Mit über 850.000 Kunden ist DATEV eine der führenden Buchhaltungslösungen Europas. Aber ist sie auch für Ihr Unternehmen geeignet?
Wir zeigen Ihnen, was DATEV kann, warum Pleo-Kunden DATEV Unternehmen Online nutzen und wie Sie Ihre Pleo DATEV Verbindung im Handumdrehen einrichten. Dies ist der DATEV-Leitfaden für Pleo-Kunden.
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Das Wichtigste auf einen Blick:
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Was ist DATEV? Definition
DATEV ist ein deutsches Softwarehaus, das Software- und Cloud-Lösungen für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte sowie kleine und mittelständische Unternehmen anbietet.
Als kleines und mittelständisches Unternehmen können Sie mit DATEV betriebswirtschaftliche Aufgaben wie die Buchhaltung, die Lohnabrechnung, das Personalwesen und die Steuererklärung erledigen.
DATEV ist eine deutsche Software- und Cloud-Lösung für die Buchhaltung, Lohnabrechnung und Steuererklärung.
Einige beliebte Softwarelösungen des Softwarehauses sind DATEV Buchführung, DATEV Belegbilderservice, DATEV Meine Steuern, DATEV Lohn und Gehalt sowie DATEV Arbeitnehmer Online und DATEV Unternehmen Online.
Warum nutzen Pleo-Kunden DATEV?
Realisieren Sie die Verarbeitung Ihrer Eingangsrechnungen über Pleo oder wickeln Sie Ihre Spesen oder Reisekostenabrechnungen über Pleo ab, kann die Einrichtung einer DATEV-Schnittstelle sehr sinnvoll sein.
Eine DATEV-Schnittstelle erlaubt Ihnen, sämtliche steuerrelevanten Daten nahtlos an Ihre:n Steuerberater:in zu exportieren. Auf der Gegenseite haben Steuerberater die Möglichkeit, alle Mandant:innen ihrer Steuerkanzlei über die DATEV-Software zu verwalten.
„Wir haben es nahtlos geschafft, unsere Buchhaltung an Pleo anzudocken. Das Steuerberatungsbüro zieht sich die Daten selbst. Alles läuft nahtlos in DATEV über. Vorher war es immer ein Riesenaufwand, den Beleg überhaupt zu finden.“
Konstantin Timm (Kale&Me)
Haben Sie Ihre DATEV-Schnittstelle erst einmal eingerichtet, können Sie alle Ihre Pleo-Funktionen – die Rechnungsverarbeitung, die Abrechnung von Spesen und Reisekosten und die Nutzung von Firmenkarten – vollumfänglich nutzen, vorkontieren, prüfen und anschließend an DATEV Unternehmen Online exportieren.
Noch mehr Fragen zur DATEV-Schnittstelle? Finden Sie Antworten auf alle Ihre Fragen in unserem Ratgeber zur DATEV-Schnittstelle.
Pleo x DATEV – Einrichtung der Schnittstelle
Um alle Ausgaben und deren Belegdateien direkt aus Pleo in DATEV integrieren zu können, müssen Sie zunächst sicherstellen, dass einige Anwendungen und Berechtigungen vorliegen:
1. Zugang zu DATEV Unternehmen online und zum Kassenbuch
Wichtig ist hier, dass Sie Zugang zur Vollversion haben und nicht nur zu Unternehmen online compact.
2. DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 muss eingerichtet werden
Dies ist eine Berechtigung, die Ihre Steuerkanzlei nach Erwerb in der DATEV Rechteverwaltung erteilen kann.
3. DATEV SmartLogin oder DATEV Smart Card/mIDentity muss vorliegen
Sind alle Voraussetzungen erfüllt, kann es mit der DATEV-Integration losgehen.
3.1. Bei DATEV Unternehmen Online einloggen
Als Erstes loggen Sie sich bei DATEV Unternehmen online ein und gehen ins Kassenbuch.
