Jahresabschluss erstellen: Alles, was Sie wissen müssen (inkl. Checkliste)

Sie haben ein Geschäftsjahr erfolgreich hinter sich gebracht und alle Projekte abgewickelt? Dann heißt es jetzt wahrscheinlich: Erstmal tief durchatmen. Sie haben sich eine Pause verdient! Aber ganz beendet ist Ihre Arbeit leider damit noch nicht, denn Sie müssen noch den Jahresabschluss erstellen.

In diesem Beitrag erfahren Sie, was Sie beim Jahresabschluss beachten müssen und erhalten eine Schritt-für-Schritt-Anleitung inklusive Checkliste für die Erstellung Ihres Jahresabschlusses.

Was ist ein Jahresabschluss? Definition

Der Jahresabschluss ist ein wichtiger Bestandteil der unternehmerischen Finanzbuchhaltung und stellt die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage eines Kaufmannes bzw. eines Unternehmens dar. Mit seiner Erstellung schließen Unternehmen die Buchführung eines kaufmännischen Geschäftsjahres ab.

Der Jahresabschluss eines Kaufmannes ist ein “das Verhältnis seines Vermögens und seiner Schulden darstellender Abschluß”. 

Im Jahresabschluss geben Unternehmen zum Jahresende Auskunft über das erzielte Geschäftsergebnis in einer Periode und die Leser:innen erhalten einen Überblick über das Betriebsvermögen des Unternehmens. Das ist nicht nur für Geschäftspartner, Lieferanten, Banken und Investoren, sondern bildet auch die Bemessungsgrundlage für die Steuerlast des Unternehmens.

Die rechtliche Grundlage des Jahresabschlusses finden Sie im Handelsgesetzbuch (HGB). Hier ist u. a. festgelegt, dass ein Jahresabschluss aus einer Bilanz und einer Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) besteht (siehe § 242 Abs. 1 & 2 HGB). Zu einem Jahresabschluss sind grundsätzlich Unternehmen mit einer doppelten Buchführung verpflichtet.

Stehen Sie noch auf dem Schlauch? Machen Sie sich in unserem Leitfaden zum Jahresabschluss mit den Grundlagen vertraut.

Warum ist der Jahresabschluss so wichtig?

Die Erstellung des Jahresabschlusses ist für viele Unternehmen schlichtweg so wichtig, weil sie Pflicht ist. Für zahlreiche Unternehmensformen in Deutschland ist gesetzlich verankert, dass diese nach Abschluss eines kaufmännischen Geschäftsjahres einen Jahresabschluss erstellen und einreichen müssen. Dieser wird zur Ermittlung ihrer Steuerlast herangezogen.

Neben dem Finanzamt interessieren sich aber auch Geschäftspartner, Lieferanten, Banken und Investoren für den Jahresabschluss. Denn neben wichtigen Informationen für die Steuerermittlung stellt diese auch eine vertrauenswürdige Quelle für die finanzielle Gesundheit des Unternehmens dar.

Der Jahresabschluss ist aber auch ein wichtige Ressource für das Unternehmen selbst. Sie bildet eine wichtige Grundlage für die unternehmerische Planung und die Investitionsplanung. Anhand dieser können sie den wirtschaftlichen Erfolg des vergangenen Jahres auswerten und Ziele für das neue Jahr abstecken.

Wer muss einen Jahresabschluss erstellen?

Zur Erstellung eines Jahresabschlusses sind laut § 242 Abs. 1 HGB grundsätzlich alle Kaufleute verpflichtet. Als Faustregel gilt: Sind Sie zur doppelten Buchführung verpflichtet, müssen Sie am Ende des Geschäftsjahres auch einen Jahresabschluss erstellen.

Konkret betrifft die Pflicht zur Erstellung von Jahresabschlüssen die folgenden Unternehmensformen: Einzelkaufleute, Personengesellschaften, wie KG, OHG, GbR, Kapitalgesellschaften, wie UG, GmbH, AG, Partnerschaftsgesellschaften (PartG) und Genossenschaften (eG).

