GoBD-konform arbeiten: Der Guide zur digitalen Belegerfassung

Die digitale Belegerfassung ist ein wichtiger Grundstein für eine moderne und rechtssichere Rechnungs- und Dokumentenverarbeitung. Sie stellt nicht nur sicher, dass keine Belege mehr verloren gehen und korrekt im Buchhaltungssystem landen, sondern garantiert auch Ihre GoBD-Konformität.

In dieser Anleitung klären wir Sie darüber auf, welche Vorgaben Sie einhalten müssen, um Ihre Belege GoBD-konform zu erfassen, wie Sie Belege korrekt erfassen und wie der Pleo Belegscanner die Belegerfassung im Betriebsalltag und auf Geschäftsreisen intuitiver gestaltet.

Was bedeutet es, GoBD-konform zu arbeiten?

Seit dem 01. Januar 2015 gelten in Deutschland einheitliche Vorschriften für den Umgang mit digitalen Belegen.

Die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”, kurz GoBD, definieren klare Standards für die Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von Belegen.

Die sechs zentralen GoBD-Anforderungen hierfür lauten:

• Vollständigkeit & Richtigkeit: Sämtliche Belegdaten müssen vollständig und wahrheitsgemäß dokumentiert werden. Ausschlaggebend für die Vollständigkeit sind gesetzliche Pflichtangaben wie z. B. Belegnummer und -datum, Belegaussteller und -empfänger sowie Mengenangaben und Beträge.

• Ordnung: Die Belegerfassung muss einer klaren Ordnung folgen. Diese muss es Prüfer:innen vom Finanzamt – aber auch Ihnen selbst – ermöglichen, sich in Ihren Unterlagen zurechtzufinden.

• Unveränderbarkeit: Nach seiner Erfassung darf ein Beleg nicht mehr verändert werden. Sind Änderungen oder Löschungen nötig, müssen diese transparent aufgezeichnet werden. Die Änderungshistorie darf unter keinen Umständen angepasst werden. Das schützt vor nachträglicher Manipulation.

• Nachvollziehbarkeit: Eine Buchung ist ohne die Erfassung eines Belegs nicht gültig. Stellen Sie sicher, dass Sie jeden gebuchten Geschäftsvorfall mit einem Beleg nachweisen, sodass Ihre Aktivitäten nachvollziehbar bleiben.

• Zeitgerechtigkeit: Die Erfassung eines Belegs sollte möglichst zeitnah nach der Ausstellung erfolgen. Bargeldtransaktionen müssen Sie täglich erfassen; bei bargeldlosen Transaktionen haben Sie bis zu zehn Tage Zeit.
  
  
• Nachprüfbarkeit: Die Belegerfassung muss lückenlos dokumentiert werden. Diese Verfahrensdokumentation muss jeden Arbeitsschritt bei der Erfassung offenlegen, sodass der Prüfer jeden Schritt nachprüfen kann.

Zusätzlich zu diesen Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der Belegerfassung gelten Aufbewahrungsfristen für sämtliche Unterlagen. Die Fristen zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen wurden zuletzt am 01. Januar 2025 angepasst.

Für Buchungsbelege, sprich: Rechnungen und Kostenbelege, gilt seitdem eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Über den gesamten Zeitraum hinweg müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Belege lesbar, zugänglich und nachvollziehbar bleiben. Erst mit Ablauf des achten Kalenderjahres sind Sie zur Vernichtung digitaler Belege befugt.

Herausforderungen bei der digitalen Belegerfassung

Die GoBD schaffen einen klaren Rahmen für die Führung und Aufbewahrung digitaler Unterlagen und sorgen für Transparenz in steuerlichen Fragen.

Gerade Selbstständige und Kleinunternehmen sehen sich dennoch oft mit Problemen bei der GoBD-konformen Belegerfassung konfrontiert – insbesondere wenn sie nicht über die nötigen digitalen Tools verfügen.

Zwar ist die digitale Belegerfassung auch manuell möglich, allerdings lauern auf diesem Weg etliche Risiken.  

Manuelle Dateneingaben am PC sind mit einem hohen Zeitaufwand verbunden und für Eingabefehler anfällig. Immer wieder kommt es vor, dass fehlerhafte Eingaben auch bei der abschließenden Prüfung durchrutschen und im Archiv landen.

Erfassen Sie Ihre Belege manuell, müssen Sie auch die Verfahrensdokumentation manuell erstellen. Jeden einzelnen Arbeitsschritt per Hand zu erfassen, kann ein mühsames Unterfangen sein und sorgt dafür, dass schon einfache Buchungen mehrere Stunden in Anspruch nehmen können.

Unregelmäßigkeiten in der Belegerfassung gefährden die Revisionssicherheit Ihrer Buchführung. Bei besonders groben Verstößen droht eine Steuerprüfung, die empfindliche Steuernachzahlungen und sogar eine Steuerschätzung nach sich ziehen kann.

Mit der passenden Belegerfassung Software gelingt die Belegerfassung ohne Fehler. Und die Verfahrensdokumentation? Das geschieht ganz einfach im Hintergrund.

So gelingt die GoBD-konforme Belegerfassung: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die GoBD-konforme Belegerfassung ist einfacher als Sie denken – und macht sich zweifellos bezahlt.

In dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie bei der digitalen Belegerfassung vorgehen müssen, um revisionssicher zu sein:

1. Richten Sie einen digitalen Rechnungseingang ein

Seit dem 01. Januar 2025 müssen deutsche Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Wenn Sie es noch nicht getan haben, sollten Sie spätestens jetzt einen digitalen Rechnungseingang einrichten.

