Wer in Deutschland auf der Suche nach einer Ausgabenmanagement-Software ist, der kommt um eine der folgenden Fragen nicht herum:
Wie exportiere ich Daten nach DATEV? Verfügt meine Ausgabenlösung über eine DATEV-Schnittstelle? Und falls ja, wie funktioniert diese?
In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was eine DATEV-Schnittstelle ist, warum sie so wichtig ist und wie ein Rechnungsprogramm mit DATEV-Schnittstelle funktioniert.
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Das Wichtigste auf einen Blick:
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Was ist eine DATEV-Schnittstelle? Definition
Bei einer sogenannten DATEV-Schnittstelle handelt es sich um eine digitale Verbindung zwischen zwei Softwares, die nahtlose Übermittlungen von Daten bei gleichbleibender Datenqualität in den passenden Formaten ermöglicht.
In diesem speziellen Fall besteht die Verbindung zwischen einem Rechnungsprogramm, Buchhaltungsprogramm, ERP-System o. ä. und einer DATEV-Software, wie z. B. DATEV Mittelstand Faktura oder DATEV Unternehmen online.
Eine DATEV-Schnittstelle ermöglicht die nahtlose Übertragung von Daten aus der Buchführung an die DATEV-Lösung Ihrer Wahl.
Die Arbeit mit einer DATEV-Schnittstelle erübrigt manuelle Datentransfers, die zeitaufwendig und fehleranfällig sind. Der Datenaustausch über eine DATEV-Schnittstelle erfolgt automatisiert, fehlerfrei, standardisiert, sicher und rechtskonform.
Über eine DATEV-Schnittstelle können Sie z. B. Rechnungen, Lohnabrechnungen, Finanzdaten uvm. mit nur wenigen Klicks übermitteln. Der häufigste Anwendungsfall der DATEV-Schnittstelle ist die Übermittlung von steuerrelevanten Daten an die Steuerkanzlei.
Welche Arten von DATEV-Schnittstellen gibt es? Von DATEV Unternehmen Online bis DATEV Rechnungswesen
Es gibt nicht nur eine DATEV-Schnittstelle. Das wäre schließlich zu einfach. Stattdessen gibt es dutzende DATEV-Schnittstellen für all die verschiedenen Softwares und Dienstleistungen, die DATEV für Buchhaltung, Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung uvm. anbietet.
Diese Arten von DATEV-Schnittstellen gibt es, deren Datenservices Ihren Datenaustausch erleichtern können:
- Betriebliches Rechnungswesen: Anlagenbuchführung, Bilanzbericht, E-Bilanz-Assistent, DATEV Factoring, Kanzlei-Rechnungswesen, DATEV Kassenbuch online, Konsolidierung, Kostenrechnung (classic und compact), Zahlungsverkehr
- DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen
- DATEVkommunal: DATEV Rechnungswesen kommunal, DATEV Kommunale Abgabe, DATEV Haushaltsplanung, DATEV Forderungswesen, DATEV Mittelbewirtschaftung, DATEV Finanzrechnung
- Office-Management: Eigenorganisation (compact, classic und comfort), DATEV DMS (Dokumentenablagesystem)
- Personalwirtschaft: LODAS, Lohn und Gehalt, Personal-Managementsystem classic
- Steuerprogramme: Einkommensteuer comfort, Erbschaft- und Schenkungsteuer comfort, Gewerbesteuer classic, Körperschaftsteuer comfort, Umsatzsteuer classic, Steuerkonto online
- Wirtschaftsberatungsprogramme: Finanzanalyse, Immobilienanalyse, Private Vermögensanalyse, Ratingreport Banken, Steuergestaltung, Unternehmensanalyse, Unternehmensplanung
- DATEV Unternehmen online: DATEV Belege online, DATEV Kassenbuch online, DATEV Stammdaten online, DATEV Auftragswesen next, DATEV Bank online, SEPA-Mandatsverwaltung, DATEV Auswertungen Rechnungswesen online
Bitte beachten Sie, dass DATEV seine Schnittstellen ständig anpasst bzw. erweitert. Sollten Sie Ihre DATEV-Schnittstelle nicht gefunden haben, kann es sich also lohnen, direkt bei DATEV vorbeizuschauen.
