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Ausgabenverwaltung

Jahresabschluss erstellen – Schritt für Schritt

Sie haben ein Geschäftsjahr erfolgreich hinter sich gebracht und alle Projekte abgewickelt? Dann heißt es jetzt wahrscheinlich: Erstmal tief durchatmen. 🧘🏽‍♂️ Sie haben sich eine Pause verdient! Aber ganz beendet ist Ihre Arbeit leider damit noch nicht, denn im Folgejahr müssen Sie noch den Jahresabschluss erstellen. Dieser Abschluss resümiert die Geschäftstätigkeiten einer Periode und stellt am Ende das bilanzielle Ergebnis Ihres Unternehmens dar. Was nach viel Buchhaltung klingt, ist am Ende aber nicht so schwer, wie Sie nun vielleicht denken! In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihren Jahresabschluss Schritt für Schritt erstellen. 👣

Definition: Das ist ein Jahresabschluss

Bevor wir Ihnen zeigen, wie Ihr Jahresabschluss aussehen muss, sollten wir die Grundbegriffe klären. Deshalb werfen wir zunächst einen Blick auf die (zugegebenermaßen etwas trockene) Definition: 

Der Jahresabschluss stellt die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage eines Unternehmens dar. Mit seiner Erstellung schließen Sie die Buchführung eines Geschäftsjahres ab. Die rechtlichen Grundlagen dazu finden Sie im Handelsgesetzbuch (HGB). In diesem Dokument geben Sie Auskunft über das erzielte Geschäftsergebnis in einer Periode und die Leser:innen erhalten einen Überblick über das Betriebsvermögen Ihres Unternehmens. 🧐

Grundsätzlich sind alle zur Vorlage eines Jahresabschlusses verpflichtet, die eine doppelte Buchführung vornehmen. Zwei Bestandteile sind beim Jahresabschluss entscheidend wichtig: die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Das ergibt sich aus dem § 242 HGB. Handelt es sich um eine Kapitalgesellschaft, sieht der § 264 HGB zusätzlich einen Anhang vor. Hinzu kommt bei kapitalmarktorientierten Kapitalgesellschaften der Lagebericht. Einige Unternehmen müssen ihren Jahresabschluss aufgrund ihrer Größe oder der Rechtsform sogar im Bundesanzeiger veröffentlichen. 🤯

Wer muss einen Jahresabschluss erstellen?

Die Definition hätten wir nun schonmal erfolgreich geklärt. Jetzt stellt sich Ihnen wohl zurecht die Frage, wer genau denn einen Jahresabschluss erstellen muss.
Wenn Sie der Pflicht zur doppelten Buchführung unterliegen, haben Sie keine Wahl und müssen einen Jahresabschluss erstellen. Das betrifft Personen- und Kapitalgesellschaften genauso wie Einzelkaufleute. Letztere können von der Pflicht jedoch befreit sein, wenn es sich zum Beispiel um Kleingewerbetreibende oder Freiberufler:innen handelt. Das ergibt sich aus der einfachen Tatsache, dass hier eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung ausreicht. Diese beiden Gruppen müssen grundsätzlich einfach keine doppelte Buchführung vornehmen. Das gilt auch für Gewerbetriebende, die nicht im Handelsregister eingetragen sind. 

Was bedeutet doppelte Buchführung?

Bei der Pflicht zur Erstellung eines Jahresabschlusses hängt also alles von der doppelten Buchführung ab. Was verbirgt sich denn aber überhaupt hinter diesem Begriff? 🔍📖

Wer ist befreit?

Freiberufler:innen, Selbstständige und Kleinunternehmer:innen müssen keine doppelte Buchführung vornehmen. Das gilt jedoch nur, solange sie nicht im Handelsregister eingetragen sind. Einzelunternehmer:innen und landwirtschaftliche Betriebe blicken zudem auf die Einkommensgrenzen. Wenn der Umsatz der Einzelunternehmer:innen 600.000 EUR und deren Gewinn 60.000 EUR nicht überschreitet, sind sie ebenfalls befreit. Auch für landwirtschaftliche Betriebe gelten Ausnahmeregelungen, wenn der Jahresgewinn nicht über 60.000 EUR liegt und der Nutzflächenwert 25.000 EUR nicht überschreitet.

Wer erstellt den Jahresabschluss?

