Haben Sie manchmal das Gefühl, dass Ihr Arbeitstag von den vielen kleinen, sich wiederholenden Aufgaben dominiert wird und deswegen Ihre besten Ideen hinten anstehen müssen? Eines schon einmal vorweg: Sie sind damit nicht alleine.
In vielen Unternehmen geht die Kreativität von Mitarbeiter:innen neben manuellen Prozessen und Verwaltungsroutinen unter. Das ist schade, denn Ihre kreative Energie kann für Innovation und Wachstum im Unternehmen sorgen.
Was wäre, wenn Sie stattdessen einen Business-Alltag hätten, in dem die einfachen Aufgaben im Autopilot erledigt werden könnten? Ein Alltag, an dem Sie sich auf Herausforderungen und Aufgaben konzentrieren können, die einen richtigen Unterschied machen und richtig motivierend sind, um Lösungen zu finden.
Klingt das nach Wunschdenken oder einer fernen Zukunft? Muss es nicht sein.
Wenn Sie Ihre Arbeitsprozesse optimieren und einige der langweiligen, sich wiederholenden Aufgaben automatisieren, haben Sie und Ihre Kolleg:innen viel mehr Zeit, Ihre Ideen zu entwickeln und echten Mehrwert zu schaffen.
In diesem Artikel werfen wir einen genaueren Blick darauf, wie Sie Ihrer Kreativität mehr Freiraum geben können, indem Sie Ihre täglichen Arbeitsabläufe vereinfachen. Denn wenn die schwere Last der „unwichtigen“ Aufgaben von den Schultern genommen wird, wird es einfacher, über neue Dinge nachzudenken und das Unternehmen voranzubringen.
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Wichtige Erkenntnisse:
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Die Vision eines reibungslosen Arbeitsplatzes
Wie können Arbeitsplätze vereinfacht und reibungsloser gestaltet werden?
In Europa trifft jede:r der 150 Millionen Arbeitnehmer:innen an einem Arbeitstag jeweils rund 17.500 Entscheidungen. Das summiert sich auf unglaubliche 2 bis 3 Milliarden arbeitsbezogene Entscheidungen – und das jeden Tag.
Jede dieser Entscheidungen hat das Potenzial, entweder Wert zu erschaffen oder zu zerstören.
Aber wie viele dieser Entscheidungen verbringen wir mit Verwaltungsaufgaben, die auch automatisiert sein könnten?
Stellen Sie sich vor, sie können sich an manchen Arbeitstagen ausschließlich auf wertschaffende Entscheidungen konzentrieren – strategische Entscheidungen, kreative Lösungen und menschliche Beziehungen.
In diesem Szenario würde die manuelle Bearbeitung von Dokumenten oder stundenlanges Reporting komplett gestrichen werden – Bereiche, in denen keine Veränderung geschaffen werden kann.
Das spart Zeit und mentale Energie. Wenn Sie Ihre Kapazitäten nicht mehr für Verwaltungsaufgaben nutzen müssen, können Sie sich tiefer konzentrieren und kreativer denken.
Aber beachten Sie: Nur weil wir Reibung beseitigen wollen, heißt das nicht, dass wir auch Kommunikation abschaffen wollen. Eher im Gegenteil.
Wenn wir den Verwaltungsaufwand reduzieren, schaffen wir mehr Möglichkeit für sinnvolle menschliche Interaktion. Die spontanen Kaffeepausen, in denen Ideen geboren werden. Die fokussierten Projektbesprechungen, bei denen sich jeder voll einbringen kann, weil die Köpfe nicht mit anderen Themen beschäftigt sind.
Technologie sollte genutzt werden, um menschliche Beziehungen zu stärken – nicht zu ersetzen.
Wenn Sie einem reibungslosen Arbeitsplatz näher kommen wollen, sollten Sie ein Verständnis über die „Entscheidungshierarchie“ haben. Wichtig ist, zu verstehen, welche der heute getroffenen 17.500 Entscheidungen einen echten Mehrwert schaffen und welche wir intelligenten und automatisierten Systemen gewinnbringend überlassen könnten.
