Rechnungen archivieren Software: 6 Tools für die GoBD-konforme Archivierung Ihrer Rechnungen

Die revisionssichere Archivierung Ihrer Rechnungen ist für eine gesetzeskonforme Buchführung unverzichtbar. Fällt eine fehlerhafte Archivierung im Betriebsalltag zwar nicht auf, fällt Ihnen spätestens bei einer Betriebsprüfung die Decke auf den Kopf. Verhindern Sie empfindliche Strafen und finden Sie heraus, wie Sie Ihre Rechnungen in Zeiten der E-Rechnung richtig archivieren. 

In diesem Artikel stellen wir Ihnen sechs Programme vor, die Ihnen die GoBD-konforme Archivierung Ihrer Rechnungen erlauben. Dies ist der Rechnungen archivieren Software Vergleich. 

Was ist Rechnungen archivieren Software? Definition

Unter Rechnungen archivieren Software versteht man Softwarelösungen, die die digitale Aufbewahrung und Archivierung von Rechnungen erlauben. Diese Lösungen erlauben Unternehmen, all ihre steuerrelevanten Unterlagen systematisch und kontrolliert digital zu archivieren. 

Die Archivierung von Rechnungen mithilfe von cloud-basierter Software erlaubt Unternehmen, ihre Unterlagen systematisch, kontrolliert und flexibel aufzubewahren.

Je nach Softwarelösung nutzen Sie eine Archivierungssoftware, ein Dokumentenmanagement-System oder eine Buchhaltungssoftware für die Archivierung Ihrer Unterlagen. Die Archivierung kann dabei zwar lokal geschehen, wird in den meisten Fällen aber über einen Cloud-Speicher realisiert. 

Der Einsatz von cloud-basierter Software für die Archivierung von Rechnungen stellt nicht nur eine Zeit- und Kostenersparnis dar, sondern erlaubt dynamischen Unternehmen auch, immer und überall auf Unterlagen zuzugreifen – auch wenn der Aktenschrank mal fern ist. 

Wer, warum und was? Machen Sie sich mit den Grundlagen in Deutschland vertraut – in unserem Leitfaden zur Archivierung von Rechnungen. 

Warum Sie Ihre Rechnungen digital archivieren sollten

Die digitale Archivierung Ihrer Rechnungen ist weit mehr als nur eine moderne Idee, die Ihnen den einen oder anderen finanziellen und operativen Vorteil beschert. Klar ist es von Vorteil, dass Ihre Unterlagen nicht mehr auf dem Schreibtisch verstauben, sondern sicher auf einem Server lagern. 

Viel wichtiger ist dabei aber, dass Sie, gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, GoBD-Vorschriften und der neuen E-Rechnungspflicht gerecht werden: 

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Deutsche Unternehmen sind dazu verpflichtet, ihre Rechnungen, Papiere und Unterlagen für gesetzlich festgelegte Zeitspannen zu archivieren. Dies soll eine spätere Prüfung durch den Fiskus erleichtern und die gesetzeskonforme Buchführung der Unternehmen sichern. Ein Verstoß gegen die gesetzliche Aufbewahrungsfrist kann teure strafrechtliche Folgen nach sich ziehen. 

Für die längste Zeit galt für Eingangs- und Ausgangsrechnungen eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Seit dem 01. Januar 2025 gilt aber eine neue, verkürzte Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Die Verkürzung der Frist ist Teil eines breiten Bemühens der Bundesrepublik Deutschland, die deutsche Bürokratie zu entlasten.  

Dennoch ist klar: Ihre Rechnungen aus dem Jahr 2025 bis in das Jahr 2033 sicher aufzubewahren, gelingt deutlich einfacher in digitaler Form, als in schweren Ordnern und Aktenschränken, die für Verlust und Schäden anfällig sind.  

Vorgaben für eine GoBD-konforme Archivierung

Neben gesetzlichen Fristen für die Aufbewahrung Ihrer Rechnung gibt der Staat auch klar vor, wie diese aufzubewahren sind, um eine reibungslose Prüfung zu einem späteren Zeitpunkt zu gewährleisten. Diese Vorgaben werden unter den “Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form” definiert. 