Wie funktioniert eine DATEV-Schnittstelle? Einfach erklärt
Für Anwender:innen ist die Funktionsweise einer DATEV-Schnittstelle recht simpel – schließlich ist der Zweck dieser Schnittstelle die Automatisierung einer sonst komplexen Übertragung.
Alles, was Sie als Nutzer:in tun müssen, ist, Ihre DATEV-Schnittstelle in Ihrer Software einzurichten. Nutzen Sie eine Haus-Software, können sie über DATEVconnect eine DATEV-API für Datentransfers einrichten. Haben Sie Ihre DATEV-Schnittstelle eingerichtet und konfiguriert, können Sie Ihren Buchführungsprozessen wie gewohnt nachgehen.
Sobald Sie Daten erzeugen, die für Ihre jeweilige Schnittstelle relevant sind, werden diese automatisch übertragen. Bei der Übertragung werden die Daten bei Bedarf in ein lesbares Format, wie z. B. das ASCII-, DATEV- oder XML-Format, umgewandelt und in der entsprechenden DATEV-Software verarbeitet.
Ein Praxisbeispiel: Aus Erfahrung wissen wir, dass es leicht ist, Bankkonten an DATEV anzubinden. Auch Kontoauszüge können in DATEV gut verbucht werden. Gängige Kreditkartenabrechnungen machen es den Buchhalter:innen deutschlandweit allerdings schwer. Hier funktioniert der digitale Datenfluss häufig sehr stockend.
Wer hingegen eine Firmenkarte von Pleo nutzt und seine vorbereitende Buchhaltung GoBD-konform in der Pleo-App erledigt, kann sich anschließend darauf verlassen, dass alle Ausgabedaten unter Wahrung strengster Datensicherheit über ihre DATEV-Schnittstelle ins Kassenbuch von DATEV Unternehmen online fließen.
Warum ins Kassenbuch? Weil das DATEV Kassenbuch eine Art Geldkonto ist, für das es eine offene Schnittstelle gibt. Hier können nicht nur Kontobewegungen, sondern auch Belege abgebildet werden.
Übrigens: Falls Sie nach einer genauen Anleitung suchen, wie Sie Pleo und DATEV nahtlos miteinander verknüpfen können, hier geht's lang zur Videoanleitung.
Warum Sie eine DATEV-Schnittstelle einrichten sollten
Eine gut funktionierende DATEV-Schnittstelle für Finanzbuchhaltungs-Softwares ist ganz einfach deswegen so wichtig, weil die allermeisten Unternehmen in Deutschland mit Steuerkanzleien zusammenarbeiten, die DATEV verwenden.
DATEV hat sich in der Steuerberatung und Buchhaltung als Goldstandard etabliert, indem es die Übermittlung sensibler Daten standardisiert. Nach eigenen Angaben nutzen knapp 800.000 Kund:innen und 40.000 Mitglieder in ganz Deutschland die DATEV-Software.
Die Softwarelösungen und Schnittstellen der DATEV, einer eingetragenen Genossenschaft und Interessenvertreterin aller Steuerberater:innen landesweit, stellt dabei das Bindeglied zwischen Unternehmen und Steuerberater:innen dar.
Die meisten KMU verwalten ihre (vorbereitende) Buchhaltung inhouse und übergeben diese zum Jahresabschluss (oder auch Monatsabschluss), zur Gewinnermittlung oder zur Steuererklärung an eine Steuerkanzlei.
Eine gute Ausgabenlösung wie Pleo, die für Unternehmen das Vorkontieren von Ausgaben automatisiert, verfügt bereits über eine DATEV-Schnittstellen, damit das Aufarbeiten von Buchungssätzen und Ausgabedaten inklusive des anschließenden Exports ins DATEV-Format funktioniert.
