Das Überprüfen von Rechnungen mag manchmal wie eine lästige Pflicht erscheinen, aber es ist ein entscheidender Schritt für eine reibungslose Buchhaltung und eine gesunde Finanzlage Ihres Unternehmens.
Wir möchten Ihnen dabei helfen, den Prozess der Rechnungsprüfung effizienter und sicherer zu gestalten. Von der formellen bis zur inhaltlichen Kontrolle – in diesem Artikel lernen Sie alle wichtigen Elemente der Rechnungsprüfung kennen.
Was gehört zur Rechnungskontrolle?
Die Kontrolle stellt sicher, dass alle Rechnungen korrekt und vollständig sind, wodurch finanzielle und rechtliche Risiken minimiert werden.
Mehrere Schritte werden durchlaufen und je nach Unternehmensgröße und -struktur können diese variieren, aber im Allgemeinen beinhalten sie folgende Elemente:
- Formelle Kontrolle: Überprüfung der Pflichtangaben, einschließlich vollständiger Anschrift, Rechnungsdatum, fortlaufender Rechnungsnummer und Steuernummer.
- Sachliche Kontrolle: Sicherstellung, dass die in der Rechnung aufgeführten Waren oder Dienstleistungen tatsächlich geliefert wurden und die Mengen und Preise korrekt sind.
- Inhaltliche Kontrolle: Überprüfung der inhaltlichen Richtigkeit der Rechnung, einschließlich der korrekten Beschreibung der Leistungen und Berechnungen.
Formelle Rechnungskontrolle
Die formelle Rechnungsprüfung ist der erste Schritt bei der Überprüfung von Rechnungen und stellt sicher, dass alle rechtlich vorgeschriebenen Pflichtangaben vorhanden sind.
Folgende Angaben werden überprüft:
- vollständige Anschrift des Rechnungsstellers und des Rechnungsempfängers
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- fortlaufende Rechnungsnummer
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsausstellers
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen
- Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag in einer Summe
- angewandter Steuersatz
Warum ist diese Prüfung wichtig? Fehlende Pflichtangaben können dazu führen, dass Ihre Rechnung ungültig wird und der Vorsteuerabzug verweigert wird. Das kann erhebliche finanzielle Konsequenzen haben, die Sie sicherlich vermeiden möchten.
Die formelle Rechnungsprüfung erleichtert auch eine spätere Nachverfolgung und Archivierung.
Sachliche Rechnungskontrolle
Die sachliche Rechnungsprüfung konzentriert sich darauf, ob die in der Rechnung aufgeführten Leistungen oder Lieferungen tatsächlich erbracht wurden und ob die Mengen und Preise korrekt sind. Dies kann durch den Abgleich mit internen Dokumenten wie Bestellungen, Lieferscheinen oder Verträgen erfolgen.
Die wichtigsten Schritte:
- Abgleich der in der Rechnung aufgeführten Mengen mit den Bestellungen und Lieferscheinen
- Überprüfung der Preise und Rabatte anhand der ursprünglichen Bestellungen oder Verträge
- Sicherstellung, dass alle angegebenen Leistungen oder Lieferungen tatsächlich erbracht wurden
Eine gründliche sachliche Prüfung hilft dabei, Fehler zu erkennen und Unstimmigkeiten zu klären, bevor die Rechnung zur Zahlung freigegeben wird. Dies reduziert das Risiko von Überzahlungen und stellt sicher, dass das Unternehmen nur für tatsächlich erbrachte Leistungen oder Lieferungen zahlt.
Inhaltliche Rechnungskontrolle
Die inhaltliche Rechnungsprüfung stellt sicher, dass alle Angaben auf der Rechnung korrekt und vollständig sind. Dies beinhaltet die Überprüfung der folgenden Punkte:
- Korrekte Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen
- Richtigkeit der Einzel- und Gesamtsummen
- Angabe des korrekten Steuersatzes und Berechnung der darauf entfallenden Steuer
- Überprüfung von eventuellen Gutschriften oder Abzügen
Warum ist das wichtig? Fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen können zu Problemen bei der Buchhaltung und beim Vorsteuerabzug führen. Zudem kann es zu Verzögerungen bei der Zahlung kommen und Geschäftsbeziehungen negativ beeinflussen
Eine ordentliche Rechnungsprüfung bringt nicht nur Ordnung, sondern auch Effizienz in Ihre Buchhaltung und sorgt für eine bessere Finanzübersicht.
Checkliste: Rechnungen kontrollieren
Eine Checkliste zur Kontrolle von Rechnungen hilft Unternehmen, sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen und Pflichtangaben überprüft werden.