3.2. Eine neue Kasse für Pleo erstellen
Hier erstellen Sie jetzt eine neue Kasse für Pleo. Benennen Sie diese so, dass sie einfach als Pleo-Kasse identifiziert werden kann.
3.3. Ein freies Buchhaltungskonto festlegen
Für das Gegenkonto legen Sie ein freies Buchhaltungskonto fest. Am besten eignen sich hierfür Bankkonten. Der Anfangsbestand ist 0. Das Startdatum sollten Sie auf den Beginn des laufenden Kalenderjahres setzen. Deaktivieren Sie die Kassenminusprüfung.
3.4. Die Erfassungsmaske konfigurieren
Im Anschluss gehen Sie in die Einstellungen und konfigurieren die Erfassungsmaske. Aktivieren Sie die folgenden Felder:
- Belegnummer
- Steuer
- BU
- Gegenkonto
- KOST 1
- KOST 2
- Nachricht
3.5. DATEV-Schnittstelle in Pleo-App verifizieren
Nun geht's zurück in die Pleo Web-App. Unter Einstellungen gehen Sie auf Buchhaltung . Hier wählen Sie DATEV Unternehmen online aus und klicken auf „Ich habe die Berechtigungen“. Jetzt müssen Sie sich nur noch verifizieren.
3.6. Pleo-Integration bestätigen
Wenn Sie die Schnittstelle Rechnungsdatenservice 1.0 eingerichtet haben, erscheint Ihr Unternehmen in der Auswahlliste. Wählen Sie dieses aus und bestätigen Sie die Verbindung.
3.7. Neues Konto in Pleo-App übertragen
Im letzten Schritt müssen Sie nur noch das Konto der neu angelegten Pleo-Kasse kopieren und dieses als Gegenkonto für die Pleo-Ausgaben in der Pleo Web-App eingeben.
Pleo x DATEV – Kategorien, Tags und BU Schlüssel
Um Kategorien, Kostenstellen und Steuercodes für DATEV in Pleo aufsetzen können, muss Ihr Pleo-Konto bereits erfolgreich mit DATEV Unternehmen online verknüpft worden sein.
Navigieren Sie in der Pleo Web-App zum Reiter Einstellungen und dann Buchhaltung . Hier geben Sie als Erstes das Gegenkonto für die Ausgaben der Pleo-Karten an. Dies muss das gleiche Konto sein, das Sie auch im DATEV Kassenbuch für die Pleo-Kasse angegeben haben.
Als Nächstes müssen die Steuercodes erstellt werden. Dafür gibt es die Tabelle mit dem Namen Steuercodes . In der Spalte Name legen Sie den Namen für den Steuersatz fest. Etwa „Umsatzsteuer 19 %“. In der Spalte Code fügen Sie den jeweiligen DATEV BU-Schlüssel ein. Sollten Sie sich an dieser Stelle unsicher sein, bitten Sie Ihre Steuerberatung um Hilfe. Unter Steuersatz tragen Sie den tatsächlichen Steuersatz ein, also zum Beispiel „19 %“.
Im Reiter Kategorien können Sie individuelle Kategorien erstellen, diese mit dem richtigen DATEV-Sachkonto versehen und einen passenden Steuersatz auswählen. Die zugewiesene Kategorie wird dann mit der Ausgabe in DATEV Unternehmen online exportiert. Zusätzlich können auch Kostenstellen exportiert werden.
In DATEV gibt es standardmäßig die Felder KOST 1 und KOST 2. Um die korrekte Überführung der Ausgaben sicherzustellen, muss Pleo die jeweiligen Felder in DATEV Unternehmen online widerspiegeln. Gehen Sie dazu in den Reiter Tags und legen Sie Ihre Tag-Gruppen an. Stellen Sie sicher, dass die Tag-Gruppe mit der korrekten Kostenstelle in DATEV verknüpft ist.
