Rechnungen & Buchhaltung: Das müssen Sie wissen

Rechnungen und Buchhaltung sind das Rückgrat eines jeden Unternehmens. Sie sorgen für Klarheit und Transparenz in den Finanzen.

Dieser Artikel führt Sie durch die Schritte zur Erstellung einer Ausgangsrechnung und erklärt, wie die Verbuchung von Eingangsrechnungen abläuft. Am Ende zeigen wir Ihnen, wie Pleo Ihre Buchhaltungsprozesse optimieren kann und Pleo-Kunden berichten von ihren eigenen Erfahrungen.

Was ist eine Rechnung?

Rechnungen sind ein Muss für Unternehmen und sehr wichtige Dokumente im Unternehmensalltag.

Sie formalisieren und dokumentieren den Verkauf von Waren (oder Dienstleistungen) zwischen Verkäufer:in und Käufer:in.

In der Buchhaltung dient die Rechnung als Beleg für einen Geschäftsfall und ist notwendig für die finanzielle Dokumentation und Steuerabrechnung. Sie enthält detaillierte Angaben, wie z. B.:

• Namen
• Anschrift von Verkäufer:in
• Anschrift von Käufer:in
• Menge und Art der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen
• Preis
• Zahlungsbedingungen

Wofür werden Rechnungen benötigt?

Eine korrekt ausgestellte Rechnung hilft Unternehmen in verschiedenen Bereichen:

• Überwachung der finanziellen Lage
• Berechnung der Steuerlast
• Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sicherstellen

Für Selbstständige und kleine Unternehmen ist die ordnungsgemäße Rechnungsstellung besonders wichtig, um finanzielle Transparenz und Professionalität gegenüber Kunden zu gewährleisten.

Pflichtangaben in einer Rechnung

Damit eine Rechnung rechtsgültig ist und steuerlich anerkannt wird, muss sie bestimmte Pflichtangaben enthalten. Diese Anforderungen sind im Umsatzsteuergesetz (§14 UStG) geregelt und dienen der Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Geschäftsprozessen.

Zu den wichtigsten Pflichtangaben zählen unter anderem:

• Rechnungsnummer: Eine fortlaufende und eindeutige Nummer, die jede Rechnung einmalig macht.
• Rechnungsdatum: Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde.
• Name und Anschrift des Leistungserbringers und des Leistungsempfängers: Sowohl die Kontaktdaten des Verkäufers als auch des Käufers müssen klar ersichtlich sein.
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Die Steuernummer oder USt-IdNr. des ausstellenden Unternehmens.
• Beschreibung der erbrachten Leistung oder gelieferten Ware: Eine detaillierte Beschreibung der Artikel oder Dienstleistungen, die abgerechnet werden.
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang der erbrachten Leistungen: Angaben zur Menge und Einheit der Waren oder Dienstleistungen.
• Rechnungsbetrag: Der Gesamtbetrag, der in Rechnung gestellt wird, inklusive der darauf entfallenden Umsatzsteuer.
• Steuersatz und Steuerbetrag: Der angewendete Steuersatz (z.B. 19% oder 7% für Deutschland, 20%, 13% oder 10% für Österreich, 8,1% oder 2,6% für die Schweiz) und der daraus resultierende Steuerbetrag müssen separat ausgewiesen werden.
• Lieferdatum oder Leistungszeitraum: Das Datum, an dem die Lieferung oder Leistung erfolgt ist.

Die Einhaltung dieser Pflichtangaben ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch wichtig für die interne Buchführung und für die Kunden, um die Richtigkeit und Transparenz der Rechnungen zu gewährleisten.

Rechnungen: Einnahmen vs. Ausgaben – was ist der Unterschied?

Es gibt verschiedene Arten von Rechnungen, darunter Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen.

Eingangsrechnungen beziehen sich auf Käufe und Ausgaben eines Unternehmens, während Ausgangsrechnungen Verkäufe und Einnahmen dokumentieren.

