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Pleo-Karten im Vertrieb

Vertriebler:innen – finden Sie auch das diesem Wort immer noch etwas Altbackenes anhaftet? Dabei wissen wir aus eigener Erfahrung, dass es in Vertriebsteams alles andere als das zugeht. Wir finden, es wird höchste Zeit das Image von Vertriebsteams ein wenig aufzupolieren. Immerhin arbeiten sie von der Kaltakquise über Produktdemonstrationen bis hin zum Aufbau von Kundenbeziehungen an der vordersten Front eines Unternehmens.

Unser Ansatz lautet: smarte Firmenkarten für smarte Vertriebler:innen.

Denn Vertriebler:innen wissen besser als alle anderen, dass ihre Aufgaben nicht ohne die richtigen Werkzeuge erledigt werden können. Können Sie sich vorstellen, wie schwierig es wäre, Geschäftsbeziehungen zu pflegen, ohne eine Software zu nutzen, die alle Informationen über Ihre Kund:innen für Sie zentralisiert? An dieser Stelle ein großes  Dankeschön an HubSpot!

Das Gleiche gilt für die Verwaltung von Spesen und andere Unternehmensausgaben. Die meisten Vertriebsmitarbeiter:innen geben jeden Monat eine Menge Geld aus. Von schnellen Kaffeetreffen über Reisen bis hin zu ausgefallenen Kundenessen, bei denen endlich ein respektabler Kunde unter Vertrag genommen werden kann – all das summiert sich schnell.

Und natürlich sind wir der Meinung, dass Vertriebsmitarbeiter:innen auf diesen Kosten nicht privat sitzen bleiben sollten, sprich diese aus eigener Tasche vorstrecken sollten.

Genau hier kommt Pleo ins Spiel.

Wie funktioniert Pleo also für Vertriebsteams?

Wir bieten Unternehmen smarte Firmenkarten an. Die Geschäftsleitung oder die Finanzabteilung kann entscheiden, welche Mitarbeiter:innen eine Karte erhalten und wie hoch jeweils deren Ausgabenlimit sein soll.

Bezahlen Mitarbeiter:innen etwas mit ihrer Pleo-Karte, sei es ein Zugticket, eine Schulung oder eine neue Software, fordert sie die Pleo-App dazu auf, den Beleg zu fotografieren.

Und dann wird es magisch: Pleo zieht sich die relevanten Informationen automatisch und kategorisiert den Kauf. Ihre vorbereitende Buchhaltung erledigt sich so fast von allein.

Ein Beispiel: Wenn Sie Ihren Kunden das nächste Mal zum Mittagessen einladen, kontiert Pleo diese Ausgabe automatisiert unter „Mahlzeiten und Getränke“ – oder in einer von Ihnen festgelegten Kategorie. 

Ohne Suche nach zerknüllten Belegen. Ohne lästiges Herumgetippe in Excel. Einfach ganz ohne Papierkram.

Bye, bye Spesenabrechnungen 

Vertriebsteams haben Ziele zu erfüllen, müssen Kundenbeziehungen pflegen und haben auch noch ein Leben außerhalb der Arbeit. Zeit für lästige Verwaltungsarbeit bleibt da wirklich nicht (und sollte im Idealfall gar nicht erst nötig sein). Wir denken da an Spesen- und Reisekostenabrechnungen.

Eine Studie der GBTA hat ergeben, dass das Ausfüllen einer manuellen Spesenabrechnung rund 20 Minuten dauert. Und das auch nur, wenn alles glattläuft. Denn jeder manuelle Prozess lässt Raum für menschliche Fehler. Laut GBTA enthalten 20 Prozent aller Spesenabrechnungen Fehler – und es dauert im Durchschnitt 18 Minuten einen einzelnen Fehler zu korrigieren.

All das fällt mit Pleo weg. Nutzen Sie die übrigen 20 Minuten einfach für … nun ja, was immer sie wollen.

Und es gibt sogar noch bessere Nachrichten für Ihr Finanzteam. Eine Umfrage unter Pleo-Nutzer:innen ergab, dass Pleo-Admins im Durchschnitt 11,5 Stunden pro Monat beim Be- und Verarbeiten von Spesen einsparen. Also ganze anderthalb Tage! Nicht schlecht, oder?

Alle Online-Rechnungsbelege automatisch abfangen

Die Chancen stehen gut, dass Sie als Vertriebsmitarbeiter:in eine Menge Belege an Ihrem Schreibtisch herumzuflattern haben. Und zwar nicht nur analog in Form zerknitterter Papierschnipsel, die sich in Ihrer Schreibtischschublade stapeln. Wir sprechen auch von Ihrem prall gefüllten digitalen Postfach, wo sich E-Mail-Belege und Auftragsbestätigungen, Reisekostenabrechnungen und Rechnungen für Online-Abonnements ansammeln (oder im schlimmsten Fall übersehen oder gar verloren gehen).

Wir wissen, dass Sie Besseres zu tun haben, als sich durch Ihren Posteingang zu wühlen, um den Beleg für einen Kundengeschenkkorb zu finden, den Sie vor Wochen versehentlich gelöscht haben. Deshalb haben wir Fetch entwickelt, die Gmail-, Outlook- und Microsoft 365-Integration für Pleo.

