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Ausgabenverwaltung

Spesen einfach erklärt: Pauschalsätze, Abrechnung und Beispiel

Ihre Mitarbeitenden sind beruflich häufig unterwegs? Dienstreisen und Auswärtstätigkeiten gehören in Ihrem Unternehmen zum Alltag? 🧳 Dann entstehen sicher viele zusätzliche Kosten für die Verpflegung, mit deren Erstattung sich die Buchhaltung herumschlagen muss. Doch keine Sorge, wir eilen zu Hilfe! In diesem Artikel erklären wir Ihnen alles, was Sie zu Spesen wissen müssen und verraten Ihnen, wie Sie den Verwaltungsaufwand einfach reduzieren können.

Was sind Spesen? Eine einfache Definition

Wer beruflich auf Reisen ist, muss sich um die eigene Verpflegung kümmern. Die Kosten, die dafür anfallen, bezeichnen wir als Spesen. Gerade Freiberufler:innen und Selbstständige profitieren davon, dass dieser Aufwand steuerlich absetzbar ist – Arbeitnehmer:innen lassen sich die Spesen hingegen steuerfrei von ihren Arbeitgeber:innen erstatten.

Nach der offiziellen Definition zählen nur die Kosten als Spesen, die in Verbindung mit der Reise stehen. In der Umgangssprache findet der Begriff allerdings häufig auch für andere kleinere Ausgaben der Mitarbeitenden Verwendung, die im Zusammenhang mit der Arbeit anfallen.

Die Spesenabrechnung ist ein Teil der Reisekostenabrechnung. Wie groß der buchhalterische Aufwand beim Abrechnen von Spesen ist, hängt davon ab, wie viel die Arbeitnehmer:innen reisen. Wer regelmäßig auswärts bei der Kundschaft unterwegs ist, muss sich also gut organisieren und alle Rechnungen aufheben. 🤓

Bedeutung von Spesen: Dieser Prozess steckt dahinter

Hotelkosten, ungewohnte Fahrtwege, essen gehen (denn wer hat auf Geschäftsreise schon Zeit, einzukaufen und etwas zu kochen?) – wenn Ihre Mitarbeitenden betrieblichviel unterwegs sind, haben sie höhere Ausgaben, als wenn sie nach getaner Arbeit ins eigene Heim zurückkehren.

Diese höheren Ausgaben gilt es zu kompensieren. Genau an dieser Stelle gewinnen Spesen an Bedeutung. Mit der Spesenabrechnung sorgen Arbeitgeber:innen dafür, dass die Reisenden nicht mit Ihrem eigenen Geld zahlen müssen und auf den Kosten sitzen bleiben.

Grundsätzlich gehören zu den Spesen alle Ausgaben, die auf Geschäftsreisen höher sind als im normalen Alltag. Im Zusammenhang mit erhöhten Verpflegungskosten sprechen wir beispielsweise vom Verpflegungsmehraufwand, welchen Arbeitgeber:innen meist über die Verpflegungspauschale erstatten. Allgemein finden sich auf den Spesenabrechnungen die folgenden Positionen:

  • Verpflegung 🥡
  • Unterkunft 🏨
  • Fahrt und Beförderung 🚗
  • Nebenspesen 🎫

Zu den Nebenspesen gehören verschiedene Kosten, zum Beispiel für Parkgebühren oder die Teilnahme an einer Fachmesse. Mit der Unterkunft werden die Kosten für das Hotel oder eine Ferienwohnung erfasst. Zu den Fahrtkosten gehören Flugtickets, Taxifahrten oder die Benzinkosten, wenn Ihre Mitarbeitenden mit dem eigenen Auto unterwegs sind.