Hier bestehen zwei Möglichkeiten: Entweder kümmert sich Ihre unternehmensinterne Buchhaltung darum. Falls Sie diese Aufgabe jedoch outsourcen, sind Ihre Steuerberater:innen zuständig.

Erstellung des Jahresabschlusses: Checkliste

Der Jahresabschluss setzt sich aus verschiedenen Punkten zusammen. Wir zeigen Ihnen nun anhand einer kleinen Checkliste, wie Sie Schritt für Schritt Ihren Jahresabschluss selbst erstellen können.

Zuerst müssen Sie die Unterlagen vorbereiten, die Sie für die Erstellung Ihres Jahresabschlusses benötigen. Diese Abschlussvorarbeiten umfassen die folgenden Punkte:

  • Anlagevermögen erfassen: Hierzu gehören zum Beispiel Maschinen, Gebäude und Grundstücke oder Geschäftswagen und damit alles, was Ihrem Unternehmen langfristig nutzt. 💰
  • Umlaufvermögen erfassen: Das Bankkonto, die Kasse sowie die Forderungen und Vorräte gehören zum Umlaufvermögen. Das Umlaufvermögen ist zusammen mit dem Anlagevermögen eines der wichtigsten aktiven Bestandskonten. Der Unterschied besteht darin, dass das Umlaufvermögen nur kurzfristig im Unternehmen verbleibt. 💸
  • Buchungsbelege sortieren: Alle Buchungsbelege müssen nachvollziehbar vorhanden sein und dürfen keine Fehler aufweisen. Gerade in diesem Bereich stellen Softwarelösungen für die Belegsammlung häufig einen Vorteil dar und erleichtern Ihnen die Arbeit. 📃
  • Fahrtenbuch prüfen: Überprüfen Sie, ob das Fahrtenbuch aktuell und vollständig ist, wenn Sie eins führen. 🚐
  • Verträge erfassen: Gerade Verträge in Bezug auf Ihre Kredite und Versicherungen sind wichtig für die Erstellung des Jahresabschlusses. ✒
  • Inventur durchführen: Das Inventar Ihres Unternehmens ermitteln Sie im Rahmen der Inventur. Dabei listen Sie alle Vermögensgegenstände auf, ebenso die Schulden. Alles das findet sich am Ende im Bestandsverzeichnis wieder. 🧐
  • Abschreibungen verbuchen und ermitteln: Die Abschreibungen erfassen zum Beispiel den Wertverlust von Fahrzeugen, Maschinen und Gebäuden und wie er sich immer ergibt. Sie mindern das Anlagevermögen. Diese Abschreibungen müssen Sie nun ermitteln und entsprechend verbuchen, also abschreiben.👀
  • Forderungen und Verbindlichkeiten prüfen: Prüfen Sie Ihre offenen Forderungen auf die Bonität. Einzelwertberichtigungen müssen Sie dann buchen, wenn die Gefahr eines Zahlungsausfalls besteht. ☝
  • Rückstellungen berücksichtigen: Gerade Kapitalgesellschaften müssen im Blick behalten, ob sie für wirtschaftlich schwächere Zeiten eventuell dazu gesetzlich verpflichtet sind, Rücklagen zu bilden. Das können Sie auch freiwillig vornehmen. 💵
  • Rechnungsabgrenzung durchführen: Stellen Sie sicher, dass alle Betriebserfolge periodengerecht zugeordnet sind. Leistungserbringung und Zahlung fallen in der Praxis schließlich häufig zeitlich auseinander. 📅
  • Fehlende Belege aufholen: Fehlende Belege für Betriebsausgaben sind ärgerlich, weil diese Auswirkungen auf die Gewinnermittlung haben. Es gilt der Grundsatz „keine Buchung ohne Beleg“. Holen Sie also fehlende Belege auf. 📄
  • Jahresabschlussgespräch/-prüfung mit Steuerberater:in: Einmal im Jahr steht die Besprechung der einzelnen Bilanz- und GuV-Positionen mit dem Steuerberater oder der Steuerberaterin an. Jetzt haben Sie noch einmal die Gelegenheit zu klären, ob Sie steuerlich und bilanziell alles optimal gestaltet haben. 💬🗣

Damit Sie diese Checkliste nicht sofort wieder vergessen oder beim nächsten Mal das ganze Web danach durchstöbern müssen, haben wir ein kostenloses PDF für Sie und Ihre Mitarbeiter:innen zum Downloaden erstellt.