Fetch gleicht automatisch alle Ihre Online-Belege mit Ihren Pleo-Ausgaben ab. Ohne, dass Sie Belege hochladen oder abfotografieren müssen. So einfach kann Buchhaltung sein.

Aber das ist noch nicht alles. Fetch spürt auch alle fehlende Belege des letzten Jahres auf. Gute Nachrichten also für Ihren vollen Terminkalender und noch bessere für Ihr Finanzteam.

Smarter bezahlen

Wir sind der Meinung, dass Einkäufe für die Arbeit einfach sein sollten. Genau deswegen bieten wir nicht nur physische Karte, sondern auch virtuelle Firmenkarten an. Außerdem sind alle unsere Karten kompatibel mit Apple- und Google Pay. Damit Sie alles immer und überall mobil und kontaktlos bezahlen können.

Übrigens sind virtuelle Karten nicht nur effizient, sie bieten auch mehr Sicherheit beim Online-Einkäufen. Sollte dennoch mal etwas schiefgehen, lassen sich alle unsere Karten jederzeit mit nur einem Klick sperren.

Kein Warten auf Rückerstattungen

Unternehmensausgaben passieren in allen möglichen Formen und Größen – und manchmal braucht es für sie doch etwas mehr als nur eine Firmenkarte. Etwa, wenn es um die Berechnung von Kilometer- und Verpflegungspauschalen geht. Oder die Firmenkarte versehentlich für eine private Ausgabe genutzt wurde. Oder wenn ein Service nur in Bar bezahlt werden kann, wie es speziell in Deutschland vielerorts noch der Fall ist. Wer von uns war schließlich nicht schon mal in der Situation, ein Geschäftsessen oder den Nachmittags-Cappuccino im netten, kleinen Café an der Ecke nur in Bar bezahlen zu können? Zusammengefasst brauchen wir immer dann mehr als eine Firmenkarte, wenn sich Rückerstattungen am Ende noch etwas komplizierter gestalten als sie meistens ohnehin schon sind.

Das Schlimmste an Rückerstattungen ist aber wohl das oftmals wochenlange Warten auf die ausstehende Auszahlungen.

Mit Pleo-Pocket behalten Mitarbeiter:innen und Unternehmen nicht nur alle zwischen den Parteien geschuldeten Gelder im Blick, berechnen Pauschalen automatisch und verwalten Barausgaben, Rückerstattungen können von Mitarbeiter:innen selbst ausgelöst werden. So, dass geschuldetes Geld innerhalb von Sekunden auf dem richtigen Konto landet.

„Falls ich irgendwo nur mit Bargeld zahlen kann oder meine Reisekostenpauschale abrechnen möchte, reiche ich diese mit wenigen Klicks über meine Pleo-App ein. Über Pleo-Pocket sehe ich immer, wie viel Geld mir noch geschuldet wird. Sobald meine Teamleiterin diese Ausgaben geprüft hat, kann ich mir das Geld ganz einfach auf meine private Kreditkarte auszahlen lassen. Das Geld ist dann innerhalb von einem Tag auf meinem Konto. Das hätte ich mir bei allen anderen Arbeitgebern vor Pleo auch so gewünscht.“

Dominic Klingberg, Senior Account Executive bei Pleo Germany

So überzeugen Sie Ihr Finanzteam von Pleo

Konnten wir Sie von Pleo begeistern? Prima. Dann ist es jetzt an der Zeit, auch Ihr Finanzteam von Pleo zu überzeugen. Wahrscheinlich sind Sie als Vertriebler:in im Pitchen von Ideen bereits ein Pro! Dennoch geben wir Ihnen gerne noch die größten Vorteile von Pleo für Finanzteams mit an die Hand:

Von detaillierten Einblicken und Analysen, die den Finanzabteilungen helfen, ihre Ausgaben besser zu prognostizieren, über Zeitersparnis durch Automatisierung, erstklassige Schnittstellen zu Buchhaltungssystemen wie DATEV, bis hin zu einer nie dagewesenen Kontrolle über alle Unternehmensausgaben, macht Pleo das Leben für alle Buchhalter:innen sehr viel leichter.

Oder um es in den Worten unseres Senior Account Managers, Dominic Klingberg, zu sagen:

„Pleo schafft Zeit für Ihre Kernaufgabe: Vertrieb. Keine Auslagen oder lästigen Spesenabrechnungen mehr. Die Vertriebsleitung und die Buchhaltung sehen alle Ausgaben in Echtzeit und brauchen Ihnen mehr wegen fehlender Belege hinterherrennen. Eine klassische Win-win-Situation. ;) Und das Beste daran? Pleo funktioniert auch für alle anderen Teams, die Ausgaben haben.“

Die nächsten Schritte? Sie wissen, wie es geht. Buchen Sie noch heute eine Demo.

Smarte Kreditkarten für alle!
Desiree

Désirée Cornet

Content Producer & Linguist, Germany

SEO-Beraterin und Tone of Voice-Jongleurin mit Vorliebe für Nischen-Content. Privat: Seemensch. Kontakt: desiree@pleo.io

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