Spesensätze 2022

Manche Dinge ändern sich einfach nie – die anwendbaren Spesensätze zählen da jedoch leider nicht dazu. 😕

Sie ändern sich von Land zu Land und meist von Jahr zu Jahr. Wer viel reist und dafür genau planen möchte, muss sich also nicht nur regelmäßig über die aktuell gültigen Pauschalsätze für Spesen in Deutschland informieren, sondern auch darauf achten, in welches Land die Reise geht. Sie haben keine Lust, lange zu suchen? Das trifft sich gut, denn wir waren mal so frei und haben Ihnen die Spesensätze 2022 für einige Länder herausgesucht!

Spesen in Deutschland 🇩🇪

Wenn Ihre Mitarbeitenden innerhalb Deutschlands reisen, profitieren sie seit Anfang 2020 von höheren Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand. Es gilt ein Satz von 28,00 EUR, wenn die Dienstreise länger als 24 Stunden dauert. Am An- und Abreisetag und für alle Abwesenheiten vom regulären Arbeitsplatz, die länger als acht Stunden dauern, beträgt die Pauschale noch 14,00 EUR. 

Eine Übernachtung im Hotel wird mit der Übernachtungspauschale von 20,00 EUR erstattet. Doch Achtung – sind Frühstück, Mittag- oder Abendessen bei den Hotelkosten inkludiert, wird der Verpflegungsmehraufwand pauschal um 20 % (Frühstück) bzw. je 40 % (Mittagessen, Abendessen) gekürzt. 

Spesen im Ausland 🗺️

Reisekosten sind weltweit sehr unterschiedlich und hängen stark davon ab, wo auf der Welt man sich gerade befindet. Wie hoch die unterschiedlichen Spesensätze ausfallen, hängt also zusätzlich zu den Stunden auch vom bereisten Land ab. Teilweise variieren sie sogar nach Regionen. 

Wir haben beispielhaft einige Ziele für Dienstreisen mit den jeweiligen Pauschalsätzen der Spesen im Ausland zusammengefasst. Die hier angegebenen Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder.

Diese Pauschalbeträge gelten für das Jahr 2022:

Diese Pauschalbeträge gelten für das Jahr 2022:

Land

Pauschalbetrag für An- und Abreisetag

Pauschalbetrag bei Abwesenheit ab 24 Stunden

Pauschalbetrag für Übernachtungskosten

Australien

34,00 Euro

51,00 Euro

158,00 Euro

Belgien

28,00 Euro

42,00 Euro

135,00 Euro

Brasilien

34,00 Euro

51,00 Euro

127,00 Euro

China

32,00 Euro

48,00 Euro

112,00 Euro

Frankreich

29,00 Euro

44,00 Euro

115,00 Euro

Indien

21,00 Euro

32,00 Euro

85,00 Euro

Italien

27,00 Euro

40,00 Euro

135,00 Euro

Niederlande

32,00 Euro

47,00 Euro

122,00 Euro

USA

34,00 Euro

51,00 Euro

138,00 Euro

Wichtig: Die Verpflegungspauschalen sind dafür gedacht, einen Teil der anfallenden Kosten für die Verpflegung während einer Auslandsreise abzudecken – nicht alle Kosten!

Rechtliche Grundlage: So sind Spesen im Gesetz geregelt ⚖️

Zugegeben, Gesetzestexte mit ihren endlosen Paragrafen und Wörtern, die gefühlt niemand versteht, können ganz schön nervig sein. Damit Sie sich damit also nicht abquälen müssen, haben wir Ihnen die wichtigsten rechtlichen Fakten hier zusammengefasst.

Grundlegend ist festzuhalten, dass es kein direktes Spesen-Gesetz gibt. Arbeitgeber:innen sind nicht dazu verpflichtet, ihren Arbeitnehmer:innen Spesen zu erstatten. Sollte keine Erstattung der Spesen über das Unternehmen möglich sein, besteht für die Mitarbeitenden jedoch immer die Möglichkeit, die Kosten pauschal als Betriebsausgaben oder Werbungskosten in der Steuererklärung geltend zu machen und sie so von der Steuer absetzen zu lassen. Falls Sie sich dennoch durch den gesetzlichen Paragrafendschungel für Spesen hangeln wollen: Die entsprechenden Gesetzestexte finden Sie in § 4 und § 9 des Einkommensteuergesetzes (EStG). 👩‍⚖️

Zudem ist es wichtig, dass Mitarbeitende sowohl die Höhe aller Ausgaben, die sie ihrem Unternehmen gegenüber angeben, sowie alle Zeiten der Abwesenheiten genau dokumentieren und belegen können. 

