Die Rechnungskontrolle mag manchmal wie eine lästige Pflicht erscheinen, aber es ist ein entscheidender Schritt für eine reibungslose Buchhaltung und eine gesunde Finanzlage Ihres Unternehmens.
Wir möchten Ihnen dabei helfen, die Kontrolle Ihrer Eingangsrechnungen effizienter und sicherer zu gestalten. Von der formellen bis zur inhaltlichen Kontrolle – in diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Rechnungen kontrollieren und was Sie tun, wenn Sie Fehler entdecken.
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Das Wichtigste auf einen Blick:
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Was gehört zur Rechnungskontrolle?
Die Rechnungskontrolle stellt sicher, dass alle Rechnungen korrekt und vollständig sind, wodurch finanzielle und rechtliche Risiken minimiert werden. Sie ist ein integraler Bestandteil des Rechnungsprozesses und findet vor der Rechnungsfreigabe statt.
Mehrere Schritte werden durchlaufen und je nach Unternehmensgröße und -struktur können diese variieren, aber im Allgemeinen beinhaltet die Rechnungskontrolle die folgenden Elemente:
- Formelle Kontrolle: Überprüfung der Pflichtangaben, einschließlich vollständiger Anschrift, Rechnungsdatum, fortlaufender Rechnungsnummer und Steuernummer.
- Sachliche Kontrolle: Sicherstellung, dass die in der Rechnung aufgeführten Waren oder Dienstleistungen tatsächlich geliefert wurden und die Mengen und Preise korrekt sind.
- Inhaltliche Kontrolle: Überprüfung der inhaltlichen Richtigkeit der Rechnung, einschließlich der korrekten Beschreibung der Leistungen und Berechnungen.
Formelle Rechnungsprüfung
Die formelle Rechnungsprüfung, auch formelle Rechnungskontrolle, ist der erste Schritt bei der Überprüfung von Rechnungen und stellt sicher, dass alle rechtlich vorgeschriebenen Pflichtangaben vorhanden sind.
Folgende Angaben werden überprüft:
- vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers und des Rechnungsempfängers
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- fortlaufende Rechnungsnummer
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsausstellers
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen
- Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag in einer Summe
- angewandter Steuersatz
Warum ist diese Prüfung wichtig? Fehlende Pflichtangaben können dazu führen, dass Ihre Rechnung ungültig wird und der Vorsteuerabzug verweigert wird. Das kann erhebliche finanzielle Konsequenzen haben, die Sie sicherlich vermeiden möchten.
Die formelle Rechnungsprüfung erleichtert auch eine spätere Nachverfolgung und Archivierung.
Sachliche Rechnungsprüfung
Die sachliche Rechnungsprüfung, auch sachliche Rechnungsprüfung, konzentriert sich darauf, ob die in der Rechnung aufgeführten Leistungen oder Lieferungen tatsächlich erbracht wurden und ob die Mengen und Preise korrekt sind. Dies kann durch den Abgleich mit internen Dokumenten wie Bestellungen, Lieferscheinen oder Verträgen erfolgen.
Die wichtigsten Schritte:
- Abgleich der in der Rechnung aufgeführten Mengen mit den Bestellungen und Lieferscheinen
- Überprüfung der Preise und Rabatte anhand der ursprünglichen Bestellungen oder Verträge
- Sicherstellung, dass alle angegebenen Leistungen oder Lieferungen tatsächlich erbracht wurden
Eine gründliche sachliche Prüfung hilft dabei, Fehler zu erkennen und Unstimmigkeiten zu klären, bevor die Rechnung zur Zahlung freigegeben wird. Dies reduziert das Risiko von Überzahlungen und stellt sicher, dass das Unternehmen nur für tatsächlich erbrachte Leistungen oder Lieferungen zahlt.
Inhaltliche Rechnungsprüfung
Die inhaltliche Rechnungsprüfung, auch inhaltliche Rechnungskontrolle, stellt sicher, dass alle Angaben auf der Rechnung korrekt und vollständig sind.
Dies beinhaltet die Überprüfung der folgenden Punkte:
- Korrekte Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen
- Richtigkeit der Einzel- und Gesamtsummen
- Angabe des korrekten Steuersatzes und Berechnung der darauf entfallenden Steuer
- Überprüfung von eventuellen Gutschriften oder Abzügen
Warum ist die Rechnungskontrolle wichtig?
