Die elektronische Rechnungsstellung verändert die Art und Weise, wie Unternehmen in Europa ihre Rechnungen verwalten. Und da viele Regierungen inzwischen die elektronische Rechnungsstellung für B2B-Transaktionen vorschreiben, ist die Einhaltung der Vorschriften längst keine Option mehr, sondern schlicht Pflicht. Aber keine Sorge: Egal ob kleines oder großes Unternehmen – die Umstellung auf E-Rechnungen führt letztlich zu effizienteren, präziseren und zukunftssicheren Finanzprozessen, von denen alle profitieren.
Und es gibt noch eine gute Nachricht: Pleo hilft Ihrem Unternehmen dabei, die europäischen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung im Handumdrehen zu erfüllen. Der folgende Beitrag erläutert die Grundlagen der elektronischen Rechnungsstellung, wie genau die Vorschriften in Europa aussehen und wie Pleos Funktionen Ihre Rechnungsprozesse gesetzeskonform vereinfachen können.
Was ist eine E-Rechnung?
E-Rechnungen werden in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie XML versendet. Im Gegensatz zu herkömmlichen PDF- oder Papierrechnungen, die häufig manuelle Prozesse erfordern, können E-Rechnungen nahtlos in bestehende Buchhaltungssysteme integriert werden. Dies erleichtert die Automatisierung, erhöht die Genauigkeit und gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Überdies ermöglichen E-Rechnungen erhebliche Kosten- und Zeiteinsparungen, da Prozesse effizienter gestaltet werden können. Die digitale Verarbeitung sorgt für eine bessere Nachvollziehbarkeit der Rechnungen und erleichtert die Integration in bestehende IT-Infrastrukturen. Ein nicht zu unterschätzendes Sahnehäubchen: Der Einsatz von E-Rechnungen unterstützt auch umweltpolitische Maßnahmen, indem der Papierverbrauch und die damit verbundenen CO₂-Emissionen gesenkt werden.
Was E-Rechnungen für Finanzteams bedeuten
- Rechtssicher unterwegs: Beachten Sie die länderspezifischen Vorschriften und vermeiden Sie Bußgelder.
- Weniger Fehler: Automatisierte, strukturierte Daten bedeuten weniger Raum für Fehler.
- Schneller arbeiten: Schnellere Bearbeitung von Rechnungen und Zahlungen durch reibungslose Arbeitsabläufe.
- Mehr Transparenz: Verfolgen Sie Rechnungen in Echtzeit, um den Cashflow zu verbessern und Partnerschaften zu stärken.
Europaweite verpflichtende Regelungen zu E-Rechnungen im B2B-Bereich
E-Rechnungsvorschriften gibt es in ganz Europa, wobei jedes Land nochmals individuelle Regelungen festgelegt hat. Nachfolgend informieren wir Sie über die neuesten Entwicklungen in den wichtigsten Märkten.
Großbritannien: Die Zukunft im Blick
Zwar besteht bislang keine Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich, doch plant die britische Regierung, Anfang 2025 eine Konsultation zu veröffentlichen, um Standards für zukünftige E-Invoicing-Vorgaben festzulegen.
Belgien: Auf dem Weg zur E-Invoicing-Konformität
Belgien wird im Rahmen seines Engagements für ViDA (VAT in the Digital Age) ab dem 1. Januar 2026 die obligatorische elektronische B2B-Rechnungsstellung einführen. Überdies müssen Rechnungen entweder dem PEPPOL-BIS-Standard oder dem europäischen Format EN16931 entsprechen, um die Kompatibilität zwischen den Plattformen zu gewährleisten.
Deutschland: XML-Formate mit ZUGFeRD
Deutschland führt ab dem 1. Januar 2025 ebenso im Rahmen der EU-Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung für B2B-Transaktionen ein. Außerdem soll ZUGFeRD, ein hybrides XML/PDF-Format, weitgehend für die B2B-Rechnungsstellung genutzt werden.
Frankreich: Mit Factur-X zur Konformität
In Frankreich wird die elektronische B2B-Rechnungsstellung für große Unternehmen ab dem 1. September 2026 verpflichtend. Kleine und mittlere Unternehmen sowie Kleinstunternehmen müssen bis zum 1. September 2027 konform sein. Als Standard gilt das Factur-X-Format, eine Kombination aus XML und PDF.
Spanien: Facturae für die digitale Rechnungsstellung
Die obligatorische elektronische B2B-Rechnungsstellung in Spanien wurde aufgrund von Verzögerungen bei der Fertigstellung der technischen Spezifikationen auf 2027 verschoben. Das Facturae-XML-Format bleibt aktuell der Compliance-Standard.
