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Ihre Belegschaft ist oft beruflich zu Kunden oder Messen unterwegs und Ihr Unternehmen stellt dafür einen Firmenwagen zur Verfügung? 🏎️ Das freut Ihre Mitarbeiter:innen! Wenn Ihre Angestellten das Fahrzeug auch privat nutzen dürfen, freut sich außerdem das Finanzamt. Denn für private Fahrten müssen die Fahrer:innen Steuern zahlen. 🤑 Das gilt auch für Selbstständige und Freiberufler:innen, die ihren Dienstwagen für Privatfahrten nutzen. Um für die Steuer zwischen beruflichen Fahrten, privaten Ausflügen und dem Weg zur Arbeit genau zu unterscheiden, hilft Ihnen ein Fahrtenbuch. 📖 Damit das Finanzamt die Aufzeichnungen in diesem Buch auch anerkennt, müssen Sie allerdings einiges beachten. In diesem Beitrag erfahren Sie und Ihre Mitarbeiter:innen alles Wichtige rund um das richtige Führen eines Fahrtenbuches. 😉💪

Besteht eine Pflicht zur Führung eines Fahrtenbuches?

Die Antwort auf diese Frage lautet: Ja und Nein. Aus steuerlicher Sicht können Angestellte, die einen Dienstwagen auch für Privatfahrten nutzen, freiwillig ein Fahrtenbuch führen. Wird der Firmenwagen jedoch zu weniger als 50 Prozent für berufliche Fahrten genutzt, müssen die Fahrer:innen zwingend ein Fahrtenbuch führen. Das ist vor allem für Kleinunternehmer:innen oder Selbstständige wichtig, die nur ein Auto besitzen. Doch welchen Strafen werden Sie ausgesetzt, wenn Sie kein Fahrtenbuch führen oder schlichtweg keines besitzen? 😰

Laut dem Bußgeldkatalog von 2022 droht dem oder der Fahrzeughalter:in bei einem Verstoß ein Bußgeld in der Höhe von 100,00 EUR. Wenn Sie einer solchen Strafe ausweichen wollen, lohnt es sich also, immer vorbildlich das Fahrtenbuch bereitzuhalten! 

Wenn es sich bei den meisten Touren um Privatfahrten handelt und nur selten Kundschaft oder Lieferant:innen besucht werden, besteht das Finanzamt sogar auf die Führung des Fahrtenbuches. 🤓📘

Es gibt auch Fälle, bei denen das Führen eines Fahrtenbuches von einer Strafverfolgungsbehörde angeordnet wird. Das geschieht häufig nach einem schweren Verkehrsunfall, bei dem sich nicht eindeutig ermitteln lässt, wer am Steuer des verunfallten Firmenwagens saß.🕵️‍♂️ Demnach kann das Führen eines Fahrtenbuchs auch eine Art Strafe für den Verstoß gegen die Verkehrsvorschriften sein.

Wer muss ein Fahrtenbuch führen?

Bei der Beantwortung dieser Frage müssen wir gar nicht erst lange ausschweifen: Für das Führen des Fahrtenbuches ist immer der Fahrzeughalter oder die Fahrzeughalterin zuständig! 

Laut Gesetz sind Fahrzeughalter:innen dazu verpflichtet, sich an alle Fahrten erinnern zu können. Da dies aber über die Zeit hinweg schlicht und einfach unmöglich ist, kann die Behörde auf das Führen eines Fahrtenbuches bestehen. 

Wie wird ein Fahrtenbuch richtig geführt?

Es gibt bis zu fünf Arten von Autofahrten, die die Fahrer:innen in ein Fahrtenbuch eintragen können:

  1. Dienstfahrten
  2. Wege zwischen Arbeitsplatz und Wohnung
  3. Private Fahrten
  4. Heimfahrten zur Familie bei doppelter Haushaltsführung
  5. Bei mehreren Einkunftsarten alle Fahrten, die mit Einkünften aus dem Nebenjob zusammenhängen

Die Versteuerung des geldwerten Vorteils bei der Nutzung eines Dienstwagens für private Fahrten ist in den Paragrafen vier und sechs des Einkommensteuergesetzes geregelt. Weitere Anforderungen finden sich in den Lohnsteuer-Richtlinien. Außerdem hat der Bundesfinanzhof (BFH) verschiedene Urteile über das Führen und die Nutzung eines Fahrtenbuches gefällt.