Ist es nicht ausreichend, einfach darauf zu vertrauen, dass Kunden und Lieferanten korrekte Rechnungen auszustellen? Nein, ist es nicht. Denn die Kontrolle Ihrer Eingangsrechnungen ist nicht nur dafür gut, sicherzustellen, dass Sie nicht zu viel bezahlen.
Eine ordentliche Rechnungsprüfung bringt nicht nur Ordnung, sondern auch Effizienz in Ihre Buchhaltung und sorgt für eine bessere Finanzübersicht.
Erhalten Sie eine fehlerhafte Eingangsrechnung, können Sie diese etwa nicht für den Vorsteuerabzug geltend machen. Dazu dient die Rechnung als schriftlicher Beleg für die Buchhaltung und das Finanzamt. Eine fehlerhafte Rechnung fügt also nicht nur Ihrer Liquidität Schaden zu, sondern belastet auch die Genauigkeit Ihrer Bücher.
Eine effiziente Rechnungskontrolle vermeidet finanzielle blind spots, trägt zur Pflege positiver Kunden- und Lieferantenbeziehungen bei und schafft die Grundlage für eine fehlerfreie Steuererklärung.
Checkliste für die Rechnungskontrolle
Eine Checkliste zur Kontrolle von Rechnungen hilft Unternehmen, sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen und Pflichtangaben überprüft werden.
Sie sollte an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens angepasst werden, aber folgende Punkte sollten inkludiert sein:
- Vollständige Anschrift des Rechnungsstellers und des Rechnungsempfängers
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsausstellers
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen
- Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag in einer Summe
- Angewandter Steuersatz
- Überprüfung der sachlichen Richtigkeit (Mengen, Preise, Leistungen)
- Überprüfung der inhaltlichen Richtigkeit (Beschreibungen, Summen, Steuersätze)
- Genehmigung durch die zuständigen Personen im Unternehmen
- Buchung der Rechnung
- Archivierung der Rechnung gemäß den gesetzlichen Vorschriften
Eine Checkliste unterstützt Mitarbeiter:innen dabei, den gesamten Prozess der Rechnungsprüfung besser zu verstehen und systematisch sowie effizient alle notwendigen Schritte durchzuführen. Visuelle Hilfsmittel erleichtern das Lernen und Speichern von Informationen, was die Effizienz steigert und Fehler minimiert. „Der Mensch ist ein Augentier“, heißt es oft, weil unser Sehsinn für die bewusste Wahrnehmung am wichtigsten ist.
Studien zeigen, dass Menschen Informationen besser verarbeiten und behalten, wenn sie visualisiert werden.
Als Menschen verarbeiten und merken wir uns Informationen besser , wenn sie visuell dargestellt werden. Dies zeigt die Bedeutung von visuellen Hilfsmitteln bei der Rechnungsprüfung, um die Effizienz und Genauigkeit zu steigern.
Achtung, E-Rechnungspflicht: Wie Sie elektronische Rechnung kontrollieren
Vielen Unternehmen dürfte es noch wie gestern vorkommen, als sie ihre erste elektronische Rechnung prüften. Die elektronische Rechnungskontrolle erfordert dedizierte IT-Infrastruktur und trainiertes Personal, stellt aber auch Effizienzgewinne und Kosteneinsparungen in Aussicht – und vor allem ist sie nun Pflicht.
Schon seit dem 01. Januar 2025 gilt für deutsche Unternehmen in der B2B-Branche die sogenannte E-Rechnungspflicht. Als B2B-Unternehmen müssen Sie also in der Lage sein, elektronische Rechnungsformate (z. B. ZUGFeRD, XRechnung), elektronisch zu empfangen und zu verarbeiten. Das ist die perfekte Gelegenheit, auch Ihre Rechnungskontrolle zu digitalisieren.
Ab dem 01. Januar 2028 gilt die E-Rechnungspflicht uneingeschränkt. Dann müssen Sie sämtliche Rechnungen elektronisch erstellen, übermitteln, empfangen und verarbeiten. Spätestens dann ist eine Rechnungssoftware unverzichtbar. Kommen Sie potenziellen Strafen und finanziellen Schäden zuvor, indem Sie zeitnah umsteigen.