Sie sollte an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens angepasst werden, aber folgende Punkte sollten inkludiert sein:
- vollständige Anschrift des Rechnungsstellers und des Rechnungsempfängers
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- fortlaufende Rechnungsnummer
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsausstellers
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen
- Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag in einer Summe
- angewandter Steuersatz
- Überprüfung der sachlichen Richtigkeit (Mengen, Preise, Leistungen)
- Überprüfung der inhaltlichen Richtigkeit (Beschreibungen, Summen, Steuersätze)
- Genehmigung durch die zuständigen Personen im Unternehmen
- Buchung der Rechnung
- Archivierung der Rechnung gemäß den gesetzlichen Vorschriften
Eine Checkliste unterstützt Mitarbeiter:innen dabei, den gesamten Prozess der Rechnungsprüfung besser zu verstehen und systematisch sowie effizient alle notwendigen Schritte durchzuführen. Visuelle Hilfsmittel erleichtern das Lernen und Speichern von Informationen, was die Effizienz steigert und Fehler minimiert. „Der Mensch ist ein Augentier“, heißt es oft, da unser Sehsinn für die bewusste Wahrnehmung am wichtigsten ist.
Studien zeigen, dass Menschen Informationen besser verarbeiten und behalten, wenn sie visualisiert werden.
Als Menschen verarbeiten und merken wir uns Informationen besser , wenn sie visuell dargestellt werden. Dies zeigt die Bedeutung von visuellen Hilfsmitteln bei der Rechnungsprüfung, um die Effizienz und Genauigkeit zu steigern.
7 Tipps für eine effiziente Kontrolle von Rechnungen
Hier finden Sie sieben Tipps, für Ihre Rechnungskontrolle:
- Nutzen Sie eine Checkliste: Eine standardisierte Checkliste hilft sicherzustellen, dass keine wichtigen Prüfpunkte übersehen werden.
- Automatisieren Sie den Prozess: Nutzen Sie Softwarelösungen zur automatisierten Erfassung und Prüfung von Rechnungen.
- Schulen Sie Ihr Team: Regelmäßige Schulungen helfen, das Wissen und die Fähigkeiten der Mitarbeiter:innen zu verbessern.
- Definieren Sie klare Verantwortlichkeiten: Stellen Sie sicher, dass klar ist, wer für welche Schritte im Prüfungsprozess verantwortlich ist.
- Führen Sie regelmäßige Audits durch: Überprüfen Sie regelmäßig den gesamten Rechnungsprüfungsprozess, um Schwachstellen zu identifizieren und zu verbessern.
- Nutzen Sie digitale Werkzeuge: Elektronische Rechnungen und digitale Archivierung erleichtern die Verwaltung und Prüfung von Rechnungen.
- Setzen Sie auf klare Kommunikation: Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Informationen zwischen den Abteilungen transparent und effektiv kommuniziert werden.
Mit diesen Tipps können Sie die Genauigkeit Ihrer Rechnungsprüfung verbessern.
Häufige Fragen zur Kontrolle von Rechnungen
Bei der Rechnungsprüfung tauchen oft Fragen auf, die wichtig für eine korrekte Buchhaltung und steuerliche Anerkennung sind.
Wir beantworten einige der häufigsten Fragen, um Ihnen Klarheit und Sicherheit im Umgang mit Rechnungen zu geben.
Muss jede Rechnung eine fortlaufende Rechnungsnummer haben?
Ja. Jede Rechnung muss eine einmalige und fortlaufende Rechnungsnummer haben, um die Nachverfolgbarkeit und Kontrolle zu gewährleisten. Dies hilft, doppelte Rechnungen zu vermeiden und die Übersichtlichkeit zu erhöhen.
Sind elektronische Rechnungen genauso rechtsgültig wie Papier-Rechnungen?
Ja. Elektronische Rechnungen sind rechtsgültig, sofern sie die gleichen Pflichtangaben wie Papier-Rechnungen enthalten und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, z. B. durch die Verwendung von digitalen Signaturen oder anderen Authentifizierungsmethoden.
Was passiert, wenn auf der Rechnung die Steuernummer fehlt?
Wenn die Steuernummer auf der Rechnung fehlt, kann dies zu mehreren ernsthaften Problemen führen:
- Der Vorsteuerabzug vom Finanzamt kann verweigert werden, da sie ordnungsgemäß ausgestellt wurde. Dies bringt erhebliche finanzielle Nachteile für das Unternehmen, da die bezahlte Umsatzsteuer nicht zurückfordern kann.
- Das Finanzamt könnte die Buchführung des Unternehmens als unvollständig oder fehlerhaft betrachten, was wiederum zu Strafen oder zusätzlichen Steuerzahlungen führen kann.
- Das Fehlen wichtiger Pflichtangaben wie der Steuernummer kann, auch den Verdacht auf Steuerhinterziehung oder -betrug erwecken und zu weiteren rechtlichen Konsequenzen führen kann.
