Purchase to Pay System: 5 Lösungen für Ihren digitalen P2P-Prozess

Die Beschaffung ist ein komplexer und fehleranfälliger Prozess, der in Unternehmen oft viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nimmt. Um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen über alle Schritte des P2P-Prozesses hinweg die richtigen Entscheidungen trifft, empfiehlt sich ein Umstieg auf ein Purchase to Pay System. 

In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was Purchase to Pay Software ist, was eine gute Software-Lösung ausmacht und welche die besten E-Procurement Softwares 2026 sind. 

Was ist ein Purchase to Pay System? Definition

Der sogenannte Purchase-to-Pay-Prozess (kurz: P2P-Prozess), auch Procure-to-Pay-Prozess, beschreibt alle Schritte des unternehmerischen Beschaffungsprozesses von der Bestellung bis zur Bezahlung. Dieser Prozess kann je nach Unternehmensgröße und Bedarf zunehmend komplex werden, ist anfällig für Fehler und sehr zeitaufwändig. Deshalb digitalisieren Unternehmen den P2P-Prozess mit sogenannten Purchase-to-Pay-Systemen. 

Ein Purchase to Pay System bildet die gesamte Beschaffung auf einer zentralen Oberfläche ab. Das erhöht die Kontrolle über den Einkauf, spart Zeit und Kosten und schafft Raum für Innovation.

Sogenannte Purchase-to-Pay-Systeme können einfache Rechnungsmanagement-Softwares oder komplexere Purchase-to-Pay-Softwares und E-Procurement-Plattformen sein. Diese erlauben Unternehmen, ihren Beschaffungsprozess digital abzubilden und von einem einzigen Dashboard aus zu verwalten. 

Der Einsatz von Purchase-to-Pay-Systeme bringt weitgehende Automatisierungen mit sich, die repetitive Aufgaben aus den Händen von Mitarbeitenden nehmen, sodass sie sich auf wichtigere, strategische Aufgaben konzentrieren können. Durch die Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) und Maschinellem Lernen (ML) liefern moderne P2P-Lösungen nicht einfach statische Automatisierungen, sondern verbessern sich stetig. 

Recap: Machen Sie sich noch einmal mit dem Purchase-to-Pay-Prozess vertraut, bevor Sie sich nach einer passenden Software umsehen. 

Anforderungen an Purchase to Pay Systeme

Die Beschaffung zu digitalisieren, verspricht massive Verbesserungen im Betrieb. Software-Anbieter werben mit großen Zeit- und Kosteneinsparungen und stellen strategische Vorteile gegenüber der Konkurrenz in Aussicht. Die Vorteile eines Purchase to Pay System können Sie aber nur dann genießen, wenn Sie die passende Software-Lösung wählen. 

Die sind die wichtigsten Anforderungen an Ihre Purchase-to-Pay-Lösung: 

• Funktionsumfang: Je nach Bedarf des Unternehmens können die Anforderungen an ihre Software stark variieren. Manche Unternehmen benötigen eine Lösung für den Zahlungsprozess, andere eine Purchase-to-Pay-Lösung. Wieder andere möchten den gesamten Source-to-Pay-Prozess abdecken. 

• Teamwork: Vom CFO bis zur Buchhaltung gibt es zahlreiche Abteilungen, die am Beschaffungsprozess teilnehmen. Umso wichtiger für eine Purchase-to-Pay-Lösung ist deshalb, dass sie genügend Zugänge für alle Verantwortlichen bietet und Administratoren erlaubt, entsprechende Berechtigungen zu verteilen. 

• Compliance: Sowohl bei der Beschaffung als auch bei der Rechnungsstellung und -bearbeitung gelten für deutsche Unternehmen strenge gesetzliche Vorschriften. Das passende Purchase-to-Pay-System stellt im Hintergrund sicher, dass Sie alle Vorgaben einhalten und verhindert damit empfindliche Strafen.

• Integrationen: Auch wenn Ihre P2P-Lösung umfassend ist, kann sie längst nicht alle Unternehmensprozesse abbilden. Aus diesem Grund ist es essentiell, dass sie sich nahtlos mit weiterführenden Lösungen wie z. B. Online-Banking und Buchhaltung integrieren lässt, sodass keine unnötigen Wartezeiten oder Datensilos entstehen.  

