Belegscanner App Test: Die 5 besten Belegscanner für Unternehmen

Für eine saubere Buchführung müssen Sie sicherstellen, dass sämtliche Belege in Ihre Buchhaltungssoftware eingespeist werden. Während das bei digitalen Belegen bereits nahtlos funktioniert, geraten Papierbelege gerne einmal aus dem Blick. 

Schaffen Sie eine besseren Überblick und sorgen Sie für mehr Effizienz in der Buchhaltung, indem Sie mit einem Belegscanner arbeiten. Wir haben die fünf besten Belegscanner Apps für Unternehmen getestet, mit denen Sie in Sekundenschnelle Belege scannen und archivieren können. 

Was ist ein Belegscanner? Definition

Ein Belegscanner ist eine mobile Applikation, die Ihnen erlaubt, Papierbelege wie z. B. Bewirtungsbelege, Quittungen, Dokumente und Rechnungen per Handy-Kamera zu scannen und in ein digitales Format umzuwandeln.  

Sagen Sie Adé zu Eigenbelegen und sichern Sie Ihre Papierbelegen direkt nach dem Einkauf mit einem einzigen Scan mit der Belegscanner App. 

Mithilfe von OCR-Technologie, einer fortschrittlichen Texterkennung, liest der Belegscanner die Inhalte des gescannten Beleges aus, speichert alle wichtigen Daten ab und kontiert diese für die Abrechnung vor.  

Je nach Belegscanner App haben Sie außerdem eine direkte Schnittstelle zum Ausgabenmanager, der die Daten aus dem Belegscanner mit den bereits gesammelten E-Rechnungen und digitalen Belegen bündelt und archiviert. Das bringt zahlreiche operative Vorteile für Unternehmen mit sich. 

Warum Ihr Unternehmen Belege scannen sollte 

Immer mehr deutsche Unternehmen erkennen das immense Potenzial der Digitalisierung. Digitale Buchhaltung und Ausgabenmanager finden immer öfter Einzug in deutsche KMUs und werden durch die E-Rechnungspflicht spätestens ab 2028 ein Muss. Der Umstieg auf digitale Lösungen hat aber auch seine Tücken. 

Längst nicht jede Rechnung und jeder Beleg wird in einem strukturierten, elektronischen Format oder digital erstellt und per E-Mail versendet. Papierrechnungen und Papierbelege, etwa der Bewirtungsbeleg beim Restaurantbesuch, laufen bei diesem Umstieg Gefahr, übersehen und verloren zu werden. Dadurch können empfindliche Extrakosten und Mehraufwand durch die Erstellung von Eigenbelegen entstehen. 

Ein Belegscanner ist die ideale Lösung für die Dokumentierung von Papierbelegen und -rechnungen in Ihrem Unternehmen und spart jede Menge Zeit und Geld. 

Die beste Lösung für die Einbindung von Papierbelegen in Ihre digitale Infrastruktur ist eine Belegscanner App. Diese erlaubt Ihnen und Ihren Mitarbeiter:innen, sämtliche Belege immer dann einzuscannen, wenn sie anfallen. So gewinnen Sie einen besseren Überblick über Ihre Ausgaben, verlieren keine Belege mehr und sparen sich damit jede Menge Zeit und Geld. 

Vor- und Nachteile Belegscanner Apps 

Belege scannen ist ja schön und gut. Aber sind Belegscanner wirklich effizienter als eine gewissenhafte Buchhaltung mit Excel-Tabellen und Zettelwirtschaft? Wir sind davon überzeugt. Es gibt allerdings auch einige mögliche Nachteile von Quittungsscannern. 

Dies sind die gängigsten Vor- und Nachteile von Belegscannern, die Sie kennen sollten: 

Beleg Scanner App Vergleich: Die 5 besten Quittungsscanner für Unternehmen

Aber welcher Belegscanner ist für die Digitalisierung von Papierbelegen auf Unternehmensebene geeignet? 

Wir haben fünf Quittungsscanner getestet und die beste Belegscanner App 2025 für Sie gefunden. Dies ist unser Belegscanner Test: 

1. Pleo Belegscanner 

Der Pleo Belegscanner ist das beste maßgeschneiderte Tool für die Digitalisierung von Papierbelegen mit nur einem Knopfdruck. Die Belegscanner App von Pleo setzt auf fortschrittliche OCR-Technologie, um Belege auszulesen, speichert Belegdaten fehlerfrei digital ab und kontiert sämtliche Belege für reibungslose Rückerstattungen vor. Spesenmanagement könnte kaum einfacher sein. 

Mit der Pleo Belegscanner App schöpfen Sie alle Vorteile einer herkömmlichen Belegscanner App ab und profitieren zudem von einer direkten Integration in Ihr Pleo Ausgabenmanagement. Damit schließt Pleo Ihren Belegkreislauf und stellt sicher, dass auch jeder letzte Papierbeleg in Ihrem digitalen Ausgabenmanagement landet – und zwar GoBD-konform. 

2. Readdle Scanner Pro

Der Readdle Scanner Pro lobt sich mit einer starken Bewertung von 4,9 Sternen aus 277.000 Bewertungen als die beste Scanner App für iPhone und iPad. Die App ist intuitiv bedienbar und verwandelt Papierbelegen zuverlässig in hochwertige PDFs. 