Beide Rechnungsarten müssen gemäß den gesetzlichen Vorgaben sorgfältig erstellt, geprüft und archiviert werden, um die Buchhaltung und den Jahresabschluss korrekt zu führen.

Vollständige Rechnungen für die Buchhaltung

Sowohl Ausgangsrechnungen als auch Eingangsrechnungen müssen korrekt erfasst werden.

In diesem Abschnitt konzentrieren wir uns zuerst auf den Prozess der Erstellung einer Ausgangsrechnung und danach werden wir Ihnen den Ablauf zur Verbuchung einer Eingangsrechnung erklären.

Ausgangsrechnung erstellen

Die Erstellung einer Rechnung folgt einem strukturierten Prozess.

Für die Erstellung einer Ausgangsrechnung sollten vier Schritte berücksichtigt werden:

1. Vorbereitung der Belege
   • Sammeln aller relevanten Informationen und Dokumente (z. B. Bestellungen, Lieferscheine und Verträge)
   • Überprüfen der Daten auf Vollständigkeit und Richtigkeit
     
     
2. Rechnungserstellung
   
   • Nutzung einer Rechnungssoftware oder eines Rechnungsvorlagensystems, um eine professionelle und korrekte Rechnung zu erstellen
   • Eingabe aller Pflichtangaben
     
     
3. Überprüfung und Versand
   • Überprüfen der fertigen Rechnung auf Fehler und Vollständigkeit
   • Sicherstellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind
   • Versand der Rechnung an den Kunden per Post oder elektronisch, je nach rechtlicher Anforderung, Präferenz und Vereinbarung
     
     
4. Internes Monitoring und Nachverfolgung
   • Nachverfolgung offener Rechnungen und Überwachung des Zahlungseingangs
   • Einrichten eines effizienten Mahnwesens für unbezahlte Rechnungen
   • Archivierung der ausgestellten Rechnungen gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen

Durch diese vier Schritte können Sie sicherstellen, dass alle Ausgangsrechnungen korrekt, vollständig und rechtlich einwandfrei sind.

Dies trägt zur Klarheit in der Buchhaltung bei und verhindert Probleme bei der Steuerprüfung oder im Zahlungsverkehr.

Eingangsrechnung empfangen und verbuchen

Das Verbuchen einer Eingangsrechnung ist ein wesentlicher Prozess in der Buchhaltung, der sicherstellt, dass alle Ausgaben eines Unternehmens korrekt erfasst und verarbeitet werden.

Hier sind die Schritte zur Verbuchung einer Eingangsrechnung dargestellt:

• Rechnungseingang und Prüfung: Prüfung der eingehenden Rechnungen auf erforderliche Angaben, formale Korrektheit und Einhaltung gesetzlicher Anforderungen
  
  
• Rechnungsfreigabe: Freigabe der überprüften Rechnung durch die zuständige Abteilung oder Person
  
  
• Kontierung der Rechnung: Zuordnung zu einem oder mehreren Konten im Kontenplan
  
  
• Erfassung im Buchhaltungssystem: Kontierte Rechnung wird manuell oder digital im Buchhaltungssystem erfasst.
  
  
• Archivierung und Aufbewahrung: Nach der Verbuchung wird die Rechnung archiviert. (Hinweis: Die Aufbewahrungspflichten müssen dabei gemäß den gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden.)
  
• Zahlungsabwicklung: Die Zahlungstermine werden überwacht und die Rechnungen fristgerecht beglichen.

Wie hilft Pleo dabei?

Pleo kann mit Lösungen für das Ausgabenmanagement den Prozess der Eingangsrechnungsverbuchung erheblich vereinfachen.

Unternehmen können ihre Ausgaben in Echtzeit verfolgen und verwalten und die Pleo-Karten ermöglichen es Mitarbeiter:innen, Geschäftsausgaben einfach zu tätigen, während die zugehörige Software die Ausgaben automatisch kategorisiert und in das Buchhaltungssystem integriert.

Der manuelle Aufwand und Fehler werden reduziert und die Transparenz im Ausgabenmanagement erhöht.

