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Die Digitalisierung des Backoffices schafft neue Werte

Menschlichkeit und neue Werte in unserer Arbeitswelt – das sind Themen, die uns seit unserer Unternehmensgründung begleiten und die nicht zuletzt unser Produkt formen.

Und vielleicht haben Sie es mitbekommen, vielleicht haben Sie es verpasst …

Vor wenigen Wochen diskutierten wir im Webinar „7 Wege Papierkram loszuwerden in 2021“ gemeinschaftlich mit CAYA darüber, wie digitale Lösungen im Büro zu mehr Menschlichkeit am Arbeitsplatz führen können. Hier rekapitulieren wir nochmals unser Gespräch.

Menschlichkeit im Büro – was ist das?

Sicherlich hat jeder sein ganz eigenes Verständnis von Menschlichkeit, noch dazu, wenn es um Menschlichkeit am Arbeitsplatz geht.

Zumindest in unserem Webinar mit CAYA konnten wir uns darauf einigen, das empathisch und mit Wertschätzung aufeinanderzureagieren, unabhängig von Jobtiteln, ein wichtiger Punkt ist.

Menschliches Miteinander ist immer dann gegeben, wenn wir nicht nur auf Zahlen schauen, sondern auf die Person hinter der Kollegin oder dem Kollegen. Wenn wir einander vertrauen und uns gegenseitig genügend Freiräume geben, das Beste aus uns herauszuholen. Wenn Mitarbeitergespräche oder auch sogenannte Check-ins nicht nur als Maßnahme für mehr Kontrolle eingesetzt werden, sondern dafür, Transparenz zu schaffen. Immerhin ist Transparenz letztendlich eine der Grundlagen für Vertrauensaufbau und Autonomie im Büro.

Aber kann ein menschliches Miteinander auch aus dem Homeoffice funktionieren?

Insbesondere während der pandemiebedingten weltweiten Lockdowns im letzten Jahr galt es, die eine oder andere neue Strategie zu implementieren, um einander weiterhin emotional nah zu sein. 

Von montäglichen virtuellen Kick-off-Meetings und virtuellen Weinverköstigungen als Team-Event, bis zur Einführung von täglichen informellen virtuellen Treffs am Ende des Arbeitstages … ohne digitale Lösungen wäre es uns allen wahrscheinlich weitaus schlechter ergangen. Wie sehr wir kollegialen Austausch benötigen, bemerkten viele von uns erst, als er plötzlich entfiel. 

Dementsprechend zwang die Pandemie auch viele Unternehmen dazu, sich mit neuen Lösungen zu befassen.

Doch alleine ein entsprechendes Tool für virtuelle Meetings zu nutzen oder wie wir bei Pleo einen Slack-Channel unter #loveshack zu eröffnen, um unseren Kolleg:innen regelmäßig etwas Liebe und Anerkennung zu schenken und damit die Zwischenmenschlichkeit auch im digitalen Raum zu fördern, sind ohne entsprechenden Werte im Unternehmen nur ein Tropfen auf einem heißen Stein.

Es braucht Werte wie Transparenz und Vertrauen, damit Menschlichkeit auch in der digitalen Welt stattfinden kann. – André Reimers, Head of Sales Germany bei Pleo

Dass Menschlichkeit virtuell tatsächlich funktionieren kann, zeigt nicht zuletzt, dass Unternehmen jetzt nach einem Jahr voller Lockdowns über Strategien nachdenken müssen, wie sie ihre Mitarbeiter:innen dazu animieren können, wieder ins Büro zurückzukehren – ob mit einem gemeinsamen Frühstück, der freitäglichen Happy Hour oder flexiblen Homeoffice-Möglichkeiten und Meetings, an denen per se virtuell teilgenommen werden kann.

Arbeitnehmer:innen sehnen sich seit Jahrzehnten nach neuen Werten

Es ist ja nicht so, dass digitale Lösungen alle mit der Pandemie wie Pilze aus dem Boden geschossen kamen. Ihr Wert wurde nur plötzlich höher bemessen. Viele von ihnen waren aus der Sehnsucht nach Veränderungen schon vor Jahren entstanden.

Speziell das Backoffice hinkte in seiner technologischen Weiterentwicklung lange hinterher, obwohl es das operative Rückgrat eines jeden Unternehmens ist. Mit welcher Gewalt sich hier etwas tut, zeigt eindeutig, dass eine Werteverschiebung stattfindet. Wichtige Rollen, die lange im Hintergrund waren, werden jetzt ins Rampenlicht gerückt. – André Reimers, Head of Sales Germany bei Pleo

Und so ist auch Pleos Mission Teil dieses Wandels. Wir sind uns nur allzu bewusst darüber, dass wir eine wertetreibende Rolle einnehmen. Wir wollen mit der Echtzeit-Transparenz unseres Produkts und damit, dass es Teams dazu ermächtigt, proaktive, autonome Entscheidungen zu treffen, neue Werte am Arbeitsplatz etablieren.

Aber was tun digitale Lösungen wie CAYA und Pleo konkret für mehr Menschlichkeit?

Pleo tut alles dafür, damit Teams auf kontrollierte Art und Weise Geld ausgeben können. Dabei glauben wir fest daran, dass jedes einzelnes Teammitglied sehr genau selbst weiß, was gebraucht wird, um bestmögliche Arbeit abzuliefern. Unser Tool schenkt Mitarbeiter:innen einen Vertrauensvorschuss. Und mehr Transparenz über alle Unternehmensausgaben zu haben bedeutet letztendlich auch, dass unnötige Ausgaben vermieden werden können.