Das Steuerbüro erhält Ihre Daten in einem lesbaren Format und kann im Anschluss an den Export sämtliche Ausgabedaten und Belegsätze unkompliziert auswerten und für Ihre Steuererklärung weiterverarbeiten. Die Nutzung von DATEV garantiert beiden Parteien die GoBD-konforme Verarbeitung Ihrer Unterlagen.
So profitieren Steuerberater:innen von Pleos DATEV-Schnittstelle
Effiziente Datenübernahme und Weiterverarbeitung von Unternehmensausgaben in DATEV
Mit Pleos DATEV-Integration finden Buchungsdaten und Belege ihren Weg automatisiert in die Kanzleisoftware. Konkret bedeutet das:
- Es müssen keine Pendelordner mit Belegen und Rechnungen postalisch hin und her geschickt werden.
- Aufwändig, manuell verwaltete Downloads gehören der Vergangenheit an.
Tim Dillenberger (HF Steuerberatung):
„Der größte Wow-Moment war definitiv, als ich das erste Mal in Pleo auf ‘Export’ geklickt habe und alle Daten, inklusive der Belege, 1:1 in DATEV sichtbar waren. Das war schon beeindruckend.“
Die fehlerfreie Vorkontierung von Spesen, Reisekosten & Co ist gewährleistet
Mit Pleo werden Belege digital korrekt erfasst und vorkontiert. Der Wegfall der manuellen Erfassung von Belegen und Ausgaben minimiert das Risiko von Fehlerquellen und späteren Missverständnissen in der Steuerkanzlei. Die Belegbilder werden den Buchungen/Ausgaben automatisch zugeordnet und können nach dem Export unkompliziert von der Steuerberatung im DATEV-Programm mit einem Klick auf den Buchungssatz eingesehen und überprüft werden.
Stefanie Richter (YPOG):
„Unsere Reisekostenabrechnungen vor Pleo waren sehr papierlastig. Wir haben über unser Reisebüro die Reisen organisiert, dafür dann die Papiere bekommen, diese musste ich ausdrucken, den jeweiligen Reisen vorlegen, alles prüfen. Dann musste alles eingescannt werden, in DATEV hochgeladen werden und dort hat sich das alles die Buchhaltung dann wieder herausgezogen. Viele Schritte waren involviert, viele Personen waren involviert und das war natürlich auch anfällig für Fehler. Dank Pleo muss ich jetzt nur noch buchen und das war’s.“
Die Steuerkanzlei sitzt immer mit im Boot
Pleo vereinfacht die Zusammenarbeit mit Steuerberater:innen nicht nur, indem wir für eine automatisierte und papierlose vorbereitende Buchhaltung sorgen, sondern auch, indem wir die Bedienung und Einrichtung der DATEV-Schnittstelle besonders leicht und intuitiv konzipiert haben. Für den Export der Pleo-Ausgaben nach DATEV Unternehmen online brauchen Sie kein Handbuch!
Sobald Unternehmen ein Konto bei Pleo eröffnet haben, können diese auch ihren externen Buchalter- und Steuerberater:innen Zugang gewähren. Wir empfehlen sogar ausdrücklich einen Steuerberaterzugang bzw. Buchhalterzugang einzurichten, damit diese Ausgaben bei Bedarf in Echtzeit überwachen und DATEV-Exporte eigenständig vornehmen können.
Konstantin Timm (Kale&Me):
„Wir haben es nahtlos geschafft, unsere Buchhaltung an Pleo anzudocken. Das Steuerberatungsbüro zieht sich die Daten selbst. Alles läuft nahtlos in DATEV über. Vorher war es immer ein Riesenaufwand, den Beleg überhaupt zu finden.“
Und wie genau funktioniert Pleos DATEV-Schnittstelle?
