Buchhaltung in unserem Leitfaden zum Thema.
Mögliche Nachteile der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung
Der Umstieg auf digitale Lösungen für die Kreditorenbuchhaltung ist verlockend, aber nicht ohne seine Tücken. Für einen erfolgreichen Umstieg sollten Sie sich neben den Vorteilen auch den möglichen Nachteilen der AP-Automatisierung bewusst sein.
Dies sind mögliche Risiken, auf die Sie sich bei der AP-Automatisierung einstellen müssen:
- Widerstand aus dem Kreditorenbuchhaltungsteam: Veränderung beginnt im Kopf. Deshalb könnte sich Ihr Finanzteam aus Furcht vor Veränderung gegen die Automatisierung stellen.
- Anschaffungskosten für Software: Schaffen Sie Software für Kreditorenbuchhaltung an, müssen Sie mit einer größeren Erstinvestition rechnen.
- Herausforderungen bei der Umsetzung: Eine fehlerhafte Umsetzung der AP-Prozessautomatisierung kann zu fragmentierten Prozesse, Medienbrüchen und Zahlungsverzögerungen führen.
- Knackpunkt Datenschutz: Beim Umgang mit sensiblen Lieferantendaten muss die Einhaltung von Datenschutzvorschriften gegeben sein.
Wie funktioniert die AP-Automatisierung? 5 Tipps & Tricks für den Umstieg
Steuern Sie möglichen Fallstricken bei der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung entgegen, indem Sie Ihren Umstieg mit Bedacht planen.
Wir teilen fünf nützliche Tipps und Tricks mit Ihnen, die Ihnen dabei helfen, einen erfolgreichen Umstieg auf Kreditorenbuchhaltungssoftware sicherzustellen:
1. Investieren Sie in die Planung:
Verschaffen Sie sich Klarheit über den status quo in Ihrem Unternehmen. Wo gibt es Optimierungsbedarf? Welche Bedürfnisse bestehen? Welche Lücken kann eine digitale Lösung füllen?
2. Finden Sie die passende Software:
Suchen Sie die Software für die Kreditorenbuchhaltung mit Bedacht aus. Buchen Sie Demos, um Lösungen zu testen. Entscheiden Sie gemeinsam mit Teamleitern.
3. Prüfen Sie Integrationsmöglichkeiten:
Vermeiden Sie Medienbrüche, indem Sie nahtlose Übergänge zwischen Lösungen ermöglichen. Prüfen Sie vor der Umstellung sämtliche Integrationsmöglichkeiten.
4. Wählen Sie das richtige Kostenmodell:
Setzen Sie auf Lösungen mit flexiblen Preismodellen, prüfen Sie die Skalierbarkeit für die Zukunft und behalten Sie im Hinterkopf, dass Sie anderweitig große Kostenersparnisse erzielen werden.
5. Kommunizieren Sie angemessen:
Kommunizieren Sie die AP-Prozessautomatisierung ausreichend mit Ihrer Finanzabteilung. Schulen Sie das Team im Umgang mit der neuen Lösung und bieten Sie weitergehende Möglichkeiten zur Weiterbildung.
Software für Kreditorenbuchhaltung - E-Invoicing mit Pleo
Pleo Eingangsrechnungen stellt sicher, dass Sie nie wieder eine Lieferantenrechnung verlegen. Das Ausgabentool automatisiert Ihren Rechnungsflow vom Erhalt und der Einspeisung von Rechnungsdaten bis zur fristgerechten Zahlung Ihrer Rechnungen und minimiert den Aufwand Ihres Finanzteams.
Bei der Arbeit mit Pleo Eingangsrechnungen sparen Sie nicht nur Ressourcen und vermeiden Fehler, sondern sparen auch eine Menge Zeit – denn Pleo ist bis zu 5-mal schneller als Ihr Finanzteam.
Zudem lässt sich die Software nahtlos mit anderen digitalen Lösungen verknüpfen. Die zahlreichen Pleo Integrationen erlauben Ihnen, sämtliche Kreditorendaten nahtlos an Ihre Buchhaltung zu senden, ganz gleich, ob Sie mit Xero, SEP, DATEV oder Lexware arbeiten – frei von Medienbrüchen und 100 % GoBD-konform.
Fazit
Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ist keine Detailfrage, sondern eine weitreichende Entscheidung, die unmittelbar zum Unternehmenserfolg beitragen kann. Der Umstieg auf digitale Tools für die Kreditorenbuchhaltung entlastet Kreditorenteams, reduziert Fehler bei der Verarbeitung von Lieferantenrechnungen und spart Zeit – jede Menge Zeit.
Für eine erfolgreiche AP-Automatisierung benötigen Sie allerdings einen klaren Plan – und die passende Software für die Kreditorenbuchhaltung. Pleo Eingangsrechnungen erlaubt Ihrem Unternehmen, Lieferantenrechnungen bis zu 5-mal schneller zu bearbeiten. Skeptisch? Überzeugen Sie sich einfach selbst und buchen Sie noch heute Ihre Pleo Demo.
FAQs
Kann die Kreditorenbuchhaltung automatisiert werden?
Ja, absolut. Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ist mit der richtigen Softwarelösung möglich. Durch den Umstieg auf digitale Lösungen können Sie den Großteil der Kreditorenbuchhaltung automatisieren und Kapazitäten in Ihrer Finanzabteilung befreien.
Welche Software verwenden Sie für die Kreditorenbuchhaltung?
Es gibt zahlreiche Software-Lösungen für die automatisierte Kreditorenbuchhaltung. Pleo Eingangsrechnungen gilt als #1-Ausgabentool in Europa und erlaubt Ihrem Unternehmen, Lieferantenrechnungen bis zu 5-mal schneller zu verarbeiten.
Lohnt sich die AP-Automatisierung?
Die AP-Automatisierung bringt in erster Linie Zeit- und Kostenersparnisse mit sich. Außerdem verringert sie das Fehlerpotenzial bei der Kreditorenbuchhaltung. Darüber hinaus liefert sie wichtige Erkenntnisse für das Cash-Flow-Management und die Liquiditätsplanung.