Die umfangreichen GoBD-Vorschriften für die Archivierung Ihrer Rechnungen setzen u. a. die Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtigkeit, Ordentlichkeit und Unveränderbarkeit voraus. Ein wichtiger Bestandteil ist auch, dass Sie elektronische Rechnungen, die Sie erhalten haben, auch als solche archivieren müssen. 

Kurzum: Für eine revisionssichere Archivierung Ihrer Rechnungen müssen Sie alle GoBD-Vorschriften streng einhalten. Eine digitale Dokumentenablage ist hierbei nicht nur nützlich, sondern im Fall von erhaltenen Eingangsrechnungen sogar unverzichtbar. 

E-Rechnungspflicht seit dem 01. Januar 2025 

Der Trend zur elektronischen Rechnungen bedeutet für Unternehmen auch, dass sie in der Lage sein müssen, diese ordnungsgemäß zu archivieren – auch, wenn Sie selbst gar keine E-Rechnungen ausstellen. Denn seit dem 01. Januar 2025 gilt die sogenannte E-Rechnungspflicht. Diese sieht einen schrittweisen Umstieg auf strukturierte, maschinenlesbare Rechnungsformate vor und soll Papierrechnungen und PDFs ablösen. 

Seit dem 01. Januar 2025 sind alle deutschen Unternehmen im B2B-Bereich dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten. Ab dem 01. Januar 2028 werden sie schließlich dazu verpflichtet sein, E-Rechnungsformate wie ZUGFeRD und X-Rechnung auch für die Erstellung und Übermittlung von Ausgangsrechnungen zu nutzen. 

Das bedeutet für Sie: Haben Sie noch keine Lösung für die elektronische Rechnungsverarbeitung inkl. Archivierung in Ihrem Unternehmen eingeführt, ist es nun höchste Zeit. Spätestens in zwei Jahren muss Ihre gesamte Rechnungsstellung digital sein. 

Die 6 besten Tools für die digitale Archivierung Ihrer Dokumente 

Die Auswahl der passenden Archivlösung für Ihre Dokumente kann schwerfallen. Ihre Rechnungen archivieren Software muss nicht nur gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, sondern auch den komplexen GoBD-Vorschriften und der neuen E-Rechnungspflicht standhalten. 

Eine selbständige Prüfung der Einhaltung dieser Vorschriften kann viel Zeit in Anspruch nehmen und dadurch erschwert werden, dass sich Archivierungssoftware, Dokumentenmanagement-Systeme und Buchhaltungssoftware teils sehr unterscheiden. Deshalb haben wir einige der besten Lösungen für die digitale Dokumentenarchivierung getestet und miteinander verglichen.

Dies sind die sechs besten Tools für die digitale Archivierung Ihrer Dokumente: 

Archivierungssoftware 

Dedizierte Softwarelösungen für die Archivierung von Rechnungen sind speziell auf die Aufbewahrung und Archivierung von steuerrelevanten Unterlagen ausgerichtet und damit besonders benutzerfreundlich und übersichtlich. 

1. Lexware archivierung 

Lexware, eine deutsche Buchhaltungssoftware, bietet eine spezialisierte Lösung für die Archivierung Ihrer Rechnungen an: Lexware archivierung. Das Software-Tool ‘Lexware archivierung’ erlaubt Ihnen, Ihre Rechnungen GoBD-konform zu archivieren. Hierfür stellt Lexware eine automatisierte Dokumentenablage zur Verfügung, die Unterlagen automatisch sortiert und GoBD-konform aufbewahrt. 

Auch wenn Lexware archivierung eine spezialisierte Lösung ist – sie ist allein auf die Aufbewahrung von Unterlagen ausgerichtet – hat sie jede Menge Potenzial zur Skalierung. Möchten Sie diese erweitern, können Sie die nahtlosen Schnittstellen nutzen, um sie mit anderen Lösungen aus dem Hause Lexware zu synchronisieren. 