Wer muss keinen Jahresabschluss erstellen?

Von der Erstellung eines Jahresabschlusses sind Freiberufler:innen, Selbstständige und Kleinunternehmer:innen befreit, die nicht im Handelsregister eingetragen sind. Anstelle eines Jahresabschlusses erstellen diese lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).

Bestimmte Einzelkaufleute sind zudem von der Pflicht zur Erstellung eines Jahresabschlusses ausgenommen, wenn sie Umsatzerlöse von 800.000 EUR und einen Jahresüberschuss von 80.000 EUR zwei Geschäftsjahre in Folge nicht überschreiten (siehe §241a HGB).

Auch für landwirtschaftliche Betriebe gelten Ausnahmeregelungen, wenn der Umsatz nicht über 800.000 EUR und der Jahresgewinn nicht über 80.000 EUR liegt. Der Nutzflächenwert bzw. die Wirtschaftsswertgrenze ist mit dem 01. Januar 2025 entfallen.

Die wichtigsten Bestandteile des Jahresabschlusses

Gemäß den Vorgaben des Handelsgesetzbuches (HGB) sind sämtliche Kaufleute dazu verpflichtet, einen Jahresabschluss aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) zu erstellen. Je nach Unternehmensgröße und -form können aber auch ein Anhang und ein Lagebericht verpflichtend sein.

Im Folgenden erfahren Sie, welche Bestandteile für Sie Pflicht sind und worum es sich dabei handelt:

Bilanz

Eine Bilanz ist in jedem Jahresabschluss vertreten. Sie stellt das Vermögen eines Unternehmens zum Bilanzstichtag dar. Dies geschieht durch die Gegenüberstellung von Aktiva und Passiva. Aktiva stellen dabei Vermögenswerte und Passiva Eigen- und Fremdkapital dar. Die Summe der Aktiva muss der Summe der Passiva entsprechen.

Gewinn-und-Verlustrechnung (GuV)

Neben der Bilanz ist auch die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) in jedem Jahresabschluss vertreten. Wie der Name bereits verrät, werden bei der GuV Einnahmen und Ausgaben miteinander verrechnet. Daraus ermittelt sich entweder ein Geschäftsgewinn oder ein Verlust. Dabei handelt es sich um das finanzielle Ergebnis des Geschäftsjahres.

Mittlere und große Kapitalgesellschaften sowie beschränkt haftende Personengesellschaften, Aktiengesellschaften, Banken und Versicherungen müssen zusätzlich einen Anhang und einen Lagebericht erstellen:

Anhang

Bei einem Anhang handelt es sich im Grunde um eine Erläuterung der in Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) präsentierten Daten. Hier werden z. B. Bewertungs- und Bilanzierungsmethoden erklärt, um Dritten ein einfacheres Verständnisses des Jahresabschlusses zu ermöglichen. Der Anhang hat keine feste Form.

Lagebericht

Im Lagebericht beschreibt ein Unternehmen die aktuelle wirtschaftliche Lage des Unternehmens. Der Lagebericht kann mehrere Bestandteile umfassen, wie z. B. einen Wirtschaftsbericht und einen Nachtragsbericht. Daraus geht die Finanz- und Ertragslage des Unternehmens hervor. Außerdem macht es eine Prognose über die zukünftige Entwicklung.

So bereiten Sie die Erstellung des Jahresabschlusses vor: Checkliste

Bei der Erstellung von Jahresabschlüssen ist Sorgfalt angesagt. Änderungen am Jahresabschluss sind nur möglich, wenn er noch nicht offiziell festgestellt worden ist. Deshalb zeigen wir Ihnen nun anhand einer Checkliste für den Jahresabschluss, wie Sie Ihren Jahresabschluss richtig vorbereiten.