Wie eben bereits erwähnt sind die Verpflegungspauschalen nicht dafür konzipiert, alle anfallenden Reisekosten als Spesen abzudecken. Sie sollen lediglich den Unterschied zu den regulären Lebenshaltungskosten, welche ohne die Reise anfallen würden, begleichen. Die genaue rechtliche Definition des Verpflegungsmehraufwandes finden Sie im § 4 Abs. 5 Nr. 5 EstG. Die konkreten Pauschbeträge, die sich für den Verpflegungsmehraufwand ansetzen lassen, stehen wiederum im § 9 Abs. 4a EstG.

Welche Spesenpauschalen in welchem Jahr gelten, legt das Finanzministerium (BMF) fest. Die Spesensätze 2022 haben dabei wohl Buchhaltungsabteilungen deutschlandweit viel Arbeit erspart, denn für das aktuelle Jahr wurden alle Spesensätze von 2021 für die Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten pandemiebedingt unverändert übernommen.

Spesen abrechnen: So einfach geht's 🧮

Spesen wie gewesen? Oder doch lieber Spesen nach Pauschalsätzen? Die Entscheidung, wie die Spesen abgerechnet werden sollen – über Pauschalen bzw. Tagessätze oder über die tatsächlich angefallenen Kosten – fällt in der Buchhaltung teilweise schwer. 

In der Praxis ist die Erstattung anhand der Pauschalbeträge, die durch die Verpflegungspauschale, Übernachtungskostenpauschale und die Kilometerpauschale vorgegeben werden, meist der einfachere Weg: Alle Aufwendungen, die im Kontext der Dienstreise entstanden sind, finden Berücksichtigung und niemand muss sich durch eine riesige Menge Rechnungen wühlen, um die tatsächlichen Kosten fehlerfrei zu ermitteln. 

Wichtig ist, dass Sie den Überblick über alle entstandenen Kosten behalten. Das funktioniert zum Beispiel mit einer Tabelle in Excel oder über Softwarelösungen. Softwarelösungen bieten sich vor allem deswegen an, weil sie viele Vorlagen bieten, die die Eingabe erleichtern. 

Haben Sie Lust auf neue Programme, die auch ohne Vorlage genau für diesen Zweck geschaffen sind, können Sie auch eine spezielle Software zur Spesenerfassung verwenden. Eine Software hat beispielsweise den Vorteil, dass Sie immer mit den aktuellen Spesensätzen arbeiten, ohne diese selbst updaten zu müssen. 

Beispiel: So rechnen Sie Spesen richtig ab

Puh – ganz schön theoretisch alles! Raucht Ihnen schon der Kopf? Keine Angst, trockener wird es nicht mehr. Stattdessen haben wir ein Beispiel und ein paar Tipps für Sie, damit beim nächsten Mal Spesen Abrechnen auch sicher alles glattgeht. 💯

Nehmen wir an, Ihr Mitarbeiter Tom lebt in Berlin und begibt sich im Februar 2022 auf eine dreitägige Geschäftsreise nach Leipzig. Für die Fahrt verwendet er sein eigenes Auto und verbringt zwei Nächte in einem Hotel ohne Verpflegungsleistungen wie inklusivem Frühstück.