Die wichtigsten Funktionen des Tools im Überblick: 

• Automatisierte Kategorisierung und Archivierung von steuerrelevanten Unterlagen 
• GoBD-konforme Aufbewahrung von E-Mails, E-Rechnungen und weiteren digitalen Belegen 

Für wen Lexware archivierung geeignet ist: Kleine und mittlere Unternehmen, die ihre digitale Infrastruktur gezielt um eine Archivierungssoftware ergänzen wollen 

Kosten: Ab 19,86€ pro Monat inkl. 2 Nutzer:innen und 5 GB Speicher (erweiterbar)

2. easy archive 

Eine besonders einfache Archivierung Ihrer Rechnungen soll easy archive erlauben. Die Archivierungssoftware unterstützt die digitale und GoBD-konforme Dokumentenarchivierung nämlich durch eine Reihe von KI-Werkzeugen, die u. a. Metadaten extrahieren und intelligente Datenanalysen erstellen. 

Die KI-basierte Archivierung Ihrer Rechnungen verbessert die Auffindbarkeit Ihrer Daten durch eine mehrsprachige Schlagwortsuche und geht damit weit über gesetzliche Standards hinaus. Dazu erlaubt sie Ihnen, erweiterte Erkenntnisse über Ihre Unterlagen zu sammeln, die Ihre Entscheidungsfindung stützen und einen echten Wettbewerbsvorteil liefern können. So verstauben Ihre Unterlagen nicht einfach, sondern machen einen echten Unterschied.  

Die wichtigsten Funktionen des Tools im Überblick: 

• Dedizierte Archivierungssoftware mit KI-Werkzeugen für Extraktion, Suche und Auswertung von Daten 
• Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie z. B. GoBD, DSGVO und ISAE 3000

Für wen easy archive geeignet ist: KMUs und Großunternehmen, die an mehreren Standorten und international aktiv sind

Kosten: Kostenlose Demo vorhanden; Preise für Vollversion auf Anfrage 

Dokumentenmanagement-System 

Ähnlich wie Archivierungssoftware bieten Dokumentenmanagement-Systeme eine übersichtliche Oberfläche für die Aufbewahrung von Unterlagen. Darüber hinaus erlauben sie aber auch die Verwaltung und Weiterverarbeitung von Dokumenten. 

3. sevdesk 

sevdesk unterstützt viele der oben beschriebenen Funktionen einer Archivierungssoftware, geht aber an vielen Stellen über deren Umfang hinaus. 

So setzt das Dokumentenmanagement-System etwa schon bei der Erfassung von Dokumenten an und stellt seinen Nutzer:innen einen intuitiven Scanner zur Verfügung. Dazu ist es nicht nur auf die Aufbewahrung von Dokumenten ausgelegt, sondern es verfügt auch über umfangreiche Funktionen zur Verarbeitung und Auswertung Ihrer Belege, Rechnungen und Akten. 

Dazu spart die Dokumentenverwaltung mit sevdesk noch jede Menge Zeit. Die sogenannte Stapelverarbeitung erlaubt Ihnen, anhand einer Checkbox mehrere Belege gleichzeitig zu verarbeiten und repetitive Mehrarbeit zu verhindern. 

Die wichtigsten Funktionen des Tools im Überblick: 

• Umfassende Dokumentenverwaltung von Erfassung bis Archivierung 
• Zeitersparnis durch gebündelte Verarbeitung von Dokumenten via Stapelfunktion 

Für wen sevdesk geeignet ist: Deutsche KMUs, die ihre Dokumente sicher und effizient verwalten und archivieren wollen 

Kosten: Kostenlose Demo vorhanden; ab 10,36€ pro Monat

4. ecodms 

ecoDMS ist ein Dokumentenmanagementsystem, das all Ihre Dokumente sicher und effizient archiviert und dabei allerlei nützliche Extras bietet. Weitreichende Automatisierungen erkennen Ihre Rechnungen automatisch, klassifizieren und archivieren sie. Die Duplikaterkennung stellt zudem sicher, dass Sie Dokumente nicht doppelt und dreifach archivieren. 