Zwei Mankos gibt es jedoch: Readdle Scanner Pro gibt es nicht als Android Belegscanner. Außerdem gibt es keine Integrationsmöglichkeiten mit beliebten digitalen Buchhaltungslösungen.

3. EasyExpense 

EasyExpense ist ein beliebter Allrounder für das Scannen und Archivieren von Belegen auf Unternehmensebene. Die Easy Expense App ist intuitiv bedienbar, erstellt hochwertige Scans, kategorisiert diese automatisch und hat dazu noch ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis. 

Aber Achtung: Hier sind Englischkenntnisse angesagt. Denn EasyExpense unterstützt aktuell (noch) nicht die deutsche Sprache. Eine direkte Schnittstelle zu Ausgabenmanagement-Software gibt es hier leider auch nicht. 

4. GetMyInvoices 

GetMyInvoices ist eine Top-Anlaufstelle für automatisiertes Rechnungsmanagement und verfügt nun auch über einen eigenen Belegscanner. 

Die Belegscanner App von GetMyInvoices erlaubt eine nahtlose Integration in Ihr digitales Rechnungsmanagement und tut alles, was Sie von einem Quittungsscanner erwarten: hochwertige Scans, eine intelligente Belegerkennung und eine intuitive Verwaltung von Belegen in der App. Sämtliche Funktionen des Belegscanners können Sie zudem bei einem kostenlosen Probe-Abo unverbindlich testen. 

5. QuickBooks Business Accounting

Als Teil der Business Accounting App bietet Quickbooks seinen eigenen Belegscanner an. Diese umfasst sämtliche Funktionen einer guten Belegscanner App, wie z. B. OCR-Technologie und eine automatische Kategorisierung, und ist bereits ab unter 10€ pro Monat erhältlich. 

Dank des breiten Funktionsumfangs von QuickBooks können Sie sämtliche eingescannte Papierbelege mit den korrespondierenden Rechnungen paaren und ordnungsgemäß für die Weiterleitung an den bzw. die Steuerberater:in aufbewahren. 

Die wichtigsten Kriterien für die Auswahl einer Belegscanner App 

Nicht jeder Belegscanner ist für jedes Unternehmen geeignet. Der Funktionsumfang, Integrationsmöglichkeiten und Sicherheit spielen bei der Auswahl der passenden Software eine wichtige Rolle. 

Beachten Sie diese sechs Kriterien für Belegscanner Apps bei der Auswahl Ihrer Lösung, um zukünftige Probleme zu vermeiden: 

• Benutzerfreundlichkeit: Die Einführung eines Belegscanners in Ihrem Unternehmen erfordert, dass sich jede bzw. jeder Mitarbeiter:in eine neue Gewohnheit aneignet. Ermöglichen Sie mit einer benutzerfreundlichen Lösung einen möglichst reibungslosen Umstieg. 

• OCR-Technologie: OCR-Technologie macht den Unterschied. Die intelligente Texterkennung stellt sicher, dass sämtliche Informationen korrekt von den Papierbelegen abgelesen werden und erlaubt Ihnen, Ihre Belege im Nachhinein unkompliziert über die Stichwortsuche zu durchforsten. 

• Funktionsumfang: Prüfen Sie, inwiefern der Belegscanner den weiterführenden Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Kategorisiert und kontiert er Belege? Sammelt er auch Belege aus E-Mails? Fügt er Belege und Rechnungen automatisch zusammen? 

• Kompatibilität: Stellen Sie sicher, dass jede bzw. jeder Mitarbeiter:in die Belegscanner App auf ihrer bzw. ihrem Smartphone installieren kann. Wählen Sie das passende Kostenmodell, das die benötigte Anzahl an Geräten in Ihrer Organisation unterstützt. 

• Integrationsmöglichkeiten: Ein guter Belegscanner lässt sich mit Ihrem Ausgabenmanagement und Ihrer Buchhaltung integrieren. Das schafft einen nahtlosen Übergang zwischen Arbeitsschritten und trägt weiter zur Steigerung der Effizienz in Ihrem Unternehmen bei. 

• Sicherheit: Ihr Belegscanner muss einen angemessenen Datenschutz gewährleisten, um Ihrem Unternehmen später nicht zum Problem zu werden. Außerdem ist die GoBD-konforme Aufbewahrung von Belegen für einen Belegscanner in Deutschland ein Muss. 

Fazit

Ein Belegscanner auf dem Smartphone erleichtert Ihren Betriebsalltag immens. Scannen Sie sämtliche Papierbeleg sofort, wenn sie anfallen, und verhindern Sie, dass sie in der Zettelwirtschaft verloren gehen. Statten Sie auch Ihre Mitarbeiter:innen mit Belegscanner Apps aus, um beim Spesenmanagement nie wieder einen Beleg zu vermissen. Sagen Sie Adé zu Eigenbelegen und Hallo zur endgültigen Automatisierung Ihrer Zettelwirtschaft. 

Der Pleo Belegscanner ist Ihr Schlüssel zu einer nahtlos digitalisierten Buchhaltung. Die Belegscanner-App fügt sich nicht nur in ein bestehendes Ökosystem für Ausgabenmanagement ein, sondern bietet auch die besten Funktionen der digitalen Belegverwaltung für Ihr Unternehmen. Überzeugen Sie sich selbst und buchen Sie Ihre kostenlose und unverbindliche Pleo Demo.