• Kosten: Während die Funktionalität einer P2P-Lösung im Vordergrund stehen dürfte, sollten Sie die Kosten nicht vernachlässigen. Bei der Mehrheit der Lösungen handelt es sich um Cloud-Lösungen, die monatlich abgerechnet werden. Achten Sie bei der Auswahl nicht nur auf monatliche Kosten, sondern auch auf versteckte Gebühren. 

Die 5 besten Purchase to Pay Softwares für eine reibungslose Beschaffung

Bei der Digitalisierung Ihres Beschaffungsprozesses haben Sie die Auswahl zwischen Rechnungsverarbeitung Software, Purchase to Pay Software und E-Procurement Software. 

Welche Lösung für Ihr Unternehmen geeignet ist, hängt von einer sorgfältigen Prüfung ab. Diese setzt allerdings voraus, dass Sie zuvor Dutzende von Lösungen studiert und ausgewertet haben. Das ist zeitaufwändig und kostspielig. Wir haben Ihnen deshalb einen Teil der Arbeit abgenommen und eine Auswahl von P2P-Softwares für Sie getestet und miteinander verglichen.

Dies sind die fünf besten Purchase-to-Pay-Systeme für eine reibungslose Beschaffung im Vergleich: 

Rechnungsmanagement Software 

Viele Unternehmen machen ihre Bestellungen auf gesonderten Lieferantenportalen und suchen daher ausschließlich nach einer Lösungen für die finanzielle Verwaltung ihrer Beschaffung. Hierfür ist Rechnungsmanagement Software bestens geeignet.

1. Pleo Eingangsrechnungen 

Pleo Eingangsrechnungen ist die ideale Ergänzung für bestehende Beschaffungsprozesse, denen es an einem bombensicheren Rechnungsmanagement mangelt. Doch Pleo Eingangsrechnnungen ist nicht nur eine einfache Rechnungslösung, sondern eine echte strategische Waffe für Ihre Beschaffung. 

Mit Pleo Eingangsrechnungen automatisieren Sie Ihre Beschaffung und Rechnungsverarbeitung gleichermaßen. Profitieren Sie von automatisierten Bestellanforderungen, die sich einfach erstellen, freigeben und mit Rechnungen verknüpfen lassen und verarbeiten Sie Ihre Rechnungen bis zu 5-mal schneller dank weitgehender Automatisierungen und flexibler Freigabe-Flows.   

In Kürze wird das Ausgaben-Tool zudem durch die Pleo Cash-Management-Suite ergänzt. Diese erlaubt Ihnen nicht nur, Ihre Rechnungen mit Ihrer Beschaffung zu vereinen, sondern auch mit Ihrer Liquidität in Einklang zu bringen. Ein neues Finanz-Dashboard bietet Ihnen Echtzeit-Einblicke in Ihre Ausgaben und erlaubt Ihnen, Ihre Ausgaben so zu planen, wie es für Ihre Liquidität am besten ist. 

Die wichtigsten Funktionen des Tools im Überblick: 

• Automatisierte Bestellanforderungen, die sich mit Rechnungen verknüpfen lassen 
• Smarte Rechnungsverarbeitung mit flexible Freigabe-Flows
• Finanz-Dashboard mit 360° Transparenz über Ausgaben für mehr Liquidität 

Für wen Pleo Eingangsrechnungen geeignet ist: Kleine und große Beschaffungs und Buchhaltungsteams, die ihr Rechnungsmanagement automatisieren und sich strategische Aufgaben widmen wollen

Kosten: Kostenlose Demo vorhanden; Starter-Paket inkl. grundlegender Rechnungsverwaltung ab 4€ pro Monat; Essential-Paket inkl. unbegrenzter Rechnungsverarbeitung ab 18€ pro Monat 

Das sagen Kunden über Pleo Eingangsrechnungen: 

“Die Benutzeroberfläche ist sauber und intuitiv gestaltet und erlaubt Team-Mitgliedern aller Erfahrungsstufen eine leichten Einstieg – keine steile Lernkurve oder komplizierte Onboarding-Prozesse.”

Quelle: G2 

Purchase to Pay Software 

Für die Abdeckung Ihrer gesamten Purchase-to-Pay-Strategie ist Purchase-to-Pay-Software selbstverständlich am besten geeignet. Sie schafft Transparenz über den gesamten P2P-Prozess und beschleunigt diesen durch smarte Automatisierungen. 

