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Frau im Regen mit Regenschirm und einer Dienstreiseversicherung

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So wichtig ist die richtige Dienstreiseversicherung für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter:innen

Vor etwas über zwei Jahren kam der Reiseverkehr mit der Covid-19-Pandemie weltweit komplett zum Erliegen. Im Sommer 2022 hingegen ist klar: Die Welt hat sich wieder geöffnet. 

Allein die jährlichen Kosten für Geschäftsreisen werden in diesem Jahr schätzungsweise um 1,7 Milliarden Dollar [1,6 Milliarden Euro] ansteigen. Der weltweite Geschäftsreiseverkehr erlebt 2022 ein Comeback mit Paukenschlag. Bis Ende 2024 wird erwartet, dass Geschäftsreiseausgaben auf das Niveau vor der Pandemie und somit auf rund 1,4 Billionen Dollar [1,3 Billionen Euro] steigen werden – wenn sie es nicht sogar übertreffen.

Während sich also viele von uns darauf freuen, die nächste Reise anzutreten, sind anhaltende COVID-bedingte Unterbrechungen, Verzögerungen in Lieferketten, Arbeitskräftemangel, steigende Inflation und höhere Kosten nur einige der Herausforderungen, denen sich die Reisebranche auf dem Weg zur Erholung stellen muss. 

Aber seien wir mal ehrlich, auch vor der Pandemie waren Reisen nicht immer so angenehm wie erhofft. Wir denken da an verspätete Flüge, unerwartete Krankheiten oder verlorenes Gepäck.

Heute ist es wichtiger als jemals zuvor, auf Unvorhergesehenes vorbereitet zu sein. Und der beste Weg, sich abzusichern und Unerwartetes einzukalkulieren, ist die richtige Dienstreiseversicherung für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter:innen.

Was ist eine Dienstreiseversicherung?

Die Dienstreiseversicherung unterscheidet sich von einer normalen Reiseversicherung dadurch, dass sie Arbeitnehmer:innen absichert, die aus geschäftlichen und nicht aus privaten Gründen reisen. 

Sie deckt in der Regel Krankheitskosten ab, kann für Unterkunftskosten oder notwendige alternative Reisearrangements aufkommen und kann die Reisenden sogar bei Nichtantritt der Reise entschädigen. Einige Versicherungen decken auch Laptops, Kameras und anderes Geschäftsequipment, Dokumente oder Firmengelder ab, die über eine Standardpolice nicht zu versichern wären. Ohne Dienstreiseversicherung sind Mitarbeiter:innen generell nur unzureichend abgesichert.

Besonders hinsichtlich geläufiger Auslandskrankenversicherungen sollte unbedingt beachtet werden, dass die Dienstreiseversicherung Services abdeckt, die eine normale Auslandskrankenversicherung nicht abdecken würde.

Natürlich unterscheiden sich die Versicherungspakete von Anbieter zu Anbieter. In welcher Hinsicht genau schauen wir uns im Folgenden ausführlicher an.

Warum Arbeitnehmer:innen eine Dienstreiseversicherung brauchen

Die meisten Unternehmen verfügen über Versicherungspolicen, die Dinge wie Diebstahl oder Verletzungen am Arbeitsplatz abdecken. Auch an Dienstreisekaskoversicherungen denken viele Unternehmen häufig noch – immerhin ist es ja nicht selten der Fall, dass Mitarbeiter:innen auch geschäftlich mit Ihrem Privat-Pkw unterwegs sind. Aber was geschieht eigentlich, wenn ein:e Mitarbeiter:in auf Dienstreise erkrankt?

Eine Dienstreiseversicherung sichert Mitarbeiter:innen gegen alles Unvorhergesehene auf geschäftlichen Reisen im In- und Ausland ab.

Denn selbst wenn die Belegschaft in Deutschland vollen Versicherungsschutz über die Arbeitgeber:innen genießt, besteht bei den gesetzlichen Krankenkassen in der EU und in Ländern mit Sozialversicherungsabkommen keine vollständige Kostenübernahmepflicht. Krankenrücktransporte sind so etwa in der Regel nicht inkludiert.

Zudem unterliegen Unternehmen nach §§ 241 Abs. 2 BGB und 618 BGB einer gesetzlichen Fürsorgepflicht für ihre Mitarbeiter:innen auf Reisen.

Ein unzureichender Versicherungsschutz für Geschäftsreisen kann also viele Auswirkungen haben, am eklatantesten wirkt er sich aber meistens auf Finanzen und Unternehmenskultur aus.

Mögliche Auswirkungen auf Geschäftsgelder

Dienstreisen sind teuer. 

Im Jahr 2020 betrugen die durchschnittlichen Kosten für eine Inlandsgeschäftsreise in den USA knapp 1.000,00 US-Dollar  [960,00 Euro], während eine internationale Reise mit 2.525,00 Dollar [2.430,00 Euro] zu Buche schlug. In Europa beliefen sich die Kosten für Dienstreisen Ende 2021 durchschnittlich auf mehr als 326,00 US-Dollar [313,33 Euro] pro Tag (und sogar noch deutlich mehr, etwa bei Reisen nach Genf). 

