Ob zur Verfolgung privater Fahrten oder zur Dokumentation von Dienstfahrten, ein Fahrtenbuch ist zweifellos ein nützliches Werkzeug. Verzichten Sie auf die Anwendung der Ein-Prozent-Regelung, können Sie sogar Steuern sparen, indem Sie ein Fahrtenbuch führen – wenn Sie es denn richtig tun.
Wir verraten Ihnen, wie Sie die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch erfüllen und stellen Ihnen eine kostenlose Fahrtenbuch Vorlage zum Download bereit.
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Das Wichtigste auf einen Blick: 💡
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Wer muss ein Fahrtenbuch führen?
Ein Fahrtenbuch dient der Dokumentation von Fahrten mit einem bestimmten Fahrzeug und kann sowohl für private und geschäftliche Zwecke zum Einsatz kommen. Die jeweiligen Gründe sind allerdings recht unterschiedlich. Während das Fahrtenbuch privat vor allem nach Verkehrsverstößen vorgeschrieben wird, dient die geschäftliche Verwendung der Steueroptimierung.
Anbei die wichtigsten Gründe für das Führen eines Fahrtenbuches im Privaten und im Geschäftlichen:
Fahrtenbuch für Privatpersonen
Im Privaten ist ein Fahrtenbuch keine Pflicht und in den meisten Fällen auch nicht sinnvoll. Eine markante Ausnahme stellt allerdings die Justiz dar. Unter bestimmten Voraussetzungen können nämlich auch Privatpersonen verpflichtet sein, ein Fahrtenbuch zu führen.
Strafverfolgungsbehörden dürfen das Führen eines Fahrtenbuches nach § 31a Straßenverkehrs-Zulassungs-Ordnung (StVZO) anordnen, wenn eine Person in einen Verkehrsunfall verwickelt ist und sich nicht genau klären lässt, wer dabei am Steuer saß.
Laut § 31a StVZO kann die zuständige Behörde in diesem Fall ein Fahrtenbuch für ein oder mehrere Pkws vorschreiben. Die Fahrtenbuchauflage Fahrzeughalter:innen dazu, für einen bestimmten Zeitraum ein Fahrtenbuch zu führen, damit zukünftig klar ersichtlich ist, wer wann am Steuer saß. Diese Maßnahme ist auch für Angestellte bei der Nutzung eines Dienstwagens denkbar.
Fahrtenbuch für Selbstständige und Angestellte
Im Geschäftlichen ist ein Fahrtenbuch sowohl für Selbstständige als auch für Angestellte eines Unternehmens sinnvoll, die einen Dienstwagen nutzen. In bestimmten Fällen kann das Führen eines Fahrtenbuches sogar verpflichtend werden.
Selbstständige können ein Fahrtenbuch nutzen, wenn sie ihren Pkw sowohl privat als auch dienstlich nutzen, um etwa zu Kunden zu fahren. Das wird vor allem dann wichtig, wenn Selbstständige ihren Pkw als steuerlich als Geschäftswagen ausweisen. Hierfür müssen sie ein Fahrtenbuch führen, um nachzuweisen, dass der Geschäftswagen zu mindestens 50 % für Dienstfahrten genutzt wird.
Wenn ein Unternehmen seinen Mitarbeitenden einen Firmenwagen zur Verfügung stellt, den diese auch privat nutzen, kann ein Fahrtenbuch für Dokumentation von Arbeitswegen oder für die Kostenoptimierung sinnvoll sein. Die Führung eines Fahrtenbuches kann außerdem die pauschale 1-%-Regelung ersetzen, um den geldwerten Vorteil für den bzw. die Nutzer:in zu berechnen. Das ist vor allem bei sporadischer Nutzung des Dienstwagens oder bei einem besonders hohen Listenpreis vorteilhaft und kann zu Steuerersparnissen führen.
1-Prozent-Regelung oder Fahrtenbuch? In unserem ausführlichen Ratgeber zur Führung des Fahrtenbuches gehen wir näher auf die Vorteile der jeweiligen Besteuerungsmethoden ein.
Mindestangaben laut § 8 Abs. 2 EstG
Wenn Sie ein Fahrtenbuch führen, sind Sie an strenge inhaltliche Vorgaben gebunden, um der Justiz bzw. dem Finanzamt die Nutzung des Fahrzeuges glaubhaft vorzutragen. Diese Vorgaben sind in § 8 Abs. 2 EStG definiert.
Sämtliche Eintragungen in das Fahrtenbuch müssen die folgenden Pflichtangaben nach enthalten:
- Name: Vollständiger Name des Fahrers bzw. der Fahrerin
- Datum: Datum und Uhrzeit bei Beginn der Fahrt und bei Ende der Fahrt
- Start und Ziel: Genaue Angabe des Start- und Zielortes
- Kilometerstand: Kilometerstand bei Fahrtbeginn und bei Fahrtende
- Kennzeichen: Angabe des Kennzeichen des Fahrzeuges (i. d. R. pauschal)
- Art der Reise: Dienstfahrt, Privatfahrt oder gemischte Fahrt (mit Aufschlüsselung)
- Zweck der Fahrt: Wer wurde besucht und warum (bei geschäftlichen Fahrten)
- Route: Beschreibung und Begründung der Route bei Umwegen
- Unterschrift: Unterschrift der Fahrerin/ des Fahrers
Anmerkung: Wurde das Fahrtenbuch für private Fahrten angeordnet, entfallen einige Pflichtangaben. Anstelle einer detaillierten Routenbeschreibung reicht die Dokumentation der Beginn- und End-Kilometerstände aus.
