Alles, was Sie über Purchase to Pay wissen müssen: Definition, Schritte und digitale Lösungen

Die Warenbeschaffung umfasst für Unternehmen unzählige Schritte von der Bedarfsermittlung bis zur Zahlung der Rechnung. Um hier nicht den Überblick zu verlieren, haben sich Systeme entwickelt, die diesen Prozess greifbar machen. Diesen Prozess nennen wir heute: Purchase to Pay oder auch Procure to Pay.  

Aber was genau ist der Purchase-to-Pay-Prozess? Welche Schritte umfasst der P2P-Prozess? Und warum steigen immer mehr Unternehmen auf digitale Lösungen um? Dies ist unser Purchase2Pay Leitfaden.

Was ist Purchase to Pay? Definition 

Der Begriff Purchase to Pay, manchmal auch Procure to Pay, stammt aus dem englischen Sprachraum und bedeutet so viel wie “Einkauf bis Zahlung”. Im Deutschen wird der englische Begriff unverändert übernommen. 

Purchase to Pay beschreibt den geschäftsinternen Prozess der Warenbeschaffung vom Einkauf der Ware bis zur Zahlung der Rechnung an den Lieferanten. Kurzum: Reden Sie über Purchase to Pay, reden Sie über all das, was es braucht, um als Unternehmen Waren zu beschaffen.

Purchase to Pay umfasst alle geschäftsinternen Prozesse vom Einkauf bis zur Bezahlung von Waren. 

Der Purchase-to-Pay-Prozess kann je nach Unternehmen unterschiedlich komplex ausfallen. Essentiell ist aber, dass Unternehmen selbst genau verstehen, welche Schritte in ihrem Purchase-to-Pay-System relevant sind. Für optimale Unternehmensprozesse muss ein Unternehmen in der Lage sein, jeden Schritt dieses Prozesses zu überwachen und anzupassen. Um das zu gewährleisten, setzen auch KMUs immer häufiger auf digitale Lösungen. Doch dazu später mehr. 

Purchase to Pay vs. Procure to Pay vs. Source to Pay vs. Order to Cash

Setzen Sie sich zum ersten Mal intensiv mit Purchase to Pay auseinander, fliegen Ihnen allerlei ähnlich klingende Begriffe um die Ohren. Purchase to Pay, Procure to Pay, Source to Pay und und und. 

Verschaffen Sie sich mit der folgenden Vergleichstabelle einen Überblick die einzelnen Begriffe, ihre Bedeutung und ihre Unterscheidung:

Sollten Sie sich gefragt haben, warum es für diese Begriffe keine passenden deutschen Synonyme gibt, dürfte diese Tabelle Klarheit geliefert haben. Die verschiedenen beschriebenen Konzepte sind sich recht ähnlich und werden gerne austauschbar verwendet. Wichtig ist, dass sie verstehen, dass ihr Umfang jeweils größer oder kleiner sein kann und ihre Ausrichtung variiert (B2B vs. B2C).  

Aus diesen Schritten besteht der Purchase to Pay Prozess

Der Purchase-to-Pay-Prozess ist kein statisches Konzept. Je nach Unternehmen kann dieser Prozess unterschiedliche Schritte umfassen. Im Folgenden lernen Sie deshalb die gängigsten bzw. unverzichtbaren Schritte des P2P-Prozesses kennen. Aber vergessen Sie nicht: Am Ende des Tages müssen Sie prüfen, welcher Ablauf genau für Ihr Unternehmen erforderlich ist. 

• Bedarfsmeldung: Unternehmen A sagt: Ich brauche Produkt X. 

• Prüfung: Unternehmen A prüft, ob es Produkt X wirklich braucht. 

• Freigabe: Unternehmen A erteilt die Freigabe, Produkt X zu bestellen. 

• Bestellung: Unternehmen A bestellt Produkt X bei Unternehmen B. 

• Auftragsbestätigung: Unternehmen B bestätigt die Bestellung von Produkt X und versendet es. 

• Wareneingang: Produkt X kommt bei Unternehmen A an. 

• Rechnungseingang: Unternehmen A erhält die Rechnung X für Produkt X von Unternehmen B.

• Rechnungsverarbeitung: Unternehmen A scannt bzw. liest die Rechnung X aus. 

• Abgleich Bestellung: Unternehmen A prüft, ob Rechnung X mit Produkt X übereinstimmt.

• Rechnungsfreigabe: Unternehmen A bestätigt, dass Rechnung X korrekt ist. 
  
  
• Zahlung:  Unternehmen A bezahlt Rechnung X an Unternehmen B. 