2. SER

Die SER Solutions Deutschland GmbH aus Bonn liefert mit SER Doxis eine spannende und moderne Lösung für Ihren Purchase-to-Pay-Prozess. Die SER Doxis Intelligent Purchase-to-Pay Automation erlaubt Beschaffungsteams, ihren Einkauf weitgehend zu automatisieren und mithilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) zu verbessern.   

SER Doxis erlaubt Unternehmen, ihre Inhalte und Prozesse zu verbessern, ihre Informationstransparenz zu erhöhen und operative und finanzielle Risiken zu minimieren. Hierfür liefert es Lösungen für die Auftragsbestätigung, das Vertragsmanagement, die Verwaltung von Lieferantenakten und die Rechnungsverarbeitung – verbessert durch KI-Tools wie Intelligent Digital Workspaces, Intelligent Document Processing, Intelligent Process Automation. 

Die wichtigsten Funktionen des Tools im Überblick: 

• Weitgehende Automatisierung des P2P-Prozesses für bis zu 70 % Zeitersparnis und bis zu 80 % Kostenersparnis
• KI-gestützte Arbeitsabläufe, Dokumentenerkennung und Prozessautomatisierung

Für wen SER geeignet ist: KMUs und Großunternehmen, die ihre Beschaffung weitgehend automatisieren und durch KI-Werkzeuge verbessern wollen

Kosten: Kostenlose Demo vorhanden; Preise auf Anfrage 

3. Medius 

Eine weitere Purchase-to-Pay-Software, Medium, setzt zwar weniger auf Künstliche Intelligenz (KI), liefert aber dennoch eine vollumfängliche Suite für die Verwaltung des P2P-Prozesses. Einige Funktionen der Software-Lösung sind ein intuitives Procurement-Dashboard, eine zentrale Oberfläche für den Wareneinkauf und eine automatisierte Rechnungsverarbeitung. 

Darüber hinaus liefert Medius fortlaufend Berichte in Echtzeit, die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können, sodass Sie immer die Informationen erhalten, die Sie für Ihre Entscheidungen benötigen. Das einzige Manko: Medius unterstützt derzeit noch nicht die deutsche Sprache; Englischkenntnisse sind gefragt. 

Die wichtigsten Funktionen des Tools im Überblick: 

• Umfassende Suite für automatisierte Beschaffungsprozesse 
• Echtzeit-Berichterstattung für fundierte Entscheidungsfindung 

Für wen Medius geeignet ist: Mittlere und große Unternehmen mit internationalem Fokus, bei denen Beschaffung eine wichtige Rolle spielt 

Kosten: Kostenlose Demo vorhanden; Preise auf Anfrage 

E-Procurement Software

Einen Schritt weiter geht E-Procurement-Software. Diese setzt nicht erst bei der Bestellung ab, sondern hilft Unternehmen auch dabei, überhaupt erst passende Lieferanten zu finden. E-Procurement-Software versteht sich als Komplettlösung für den Beschaffungsprozess.   

4. edoc procurement 

edoc procurement, eine weitere deutsche Software-Lösung setzt ganz am Anfang der Beschaffung bei der Bedarfsanmeldung an und begleitet Unternehmen bis zur Bestätigung des Warenerhalts durch den Beschaffungsprozess. Dabei liefert die E-Procurement-Software nicht nur einen End-to-End-Prozess ab, sondern automatisiert auch weite Teile davon. 

Zudem lässt sich edoc procurement nach Bedarf erweitern. Der Anbieter der Lösung bietet zusätzlich Lösungen für das Rechnungswesen, die Automatisierung von Unternehmensprozessen und die Beschaffung in SAP an, die sich nahtlos an edoc procurement anfügen lassen. 

Die wichtigsten Funktionen des Tools im Überblick: 

• Schlanke Procure-to-Pay-Software für zeitsparende Beschaffung
• Modulare Software-Lösung, die sich nach Bedarf erweitern lässt 

Für wen edoc procurement geeignet ist: Deutsche mittelständische Unternehmen, die nach einer zeitsparenden und übersichtlichen Beschaffungslösung suchen 

Kosten: Kostenlose Demo vorhanden; Preise auf Anfrage

5. basware

Mit 100 % Benutzerakzeptanz ist die letzte Lösung unseres Vergleichs, basware, nicht nur auf dem Papier eine gute Lösung, sondern auch in der Praxis ein game changer. Die E-Procurement-Software löst einige der größten Probleme der Beschaffung und ist dazu noch leicht anwendbar, was Unternehmen einen reibungslosen Umstieg ermöglicht. 