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Was tun, wenn bei der Rechnungskontrolle Fehler auftauchen?
Im Idealfall fallen im Zuge der Rechnungskontrolle keine Unregelmäßigkeiten auf. In diesem Fall erfolgt die Rechnungsfreigabe, die Zahlung wird eingeleitet und die Rechnung anschließend archiviert. Aber was passiert, wenn bei der Rechnungskontrolle Fehler auftauchen?
Fallen Ihnen bei der Kontrolle von Eingangsrechnungen formelle, sachliche oder inhaltliche Fehler auf, sollten Sie sich schnellstmöglich an den Rechnungsaussteller wenden und die Korrektur der betroffenen Rechnung anfordern. Das gilt auch für unlesbare Rechnungen. Sie selbst sind nicht zur Korrektur von Eingangsrechnungen berechtigt.
Fehlt auf einer Eingangsrechnung etwa die Steuernummer, kann das Finanzamt Ihnen den Vorsteuerabzug verweigern. Das führt wiederum zu einem finanziellen Nachteil für das Unternehmen, das die entrichtete Umsatzsteuer nicht zurückfordern kann. Die gehäufte Verarbeitung fehlerhafter Rechnungen kann den Verdacht der Steuerhinterziehung wecken.
Setzen Sie den Rechnungsaussteller über die fehlenden bzw. falschen Angaben auf der eingegangenen Rechnung in Kenntnis und bitten Sie ihn, eine neue, korrigierte Rechnung auszustellen. Überprüfen Sie diese beim Eingang erneut auf ihre Korrektheit und geben Sie diese anschließend frei. Bewahren Sie die fehlerhafte und die korrekte Rechnung auf.
7 Tipps für eine effiziente Kontrolle von Rechnungen
Auch wenn die Rechnungskontrolle einfach erscheint, entpuppt sie sich in der Praxis oft als Zeit- und Geldfresser. Umso wichtiger ist deshalb, dass Sie effiziente Prozesse für die Rechnungsprüfung schaffen.
Hier finden Sie sieben Tipps, für eine effiziente Rechnungskontrolle:
- Nutzen Sie eine Checkliste: Eine standardisierte Checkliste hilft sicherzustellen, dass keine wichtigen Prüfpunkte übersehen werden.
- Automatisieren Sie den Prozess: Nutzen Sie Softwarelösungen zur automatisierten Erfassung und Prüfung von Rechnungen.
- Schulen Sie Ihr Team: Regelmäßige Schulungen helfen, das Wissen und die Fähigkeiten der Mitarbeiter:innen zu verbessern.
- Definieren Sie klare Verantwortlichkeiten: Stellen Sie sicher, dass klar ist, wer für welche Schritte im Prüfungsprozess verantwortlich ist.
- Führen Sie regelmäßige Audits durch: Überprüfen Sie regelmäßig den gesamten Rechnungsprüfungsprozess, um Schwachstellen zu identifizieren und zu verbessern.
- Nutzen Sie digitale Werkzeuge: Elektronische Rechnungen und digitale Archivierung erleichtern die Verwaltung und Prüfung von Rechnungen.
- Setzen Sie auf klare Kommunikation: Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Informationen zwischen den Abteilungen transparent und effektiv kommuniziert werden.
Rechnungsprüfung leicht gemacht mit Pleo
Um Ihre Rechnungskontrolle noch einfacher zu gestalten, können Sie digitale Tools als Unterstützung verwenden. Pleo Eingangsrechnungen optimiert Ihr Ausgabenmanagement und wurde entwickelt, um Unternehmen bei der Überprüfung und Verwaltung ihrer Rechnungen zu helfen.
Einige Möglichkeiten, wie Sie Ihre Rechnungsprüfung verbessern können:
- Erfassung von E-Rechnungen: Pleo liest Eingangsrechnungen mithilfe von KI-gestützter OCR-Technologie automatisch aus und extrahiert sämtliche Pflichtangaben.
- Automatisierte Ausgabenkategorisierung: Pleo kategorisiert automatisch Ihre Ausgaben, sodass Sie auf einen Blick sehen können, wofür Ihr Geld ausgegeben wird. Dies erleichtert die Überprüfung der Rechnungen erheblich, da die Ausgaben bereits ordentlich sortiert sind.