Jetzt zum wichtigsten Part, unserem Merkblatt: Damit Steuerprüfer:innen alle Einträge anerkennen, muss das Fahrtenbuch mindestens diese Angaben enthalten: 🖊

  • Kfz-Kennzeichen, um das Fahrzeug eindeutig zu identifizieren 🔢
  • Name des Fahrers oder der Fahrerin 👤
  • Art der Reise: privat, geschäftlich, Arbeitsweg oder gemischt 🧳
  • Startadresse und Zielort 🏴
  • Datum der Fahrt 📅
  • Kilometerstand bei Beginn und Ende der Fahrt ⌚
  • Warum wurde die Fahrt unternommen und wer wurde besucht ❓
  • Wurde ein Umweg gefahren und wenn ja, warum 🔍

Die Form eines Fahrtenbuches wird ebenfalls von den Finanzbehörden vorgegeben. Eine Zettelsammlung oder eine Excel-Datei werden nicht akzeptiert. Dabei spielt es auch keine Rolle, ob Sie die Sammlung von Hand oder am PC ausgefüllt vorlegen. Das Finanzamt verlangt in jedem Fall eine geschlossene Form, wie ein gebundenes Heft.

Eine gute Nachricht gibt es dennoch 😌: Fahrtenbücher müssen nicht zwingend in Papierform geführt werden. Stattdessen können Sie Ihren Mitarbeiter:innen eine App oder einen Tracker zur Verfügung stellen. So können die Angestellten die Daten ganz leicht erfassen und speichern. 📱

Beim elektronischen und ordnungsgemäßen Führen des Fahrtenbuches müssen Sie laut Bundesministerium für Finanzen (BMF) übrigens die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz: GoBD – beachten. Dieser besagt, dass alle Unterlagen gut leserlich, ordnungsgemäß, übersichtlich und lückenlos erfasst werden müssen. Falls Sie mehr zum Thema GoBD oder zur GoBD-konformen Buchhaltung wissen wollen, dann stillen wir in den passenden Artikeln gern Ihre Neugier! 

Die meisten Mitarbeitenden des Finanzamts akzeptieren bei regelmäßigen Besuchen oder oft angefahrenen Zielen auch verständliche Abkürzungen. Nachträgliche Änderungen sind allerdings nicht erlaubt. Wenn sich bei einem Fahrtenbuch in Papierform Fehler einschleichen, müssen diese deutlich gekennzeichnet werden. Außerdem müssen Ihre Angestellten den Fehler berichtigen! Ansonsten kann es wegen der falschen Führung des Fahrtenbuches zu steuerlichen Nachteilen kommen. Damit kommen wir auch schon zum nächsten Punkt …

Welche Konsequenzen drohen bei falscher Fahrtenbuch-Führung?

Die Finanzämter sind berechtigt, Fahrtenbücher anhand von Stichproben zu überprüfen. Darum ist es wichtig, dass Unternehmen und Selbstständige die Aufzeichnungen mindestens zehn Jahre lang aufbewahren. 📅❗ Wenn die Finanzbehörden Unregelmäßigkeiten feststellen oder wenn Einträge fehlen, erfolgt automatisch die Umstellung in die Ein-Prozent-Regelung. Das gilt auch, wenn das Fahrtenbuch bei der Stichprobe nicht vorgelegt werden kann. Wie oben bereits erwähnt, droht Ihnen beim Nicht-Führen oder Nicht-Mitführen des Fahrtenbuches laut StVZO außerdem eine Strafe von 100,00 EUR. 

Doch zurück zur Ein-Prozent-Regelung: Wie das unten stehende Rechenbeispiel zeigt, kann die Ein-Prozent-Regelung zu steuerlichen Nachteilen führen. Sind die Prüfer:innen der Meinung, dass die Nutzer:innen bewusst Änderungen in den Einträgen vorgenommen haben oder die Daten sogar gefälscht wurden, kann es zu einer Anzeige wegen Steuerhinterziehung kommen. 😱

Wie lange müssen Halter:innen nach Verkehrsverstößen ein Fahrtenbuch führen?