Ein Blick auf Kostenunterschiede für Geschäftsreisen weltweit

Mit diesen Zahlen im Blick, lässt sich gut nachvollziehen, wie ein einziges Problem auf Reisen schnell zu möglicherweise größeren finanziellen Verlusten für ein Unternehmen führen kann. 

Der Abschluss einer Dienstreiseversicherung kann die Kosten für Zwischenfälle wie medizinische Evakuierung oder verlorene Ausrüstung erheblich reduzieren. Außerdem passt sie sich flexibel an den oft hektischen Arbeitsalltag an – etwa mit einem inkludierten Stornoschutz. Ihren Mitarbeiter:innen die Möglichkeit zu geben, Reisen zu verschieben, ist weitaus vorteilhafter (sowohl in finanzieller als auch in psychologischer Hinsicht), als zuzusehen, wie sich investiertes Geld im Nichts verliert. 

Und ja, der Abschluss einer Geschäftsreiseversicherung ist mit Kosten verbunden, aber diese Kosten werden im Voraus bezahlt und lassen sich budgetieren.

Es fällt leichter, eine Reiseversicherung in die vorhersehbaren, monatlichen Geschäftsausgaben einzukalkulieren, als unerwartete Reisekosten aushalten zu müssen.

Mögliche Auswirkungen auf die Unternehmenskultur

Geht etwas auf Reisen schief, steht der finanzielle Schaden oft im Vordergrund. Aber was ist mit den Menschen, die die Zeit und die Mühe auf sich genommen haben, die Reise überhaupt anzutreten? Dienstreisen können eine schöne Abwechslung sein, aber anstrengend und stressig sind sie meistens dennoch.

Arbeitsreisen sind in der Regel mit einem vollen Terminkalender verbunden. Von der pünktlichen Ankunft am Bahnhof über die Suche nach einem geeigneten Restaurant für das Mittagessen mit Kund:innen bis hin zur Suche nach einem Taxi zurück zum Hotel –  es gibt vieles zu planen, zu berücksichtigen und genügend Momente, in denen etwas schnell mal nicht so läuft, wie man es sich erhofft hatte. 

Unternehmen sollten sich immer vor Augen führen, dass sie ihre Angestellten auf die Reise schicken, um neue Kontakte zu knüpfen, Fähigkeiten zu verbessern, innovativ und auf dem neuesten Stand zu bleiben. Stehen Mitarbeiter:innen plötzlich ohne ausreichend finanzielle Mittel oder in schwierigen Situationen ohne Absicherung da, ist das eher kontraproduktiv.

Dienstreiseversicherung geben Mitarbeiter:innen also das beruhigende Gefühl, dass im Ernstfall auch für ihre Gesundheit und Sicherheit gesorgt ist. Unterwegs zu einer großen Messe in Amerika? Aufregend! Aber wie sieht es mit der medizinischen Versorgung im Notfall aus?

Gleichzeitig möchte niemand tage-, wochen- oder gar monatelang auf die Erstattung der Kosten für die Notsocken und die Zahnbürste warten, die wegen eines verschollenen Gepäckstückes gekauft werden musste. Oder noch schlimmer, auf die Erstattung einer Umbuchung auf einen neuen Flug, nachdem der ursprüngliche gestrichen wurde.

Eine fehlende oder unzureichende Absicherung von Mitarbeiter:innen auf Reisen, kann letztere mit einem mulmigen Gefühl zurücklassen. Fehlendes Vertrauen in Arbeitgeber:innen wirkt sich immer negativ auf die gesamte Unternehmenskultur aus.

Die richtige Reiseversicherung ist niemals verantwortlich für den Gesamterfolg Ihrer Unternehmenskultur, das sollte wohl klar sein. Aber sie wirkt sich definitiv positiv, unterstützend aus.

Was gibt es bei der Auswahl einer Versicherung für Mitarbeiter:innen zu beachten?

Vielleicht fragen Sie sich: Welche Art von Dienstreiseversicherung braucht mein Unternehmen? 

Es gibt so viele Policen auf dem Markt, dass alle sichten zu wollen schnell entmutigt. Für einen ersten Überblick empfehlen wir, sich vorab zwei Fragen zu stellen:

Wie oft reisen Sie?

Verreisen die meisten Ihrer Mitarbeiter:innen nur ein- oder zweimal im Jahr? Oder sind sie viel häufiger unterwegs? 

Wenn es sich bei Geschäftsreisen im Regelfall eher um einmalige Angelegenheiten handelt, sollten Sie dies bei Ihrer Suche nach der passenden Geschäftsreiseversicherung im Hinterkopf behalten. Vielleicht genügt es dann schon, Ihre Mitarbeiter:innen einmalig pro Reise zu versichern. 