Dabei sorgen sowohl CAYA als auch Pleo zusätzlich dafür, dass repetitive Aufgaben, die keinen Wert schöpfen, dank automatisierter Lösungen, entfallen. Wir denken da an das Öffnen und Scannen von Briefen oder das Sammeln von Belegen und Erstellen von Spesenabrechnungen.

CAYA und Pleo geben Mitarbeiter:innen die Chance, mehr wertstiftende Aufgaben zu übernehmen. Sie unterstützen dabei, dem individuellen Potenzial aller mehr Raum zur Entfaltung zu verschaffen.

Wo Frustrationen entfallen werden die Mitarbeiter:innen zum Treiber von mehr Menschlichkeit im Büro. Sie begegnen einander offener und mit mehr Respekt. – Hendrik Riehm, Team Lead Sales bei CAYA

Und so ist und darf CAYA auch darauf stolz sein, dass dank ihnen die Datenerfassung von Briefen automatisch vorgenommen wird. Das gestaltet etwa die Distribution in Form der Weiterleitung an die zuständige Person leichter und effizienter.

Hendrik Riehm berichtet in unserem gemeinsamen Webinar von seinem ganz persönlichen Aha-Erlebnis:

Früher hat es einen halben Tag gedauert meine Steuererklärung an meinen Steuerberater zu schicken. Ich musste alles erst zusammensuchen und einzuscannen, bevor ich es abschicken konnte. Dieses Jahr hat mich dieser Prozess dank CAYA nur eine Viertelstunde gekostet. Alles war ja bereits digital abgelegt und ich brauchte es nur noch weiterzuleiten. – Hendrik Riehm, Team Lead Sales bei CAYA

Und wir?

Eine andere Sache, auf die wir sehr stolz sind und die manches im persönlichen Arbeitsalltag zum Positiven verändert, ist, dass mit Pleo Kosten für Barauslagen nicht mehr vorgestreckt werden müssen. Und selbst wenn das mal der Fall ist, entfallen langwierige Prozesse mit Excel und der Finanzabteilung.

Wird eine Auslage in der App freigegeben, kann der oder die Mitarbeiter:in die Rückzahlung selbst vornehmen. Das wochen- oder sogar monatelange Warten auf Rückzahlungen entfällt damit komplett. Das Vorstrecken aus privater Tasche ist hingegen im Grunde nichts anderes als eine Unternehmensfinanzierung durch die Mitarbeiter:innen. Und das halten wir nicht gerade für fair. – André Reimers, Head of Sales Germany bei Pleo

Warum Werte wie Transparenz nicht im Gegensatz zum Datenschutz stehen

Wir wissen aus Erfahrung, dass viele Unternehmer:innen beim Schlagwort Transparenz auch immer gleich an Datenschutz denken. Und auch von Seite der Mitarbeiter:innen wissen wir, dass es oft eine (menschliche) Sorge darüber gibt, wer eigentlich alles Zugriff auf Daten hat.

Es versteht sich also von selbst, dass Produkte so aufgebaut sein sollten, dass sie gewährleisten können, dass Daten nur von bestimmten Personen eingesehen werden. Und das sind sie (zumindest in unserem Fall) auch. CAYA und Pleo sind beides GoBD konforme Tools. Darüber hinaus stellt CAYA mit ISO zertifizierten Scans, Hosting und Speicherung von Daten auf deutschen Servern und einem progressiven Qualitätsmanagement ständige Datensicherheit sicher.

Daten-Transparenz und -Sicherheit müssen genauso wenig Gegensätze sein, wie es Vertrauen und Kontrolle sind. Beides kann jeweils miteinander einhergehen.

Pleos GoBD-Checkliste herunterladen

Wie also sieht die Zukunft aus?

Alles, was man automatisieren kann, sollte aus Wertschätzung seinem Team gegenüber automatisiert werden. Das ist eine Seite des weltweiten Digitalisierungs- und Automatisierungsbooms. 

Speziell im Fintechbereich ist zudem zu beobachten, wie sich vormals nischige Produkte konsolidieren. Nischenlösungen werden zusammengefasst oder zu holistischen Lösungen weiterentwickelt.

Außerdem:

Auch in Zukunft wird es darum gehen, wie wir auf eine Lösung schauen, die wir einführen wollen. Es ist ja nicht so, dass analoge Prozesse einfach eins zu eins digitalisiert werden. Zuerst hinterfragt man seine bisherigen Prozesse: Wie kann ich neu denken? Wo war ich die letzten Jahre oder gar Jahrzehnte ineffizient? Was erwarte ich von einem neuen Tool? Hier geht es dann schnell um mehr als nur Zahlen.– André Reimers, Head of Sales Germany bei Pleo

Digitalisierung kann genauso gut für mehr Kontrolle sorgen, wie sie für mehr Transparenz sorgen kann. Die Menschen und Werte hinter ihr entscheiden, in welche Richtung es geht.

E-Book: 9 Digitaltools – nie wieder manuelle Prozesse
Desiree

Désirée Cornet

Content Producer & Linguist, Germany

SEO-Beraterin und Tone of Voice-Jongleurin mit Vorliebe für Nischen-Content. Privat: Seemensch. Kontakt: desiree@pleo.io

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