Belegmanagement-Software: 6 Lösungen für Ihr digitales Belegmanagement

Bei allen Belegen, Rechnungen, Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen, die sich in Ihrem Aktenschrank tummeln, ist es höchste Zeit für eine Lösung, die Bestand hat. Steigen Sie auf ein digitales Belegmanagement um, steigern Sie die Effizienz Ihrer Unternehmensprozesse und rüsten Sie sich schon jetzt für die E-Rechungspflicht. 

Wir verraten Ihnen, welche Funktionen eine gute Belegmanagement-Software umfasst, welche Lösungen am besten für Ihr Unternehmen geeignet sind und wie Ihnen ein reibungsloser Umstieg gelingt. 

Was ist Belegmanagement-Software? Definition

Unter Belegmanagement versteht man den Umgang mit Rechnungen, Belegen und Quittungen von der Erfassung über die Verarbeitung bis zur Archivierung. Die korrekte Verwaltung von Belegen ist für deutsche Unternehmen von hoher Bedeutung, weil sie neben geordneten Unternehmensprozessen vor allem die gesetzliche Compliance sicherstellt. 

In Deutschland sind digitale Belege auf dem Vormarsch. Belegmanagement-Software hilft bei der Erfassung, Verarbeitung und Archivierung dieser. 

Seit der Einführung der E-Rechnungspflicht am 01. Januar 2025 hat auch das letzte deutsche Unternehmen begonnen, mit digitalen Belegen zu arbeiten. Hier kommt Belegmanagement-Software ins Spiel. 

Bei Software für Belegmanagement handelt es sich um modulare Lösungen, die die digitale Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von Belegen erlauben. Je nach Umsetzung kann es sich dabei um modulare Detaillösungen oder All-in-One-Lösungen handeln. 

Diese Funktionen umfasst Belegmanagement-Software

Moderne Belegmanagement-Software bringt die herkömmliche Belegverwaltung nicht einfach auf eine digitale Oberfläche. Sie führt neue Lösungen ein, die ein schnelleres, genaueres und smarteres Belegmanagement erlauben. 

Dies sind einige Funktionen, die eine gute Belegmanagement-Software umfasst:

• Intelligente Belegerfassung: Die Digitalisierung von Papierbelegen erfolgt meist mithilfe von integrierten Belegscanner Apps. Diese setzen auf OCR-Technologie (Optical Character Recognition), um Belege korrekt auszulesen, in elektronische Rechnungsformate umzuwandeln und anschließend in eine Software für Belegmanagement einzuspeisen. 

• Smarte Belegverarbeitung: Bei der Verarbeitung von Belegen greifen smarte Workflows für Erfassung, Abgleich, Buchung und Zahlung von Belegen. Diese laufen mittlerweile weitgehend automatisch ab und beziehen Belegverantwortliche durch zeitsparende Genehmigungsflows ein. 

• GoBD-konforme Archivierung: Sämtliche Belege müssen für Steuererklärungen und Betriebsprüfungen aufbewahrt werden. Für die Aufbewahrung gelten strenge Anforderungen: die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) und die Datenschutzgrundverodnung (DSGVO). 

• Intuitives Dokumentenmanagement: Eine intelligente Belegablage erlaubt Buchhaltern, den digitalen Belegstapel jederzeit anhand von Schlagwörtern zu durchsuchen und bestimmte Belege innerhalb von Sekunden zu finden. So wird der Belegstapel nicht nur übersichtlicher, sondern auch ortsunabhängig. 

• Nahtlose Integrationen: Ob zwischen einzelnen Schritten des Belegmanagements oder zur Verknüpfung mit weiterführender Bank-, ERP- oder Buchhaltungssoftware, Integrationen stellen sicher, dass Ihre Daten nahtlos fließen und stets sicher sind. Für die Steuererklärung ist zudem eine DATEV-Schnittstelle zu Ihrem Steuerberater ein Muss. 

• Reporting und Forecasting: Das digitale Belegmanagement endet nicht mit der Archivierung von Belegen, sondern liefert auch darüber hinaus Erkenntnisse. Automatisch erstellte Berichte und KI-getriebene Prognosen helfen Ihnen dabei, finanzielle und strategische Erkenntnisse aus Ihren Belegen zu gewinnen. 

6 Softwares für Ihr digitales Belegmanagement 

Digitales Belegmanagement kann operative, finanzielle und strategische Vorteile für Unternehmen mitbringen – wenn Sie denn die richtige Belegmanagement-Software finden. Doch genau dabei tun sich viele Unternehmen schwer. 