Jahresabschluss erstellen Beispiel: So gehen Sie vor 

Sind diese umfassenden vorbereitenden Arbeiten abgeschlossen, geht es an die eigentliche Erstellung des Jahresabschlusses. Sehen Sie sich alle Geschäftsvorfälle an, die Sie in Ihre Unterkonten verbucht haben. Für einen vollständigen Jahresabschluss ist es notwendig, die Geschäftsvorgänge wieder von diesem Unterkonto auf das Hauptkonto überzuführen. Ziehen Sie anschließend die Salden und übertragen Sie dann die gewonnenen Informationen in Ihre unternehmenseigene Bilanz. 

Alle Anfangs- und Endbestände führen Sie in einem zweiten Schritt in einer Abschlussübersicht auf. Die Gliederung erfolgt dabei nach Bestands- und Erfolgskonten. So bleibt alles schön übersichtlich. 

Danach erfolgt die sogenannte „Feststellung” des Jahresabschlusses. Diese Aufgabe wird je nach Form des Unternehmens von unterschiedlichen Personen durchgeführt, z.B. von Aufsichtsräten und Aufsichtsrätinnen bei Kapitalgesellschaften. Diese letzte prüfende Instanz soll den gesamten Bericht nochmal begutachten und absegnen. 

Welche Fristen gibt es?

Das Gesetz schreibt natürlich nicht nur vor, ob Sie einen Jahresabschluss erstellen müssen, sondern auch, wann das zu erfolgen hat. Sie müssen hier die relevanten Fristen im Blick haben, die davon abhängen, um welche Art von Unternehmen es sich bei Ihnen handelt:

  • Mittelgroße und große Kapitalgesellschaften sowie die ihnen gleichgestellten Personengesellschaften: Die Aufstellung muss in den ersten 3 Monaten des folgenden Geschäftsjahres erfolgen. Das gilt für den Jahresabschluss und den Lagebericht.

Kleine Kapitalgesellschaften, Kleinstkapitalgesellschaftensowie die ihnen gleichgestellten Personengesellschaften: Diese Gesellschaften müssen sich nicht zwingend an die Drei-Monats-Frist halten. Eine spätere Aufstellung ist möglich, wenn das dem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entspricht. Länger als sechs Monate nach Beginn des neuen Geschäftsjahres dürfen Sie sich aber nicht Zeit lassen.

Es bestehen nicht nur Fristen für die Erstellung des Jahresabschlusses. Sie müssen auch die Aufbewahrungsfristen für die verschiedenen Buchführungsunterlagen beachten. Das ist im § 147 der Abgabenordnung (AO) geregelt. Für die Bilanz selbst zum Beispiel gilt eine Frist von zehn Jahren, bei Geschäftsbriefen mit Ausnahme der Rechnungen sind es sechs Jahre. Und Sie müssen den Jahresabschluss eventuell im Bundesanzeiger veröffentlichen. Das gilt zum Beispiel für Kapitalgesellschaften mit beschränkter Haftung, für die Aktiengesellschaften und einige andere Unternehmen. Die Regelungen hierzu finden Sie im § 325 HGB. Auch Personenhandelsgesellschaften sind von der Offenlegungspflicht betroffen, wenn sie ohne natürliche Person als persönlich haftenden Gesellschafter agieren.

Buchhaltung leicht gemacht mit Pleo

Bei der Erstellung des Jahresabschlusses können Sie sich und Ihren Angestellten vieles erleichtern, wenn Sie auf clevere Software setzen. Mit Pleo erhalten Sie eine Lösung für die intelligente Verwaltung Ihrer Ausgaben im Unternehmen und bewältigen Erstattungen mit einem minimalen Aufwand. Das bietet auch Vorteile für den Jahresabschluss. Denn in der App sehen Sie auf einen Blick, was Sie alle ausgegeben haben und alle relevanten Daten sind bereits an einem zentralen Ort gespeichert. Hier gehen garantiert keine Belege verloren.

Mit unserer Buchhaltungsintegration können Sie unkompliziert alle Ausgaben und Belege ganz bequem mit der Buchhaltungssoftware Ihrer Wahl synchronisieren, etwa mit:

  • Datev,
  • Xero,
  • Lexoffice,
  • Sage,
  • Quickbooks,
  • oder Business Central.

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