Einige der Lösungen von basware sind mehr Ausgabentransparenz und Ausgabenkontrolle, weniger Lieferantenkonflikte und signifikante Einsparungen durch die Optimierung von Prozessen und die Analyse vollständiger Ausgabedaten. Dank Künstlicher Intelligenz (KI) und Maschinellem Lernen (ML) zählt basware zudem auf mehr Automatisierungen denn je. 

Die wichtigsten Funktionen des Tools im Überblick: 

• Benutzerfreundliche E-Procurement-Lösung mit globaler Compliance
• Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) und Maschinellem Lernen (ML) 

Für wen basware geeignet ist: Global operierende Unternehmen, die ihre Beschaffung an mehrerer Standorten verbessern wollen 

Kosten: Kostenlose Demo vorhanden; Preise auf Anfrage

Mit diesen 5 Tipps gelingt Ihr Umstieg auf ein Purchase to Pay System

Haben Sie bereits eine mögliche Software-Lösung für Ihr Unternehmen gefunden. Herzlichen Glückwunsch. Aber halt! Sie sind noch lange nicht bereit, diese zu implementieren. Für den erfolgreichen Umstieg auf digitale Beschaffungslösungen bedarf es eines klaren Plans. 

Anbei geben wir Ihnen fünf nützliche Tipps, die Ihnen dabei helfen, Ihren P2P-Prozess erfolgreich zu digitalisieren: 

• Analysieren Sie den Ist-Zustand: Bevor Sie sich nach einer Lösung umsehen, sollten Sie Ihr Problem kennen. Stellen Sie Ihren aktuellen Beschaffungsprozess auf den Prüfstand und werten Sie aus, wo es noch Verbesserungsbedarf gibt. Entscheiden Sie auf Grundlage davon, welchen Umfang Ihre Lösung haben sollte. 

• Informieren Sie Ihre Mitarbeiter:innen: Ihre Mitarbeiter:innen haben Angst vor Veränderungen. Das ist statistisch bewiesen. Schaffen Sie also eine Grundlage für einen gesunden Umstieg, indem Sie Ihre Mitarbeitenden bereits weit im Voraus über den Wechsel auf digitale Lösungen in Kenntnis und am Prozess teilhaben lassen. 

• Wählen Sie Ihre Lösung mit Bedacht: Nehmen Sie sich Zeit, einzelne Lösungen auf ihre Eignung für Ihr Unternehmen zu prüfen. Berücksichtigen Sie dabei die oben beschriebenen Anforderungen an die passende Software und machen Sie sich mit Nutzerberichten auf unabhängigen Plattformen, wie z. B. G2, vertraut. 

• Testen Sie einzelne Lösungen: Auch wenn ein rascher Umstieg verlockend ist, raten wir zur Geduld. Testen Sie die von Ihnen auserkorene Lösung erst ausgiebig, bevor Sie sich an diese binden. Viele Software-Anbieter bieten kostenlose Demos und Testversionen an, die Sie unbedingt nutzen sollten. 

• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter:innen: Ist die neue Lösung erst einmal eingerichtet, sollten Sie alles daran setzen, Ihren Mitarbeiter:innen einen reibungslosen Umstieg zu ermöglichen. Das gelingt z. B. mithilfe von Webinaren und Schulungen, die oft vom Software-Anbieter selbst angeboten werden. 

Fazit 

Ihr Purchase-to-Pay-System ist Ihr größter Hebel für eine effiziente und reibungslose Beschaffung. Stellen Sie deshalb sicher, dass Ihr System aktuellen Standards entspricht und bestmöglich zu Ihrem Unternehmen passt. 

Ergänzen Sie Ihre bestehende Infrastruktur für den Einkauf mit Pleo Eingangsrechnungen. Die Rechnungsmanagement Software hilft Ihnen, sämtliche Verbindlichkeiten aus der Beschaffung automatisiert zu bearbeiten und dabei immer die Liquidität Ihres Unternehmens in den Augen zu behalten. 

Pleo Eingangsrechnungen vertrauen bereits über 40.000 Unternehmen weltweit und bewerten Pleo deshalb mit 4,7 aus 5 möglichen Sternen aus über 1.280 Bewertungen. Und wenn Sie das immer noch nicht überzeugt hat, können Sie Pleo komplett kostenlos testen. Buchen Sie Ihre Pleo Demo noch heute.