Die richtige Balance sollte gefunden werden. Automatisierung sollte sich wie eine helfende Hand anfühlen, nicht wie eine kalte Schulter.
Hören Sie, wie Mette Hindborg Gade (Chief Product Officer bei Pleo) mehr über den reibungslosen Arbeitsplatz erzählt [Zeitstempel: 13.10-14.27]
3 Tipps, um Kreativität freizusetzen
Um die Kreativität in Ihrem Unternehmen wirklich anzukurbeln, braucht es mehr, als nur über die Bedeutung zu sprechen. Auch praktische Hindernisse, die im Weg stehen, sollten beseitigt werden.
1. Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben
Die meisten Arbeitstage sind mit kleinen, manuellen Prozessen gefüllt, die keinen wirklichen Mehrwert schaffen und Zeit stehlen. Beispiele hierfür können Berichterstattung, Rechnungsstellung oder Reisekostenabrechnung sein. Durch den Einsatz von KI und Automatisierungstools können Sie diese Routineaufgaben reduzieren und dadurch Energie freisetzen. Ihre Mitarbeiter:innen können sich dadurch sinnvolleren Aktivitäten widmen.
Tatsächlich zeigen das auch die Zahlen aus unserem Der Synergie-Report: Finanzen und Business perfekt abgestimmt, der Erkenntnisse von über 2.800 Finanzentscheidern in Europa beinhaltet. Denn 76 % der befragten Unternehmen glauben, dass Tools für Kostenmanagement mehr Wert schaffen als interne Kommunikationsplattformen. Das zeigt, wie wichtig es für Unternehmen ist Prozesse zu überprüfen und wenn möglich zu automatisieren.
Wie Sie das umsetzen: Erstellen Sie eine Übersicht aller wiederkehrenden Aufgaben und ermitteln Sie, an welchen Stellen eine Automatisierung möglich ist. Ziehen Sie eine Software in Betracht, die Genehmigungsprozesse und Rechnungsstellung effizient verwalten kann, damit sich Ihre Mitarbeiter auf die Entwicklung neuer Produkte, die Verbesserung des Kundenerlebnisses oder die Lösung komplexer Probleme konzentrieren können.
2. Hinterfragen Sie Ihre Meetings
Viele Unternehmen haben eine schwache Meeting-Kultur. Entweder zu viele Meetings (die auch per E-Mail geklärt werden könnten) oder unnötig lange Meetings, wegen schlechter Struktur und/oder mangelhafter Vorbereitung. Diese Meetings sind anstrengend und rauben wertvolle Zeit, die für Fokusarbeit genutzt werden könnte.
Wie Sie das umsetzen: Definieren Sie klar, wann ein Meeting erforderlich ist und wer daran teilnehmen sollte. Auch geblockte Zeiten in der Arbeitswoche oder ein kompletter, meetingfreier Arbeitstag, können Mitarbeiter:innen Konzentration und Fokus verschaffen. In Meetings sollten Sie sicherstellen, dass diese fokussiert sind und einen klaren Zweck haben, dadurch können alle Teilnehmer:innen mit konkreten Entscheidungen und Aufgaben nach Hause gehen.
3. Fördern Sie eine Innovationskultur
Kreativität wird oft durch die Angst vor Scheitern oder „etwas falsch zu machen“ eingeschränkt. Wenn Sie engagierte Mitarbeiter wollen, die Probleme auf neue Weise lösen, müssen Sie ihnen Raum geben, neue Ideen zu erkunden und zu experimentieren.
Wie Sie das umsetzen: Stellen Sie sicher, dass Sie klare Rahmenbedingungen schaffen, in denen Sie Konzepte testen können, ohne Angst vor den Folgen kleiner Fehler haben zu müssen. Veranstalten Sie Innovationstage, Hackathons oder Workshops, bei denen Teams an Ideen für alles arbeiten, von neuen Produkten bis hin zu Verbesserungen an Prozessen, Arbeitsabläufen und Zusammenarbeit.
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