Wenn das Führen des Fahrtenbuches aufgrund eines Verstoßes gegen die Verkehrsvorschriften angeordnet wurde, müssen sie in der Regel sechs Monate lang emsig mitschreiben. Sollte Ihr Verstoß (oder der Ihrer Mitarbeitenden) drastischer ausgefallen sein oder Sie sind wiederholt auffällig geworden, kann der Zeitraum auf bis zu zwei Jahre verlängert werden. Zudem wird noch eine kleine zusätzliche Strafe in der Höhe von 50,00 EUR fällig, wenn die Behörde die Fahrtenbuchauflage für Sie bestimmt. 💸

Das Fahrtenbuch nachträglich schreiben: Ist das erlaubt? 

Wenn die Fahrzeughalter:innen kein Monster-Gedächtnis 🧠 haben, dann ist es natürlich am schlausten, das Fahrtenbuch direkt auszufüllen. Ansonsten gehen im Alltagsstress schnell die Details zu den einzelnen Fahrten mit dem PKW verloren. Trotzdem kann Ihren Mitarbeitenden niemand verbieten, das Fahrtenbuch erst im Nachhinein zu schreiben. Wenn die Fahrzeughalter:innen zum Beispiel alle Informationen zur Fahrt in einer Excel-Tabelle festhalten und diese dann gesammelt ins Fahrtenbuch übertragen, ist das vollkommen okay. Aber zum Glück gibt’s heute auch schnelle und vor allem smarte Lösungen, die den Führer:innen des Fahrtenbuches nicht mehr Zeit als ein paar Klicks kosten! Aber dazu später mehr … 

Statt eines Fahrtenbuches ist auch die Ein-Prozent-Regelung möglich

Die wichtigste Info gibt es direkt zu Beginn: Ein Wechsel zwischen Fahrtenbuch und Ein-Prozent-Regelung ist nur einmal im Jahr am 1. Januar oder bei einem Wechsel des Fahrzeugs erlaubt. Doch was ist eigentlich diese Ein-Prozent-Regelung, von der wir hier die ganze Zeit sprechen? 😕

Bei der Ein-Prozent-Regelung versteuern die Arbeitnehmer:innen jeden Monat einen Prozent des Bruttolistenpreises für einen Neuwagen. Dabei spielt es keine Rolle, welchen Preis das Unternehmen beim Fahrzeugkauf tatsächlich gezahlt hat. Mit der pauschalen Versteuerung sind dann sämtliche privaten Fahrten abgegolten. Das gilt auch für Urlaubsreisen. 🏖️

Der berechnete Betrag von einem Prozent des Bruttolisten-Neupreises wird zu dem Gehalt hinzugerechnet und erhöht damit das Bruttoeinkommen. Dadurch zahlt der oder die Arbeitnehmende mehr Lohnsteuer und versteuert so den geldwerten Vorteil.

  • … einer unverbindlichen Preisempfehlung (UVP) des Herstellers am Tag der Erstzulassung,
  • … den Kosten für die Sonderausstattung des Fahrzeugs und
  • … dem Preis für ein ab Werk eingebautes Navigationsgerät. 

Die Kosten für zusätzliche Winterreifen einschließlich Felgen und die Zulassungskosten werden nicht in den Bruttolistenpreis eingerechnet. Auch ein Navigationssystem, das nach der Erstzulassung eingebaut wird, erhöht den Listenpreis nicht.

Zusätzlich zu einem Prozent des Listenpreises müssen die Arbeitnehmer:innen für die einfache Fahrt zwischen Wohnung und erstem Arbeitsplatz 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises versteuern. Für Heimfahrten bei einer doppelten Haushaltsführung fallen 0,02 Prozent des Listenpreises für die Steuer an.

Dieser ermäßigte Satz gilt auch, wenn die Angestellten weniger als 15 Tage im Monat mit dem Firmenwagen zur Arbeit fahren. Wie bereits erwähnt ist es während des Jahres aber nicht erlaubt, zwischen den Berechnungsmethoden zu wechseln. ☝ Darum werden Monate, in denen die Arbeitnehmenden zwei Wochen Urlaub haben, nicht automatisch nur mit 0,02 Prozent des Bruttolistenpreises versteuert, wenn den Rest des Jahres die 0,03 Prozent-Regelung gilt. Auch die Urlaubsmonate werden in diesem Fall mit 0,03 Prozent versteuert.