Die Abschlussvorarbeiten für den Jahresabschluss umfassen die folgenden Punkte:

• Anlagevermögen erfassen: Hierzu gehören zum Beispiel Maschinen, Gebäude und Grundstücke oder Geschäftswagen und damit alles, was Ihr Unternehmen langfristig nutzt.
• Umlaufvermögen erfassen: Das Bankkonto, die Kasse sowie die Forderungen und Vorräte gehören zum Umlaufvermögen. Das Umlaufvermögen ist zusammen mit dem Anlagevermögen eines der wichtigsten aktiven Bestandskonten. Der Unterschied besteht darin, dass das Umlaufvermögen nur kurzfristig im Unternehmen verbleibt.
• Buchungsbelege sortieren: Alle Buchungsbelege müssen nachvollziehbar vorhanden sein und dürfen keine Fehler aufweisen. Gerade in diesem Bereich stellen Softwarelösungen für die Belegsammlung häufig einen Vorteil dar und erleichtern Ihnen die Arbeit.
• Fahrtenbuch prüfen: Überprüfen Sie, ob das Fahrtenbuch aktuell und vollständig ist, wenn Sie eins führen.
• Verträge erfassen: Gerade Verträge in Bezug auf Ihre Kredite und Versicherungen sind wichtig für die Erstellung des Jahresabschlusses.
• Inventur durchführen: Das Inventar Ihres Unternehmens ermitteln Sie im Rahmen der Inventur. Dabei listen Sie alle Vermögensgegenstände auf, ebenso die Schulden. Alles das findet sich am Ende im Bestandsverzeichnis wieder.
• Abschreibungen verbuchen und ermitteln: Die Abschreibungen erfassen zum Beispiel den Wertverlust von Fahrzeugen, Maschinen und Gebäuden und wie er sich immer ergibt. Sie mindern das Anlagevermögen. Diese Abschreibungen müssen Sie nun ermitteln und entsprechend verbuchen, also abschreiben.
• Forderungen und Verbindlichkeiten prüfen: Prüfen Sie Ihre offenen Forderungen auf die Bonität. Einzelwertberichtigungen müssen Sie dann buchen, wenn die Gefahr eines Zahlungsausfalls besteht.
• Rückstellungen berücksichtigen: Gerade Kapitalgesellschaften müssen im Blick behalten, ob sie für wirtschaftlich schwächere Zeiten eventuell dazu gesetzlich verpflichtet sind, Rücklagen zu bilden. Das können Sie auch freiwillig vornehmen.
• Rechnungsabgrenzung durchführen: Stellen Sie sicher, dass alle Betriebserfolge periodengerecht zugeordnet sind. Leistungserbringung und Zahlung fallen in der Praxis schließlich häufig zeitlich auseinander.
• Fehlende Belege aufholen: Fehlende Belege für Betriebsausgaben sind ärgerlich, weil diese Auswirkungen auf die Gewinnermittlung haben. Es gilt der Grundsatz „keine Buchung ohne Beleg“. Holen Sie also fehlende Belege auf.
• Jahresabschlussgespräch/-prüfung mit Steuerberater:in: Einmal im Jahr steht die Besprechung der einzelnen Bilanz- und GuV-Positionen mit dem Steuerberater oder der Steuerberaterin an. Jetzt haben Sie noch einmal die Gelegenheit zu klären, ob Sie steuerlich und bilanziell alles optimal gestaltet haben.

Kostenloser Download: Checkliste zum Erstellen des Jahresabschlusses

Damit Sie diese Checkliste nicht sofort wieder vergessen oder beim nächsten Mal das ganze Web danach durchstöbern müssen, haben wir ein kostenloses PDF für Sie und Ihre Mitarbeiter:innen zum Downloaden erstellt.

Jahresabschluss erstellen Schritt-für-Schritt-Anleitung: So gehen Sie vor

Sind diese umfassenden vorbereitenden Arbeiten abgeschlossen, geht es an die eigentliche Erstellung des Jahresabschlusses.