Bei Hunderten von Angeboten, die jeweils die bestmöglichen Resultate versprechen, ist es leicht, die Übersicht zu verlieren. Deshalb haben wir uns entschlossen, Ihnen einen Teil der mühsamen Analysearbeit abzunehmen und haben einige der besten Software für Ihr digitales Belegmanagement gefunden und getestet. 

Dies sind die sechs besten Belegmanagement-Softwares 2026: 

Belegscanner Apps 

Gerade zu Beginn des digitalen Belegmanagements begegnen Ihnen noch viele Papierbelege. Digitalisieren Sie Ihre Papierbelege mit einem mobilen Belegscanner. Mithilfe von OCR-Technologie digitalisiert er Ihre Belege innerhalb von Sekunden haargenau.  

1. Pleo Belegscanner 

Der Pleo Belegscanner ist die ideale Lösung für all diejenigen, die gerade dabei sind, ihre Belegverwaltung zu digitalisieren. 

Die handliche und intuitive Scanner-App erlaubt Ihnen und Ihren Mitarbeiter:innen, Belege mit nur einem Foto am Smartphone zu digitalisieren. Dank KI-gestützter OCR-Technologie liest der Pleo Belegscanner Ihre Belege fehlerfrei aus, erkennt relevante Informationen und stellt diese digital zur Verfügung. 

Einmal digitalisiert kümmert sich der Pleo Belegscanner auch darum, dass jeder Beleg mit der korrespondierenden Transaktion auf Ihrer Pleo Firmenkarte verknüpft wird. Damit sind all Ihre Belege bereits sortiert, kategorisiert und vorkontiert, bevor Sie überhaupt einen Finger gerührt haben. 

Selbst Belege aus Ihrem E-Mail-Postfach sammelt Pleo automatisch ein. Pleo Fetch durchsucht Ihr Postfach regelmäßig und sammelt sämtliche Belege aus den letzten 30 Tagen ein. Das Ergebnis? Eine zentrale, digitale Belegverwaltung, statt mühsamer Zettelwirtschaft. 

Die wichtigsten Funktionen der Software: 

• Pleo Belegscanner für Digitalisierung von Belegen mit nur einem Foto 
• Pleo Fetch für Erfassung von aus dem E-Mail-Postfach 
• Umfassende Plattform für Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von Belegen

Wem können wir den Pleo Belegscanner empfehlen? Kleine und große Unternehmen, mit einer oder mehreren Einheiten, die sich von Papierbelegen verabschieden möchten

Kosten: Starter-Paket ab 4€ pro Monat inkl. Rechnungsverwaltung; Essential-Paket ab 18€ pro Monat inkl. unbegrenzter Rechnungsverarbeitung; Advanced-Paket ab 99€ pro Monat inkl. Multi-Entity-Management 

Das sagen Kunden über den Pleo Belegscanner: 

“Der neue Belegscanner ist eine tolle Ergänzung. Er ist schnell, genau und die digitalisierten Belegen haben eine hohe Auflösung. Er macht den Rechnungsabgleich deutlich schneller.”

Quelle: G2 

2. Fastbill

FastBill erlaubt schnelle und bequeme Belegscans, wo immer Sie gerade sind. Die FastBill Scan App lässt sich auf Android- und iOS-Smartphones installieren und lässt sich ganz ohne Schulungen verwenden. Öffnen Sie einfach die Fastbill Scan App, wenn Sie einen Papierbeleg erhalten, knipsen Sie ein Foto und lassen Sie FastBill den Rest tun. 

Die FastBill Scan App lädt sämtliche gescannte Belege in deine FastBill-Cloud hoch, wo du sie später weiterverarbeiten kannst. Und was, wenn es einmal stressig wird? Dann hält Ihnen FastBill den Rücken frei, z. B. mit Erinnerungen zu nicht bezahlten Belegen. 

Die wichtigsten Funktionen der Software: 

• Intuitive Beleg-Scans per Foto in der FastBill Scan App 
• Automatischer Upload von Scans in die FastBill-Cloud 

Wem können wir Fastbill empfehlen? Einzelunternehmer:innen, die nach einer zeitsparenden Alternative zur Zettelwirtschaft suchen 

Kosten: Solo-Paket ab 9€ pro Monat; Plus-Paket ab 14€ pro Monat; Pro-Paket ab 27€ pro Monat; Premium-Paket ab 53€ pro Monat 

Mehr Belegscanner gesucht? Lernen Sie in unserem Belegscanner App Test die fünf besten Belegscanner kennen. 