Aus Erfahrung wissen wir, dass es leicht ist, Bankkonten an DATEV anzubinden. Auch Kontoauszüge können in DATEV gut verbucht werden. Gängige Kreditkartenabrechnungen machen es den Buchhalter:innen deutschlandweit allerdings schwer. Hier funktioniert der digitale Datenfluss häufig sehr stockend.
Wer hingegen eine Firmenkarte von Pleo nutzt und seine vorbereitende Buchhaltung GoBD konform in der Pleo-App erledigt, kann sich anschließend darauf verlassen, dass alle Ausgabedaten unter Wahrung striktester Datensicherheit ins Kassenbuch von DATEV Unternehmen online fließen.
Warum ins Kassenbuch? Weil DATEVs Kassenbuch eine Art Geldkonto ist, für das es eine offene Schnittstelle gibt. Hier können nicht nur Kontobewegungen, sondern auch Belege abgebildet werden.
Andreas Hausmann (Aha Consulting):
„Mir ist keine andere (DATEV) Schnittstelle bekannt, die so funktioniert, wie das bei Pleo der Fall ist.“
Übrigens: Falls Sie nach einer genauen Anleitung suchen, wie Sie Pleo und DATEV nahtlos miteinander verknüpfen können, hier geht’s lang zur Videoanleitung .
Alle Vorteile von Pleos DATEV-Schnittstelle im Überblick (laut unserer Kund:innen)
Digitaler Belegbildtransfer statt Aktenordner
Zahlen Sie etwas mit der Pleo-Karte, fotografieren Sie den Beleg und zack, kann dieser Geschäftsvorfall auch schon gemeinsam mit allen anderen Belegen gesammelt nach DATEV exportiert werden.
Übrigens gilt dies auch für Belege und Rechnungen, die Sie per E-Mail erhalten. Solche findet Pleo nämlich auf Wunsch selbst in Ihrem Posteingang und sortiert sie automatisch der entsprechenden Ausgabe zu. Das hört sich doch nach einem ziemlich smarten Kassensystem an, oder?
Timo Engel-Zühr (YPOG):
„Das Beste an Pleo? Für mich als User, wenn man daran erinnert wird, wenn noch Belege fehlen. Zum anderen aber auch die Fetch-Funktion, dass Belege also aus dem Posteingang gefetcht werden. Ich weiß von unserer Buchhaltung, dass die total darauf abfahren, wie Daten und Belege aus Pleo in DATEV importiert werden.“
Bruchlose und kostengünstige Buchhaltung
Sachkonten, Steuersätze und Ausgabenkategorien werden zwischen Pleo und DATEV synchronisiert.
Stefan Truthän (hhpberlin):
„Der entscheidende Punkt für die Einführung von Pleo war aber die nahtlose Integration in unsere digitale Finanzbuchhaltung. Denn dank der Anbindung von Pleo an DATEV ist es uns gelungen, wirklich sehr einfach und bruchlos Transaktionen und Belege automatisch an den Steuerberater am Ende eines Monats zu übergeben. Die Schnittstelle zu DATEV erlaubt es uns, die Finanzbuchhaltung mit sehr viel weniger Personal zu betreiben.“
Unkompliziertes Set-up
Pleo mit DATEV zu verknüpfen, ist kein Hexenwerk. Beide Tools kommunizieren fehlerfrei miteinander. Ein weiterer praktischer Nebeneffekt: Passen Sie flexibel an, wer Zugriff auf die Schnittstelle hat und wählen Sie zwischen unterschiedlichen Exportmöglichkeiten.
Felix Menzel (COBE):
„Wir wollen nicht ein Tool, das alles kann, aber nichts richtig. Außerdem bieten Insellösungen oft ein besseres UX-Design. Die Frage ist dann also, wie gut unterschiedliche Tools miteinander kommunizieren können.“
Zeitersparnis und ordnungsgemäße Datensätze
Zahlungen werden automatisch erfasst, ordnungsgemäß zugeordnet, zur Kontrolle vorgelegt und dann innerhalb weniger Klicks zu DATEV übertragen.