Ein digitaler Rechnungseingang empfängt und erfasst sämtliche E-Rechnungsformate (z. B. ZUGFeRD und XRechnung) automatisch. Ausgewählte Lösungen durchsuchen zudem Ihr E-Mail-Postfach und erfassen PDF-Rechnungen, die dort ankommen.

2. Erfassen Sie die übrigen Papierbelege per Belegscanner

Erhalten Sie noch Papierrechnungen, sollten Sie diese direkt bei Erhalt digitalisieren. Installieren Sie dafür einen Belegscanner auf Ihrem Smartphone. Diesen können Sie nutzen, um Belege bei Erhalt zu fotografieren und mit Ihrem Rechnungseingang zu synchronisieren.

Alternativ können Sie Papierbelege auch mit einem klassischen Scanner erfassen und anschließend per Drag-and-Drop in Ihren digitalen Rechnungseingang übertragen. Stellen Sie beim Scannen sicher, dass alle Belege vollständig erfasst und lesbar sind.

3. Lassen Sie die Belege per OCR-Technologie auslesen

Sobald die digitalisierten Belege mit dem digitalen Rechnungseingang synchronisiert sind, beginnt das Programm, die Belegdaten auszulesen und Pflichtangaben in das System zu übertragen. Sie müssen dabei nichts weiter tun.

Zur Erfassung von Belegdaten kommt sogenannte OCR-Technologie (Optical Character Recognition) zum Einsatz, die Ziffern und Buchstaben haargenau erkennt. Teils setzen Tools auch auf Künstliche Intelligenz (KI), um auch schwer lesbare Inhalte fehlerfrei zu erfassen.

4. Überprüfen Sie erfassten Belegdaten

Überprüfen Sie im nächsten Schritt die erfassten Daten manuell, um Daten zu ergänzen, die die Software womöglich nicht auslesen konnte, und mögliche Fehler bei der Extraktion auszubessern.

Stellen Sie sicher, dass der Beleg sämtliche Pflichtangaben enthält, nehmen Sie bei Bedarf Korrekturen vor und geben Sie anschließend den digitalen Beleg zur Archivierung frei. So vermeiden Sie lästige Korrekturen im Nachgang.

5. Lassen Sie die Belege digital archivieren

Sind die Belege korrekt erfasst und freigeben, übernimmt die Software erneut das Ruder und wandelt den Scan auf Grundlage der extrahierten Daten in eine XML-Datei um, die den Vorgaben zur E-Rechnungspflicht entspricht.

Diese XML-Datei kategorisiert die Software anhand der extrahierten Daten und archiviert sie abschließend in einem Cloud-Archiv. Dort bleibt die Belegdatei über die Dauer der Aufbewahrungsfrist zugänglich und kann ganz einfach per Volltextsuche durchsucht werden.

6. Vernichten Sie den Papierbeleg

Ist Ihr eingescannter Papierbeleg erfasst, dürfen Sie den Originalbeleg vernichten. Aber Achtung: Bestimmte Dokumente, wie z. B. notarielle Urkunden, dürfen auch nach der Digitalisierung nicht vernichtet werden.

Übrigens: Die Vernichtung des Papierbeleges ist erst nach Erstellung einer Verfahrensdokumentation erlaubt. Dies geschieht bei den meisten Softwares automatisch im Hintergrund, sodass Sie selbst keine Dokumentation anfertigen müssen.

Wie der Pleo Belegscanner Ihre Belegerfassung erleichtert

Der Schlüssel zur GoBD-konformen Belegerfassung ist eine geeignete Software, die die Erfassung für Sie und Ihre Mitarbeiter:innen erleichtert und sämtliche GoBD-Pflichten im Hintergrund erfüllt.

Der Pleo Belegscanner verfügt über drei nützliche Funktionen, die Ihre Belegerfassung schneller, effizienter und rechtskonform gestalten:

1. Der Pleo Belegscanner erfasst Belege mit nur einem Klick

Haben Sie eine Papierrechnung erhalten, kaufen Sie gerade Material für das Büro oder befindet sich einer Ihrer Angestellten auf Geschäftsreise?

Mit dem Pleo Belegscanner hat jeder einen eigenen Belegscanner in der Hosentasche. Ob Rechnungen, Quittungen oder Bewirtungsbelege, wann immer Kosten anfallen, müssen Sie lediglich das Smartphone zücken, die Pleo-App öffnen und ein Foto vom Beleg knipsen.

2. Der Pleo Belegscanner erinnert an vergessene Belege

Auf Geschäftsreisen haben Ihre Mitarbeitende jede Menge Sorgen. Eine schnelle Besorgung auf dem Weg kann da schon einmal in Vergessenheit geraten – nicht mit Pleo.

Nutzen Ihre Mitarbeiter:innen eine von Ihnen ausgestellte Pleo-Firmenkarte, werden sie nach jeder Transaktion daran erinnert, den korrespondierenden Beleg hochzuladen. So halten Sie die finanzielle Sichtbarkeit hoch, ohne Ihrem Team auf die Nerven zu gehen.

3. Der Pleo Belegscanner verarbeitet Ihre Belege intelligent

Der Pleo Belegscanner liest Ihre Belege mittels intelligenter Texterkennung aus. Die OCR-Technologie stellt sicher, dass alle Belegdaten korrekt bei der Buchhaltung landen.

Einmal erfasst, werden die Belegdaten in Pleo Eingangsrechnungen (für eingescannte Rechnungen) und Pleo Rückerstattungen (für eingescannte Belege) verarbeitet.

Pleo beschleunigt Ihre Rechnungsverarbeitung bis zu 5-mal und erlaubt Geschäftsreisenden, ihre Kosten einfach selbst zu erstatten. Die GoBD-konforme Verfahrensdokumentation erfolgt automatisch im Hintergrund.