Besonders spannend für große Unternehmen: Die Benutzerverwaltung erlaubt Ihnen, gezielt Genehmigungen an bestimmte Benutzer und Benutzergruppen zu verteilen. Auf diese Weise erhalten alle relevanten Mitarbeiter:innen Zugriff auf Ihr Archiv, ohne ein Sicherheitsrisiko darzustellen. 

Die wichtigsten Funktionen des Tools im Überblick: 

• Digitales Archiv mit nützlichen Automatisierungen und KI-Funktionen 
• Personalisierbare Benutzerverwaltung für sichere Zusammenarbeit im Team  

Für wen ecodms geeignet ist: Mehrköpfige Buchhaltungsteams, die ihre Dokumente zeitsparend und effizient verwalten wollen 

Kosten: Ab 89€ als Private Edition; ab 125€ als Business Edition (Einmalzahlung)

Buchhaltungssoftware 

Der Einsatz von Buchhaltungssoftware für die Archivierung Ihrer Rechnungen erlaubt die Verbindung der Archivierung mit Ihrem gesamten Rechnungsprozess und hilft dabei, Ihren Software-Stack schlank zu halten. Das spart langfristig Aufwand und Kosten.  

5. Pleo Eingangsrechnungen 

Pleo Eingangsrechnungen ist eine Software für die vorbereitende Finanzbuchhaltung. Sie deckt den gesamten Rechnungsprozess vom Rechnungseingang bis zur Archivierung ab und beschleunigt diesen durch weitreichende Automatisierung und flexible Genehmigungsflows. Anschließend erlaubt Ihnen Pleo, ihre Unterlagen zu nahtlos zu exportieren, um sie dort für Ihre Steuererklärung weiterzuverarbeiten. 

Die Buchhaltungssoftware ist sowohl für Einzelunternehmer als auch wachsende Unternehmen mit mehrköpfigen Buchhaltungsteams geeignet. Sie ist nicht nur intuitiv und übersichtlich gestaltet, sondern auch flexibel einsetzbar. Archivierte Unterlagen können immer und überall eingesehen und effizient mithilfe von Schlagwörtern durchsucht werden – auch am Smartphone. 

Pleo Eingangsrechnungen gibt es für Einsteiger bereits ab 4€ pro Monat; wachsende Unternehmen können dazu auf das Essential-Paket ab 18€ pro Monat umsteigen, um erweiterte Funktionen zur Rechnungsverarbeitung freizuschalten. 

Die wichtigsten Funktionen des Tools im Überblick: 

• Umfassende Softwarelösung für die vorbereitende Finanzbuchhaltung 
• Cloud-basierte Archivierung und Verwaltung von Unterlagen 
• Weiterverarbeitung von steuerrelevanten Unterlagen über Buchhaltungsschnittstellen 

Für wen Pleo Eingangsrechnungen geeignet ist: Einzelunternehmer und wachsende Unternehmen, die ihre Rechnungsverarbeitung auf einer Oberfläche bündeln möchten

Kosten: Kostenlose Demo vorhanden; Starter-Paket inkl. Rechnungsverwaltung ab 4€ pro Monat; Essential-Paket inkl. unbegrenzter Rechnungsverarbeitung ab 18€ pro Monat

Das sagen Kunden über Pleo Eingangsrechnungen: 

“Ich finde Pleo benutzerfreundlich, was mir sehr hilft. Die Benutzerfreundlichkeit baut auf eine intuitive Umgebung, was mir im Betriebsalltag dabei hilft, meine Unternehmensausgaben zu verwalten.”