1. Sehen Sie sich alle Geschäftsvorgänge an, die Sie in Ihre Unterkonten verbucht haben. Für den Jahresabschluss ist es notwendig, die Geschäftsvorgänge wieder von diesem Unterkonto auf das Hauptkonto zu übertragen.
2. Ziehen Sie anschließend die Salden und übertragen Sie dann die gewonnenen Informationen in Ihre unternehmenseigene Bilanz.
3. Alle Anfangs- und Endbestände führen Sie in einem zweiten Schritt in einer Abschlussübersicht auf. Die Gliederung erfolgt dabei nach Bestands- und Erfolgskonten. Damit ist Ihre Bilanz vollständig.
4. Erstellen Sie im nächsten Schritt Ihre Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), indem Sie sämtliche Einnahmen und Geschäftsvorfälle des vergangenen Geschäftsjahres miteinander verrechnen.
5. Danach erfolgt die sogenannte Feststellung des Jahresabschlusses. Diese Prüfung wird je nach Form des Unternehmens von unterschiedlichen Personen durchgeführt und soll den gesamten Bericht nochmal begutachten und absegnen.

Welche Fristen gelten für die Erstellung von Jahresabschlüssen?

Das Gesetz schreibt natürlich nicht nur vor, ob Sie einen Jahresabschluss erstellen müssen, sondern auch, wann das zu erfolgen hat.

Diese Fristen für die Aufstellung des Jahresabschlusses nach HGB gelten je nach Unternehmensgröße und -form:

• Mittelgroße und große Kapitalgesellschaften sowie die ihnen gleichgestellten Personengesellschaften: Die Aufstellung muss in den ersten drei Monaten des folgenden Geschäftsjahres erfolgen. Das gilt für den Jahresabschluss und den Lagebericht.
• Kleine Kapitalgesellschaften, Kleinstkapitalgesellschaften sowie die ihnen gleichgestellten Personengesellschaften: Diese Gesellschaften müssen sich nicht zwingend an die Drei-Monats-Frist halten. Eine spätere Aufstellung ist möglich, wenn das dem ordnungsgemäßen Geschäftsgang entspricht. Länger als sechs Monate nach Beginn des neuen Geschäftsjahres dürfen Sie sich aber nicht Zeit lassen.

Nach der Aufstellung wird der Jahresabschluss gemeinsam mit der Steuererklärung beim Finanzamt eingereicht. Für diesen Vorgang gelten wiederum die folgenden Fristen:

• Bei Bearbeitung ohne Steuerberater: Kümmern Sie sich selbständig um die Steuererklärung, haben Sie bis zum 31. Juli des Folgejahres Zeit, diese fristgerecht beim Finanzamt einzureichen. Gelingt das nicht, sollten Sie eine Fristverlängerung beantragen.
• Bei Bearbeitung mit Steuerberater: Heuern Sie eine Steuerkanzlei für Ihre Steuererklärung an, gilt wiederum eine verlängerte Abgabefrist. In diesem Fall haben Sie bis Ende Februar des übernächsten Jahres Zeit, Ihre Steuererklärung beim Finanzamt einzureichen .

Es bestehen nicht nur Fristen für die Erstellung des Jahresabschlusses. Sie müssen auch die Aufbewahrungsfristen für die verschiedenen Buchführungsunterlagen beachten. Das ist im § 147 der Abgabenordnung (AO) geregelt. Für die Bilanz selbst gilt eine Frist von zehn Jahren, bei Geschäftsbriefen mit Ausnahme von Rechnungen und Gutschriften sind es sechs Jahre.

Wann gilt eine Offenlegungspflicht beim Jahresabschluss?

Mit der Erstellung eines Jahresabschlusses ist Ihre Arbeit u. U. noch nicht getan. Denn: Bestimmte Unternehmen müssen ihren Jahresabschluss im Bundesanzeiger veröffentlichen. Die sogenannte Publizitätspflicht bzw. Offenlegungspflicht legt nämlich fest, dass bestimmte Gesellschaften ihre Jahresabschlüsse öffentlich einsehbar machen müssen.