Konkrete Unterstützung können Sie sich so vorstellen:

• Echtzeit-Tracking und Verwaltung von Ausgaben
• Automatische Kategorisierung und Integration von Ausgaben in die Buchhaltung
• Reduzierung des manuellen Aufwands und Minimierung von Fehlern
• Erhöhung der Transparenz und Kontrolle im Ausgabenmanagement

Herausforderungen in der Buchhaltung: Lösungen für häufige Probleme

Die Buchhaltung und Verwaltung von Rechnungen können eine Vielzahl von Fehlern und Herausforderungen mit sich bringen.

Hier sind einige der häufigsten Probleme und wie Sie vermieden werden können:

Unvollständige/Fehlerhafte Rechnungen: Eine unvollständige oder fehlerhafte Rechnung kann den gesamten Buchhaltungsprozess stören. Überprüfen Sie jede Rechnung sorgfältig, um sicherzustellen, dass alle Pflichtangaben korrekt und vollständig sind. Nutzen Sie gegebenenfalls digitale Tools, die Ihnen helfen, auf Kurs zu bleiben und Fehler zu minimieren.

Fehlende oder falsche Kontierung: Eine falsche Kontierung kann zu fehlerhaften Finanzberichten führen. Stellen Sie sicher, dass jede Rechnung korrekt kontiert wird, indem Sie den Kontenplan genau beachten und regelmäßig Schulungen für das Buchhaltungspersonal durchführen.

Verspätete Zahlungen: Verspätete Zahlungen können Geschäftsbeziehungen belasten und zusätzliche Kosten verursachen. Implementieren Sie ein effizientes Mahnwesen und überwachen Sie die Zahlungstermine regelmäßig, um sicherzustellen, dass alle Rechnungen fristgerecht bezahlt werden.

Verlust von Belegen: Verlorene Belege können problematisch werden, vor allem bei Steuerprüfungen. Nutzen Sie ein digitales Archivierungssystem, um alle Belege sicher und zugänglich zu speichern.

Doppelte Zahlungen: Doppelte Zahlungen sind ein häufiger Fehler in der Buchhaltung. Verwenden Sie ein Rechnungsprogramm, das eingehende Zahlungen automatisch mit offenen Rechnungen abgleicht, um doppelte Zahlungen zu vermeiden.

Die Nachverfolgung von offenen Posten ist schwierig oder nicht möglich: Offene Posten können leicht übersehen werden. Implementieren Sie ein System zur regelmäßigen Überprüfung und Nachverfolgung aller offenen Rechnungen. Moderne Buchhaltungssoftware bietet Funktionen zur Nachverfolgung und Mahnung von offenen Posten, was den Prozess erheblich vereinfacht.

Komplexität der Mehrwertsteuer: Die korrekte Handhabung der Mehrwertsteuer kann komplex sein. Nutzen Sie spezialisierte Software oder konsultieren Sie einen Steuerberater, um sicherzustellen, dass die Mehrwertsteuer korrekt berechnet und abgeführt wird.

Inkonsistente Buchhaltungsprozesse: Inkonsistente Prozesse können zu Fehlern und Ineffizienzen führen. Standardisieren Sie Ihre Buchhaltungsprozesse und verwenden Sie klare, schriftliche Anweisungen für alle Buchhaltungsaufgaben.

Unzureichende Schulung der Mitarbeiter: Unzureichend geschultes Personal kann zu Fehlern in der Buchhaltung führen. Investieren Sie in regelmäßige Schulungen und Weiterbildungen für Ihr Buchhaltungsteam.

Mangelnde Transparenz und Kontrolle: Mangelnde Transparenz kann die Kontrolle über die Finanzen erschweren. Nutzen Sie Buchhaltungssoftware mit Echtzeitdaten und Dashboards, um einen klaren Überblick über Ihre Finanzen zu behalten und rechtzeitig auf Abweichungen reagieren zu können.