Quelle: G2 

6. DATEV Unternehmen online

DATEV ist ein Dauerbrenner in der deutschen Software-Landschaft und bietet mit DATEV Unternehmer online seit einiger Zeit auch eine Cloud-Lösung für Selbstständige und KMUs. Diese erlaubt Ihnen, all Ihre Rechnungen auf einer Oberfläche zu verarbeiten und anschließend auf DATEV Mittelstand Faktura zu buchen und zu archivieren. 

Die Archivierung Ihrer Daten findet direkt im DATEV-Rechenzentrum statt und ist damit gesetzeskonform und revisionssicher. Der größte Vorteil der Finanzbuchführung auf DATEV? Die direkte Verbindung mit Ihrer Steuerkanzlei erlaubt Ihnen eine besonders leichte Übertragung aller steuerrelevanten Daten für die alljährliche Steuererklärung. 

Die wichtigsten Funktionen des Tools im Überblick: 

• Rechnungsverarbeitung auf DATEV Unternehmen online; Buchung und Archivierung auf DATEV Mittelstand Faktura 
• Nahtloser Export von steuerrelevanten Unterlagen an Steuerberater:in

Für wen DATEV Unternehmen online geeignet ist: Deutsche Selbstständige und KMUs, die nach einer einfache Lösung für die Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei suchen

Kosten: DATEV Unternehmen online ab 11,28€ pro Monat (ab 01. Januar 2026: ab 11,56€ pro Monat); DATEV Mittelstand Faktura ab 18,30€ pro Monat

Anforderungen an Software für eine revisionssichere Archivierung 

Wenn Sie eine Archivierungssoftware suchen, sollten Sie neben den gesetzlichen Anforderungen auch Ihre persönlichen Anforderungen an die Software kennen. Schaffen Sie Klarheit darüber, was Ihre Software können muss, bevor Sie sich für eine Lösung entscheiden. Dies sind fünf der gängigsten Anforderungen an Archivierungssoftware, die Sie bei der Auswahl berücksichtigen sollten: 

• Funktionen: Prüfen Sie, welcher Funktionsumfang für Ihre Archivierungssoftware nötig ist. Arbeiten Sie bereits mit einer Buchhaltungssoftware, die Sie nun ergänzen möchten oder befinden Sie sich noch am Anfang Ihrer Digitalisierung und suchen nach einer All-in-One-Lösung?  

• Benutzerfreundlichkeit: Ob als One-Man-Show oder mehrköpfiges Buchhaltungsteam, Benutzerfreundlichkeit ist das A und O für reibungslose Arbeitsabläufe. Priorisieren Sie benutzerfreundliche Lösungen, bei denen Ihre Mitarbeiter:innen einen geringen Schulungsbedarf haben. 

• Datensicherheit: Bei der Archivierung müssen Ihre Rechnungen vor Datenverlust und Manipulation geschützt sein. Das ist nicht nur eine gesetzliche Vorgabe, sondern auch im Interesse Ihres Unternehmens. Setzen Sie auf eine Lösung mit hohen Ansprüchen an die Datensicherheit, um sensible Unternehmensdaten zu schützen. 

• Integrationen: Die nahtlose Verbindung mit anderen digitalen Lösungen, wie z. B. ERP-Systeme, Buchhaltung oder Online-Banking, schafft nahtlose Übergänge in Ihren Arbeitsabläufen, verkürzt Wartezeiten zwischen Arbeitsschritten und verhindert die Bildung von Datensilos. 

• Kosten: Je nach Softwarelösung werden sie einmalig oder monatlich abgerechnet. Während eine einmalige Abrechnung mit einer höheren Anfangsinvestition verbunden ist, ist eine monatliche Abrechnung oft flexibler und skalierbarer. Prüfen Sie, welche Option für Sie besser geeignet ist. 

Fazit 

Archivieren Sie Ihre Rechnungen richtig – archivieren Sie Ihre Rechnungen digital. Digitale Archivierungssoftware ist längst der state of the art für die Aufbewahrung von steuerrelevanten Unterlagen. Durch die Umsetzung von GoBD-Richtlinien und die Einführung der E-Rechnungspflicht wird sie unumgänglich. 

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