Klaus Merckens (merckens development support):
„Pleo überzeugt mit seiner Palette an Funktionen. Die Firmenkarten mit einem flexiblen Limit, die man selbst steuern kann, die App plus virtuelle Karten und die Möglichkeit der Vollintegration in DATEV sind absolut positiv zu bewerten.“
Reibungsloser und nahtloser Export
Jeder Zahlungssatz inklusive aller Zahlungsdetails kann direkt in DATEV exportiert werden.
Tim Dillenberger (HF Steuerberatung):
„Die DATEV-Integration in einem Wort? Weltklasse!“
Pleo und DATEV – Zwei, die sich bestens verstehen!
Egal, ob Sie ein Rechnungsprogramm mit DATEV-Schnittstelle oder ein Geschäftskonto mit DATEV-Schnittstelle suchen, bei Pleo sind Sie in guten Händen. Sowohl Pleo Eingangsrechnungen als auch Pleo Firmenkarten verfügen über eine maßgeschneiderte DATEV-Schnittstelle, die die Übertragung Ihrer Rechnungen und Finanzdaten automatisiert.
Als offizieller DATEV-Partner und Schnittstellenpartner finden Sie unsere Ausgabenlösung direkt auf dem DATEV-Marktplatz. Dort können Sie sich auch weitere Bewertungen ansehen und selbst eine Bewertung zu der DATEV-Datenservice-Schnittstelle zwischen Pleo und DATEV abgeben.
Haben Sie Probleme bei der Einrichtung Ihrer DATEV-Schnittstelle mit Pleo, finden Sie in unserem weiterführenden Artikel eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung Ihrer Schnittstelle.
Fazit
Von Rechnungen über Buchungen bis hin zu Finanzdaten, wenn Sie Daten an Ihre Steuerkanzlei übermitteln, kommen Sie nicht um die Nutzung einer DATEV-Schnittstelle herum. Ob für das Rechnungswesen, die Personalwirtschaft oder die Steuererklärung, DATEV hat die passende Lösung für Ihre Software in petto.
Als Nutzer:in einer DATEV-Schnittstelle müssen Sie sich nach der Einrichtung keine Sorgen machen. Gehen Sie einfach Ihren Buchhaltungsprozessen nach und überlassen Sie Ihrer DATEV-Schnittstelle die Umwandlung und Übertragung Ihrer Daten im Hintergrund. Vereinfachen Sie Ihren Datenaustausch noch heute und richten Sie Ihre Schnittstelle ein.
FAQs
Was ist eine DATEV-Schnittstelle?
Bei einer DATEV-Schnittstelle handelt es sich um eine digitale Verbindung zwischen einer DATEV-Software und einer Drittsoftware. Sie erlaubt beiden Software miteinander zu kommunizieren und Daten automatisch und nahtlos zu übertragen.
Welche Programme haben eine DATEV-Schnittstelle?
Die meisten führenden Rechnungsprogramme, Buchhaltungsprogramme und ERP-Systeme verfügen über eine DATEV-Schnittstelle – so auch Pleo. Arbeiten Sie mit Pleo Eingangsrechnungen oder Pleo Firmenkarten, können Sie innerhalb weniger Minuten Ihre Schnittstelle einrichten.
Was kostet eine DATEV-Schnittstelle?
Die Kosten einer DATEV-Schnittstelle können sehr stark variieren. Die tatsächlichen Kosten für Ihre DATEV-Schnittstelle hängen von Ihrer DATEV-Software und dem Anbieter Ihrer Drittsoftware ab.
Hat DATEV eine API-Schnittstelle?
Ja, neben herkömmlichen DATEV-Schnittstellen verfügt DATEV auch über sogenannte API-Schnittstellen. DATEV-APIs erlauben Ihnen, personalisierte Schnittstellen für Ihre Haus-Software zu erstellen.