Belegverarbeitung Software

Verarbeiten Sie Ihre Belege auf einer einzigen zusammenhängenden Oberfläche. Belegverarbeitung-Software übernimmt nach der Erfassung auch den Abgleich, die Buchung und die Zahlung von Belegen, bevor diese archiviert werden.  

3. sevdesk 

sevdesk liefert eine umfassende Softwarelösung für die Buchhaltung von Gründer:innen und Selbstständigen – und die Belegverarbeitung. 

Das Buchhaltungsprogramm setzt bei der Belegerfassung über die Scan-App, das E-Mail-Postfach und einen Drag-and-Drop-Upload an und bündelt diese für die Weiterverarbeitung auf einer digitalen Oberfläche. Dort validieren Sie Ihre Eingangsbelege zeitsparend anhand von Stapeln und verbuchen diese anschließend in der Währung Ihrer Wahl. Auch die Archivierung wickeln Sie über sevdesk ab – automatisch und GoBD-konform. 

Die wichtigsten Funktionen der Software: 

• Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von Belegen auf einer Oberfläche 
• Zeitsparende Belegverarbeitung dank Belegstapeln und automatisch erzeugten wiederkehrenden Belegen

Wem können wir sevdesk empfehlen? Gründer:innen und Selbstständige, die ihren buchhalterischen Aufwand verringern möchten 

Kosten: Buchhaltung ab 12,95€ pro Monat; Buchhaltung Pro ab 17,45€ pro Monat 

4. Lexware Office 

Lexware ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware, die Ihnen die digitale Belegverwaltung in nur drei Schritten erlaubt: Abfotografieren, Ablegen und Speichern. 

Wann immer Sie Papierbelege oder Quittungen erhalten, zücken Sie die Belegerfassung-App, fotografieren den Beleg und digitalisieren diesen mithilfe von OCR-Texterkennung innerhalb von wenigen Sekunden. In der Lexware-App verwalten Sie Ihre Belege in einer digitalen Dateiablage, bevor Sie die verarbeiteten Belege digital abspeichern – selbstverständlich TÜV-, GoBD- und DSGVO-konform. 

Die wichtigsten Funktionen der Software: 

• Intuitives Belegmanagement in nur drei Schritten 
• Rechtskonforme Digitalisierung und Archivierung von Belegen 

Wem können wir Lexware Office empfehlen? Selbstständige und Kleinunternehmer:innen, die eine intuitive und aufwandsarme Belegverwaltungslösung suchen 

Kosten: S-Paket ab 3,95€ pro Monat; M-Paket ab 6,45€ pro Monat; L-Paket ab 10,95€ pro Monat; XL-Paket ab 16,45€ pro Monat 

Belegarchivierung Software

Eine gute Belegablage ist mehr als nur ein digitaler Aktenschrank. Mit einer Belegarchivierung Software lagern Ihre Beleg sicher und gesetzeskonform in der Cloud und sind dennoch immer und überall innerhalb von Sekunden auffindbar.  

5. ecoDMS 

ecoDMS verwandelt ein einfaches Archiv in ein vielseitiges Dokumentenmanagementsystem. Im Gegensatz zu einer statischen Belegablage bietet ecoDMS ein Dokumentenarchiv an, das die automatische Ablage von Dokumenten, deren zentrale Speicherung und die schnelle Suche von bestimmten Belegen erlaubt. 

ecoDMS setzt auf moderne OCR-Technologie, um Belege auszulesen. Das erlaubt Ihnen im Nachhinein, Belege anhand von Filtern und Suchfavoriten zu durchsuchen und wichtige Informationen im Handumdrehen zu finden. Im Hintergrund stellt das DMS zudem sicher, dass Ihre Ablage stets ordentlich ist, indem es doppelte Belege aussortiert und in virtuellen Mappen sammelt. 

Die wichtigsten Funktionen der Software: 

• Automatisierte, intelligente Dokumentenablage, mit der Ihre Belege immer zugriffsbereit sind 
• KI-gestützte Funktionen für Belegerfassung und Sortierung  

Wem können wir ecoDMS empfehlen? Deutsche Privatpersonen und Unternehmen, die ihre Dokumente rechtskonform digital verwalten wollen 

Kosten: Private Edition für 89€ pro gleichzeitige Verbindung (einmaliger Kaufpreis); Business Edition für 148,75€ pro gleichzeitige Verbindung (einmaliger Kaufpreis)

6. Sage 100 DMS 

Sage 100 ist ein vielseitiges ERP-System, das eine modulare Suite für die Verwaltung Ihrer Unternehmensprozesse anbietet. Je nach Bedürfnis können Sie unterschiedliche Module buchen, darunter das Modul Rechnungswesen mit Funktionen für die Belegverarbeitung und -archivierung. 