Mit den jeweiligen Pauschalbeträgen würde Tom insgesamt 230,00 EUR Spesenerstattung erhalten:

Mit den jeweiligen Pauschalbeträgen würde Tom insgesamt 230,00 EUR Spesenerstattung erhalten:

Spesenabrechnung gesamt

230,00 EUR

Übernachtungspauschale

60,00 EUR

3x Übernachtung

3 x 20,00 EUR

Kilometerpauschale (0,30 €/km)

114,00 EUR

1x Hinfahrt

0,30 EUR x 190 = 57,00 EUR

1x Rückfahrt

0,30 EUR x 190 = 57,00 EUR

Verpflegungsmehraufwand

56,00 EUR

1x Anreisetag

14,00 EUR

1x Abwesenheit ab 24 Stunden

28,00 EUR

1x Abreisetag

14,00 EUR

Trinkgelder richtig nachweisen per Eigenbeleg

Guter Service will belohnt werden! 👨‍🍳 Doch wer Trinkgeld gibt, erhält dafür nur in den seltensten Fällen einen Beleg, der für das Abrechnen der Tagesspesen notwendig wäre. 

Deshalb muss man aber nicht gleich geizig werden. Denn für Trinkgelder dürfen Ihre Mitarbeitenden einen Eigenbeleg für die steuerfreie Kostenerstattung ausstellen. Wichtig ist dabei, dass sie die entsprechende Quittung für den jeweiligen Restaurantbesuch beilegen. Und bitte nicht flunkern: Gerade diese Eigenbelege sehen sich Betriebsprüfer:innen gerne besonders genau an!

Wie sieht es mit bereitgestellten Mahlzeiten aus?

Vorsicht am Buffet! 🥪 Auf Dienstreisen nehmen Mitarbeitende oft an Veranstaltungen teil, bei denen Mahlzeiten wie Mittagessen vor Ort bereitgestellt werden. Wer an einer solchen Veranstaltung teilnimmt, darf für diesen Tag keine Ausgaben für die Verpflegung berechnen. 

Aber immerhin: Die Teilnahmegebühren für solche Veranstaltungen sind als Betriebsausgaben steuerlich absetzbar.

Bei Geschäftsessen ist entscheidend, wer eingeladen hat

Natürlich möchten Ihre Mitarbeitenden auch für ein Geschäftsessen die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand voll geltend machen. Das ist allerdings nur dann möglich, wenn ein anderes Unternehmen eingeladen hat. Wenn die Einladung von Ihrem Unternehmen ausgesprochen wird, müssen Ihre Mitarbeitenden auch selbst zahlen. 🍽️

Spesen verwalten: Einfacher geht's nicht

Belege sammeln und sortieren, den Überblick über Nachreichungen und Auslagenerstattungen behalten etc. – die Organisation von Spesen ist mit viel Aufwand verbunden.

Zum Glück existieren smarte Lösungen, mit denen sich Spesen einfacher verwalten lassen: Pleo Pocket, beispielsweise! 🔥

Das Pleo Feature hat sowohl für Arbeitgeber:innen als auch für Arbeitnehmer:innen zwei entscheidende Vorteile: Sie scannen die Belege einfach direkt ein und die Abrechnung erfolgt hinterher automatisch. Mit unseren smarten Technologien für Zahlungsverfahren gehört der Zeitaufwand bei der Reisekostenabrechnung der Vergangenheit an. Die Erfassung der Belege erfolgt direkt in der App; und das alles ist GoBD-konform! Sie können individuelle Ausgabelimits definieren und behalten immer die Kontrolle. Zudem ist die Anwendung mit allen gängigen Buchhaltungstools kombinierbar – so fällt ein großer Zeitaufwand weg!

Mit Pleo nutzen Sie Verwaltungslösungen der nächsten Generation. Pleo Pocket ist speziell für die einfachere Verwaltung von Unternehmensausgaben und Privatauslagen konzipiert. 

Gerade wenn Dienstreisen in Ihrem Unternehmen keine Seltenheit sind, ist das Feature wie gemacht für Ihre Reisekostenabrechnung. Gestalten Sie Dienstreisen jetzt bequemer und sichern Sie sich mit Pleo Pocket einen Überblick über alle getätigten Ausgaben in Echtzeit!

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