- Rechnungen mit Bestellbezug: Gleichen Sie Eingangsrechnungen mit Kaufverträgen ab und erkennen Sie Abweichungen im Handumdrehen. So entgehen Ihnen bei der Rechnungskontrolle keine sachlichen Fehler mehr.
- Echtzeit-Benachrichtigungen: Erhalten Sie sofortige Benachrichtigungen, wenn eine neue Rechnung eingereicht oder genehmigt wird. So sind Sie immer auf dem neuesten Stand und können rasch reagieren.
- Integration mit Buchhaltungssystemen: Pleo lässt sich nahtlos in Ihre bestehenden Buchhaltungssysteme integrieren, wodurch die Rechnungsprüfung und -verwaltung noch effizienter wird. Dies reduziert den manuellen Aufwand und minimiert Fehlerquellen.
- Mobiler Zugriff: Mit Pleo können Sie Ihre Ausgaben und Rechnungen jederzeit und überall verwalten. Egal ob im Büro oder unterwegs – Sie haben immer Zugriff auf alle wichtigen Informationen.
- Detaillierte Auswertungen und Berichte: Erstellen Sie umfassende Berichte und Auswertungen Ihrer Ausgaben, um einen besseren Überblick über Ihre Finanzen zu erhalten. Mit dieser Funktion können Sie Trends erkennen und Optimierungspotenziale identifizieren.
Fazit
Die Rechnungskontrolle mag banal wirken – ein schnelles Überfliegen der Rechnung und raus ist die Zahlung – ist aber Ihr Garant für Liquidität und Rechtssicherheit. Deshalb sollten Sie die Kontrolle Ihrer Eingangsrechnungen mit Sorgfalt angehen. Nutzen Sie für die Rechnungskontrolle eine Checkliste und greifen Sie bei der Kontrolle elektronischer Rechnungen auf Rechnungssoftware zurück.
Führende Rechnungstools wie Pleo Eingangsrechnungen verarbeitet Ihre Eingangsrechnungen weitgehend automatisch und erlauben eine zeitsparende und dennoch fehlerfreie Rechnungskontrolle. So verarbeiten Sie Ihre Rechnungen bis zu 5-mal schneller. Neugierig? Mit der Pleo Demo ist der Umstieg komplett kostenlos!
FAQs
Muss jede Rechnung eine fortlaufende Rechnungsnummer haben?
Ja. Jede Rechnung muss eine einmalige und fortlaufende Rechnungsnummer haben, um die Nachverfolgbarkeit und Kontrolle zu gewährleisten. Dies hilft, doppelte Rechnungen zu vermeiden und die Übersichtlichkeit zu erhöhen.
Sind elektronische Rechnungen genauso rechtsgültig wie Papier-Rechnungen?
Ja. Elektronische Rechnungen sind rechtsgültig, sofern sie die gleichen Pflichtangaben wie Papier-Rechnungen enthalten und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, z. B. durch die Verwendung von digitalen Signaturen oder anderen Authentifizierungsmethoden.
Was ist der Unterschied zwischen einer formellen und einer inhaltlichen Rechnungsprüfung?
Die formelle Rechnungsprüfung überprüft, ob alle gesetzlichen Pflichtangaben auf der Rechnung vorhanden sind. Die inhaltliche Rechnungsprüfung hingegen stellt sicher, dass die Angaben auf der Rechnung mit den tatsächlichen Leistungen oder Lieferungen übereinstimmen.
Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
In Deutschland müssen Rechnungen gemäß § 147 AO (Abgabenordnung) für 10 Jahre aufbewahrt werden. Diese Aufbewahrungspflicht gilt sowohl für Papierrechnungen als auch für elektronische Rechnungen.
In Österreich beträgt die Aufbewahrungsfrist gemäß § 132 BAO (Bundesabgabenordnung) 7 Jahre, während in der Schweiz nach Artikel 958f OR (Obligationenrecht) Rechnungen ebenfalls 10 Jahre aufbewahrt werden müssen.
Welche Konsequenzen hat eine verspätete Rechnungskontrolle?
Fehler können zu spät erkannt und keine rechtzeitigen Korrekturen vorgenommen werden. Dies kann zu finanziellen Verlusten, Verzögerungen bei der Zahlung und Problemen mit dem Finanzamt führen. Prüfen und bearbeiten Sie Rechnungen zeitnah.