Der geldwerte Vorteil wird jedoch um die Kosten verringert, die Ihre Angestellten selbst tragen oder an ihre:n Arbeitgeber:in zahlen. In der Praxis handelt es sich dabei häufig um Spritkosten oder Ladekosten für Elektrofahrzeuge, die die Arbeitnehmer:innen für Urlaubsfahrten selbst zahlen müssen. Die Kosten verringern den geldwerten Vorteil, sodass die Fahrer:innen weniger Steuern zahlen müssen. Falls diese Anwendung auf Ihr Unternehmen zutrifft, kann Ihre Belegschaft das Fahrtenbuch dazu nutzen, Kosten zu dokumentieren und diese anschließend Ihrer Buchhaltung zur Abrechnung vorzulegen.

Ein-Prozent-Regelung oder Fahrtenbuch: Was ist günstiger? – Ein Beispiel

Um das Ganze an einem Beispiel verständlicher zu machen, möchten wir Ihnen Carlo vorstellen 🦹‍♂️: Carlo ist Vertriebsmitarbeiter und freut sich, als ihm sein Unternehmen für die nächsten drei Jahre ein Firmenfahrzeug zur Verfügung stellt, das er auch privat nutzen darf. Die Freude vergeht Carlo aber wieder, als ihm die Personalabteilung mitteilt, dass er den geldwerten Vorteil versteuern muss. Um nun nicht zu viel Steuern zu zahlen, überlegt Carlo, ob er ein Fahrtenbuch führen oder sich lieber für die Ein-Prozent-Regelung entscheiden sollte.

Carlo sucht zunächst die benötigten Daten zusammen:

  • Bruttolistenpreis inklusive Zubehör: 45.750,00 EUR
  • Anteil der Privatfahrten: 20 Prozent
  • Laufende Kfz-Kosten im Jahr: 10.000,00 EUR
  • Nutzungsdauer des Fahrzeugs: 3 Jahre
  • Abschreibungskosten nach dem linearen AfA-Satz = 12.850,00 EUR
  • Einfache Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsplatz: 11 Kilometer

Mit diesen Angaben stellt Carlo die folgenden Berechnungen an:

Ein-Prozent-Regelung

  • Ein Prozent vom Bruttolistenpreis zur Versteuerung des geldwerten Vorteils = 457,50 EUR
  • 0,03 Prozent vom Bruttolistenpreis zur Versteuerung der Arbeitswege = 13,73 EUR x 11 Kilometer = 151,03 EUR
  • zu versteuernder Gesamtbetrag nach der Ein-Prozent-Regelung = monatlich 608,53 EUR x 12 = 7.302,36 EUR im Jahr

Fahrtenbuch

  • laufende Kfz-Kosten pro Jahr = 10.000,00 EUR
  • Abschreibung = 12.850,00 EUR
  • private Nutzung = 20 Prozent
  • zu versteuernder Gesamtbetrag gemäß Fahrtenbuch = 10.000,00 EUR + 12.850,00 EUR x 20 Prozent = 4.570,00 EUR im Jahr

Für Carlo lohnt es sich also, ein Fahrtenbuch zu führen und dadurch Steuern zu sparen. Sein Handgelenk tut allerdings schon weh, wenn er nur an die ganze Schreiberei denkt. 😣  Dann fällt ihm aber ein, dass sein Betrieb die Pleo-App nutzt, um entspannt Kilometerpauschalen und Tankkarten abzurechnen. In Carlo macht sich große Erleichterung breit. Denn diese App macht für ihn garantiert vieles einfacher …

Auf der Suche nach einer Fahrtenbuch-App? …

… Dann könnten wir uns vorstellen, dass Ihnen Pleo gut gefallen wird. Pleo stellt Ihnen eine smarte Fahrtenbuch-App für Ihre Mitarbeitenden zur Verfügung. Sind Ihre Angestellten mit ihrem Privatfahrzeug auf Dienstreisen unterwegs, können Fahrten und Kilometerpauschalen gesetzeskonform dokumentiert, berechnet und wenn nötig rückerstattet werden. Pleo ist also eine klasse Alternative zum herkömmlichen Fahrtenbuch:

  1. Nutzen Sie Pleo-Pocket zur smarten Ausgabenverwaltung ohne Papierkram.
  2. Tragen Sie lediglich Beginn und Ende der Fahrt ein: Pleo ermittelt automatisch die Kilometerpauschale

Der Hand eine verdiente Schreibpause beim Führen des Fahrtenbuches gönnen – mit Pleo! 🧘🏽

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Franziska Engel-Ulrich

Marketing Manager Germany

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