Dänemark: Fokus auf digitale Standards
Das dänische Buchhaltungsgesetz, das seit Januar 2024 in Kraft ist, schreibt digitale Buchhaltungssysteme vor, die bei der dänischen Unternehmensbehörde registriert sind. Das OIOUBL-Format bleibt der Standard für E-Rechnungen.
Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen zudem verpflichtet, digitale Buchhaltungssysteme zu verwenden, die in der Lage sind, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu speichern sowie den Austausch von Buchhaltungsdaten im Standardformat SAF-T zu unterstützen. Auch mittlere und große Unternehmen, die individuelle Buchhaltungssoftware einsetzen, müssen diese Anforderungen erfüllen.
Wie Pleo E-Rechnungen unterstützt
Nahtloses Hochladen von E-Rechnungen
Pleo erleichtert das Hochladen von E-Rechnungen – entweder über das Webportal oder über das Postfach für Eingangsrechnungen.
E-Rechnungen liegen in der Regel in einem strukturierten Format vor – in Deutschland zum Beispiel als XRechnung. Um den Prozess noch einfacher zu gestalten, erstellt Pleo automatisch eine PDF-Vorschau Ihrer XML-Dateien, damit Sie diese schnell überprüfen können.
Automatisierte Rechnungsbearbeitung
Einer der Hauptvorteile elektronischer Rechnungen ist ihr maschinenlesbares Format, das es Pleo ermöglicht, Rechnungsdetails mit höchster Genauigkeit auszulesen. Dies reduziert Fehler, eliminiert manuelle Dateneingabe und beschleunigt die Verarbeitung, sodass alle Rechnungen korrekt in Ihrem Finanzsystem erfasst und sortiert werden.
Einfache Exporte
Pleo exportiert das gerenderte PDF der E-Rechnung und gewährleistet so die Kompatibilität mit Ihren Buchhaltungsprozessen, unabhängig davon, ob Sie Pleo-Daten nahtlos in ein Buchhaltungssystem exportieren oder die Standardexportfunktion verwenden.
Auf der Exportseite können Sie sich das gerenderte PDF für jede Ausgabe anzeigen lassen, so wie Sie es von anderen Rechnungen gewohnt sind.
Das Potenzial der E-Rechnung voll ausschöpfen
Compliance ist nur der Anfang – bei Pleo schöpfen wir das volle Potenzial von E-Rechnungen aus, indem wir eine durchgängige Automatisierung des Zahlungsverkehrs ermöglichen. So sparen Sie Zeit, minimieren Fehler und passen sich mühelos an sich ändernde gesetzliche Richtlinien an.
Unterstützung von strukturierten und hybriden Formaten: Pleo unterstützt sowohl strukturierte Formate (wie XRechnung und UBL) als auch hybride Formate (wie ZUGFeRD).
Effizienzsteigerung im Zahlungsverkehr: Minimieren Sie Datenfehler durch strukturierte E-Rechnungsformate, reduzieren Sie manuelle Eingriffe durch Automatisierung und optimieren Sie Ihre Zahlungsprozesse für mehr Produktivität und Genauigkeit.
In Sachen Compliance immer einen Schritt voraus: Bleiben Sie auf dem Laufenden über sich ändernde Vorschriften in allen wichtigen europäischen Märkten, damit sich Ihr Unternehmen ohne Betriebsunterbrechungen anpassen kann.
Machen Sie Ihren Rechnungsprozess fit für die Zukunft
Da der Versand von E-Rechnungen zwischen Unternehmen immer häufiger wird – und irgendwann für alle verpflichtend sein wird – benötigen Unternehmen eine solide und skalierbare Lösung, um weiterhin konform und effizient zu agieren.
Mit Pleos Unterstützung für XML-Formate können Sie die Komplexität der E-Rechnungsvorschriften mühelos bewältigen und gleichzeitig die Effizienz Ihres Zahlungsverkehrs steigern. Ob XRechnung in Deutschland, Factur-X in Frankreich oder Facturae in Spanien – Pleo sorgt dafür, dass Ihr Zahlungsverkehr reibungslos funktioniert.
Haben Sie Lust, den Umgang mit E-Rechnungen einfacher zu gestalten? Kontaktieren Sie uns und lassen Sie sich von uns zeigen, wie genau Pleo Ihre Zahlungsprozesse vereinfachen kann.