Das Sage 100 DMS, das Teil des Moduls Rechnungswesen ist, besteht aus einer strukturierten Dokumentenablage, in der gescannte und digitale Belege ständig abrufbar sind und von berechtigten Mitgliedern über die Volltextsuche zugegriffen werden können. Die Archivierung Ihrer Belege im Sage 100 DMS erfolgt dazu GoBD-konform, sodass Sie sich nicht um Ihre Compliance sorgen müssen.  

Die wichtigsten Funktionen der Software: 

• Vielseitiges ERP-System mit integriertem Dokumentenmanagementsystem 
• Strukturierte Dokumentenablage mit Volltextsuche und flexiblen Berechtigungen

Wem können wir Sage 100 DMS empfehlen? Kleine und mittelständische Unternehmen, die ihr bereits bestehendes ERP-System erweitern möchten

Kosten: Modul Rechnungswesen inkl. Belegverarbeitung und -archivierung ab 58€ pro Monat und Nutzer 

5 Best Practices für den erfolgreichen Umstieg auf die Verarbeitung von E-Rechnungen und E-Belegen 

Haben Sie in unserem Belegmanagement-Software Vergleich das passende Programm für Ihr digitales Belegmanagement gefunden? Dann steht Ihrer Digitalisierung nichts mehr im Wege? Oder doch? 

Die Digitalisierung von Unternehmensprozessen trifft auf vielfältige Widerstände, denen sich Geschäftsführende oft nicht bewusst sind. Unzureichende Kommunikation, Angst vor Veränderung und der mangelnde Einbezug von Mitarbeitenden können dazu führen, dass auch die beste Lösung scheitert. Beachten Sie beim Umstieg deshalb diese Best Practices: 

• Kommunizieren Sie offen: Suchen Sie gerade nach einer Lösung für das digitale Belegmanagement, haben Ihre Buchhaltung aber noch nicht über die anstehenden Veränderungen informiert, ist es eigentlich schon zu spät. Langfristige, offene Kommunikation mit Ihren Mitarbeiter:innen baut Ängste vor Veränderung ab. 

• Nehmen Sie Bestand auf: Für jede Lösung gibt es Probleme, die gelöst werden wollen. Stellen Sie sicher, dass Sie all Ihre Probleme kennen, bevor Sie sich auf eine Lösung festlegen. Holen Sie auch Feedback von den Mitarbeiter:innen ein, die für die Verarbeitung von Belegen verantwortlich sind. 

• Prüfen Sie gesetzliche Anforderungen: Die E-Rechnungspflicht gilt ab dem 01. Dezember 2028 ausnahmslos für alle deutschen Unternehmen im B2B-Bereich. Stellen Sie sicher, dass Ihre Software den Vorgaben für E-Rechnungen sowie den GoBD-Vorgaben und der DSGVO entspricht. 

• Testen Sie Lösungen: Vereinbaren Sie Termine zu Demos oder machen Sie von Testversionen Gebrauch, um zu prüfen, ob die ausgewählte Software wirklich Ihre Probleme löst. Holen Sie erneut Feedback von verantwortlichen Mitarbeitenden ein, um praktische Erkenntnisse zu gewinnen. 

• Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden: Erkundigen Sie sich bei Softwareanbietern nach Onboarding- und Schulungsangeboten. I. d. R. bieten Hersteller (Online-)Seminare an, bei denen sie Ihre Mitarbeitenden in die Funktionsweise der neuen Software einführen und einen erfolgreichen Start in die neue Lösung sicherstellen. 

Fazit

In Zeiten von E-Belegen und E-Rechnungen sind manuelle Workflows für das Belegmanagement schlicht unzureichend. Rüsten Sie sich für die E-Rechnungspflicht und digitalisieren Sie Ihre Belegverwaltung. Mithilfe von Belegmanagement-Software erfassen, verwalten und archivieren Sie Belege digital und sparen dabei noch Zeit und Geld. 

Der Pleo Belegscanner bietet den idealen Einstieg in das digitale Belegmanagement. Er ist handlich, leicht bedienbar und haargenau. Rüsten Sie Ihre Mitarbeitenden mit dem Belegscanner aus und verbannen Sie verblasste Papierbelege ein für allemal aus Ihren Workflows. Testen Sie den Pleo Belegscanner noch heute – unverbindlich und kostenlos.