Sobald die Tag-Gruppe erstellt wurde, können Sie eine Kostenstelle und deren Bezeichnung hinterlegen. Beachten Sie, dass nur der Code zu DATEV übertragen wird. Die Bezeichnung dient hierbei nur zur späteren einfachen Identifizierung der Kostenstellen für die Mitarbeiter:innen, die mit Pleo Dinge bezahlen. Um das Eintragen zu beschleunigen, können Sie die Informationen auch direkt aus einer Excel-Datei hochladen.
Pleo x DATEV – Die Übertragung von Ausgaben und Belegen
Sobald Sie Pleo mit DATEV Unternehmen online verbunden und die Sachkonten und Kostenstellen korrekt aufgesetzt haben, ist die Schnittstelle einsatzbereit. Über den Reiter Export können Ausgaben final geprüft und gegebenenfalls angepasst werden.
Belegdateien, denen eine Ausgabe angehängt wurden, werden als PDF zu DATEV Unternehmen online übertragen. Sind mehrere Belege vorhanden, werden diese in einem PDF zusammengeführt. Fertige Ausgaben können einfach markiert und in die Bereit zum Export -Warteschlange geschoben werden. Hier werden die Ausgaben festgeschrieben und können über die Schaltfläche Export an DATEV übertragen werden.
In DATEV Unternehmen online erscheinen die Pleo-Ausgaben in der Kasse, die Sie für Pleo angelegt haben. Die Belege werden auf der linken Seite angezeigt, die Ausgaben-Informationen inklusive des korrekten Sachkontos sowie KOST 1 und KOST 2 erscheinen rechts.
Fazit
Im Duo erledigen Pleo Eingangsrechnungen und DATEV Unternehmen Online alle Ihre Buchhaltungsprozesse digital, effizient und GoBD-konform. Verwalten Sie Ihre Ausgaben automatisch und exportieren Sie diese nahtlos über die DATEV-Schnittstelle. Über den Ausgaben- und Belegexport landen Ihre Daten direkt auf dem Tisch Ihrer Steuerkanzlei und garantieren Ihnen einen sauberen Jahresabschluss.
Machen Sie heute den ersten Schritt und richten Sie Ihre Pleo-App ein. Pleo Eingangsrechnungen bietet eine Software-Lösung, die nicht nur wirksam, sondern auch einsteigerfreundlich ist. Von der Einrichtung neuer Workflows bis zur Integration dritter Software, müssen Sie kein IT-Profi sein. Nicht überzeugt? Glauben Sie nur sich selbst und testen Sie die Pleo-App kostenlos und unverbindlich.
FAQs
Wie verbinde ich Pleo mit DATEV?
Um Pleo mit DATEV zu verbinden, müssen Sie zuerst prüfen, ob die folgenden Berechtigungen vorhanden sind: DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 sowie DATEV SmartLogin oder DATEV Smart Card/mIDentity.
Was ist Pleo?
Pleo ist eine cloudbasierte Softwarelösung für die Rechnungsverwaltung, die Spesen- und Reisekostenabrechnung und Firmenkreditkarten. Die Software für vorbereitende Buchhaltung können Sie per Schnittstelle mit DATEV verbinden.
Wie kann ich mit Pleo bezahlen?
Pleo Firmenkarten erlauben Ihnen, sämtliche Unternehmensausgaben mit physischen oder digitalen Kreditkarten zu decken. In der Pleo-App können Sie jederzeit neue Firmenkarten für Ihre Mitarbeiter:innen ausstellen.
Ist DATEV schwer zu erlernen?
DATEV Unternehmen Online ist so konzipiert, dass die Oberfläche für kleine und mittelständische Unternehmen anwendbar ist. Sollten Sie Probleme bei der Einrichtung der Anwendung haben, können Sie unsere Anleitung nutzen oder sich an den Support wenden.