Sie sollten daher sicherstellen, dass alle Pflichtangaben (einschließlich der Steuernummer) auf jeder Rechnung vollständig und korrekt angegeben sind. Eine sorgfältige Rechnungsprüfung kann helfen, solche Probleme zu vermeiden.
Wie gehe ich vor, wenn ich eine fehlerhafte Rechnung erhalte?
Wenn Sie eine fehlerhafte Rechnung erhalten, sollten Sie den Rechnungssteller umgehend kontaktieren und um eine Korrektur bitten.
Erklären Sie den Fehler und fordern Sie eine berichtigte Rechnung an.
Es ist wichtig, dass Sie die ursprüngliche fehlerhafte Rechnung zusammen mit der korrigierten Rechnung aufbewahren, um eine lückenlose Dokumentation zu gewährleisten.
Kann ich den Vorsteuerabzug auch ohne vollständige Rechnung geltend machen?
Nein, der Vorsteuerabzug kann nur dann geltend gemacht werden, wenn alle erforderlichen Pflichtangaben auf der Rechnung vorhanden sind.
Fehlen wesentliche Angaben (z. B. Steuernummer, Rechnungsnummer, Leistungsdatum, etc.) kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern.
Was ist der Unterschied zwischen einer formellen und einer inhaltlichen Rechnungsprüfung?
Die formelle Rechnungsprüfung überprüft, ob alle gesetzlichen Pflichtangaben auf der Rechnung vorhanden sind.
Die inhaltliche Rechnungsprüfung hingegen stellt sicher, dass die Angaben auf der Rechnung mit den tatsächlichen Leistungen oder Lieferungen übereinstimmen.
Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
In Deutschland müssen Rechnungen gemäß § 147 AO (Abgabenordnung) für 10 Jahre aufbewahrt werden. Diese Aufbewahrungspflicht gilt sowohl für Papierrechnungen als auch für elektronische Rechnungen.
In Österreich beträgt die Aufbewahrungsfrist gemäß § 132 BAO (Bundesabgabenordnung) 7 Jahre, während in der Schweiz nach Artikel 958f OR (Obligationenrecht) Rechnungen ebenfalls 10 Jahre aufbewahrt werden müssen.
Was tun, wenn die Rechnung nicht lesbar ist?
Wenn eine Rechnung nicht lesbar ist, sollte umgehend eine neue, lesbare Kopie der Rechnung vom Rechnungssteller angefordert werden.
Eine unlesbare Rechnung ist nicht ordnungsgemäß und kann zu Problemen bei der steuerlichen Anerkennung führen.
Welche Konsequenzen hat eine verspätete Rechnungskontrolle?
Fehler können zu spät erkannt und keine rechtzeitigen Korrekturen vorgenommen werden können.
Dies kann zu finanziellen Verlusten, Verzögerungen bei der Zahlung und Problemen mit dem Finanzamt führen.
Prüfen und bearbeiten Sie Rechnungen zeitnah.
Rechnungsprüfung leicht gemacht mit Pleo
Um Ihre Rechnungskontrolle noch einfacher zu gestalten, können Sie digitale Tools als Unterstützung verwenden.
Pleo optimiert Ihr Ausgabenmanagement und wurde entwickelt, um Unternehmen bei der Überprüfung und Verwaltung ihrer Rechnungen zu helfen.
Einige Möglichkeiten, wie Sie Ihre Rechnungsprüfung verbessern können:
- Automatisierte Ausgabenkategorisierung: Pleo kategorisiert automatisch Ihre Ausgaben, sodass Sie auf einen Blick sehen können, wofür Ihr Geld ausgegeben wird. Dies erleichtert die Überprüfung der Rechnungen erheblich, da die Ausgaben bereits ordentlich sortiert sind.
- Echtzeit-Benachrichtigungen: Erhalten Sie sofortige Benachrichtigungen, wenn eine neue Rechnung eingereicht oder genehmigt wird. So sind Sie immer auf dem neuesten Stand und können rasch reagieren.
- Integration mit Buchhaltungssystemen: Pleo lässt sich nahtlos in Ihre bestehenden Buchhaltungssysteme integrieren, wodurch die Rechnungsprüfung und -verwaltung noch effizienter wird. Dies reduziert den manuellen Aufwand und minimiert Fehlerquellen.
- Mobiler Zugriff: Mit Pleo können Sie Ihre Ausgaben und Rechnungen jederzeit und überall verwalten. Egal ob im Büro oder unterwegs – Sie haben immer Zugriff auf alle wichtigen Informationen.
- Detaillierte Auswertungen und Berichte: Erstellen Sie umfassende Berichte und Auswertungen Ihrer Ausgaben, um einen besseren Überblick über Ihre Finanzen zu erhalten. Mit dieser Funktion können Sie Trends erkennen und Optimierungspotenziale identifizieren.
Pleo sorgt dafür, dass Ihre Rechnungskontrolle schnell, einfach und fehlerfrei abläuft.
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