Kostenlose Fahrtenbuch Vorlage: Fahrtenbuch Download für Excel, Google Docs und als PDF-Datei
Sparen Sie sich mühsame Arbeit und vermeiden Sie das Risiko fehlerhafter Angaben, indem Sie unsere Fahrtenbuch Vorlage herunterladen. Unsere kostenlose Fahrtenbuch-Vorlage entspricht allen Anforderungen für die Dokumentation von privaten und geschäftlichen Fahrten und hält der Prüfung durch das Finanzamt stand.
Klicken Sie auf das folgende Banner, um die Fahrtenbuch Vorlage kostenlos herunterzuladen, elektronisch auf Excel und Google Docs auszufüllen oder als PDF-Datei zu speichern und auszudrucken:
Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch
Neben den inhaltlichen Mindestangaben aus dem Abschnitt “Mindestangaben laut § 8 Abs. 2 EStG" stellt das Finanzamt bei der Führung eines Fahrtenbuches zu steuerlichen Zwecken außerdem formale Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Diese sollen die Authentizität des Fahrtenbuches sichern und nachträgliche Betrugsversuche verhindern.
Diesen formalen Anforderungen muss Ihr Fahrtenbuch entsprechen, um vom Finanzamt berücksichtigt zu werden:
- Separate Buchführung: Für jedes Fahrzeug ein eigenes Fahrtenbuch
- Zeitnahe Erfassung: Dokumentation zum Zeitpunkt der Fahrt
- Genauigkeit: Möglichst genaue Angabe von Zeiten, Orten und Distanzen
- Vollständigkeit: Lückenlose Dokumentation sämtlicher Fahrten
- Übersichtlichkeit und Leserlichkeit: Verständliche, chronologische und lesbare Dokumentation aller Fahrten
- Korrektheit: Wahrheitsgemäße Angaben ohne Abweichungen von Steuererklärung
- Nachverfolgbarkeit: Kenntlichmachung von nachträglichen Änderungen
- Geschlossene Form: Nicht manipulierbares physisches oder elektronisches Format
Achtung: Unsere Fahrtenbuchvorlage können Sie nur für steuerliche Zwecke nutzen, wenn Sie die Vorlage ausdrucken und binden. Eine Führung in Excel oder Google Docs ist nicht zulässig. Alternativ empfehlen wir die Nutzung einer Fahrtenbuch-App.
Fahrtenbuch-App: Wie Pleo das Fahrtenbuch schreiben erleichtert
Elektronische Fahrtenbücher in Form von Apps und Trackern oder Ähnlichem sind neben gebundenen physischen Fahrtenbüchern ebenfalls erlaubt und bringen zahlreiche Vorteile mit sich. Diese erledigen die Dokumentation Ihrer Fahrten weitgehend automatisch für Sie, beugen Fehler vor und verhindern Betrugsversuche.
Hier müssen Sie laut Bundesministerium für Finanzen (BMF) allerdings die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz: GoBD – beachten. Das bedeutet u. a., dass Sie sämtliche Daten bis zehn Jahre nach Aufzeichnung abrufbar archivieren müssen. Das gelingt mit einer hochwertigen Fahrtenbuch-App, wie z. B. Pleo Fahrtenbuch.
Wir empfehlen Ihnen die Fahrtenbuch-App von Pleo vor allem, wenn Sie…
- Ihren Mitarbeiter:innen Firmenkarten zur Zahlung von Spritkosten bereitstellen,
- Wenn Ihre Mitarbeiter:innen Belege zur Erstattung von Spritkosten scannen müssen,
- Wenn Sie den Verwaltungsaufwand von Kilometerpauschalen deutlich verringern möchten,
- Wenn Sie akkurate Daten zu Fahrten mit Ihren Dienstwagen und den Kosten wollen,
- Wenn Sie sich lästigen Papierkram sparen und Ihre Mitarbeiter:innen glücklich machen möchten.
Noch auf der Suche nach der passenden Fahrtenbuch-App? Sammeln Sie mit unserem Überblick über das elektronische Fahrtenbuch wichtige Erkenntnisse.
Fazit
Führen Sie ein Fahrtenbuch, sind Sie dazu angehalten, eine Reihe von inhaltlichen Mindestangaben als auch die formalen Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu erfüllen. Das kann sehr schnell sehr zeitaufwändig werden. Laden Sie deshalb unser kostenloses Fahrtenbuch Muster herunter und ergänzen Sie dieses durch eine Fahrtenbuch-App.
Mit dem Pleo Fahrtenbuch haben Sie ein wertvolles Tool zur Hand, das Ihnen die Verfolgung Ihrer Dienstwagen enorm erleichtert und unsere Fahrtenbuch Vorlage perfekt ergänzt.
Über 37.000 Firmenkunden und über 1.480 Top-Bewertungen sprechen eine klare Sprache. Das Pleo Fahrtenbuch ist eine echte Bereicherung für Ihre Pauschalenberechnungen und Rückerstattungen. Überzeugen Sie sich selbst und starten Sie noch heute mit der kostenlosen Pleo Demo durch.