Bei Kleinunternehmen fallen einige dieser Schritte zusammen bzw. werden gemeinsam abgehandelt. Gerade wenn es sich um einfache bzw. kleine Bestellungen handelt, sind die einzelnen Schritte recht schnell abgehandelt. 

Doch je größer ein Unternehmen wird und je komplexer die Produkte werden, die es benötigt, desto schwieriger wird es, diese Prozesse händisch abzuwickeln. Hier kommen digitale Purchase-to-Pay-Systeme ins Spiel. 

Warum sich digitale Lösungen für Purchase to Pay durchsetzen

Digitale Lösungen für den Purchase-to-Pay-Prozess werden immer beliebter. Und das nicht nur bei Großunternehmen, sondern auch bei kleinen und mittelständischen Unternehmen. Die Gründe hierfür sind vielfältig. 

Klar ist: Arbeiten Sie mit einer Purchase-to-Pay-Plattform übernimmt diese einen Teil oder alle der elf oben beschriebenen Schritte. Das spart Zeit und Aufwand. 

Außerdem reduziert die elektronische Verarbeitung auch das Fehlerpotenzial an allen elf Stellen des Prozesses. Dazu eliminiert sie Wartezeiten zwischen Schritten und strafft die Kommunikation mit Lieferanten. Doch die Gründe für den Umstieg auf digitale Lösungen greifen noch tiefer.

Elektronische Purchase-to-Pay-Plattformen helfen Ihnen nicht nur dabei, im Moment effizienter zu arbeiten. Sie schaffen auch wichtige Transparenz, die zur Liquiditätsplanung beiträgt. 

Digitale Lösungen für den Purchase-to-Pay-Prozess sorgen für mehr Transparenz und Effizienz und tragen zur Liquiditätsplanung bei. 

Ein klarer Überblick über Ihre Zahkunsgprozesse im Rahmen der Warenbeschaffung erlaubt Ihnen, Ihren Cashflow proaktiv und vorausschauend zu planen, statt nur reaktiv und im Moment zu handeln. 

Zukunftsgedanken? Erfahren Sie in unserem Artikel “Die Zukunft des Treasury”, wie Technologie das Cash Flow-Management revolutioniert. 

Vor- und Nachteile von Purchase to Pay Systemen 

So weit, so gut. Fassen wir einmal die Vorteile von Purchase-to-Pay-Systemen zusammen und nutzen die Gelegenheit, mögliche Probleme beim Umstieg zu beleuchten. Denn wenn digitale Lösungen so toll sind, wäre doch schon jedes Unternehmen umgestiegen, oder? 

Dies sind die häufigsten Vorteile von elektronischer Procure-to-Pay-Software sowie einige Nachteile, die den Umstieg erschweren könnten: 

• Automatisierung repetitiver Prozesse 
• Ersparnis von Zeit und Personalkosten 
• Eliminierung menschlicher Fehler 
• Wegfall von Wartezeiten 
• Straffere Kommunikation mit Lieferanten 
• Vollständig elektronische Abwicklung ohne Medienbrüche 
• Überblick über den gesamten Purchase-to-Order-Prozess 
• WIchtige Einblicke für die Liquiditätsplanung 

• Digitalisierung kann auf Widerstand bei Mitarbeiter:innen treffen 
• Umstellung kann Weiterbildungen erfordern 
• Kosten fallen durch die Anschaffung von Software an 
• Risiko von Integrationsproblemen zwischen einzelnen Bestandteilen 

Die 4 Kernbestandteile einer erfolgreichen Purchase to Pay Plattform 

Ein digitalisierter Purchase-to-Pay-Prozess lohnt sich. Und zwar nicht nur für Global Player, sondern auch für wachsende Startups und KMUs. Wer möchte denn nicht Aufwand sparen, den Überblick behalten und bereits für morgen planen? 

Für die Digitalisierung dieses Prozesses greifen Unternehmen gerne auf mehrere Lösungen zurück, die ineinander greifen. So stellen sie sicher, dass jeder Schritt des Prozesses bestmöglich abgedeckt ist. 

Diese vier Kernbestandteile sollten die einzelnen Lösungen Ihrer neuen Purchase-to-Pay-Plattform abdecken:  

• E-Procurement: Unter E-Procurement versteht man die elektronische Warenbeschaffung. Sie umfasst die folgenden Schritte: Bedarfsmeldung, Prüfung, Freigabe und Bestellung. Je nach Lösung werden diese Schritte nur teilweise oder beinahe komplett automatisiert abgewickelt. 

• Elektronischer Dokumentenaustausch: Elektronische Lösungen für den Dokumentenaustausch sind, wie der Name bereits verrät, für den sicheren, digitalen Austausch sämtlicher Dokumente zwischen zwei Unternehmen zuständig. Darunter fallen: Bestellungen, Bestellbestätigungen, Rechnungen, Reklamationen.   