Software und Tools zur Rechnungsverwaltung

Vor allem Unternehmen, die effizient und nachhaltig wirtschaften, werden digitale Tools und Software in ihrem Geschäftsalltag nicht mehr missen möchten.

Eine gute Software zur Rechnungsverwaltung hilft nicht nur bei der Erstellung und Versendung von Ausgangsrechnungen, sondern auch bei der Bearbeitung und Verbuchung von Eingangsrechnungen.

Diese Tools bieten zahlreiche Funktionen, die den gesamten Rechnungsprozess von der Erstellung bis zur Archivierung abdecken.

Unterstützende Tools ermöglichen:

• das Einlesen von Rechnungen per OCR (Optical-Character-Recognition),
• die Zuordnung zu den entsprechenden Konten im Kontenplan,
• umfangreiche Berichtsfunktionen (für Transparenz und erleichtertes Controlling),
• die Integration in bestehende Buchhaltungssysteme und ERP-Lösungen,
• Minimierung von Compliance-Risiken und
• Erfüllung gesetzlichen Anforderungen.

Genau hier kommt Pleo ins Spiel.

Pleo bietet eine umfassende Lösung für das Ausgabenmanagement, die sich nahtlos in bestehende Buchhaltungssysteme integrieren lässt. Mit Pleo können Unternehmen ihre Ausgaben in Echtzeit verfolgen, Mitarbeiter mit Firmenkarten ausstatten und alle Belege automatisch erfassen als auch kategorisieren.

Kundenberichte: So verbessert Pleo die Buchhaltung

Es ist spannend zu sehen, wie andere Kunden Pleo nutzen und welche Vorteile sie am meisten schätzen. Hier sind drei Erfolgsgeschichten von Unternehmen, die Pleo für ihre Buchhaltung und Rechnungen verwenden.

Knodd: Balance zwischen Marketingkosten und Rentabilität 

Knodd – eine Plattform für Kinder- und Familienbetreuung – setzt Pleo ein, um ihre Marketingausgaben zu verwalten und gleichzeitig die Rentabilität zu steigern.

Was Knodd an Pleo schätzt:

• Flexible Nutzung für unterschiedliche Marketingkanäle
• Echtzeit-Überblick über Budgets
• Vereinfachte Verwaltung von Quittungen

„Mit Pleo haben wir seit 2021 über 300.000 USD an Marketingausgaben abgewickelt.“ – Victor Egnell; Growth & Marketing Manager bei Knodd

Bonzer spart mit Pleo monatlich 1350 € 

Bonzer – eine SEO-Agentur, die 2017 gegründet wurde – nutzt Pleo, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und den Zahlungsprozess effizienter zu gestalten.

Das schätzt bonzer an Pleo am meisten:

• Automatisierte Buchhaltung
• Zeitersparnis bei der Belegsuche
• Transparente Kostenkontrolle

„Mit Pleo sparen wir fünf bis sechs Stunden Arbeit ein. Die Leute müssen ihre Quittungen nicht mehr suchen und selbst einreichen oder in ein Tool hochladen, was monatlich leicht ca. 1350 EUR spart.“ – Ulrich Svarrer und Max Fichtner; CEO und CFO bei bonzer

Podimo: Monatlicher Abschluss in 5 Minuten

Podimo – ein Unternehmen im Bereich Podcasts und Audio-Entertainment – nutzt Pleo, um den Monatsabschluss schneller und effizienter zu erledigen.

Podimo nutzt Pleo vor allem wegen:

• Schnelle Erfassung von Ausgaben
• Integration mit Buchhaltungssoftware
• Übersichtliche Verwaltung von Quittungen und Belegen

„Bei Pleo weiß ich, dass mein Team keine Stunden, sondern nur wenige Minuten im Monat benötigt, um alle Ausgaben zu erfassen.“ – Martin Dalskov; Director of Finance bei podimo

Möchten Sie Teil der Pleo-Erfolgsgeschichten werden?

Pleo zeigt, wie Ihr Ausgabenmanagement perfekt verwaltet und abgewickelt werden kann.