Sind Sie hingegen global tätig und Ihre Mitarbeiter:innen reisen viel hin und her, sind Jahresreiseversicherungen, die gleich mehrere Reisen abdecken, die bessere Entscheidung. Die Kosten für solche Komplettversicherungen inklusive Jahreskrankenversicherung für beliebig viele Reisen sind zwar anfänglich höher, langfristig sparen Sie aber Zeit und Geld, wenn Sie Reiseversicherungen nicht immer wieder neu abschließen müssen.

Wohin reisen Sie?

Kaufen Sie Single-Destinationstickets? Oder kaufen Sie Rundreisetickets? Reisen Sie ausschließlich innerhalb Europas? Sind Sie auf einer USA-Geschäftsreise unterwegs? Oder sind Sie regelmäßig weltweit auf Achse?

Unabhängig davon, ob Sie eine Einzelreise- oder eine Mehrfachreiseversicherung abschließen, müssen Sie auch die Ziele Ihrer Geschäftsreisen berücksichtigen. Gesetze, Regelungen und Infrastruktur unterscheiden sich von Land zu Land und wirken sich dementsprechend auch auf die Anforderungen an Ihre Dienstreiseversicherung aus.

Reisen Post-COVID-19

Das Schlimmste haben wir wohl hinter uns … und dennoch wird sich Covid-19 noch eine ganze Weile auf unser Reiseverhalten und die Art und Weise, wie wir reisen, auswirken.

Obwohl die britische Regierung alle internationalen Reisebeschränkungen am 18. März 2022 aufgehoben hat, gilt dies nicht für alle Länder. Sie sollten sich immer über die aktuellen Dokumentationsanforderungen und Vorschriften Ihres Ziellandes informieren. 

Derzeit besteht aufgrund der Covid-19-Pandemie laut Auswärtigen Amt für kein Land eine pandemiebedingte Reisewarnung. Allerdings besteht weiterhin das Risiko, dass Länder wieder als Hochrisiko- oder Virusvariantengebiet eingestuft werden könnten.

Reisen Sie entgegen den Empfehlungen des Auswärtigen Amtes, wird Sie keine Reiseversicherung absichern.

Dienstreiseversicherungen – eine Auswahl

Nachdem wir nun dezidierter auf die Vorteile und die Bedeutung einer guten Dienstreiseversicherung für Unternehmen eingegangen sind, ist es an der Zeit, einen Blick auf verschiedene Anbieter auf dem deutschen Markt zu werfen.

Da jedes Unternehmen andere Bedürfnisse und Herausforderungen hat, haben wir bei unserer Recherche auf ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Kosten und Versicherungsschutz geachtet. Die nachfolgenden Versicherungsoptionen stehen exemplarisch für marktführende Anbieter.

ERGO Dienstreise-Versicherung CareBasic/CarePlus ab 150,00 Euro pro Vertrag und pro Jahr

  • Geschäftsreiseversicherung für beliebig viele Reisen im Jahr
  • Absicherung für eine Reise-Maximaldauer von 180 Tagen im Jahr
  • weltweiter Schutz
  • ohne Selbstbehalt
  • unbegrenzte Versicherungssumme
  • medizinische Notfallhilfe (u.a. inklusive Rücktransport, Übernahme von Rettungskosten, psychologische Betreuung)

Zusätzlich im CarePlus-Paket enthalten:

  • Rundum-Sorglos-Service
  • Verspätungsschutz
  • Erstattung von bis zu 1000,00 Euro für Ersatzkäufe (z.B. bei nicht ausgelieferten Reisegepäck)
  • Krisenschutz

Optional können zum CarePlus-Paket noch folgende Absicherungen hinzugebucht werden:

  • Reiserücktrittsversicherung und Reiseabbruchversicherung
  • Reiseunfallversicherung
  • Reisegepäckversicherung
  • Reisehaftpflichtversicherung
  • Ersatzmitarbeiterversicherung
  • Verkehrsrechtsschutz

DR-WALTER (MIA EASY) ab 200,00 Euro pro Vertrag und pro Jahr

  • Reiseschutz für Mitarbeiter:innen im Ausland
  • Absicherung für eine Reise-Maximaldauer von 100 Tagen im Jahr
  • weltweiter Schutz
  • ohne Selbstbehalt
  • Auslandskrankenversicherung (u.a. inklusive Krankenhausaufenthalt im Zweibettzimmer, Zahnersatz bis zu 4.000,00 Euro, Rücktransport und Überführung)

Weitere Leistungen wie Bergungskosten, kosmetische Operationen, Gepäckversicherung und Haftpflichtversicherung sind optional hinzubuchbar.

HanseGLOBAL von HanseMerkur (Preis individuell auf Anfrage)

  • Versicherung für Geschäftsreisen und Entsendungen
  • unbegrenzte Reisedauer
  • weltweiter Schutz
  • ohne Selbstbehalt
  • Auslandsreisekrankenversicherung

Die Basis-Leistungen können auch um Premium-Leistungen wie Auslandsimpfungen, Vorsorgeuntersuchungen oder Sehhilfen ersetzt werden. Das Besondere an der HanseMerkur-Dienstreiseversicherung ist außerdem, dass alle Leistungen individuell kombinierbar sind.

Illustration eines Flugzeuges

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