Das gilt zum Beispiel für Kapitalgesellschaften mit beschränkter Haftung, für die Aktiengesellschaften, Banken und Versicherungsunternehmen. Die Regelungen hierzu finden sich in § 325 HGB. Auch Personenhandelsgesellschaften sind von der Offenlegungspflicht betroffen, wenn sie ohne natürliche Person als persönlich haftende Gesellschafter agieren.

Außerdem gilt eine Publizitätspflicht nach § 1 PublG (Publizitätsgesetz) für alle Unternehmen, die in drei aufeinanderfolgenden Jahren zwei der folgenden drei Kriterien erfüllen: eine Bilanzsumme über 65 Mio. EUR, Umsatzerlöse über 130 Mio. EUR und mehr als 5.000 Angestellte.

Jahresabschluss erstellen lassen mit Pleo

Bei der Erstellung des Jahresabschlusses können Sie sich und Ihren Angestellten vieles erleichtern, wenn Sie auf clevere Software setzen. Mit Pleo erhalten Sie eine Lösung für die intelligente Verwaltung Ihrer Ausgaben im Unternehmen und bewältigen Erstattungen mit einem minimalen Aufwand. Das bietet auch Vorteile für den Jahresabschluss.

Denn in der Pleo-App sehen Sie auf einen Blick, was Sie alle ausgegeben haben und alle relevanten Daten sind bereits an einem zentralen Ort gespeichert. Hier gehen garantiert keine Belege verloren. Über einen Steuerberater-Zugang können Sie sämtliche steuerrelevanten Daten zudem direkt an Ihre Kanzlei weiterleiten.

Mit unserer Buchhaltungsintegration können Sie unkompliziert alle Ausgaben und Belege ganz bequem mit der Buchhaltungssoftware Ihrer Wahl synchronisieren, etwa mit DATEV, Xero, Lexoffice, Sage, Quickbooks oder Business Central, und dort Ihre Bilanz und GuV erstellen.

Fazit

Der Jahresabschluss ist für jedes deutsche Unternehmen mit doppelter Buchführung Pflicht. Dabei ist der Umfang von der jeweiligen Unternehmensgröße und -form abhängig. Der Jahresabschluss besteht aber in jedem Fall aus einer Bilanz und einer Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Diese müssen Sie form- und fristgerecht erstellen und anschließend beim Finanzamt einreichen.

Um vermeidbare Kopfschmerzen bei der Erstellung des Jahresabschlusses zu vermeiden, bietet es sich an, mit Jahresabschluss-Software zu arbeiten. Die Pleo-App bietet neben einer intuitiven Oberfläche einen direkten Steuerberater-Zugang und eine Buchhaltungsintegration für die Erstellung des Jahresabschlusses. Digitalisieren Sie Ihre Buchhaltung und erstellen Sie flugs Ihren Jahresabschluss – mithilfe von Pleo!

FAQs

Kann man seinen Jahresabschluss selber machen?

Ja, Sie können Ihren Jahresabschluss problemlos selbst erstellen. Sie sollten allerdings darauf achten, dass Sie ihn form- und fristgerecht erstellen. Alternativ können Sie sich von einer Steuerkanzlei einen Jahresabschluss erstellen lassen.

Wie viel kostet ein Jahresabschluss beim Steuerberater?

Im Schnitt kostet das Erstellen eines Jahresabschlusses bei einer Steuerkanzlei 1.000 EUR. Die Kosten variieren je nach Unternehmensgröße und -form aber stark. Eine günstigere Alternative stellt Jahresabschluss-Software dar.

Was gehört in einen Jahresabschluss?

Grundsätzlich im Jahresabschluss enthalten sind eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung. Manche Gesellschaften müssen außerdem einen Anhang und einen Lagebericht hinzufügen.

Kann ich einen Jahresabschluss ohne Steuerberater erstellen?

Ja, Sie können Ihren Jahresabschluss auch ohne die Hilfe einer Steuerkanzlei erstellen. Um Ihnen die Eigenarbeit zu erleichtern, empfehlen wir Ihnen die Arbeit mit einer Buchhaltungssoftware.