• Elektronische Rechnungsverarbeitung: Seit dem 01. Januar 2025 sind E-Rechnungen im deutschen B2B-Verkehr Pflicht. Deshalb setzen Unternehmen nun vermehrt auf GoBD-konforme Software zur Rechnungsverarbeitung. Diese prüft, autorisiert, kategorisiert und verbucht Rechnungen teil- oder vollautomatisch.   
  
  
• E-Zahlungen: Elektronische Zahlungslösungen sind nicht nur für die Begleichung von Rechnungen zuständig. Sie führen auch wiederkehrende Zahlungen aus, verfolgen Firsten und nutzen, wenn vorhanden, Skonti aus. Daten aus elektronischen Zahlungslösungen fließen zudem direkt in die Liquiditätsplanung ein.  

Wichtig ist, dass sie die einzelnen Lösungen nicht isoliert voneinander wählen. Die Integration der einzelnen Lösungen miteinander ist ausschlaggebend, um aus diesen vier Bestandteilen tatsächlich einen geschlossenen Procure-to-Pay-Prozess zu kreieren. 

E-Rechnungspflicht? Informieren Sie sich zu Ihren neuen Pflichten als Unternehmen in Deutschland. Alles, was Sie wissen müssen, finden Sie in unserem Ratgeber zur E-Rechnung.

Moderne Purchase to Pay Systeme mit Pleo 

Pleo Eingangsrechnungen ist eine fortschrittliche digitale Lösung für den Erhalt, die Verwaltung und die Zahlung von Eingangsrechnungen, die für Unternehmen jeder Größe geeignet ist. Die Software verwaltet sämtliche eingehende Rechnungen automatisch und mühelos und wickelt Zahlungen mit minimalem Eigenaufwand ab. 

Pleo-Kunden sind sich sicher: Pleo ist das beste Ausgabentool in Europa. Online kommt das Rechnungstool nämlich schon auf über 1.480 Top-Bewertungen. In Pleos Kundenkreis lassen sich internationale Unternehmen wie Mister Spex, Trade Republic und Blinkist finden. Aber auch jede Menge kleinere Startups und KMUs setzen bereits auf Pleo – 40.000 Unternehmen insgesamt. 

Gerade für den Aufbau eines erfolgreichen Purchase-to-Pay-Systems ist Pleo Eingangsrechnungen eine kluge Wahl. Denn das Ausgabentool performt nicht nur alleine, sondern ist auch ein Teamplayer. Die Lösung bietet nämlich zahlreiche Integrationsmöglichkeiten mit Buchhaltungssoftware & Co. und schließt damit den Kreis Ihres P2P-Prozesses. 

Fazit 

Purchase to Pay (oder auch Procure to Pay) ist ein elementarer Prozess von Unternehmen, die Waren beschaffen. Er beschreibt die einzelnen Schritte, die Sie von der Bedarfsermittlung bis zur Zahlung durchlaufen. Diesen transparent zu verfolgen, ist der Schlüssel zu optimierten und effizienten Unternehmensprozessen. 

Setzen Sie auf die Vorzüge von digitalen Lösungen für Purchase to Pay, um Zeit und Ressourcen zu sparen, Fehler zu vermeiden und zukunftsgerichtet zu arbeiten. Legen Sie noch heute den Grundstein Ihrer digitalen Infrastruktur und buchen Sie eine Demo bei Pleo, der besten digitalen Lösung für die elektronische Rechnungsverarbeitung. 

FAQs 

Was versteht man unter “Purchase to Pay”? 

Purchase to Pay, manchmal auch Procure to Pay, ist ein unternehmensinterner Prozess, der alle Schritte der Warenbeschaffung. Er beginnt bei der Bestellung (Purchase) und endet mit der Zahlung (Pay). 

Was ist ein P2P-Prozess? 

Die Abkürzung “P2P-Prozess” steht für Purchase to Pay oder Procure to Pay und beschreibt den Prozess der Warenbeschaffung. P2P-Prozesse beginnen bei der Bestellung und enden mit der Zahlung, können je nach Unternehmen aber unterschiedlich ausgeprägt sein.  

Was ist ein P2P Auftrag?

Ist von einem P2P-Auftrag die Rede, ist i. d. R. ein kompletter Durchlauf des P2P-Prozesses bzw. ein isolierter Auftrag der Warenbeschaffung gemeint. Welche Aufgaben mit einem P2P-Auftrag verbunden sind, ist je nach Unternehmen unterschiedlich.