Rechnungen gehören bei jedem Unternehmen zum Tagesgeschäft. Und dennoch haben erstaunlich wenige Unternehmen die passende Lösung parat, um ihre Rechnungen zeitsparend und effizient zu verwalten. Gehören Sie dazu? Ändern Sie das noch heute.
Heben Sie Ihre Rechnungsverwaltung durch eine Rechnungsmanagement-Software auf ein neues Level und sparen Sie im gleichen Atemzug jede Menge Zeit und Aufwand – und bares Geld.
Aber welches Rechnungsmanagement-Tool ist das Richtige? Keine Sorgen, Sie müssen sich nicht stundenlang durch das Web wühlen. Wir haben uns bereits für Sie umgesehen. Dies sind die 6 besten Softwares für Rechnungsmanagement in 2025.
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Das Wichtigste auf einen Blick: 💡
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Was ist eine Rechnungsmanagement-Software?
Eine Rechnungsmanagement-Software ist eine digitale Lösung für die Rechnungsverwaltung innerhalb von Unternehmen. Sie gewährleistet die Erstellung, Übermittlung und den Empfang von elektronischen Rechnungen.
Digitales Rechnungsmanagement ist nicht nur für den täglichen Papierkram zuständig, sondern schafft nachhaltige finanzielle Gesundheit in Ihrem Unternehmen und unterstützt die strategische Ausrichtung.
Rechnungsmanagement-Tools verändern grundlegend, wie Unternehmen mit Rechnungen umgehen. Sie liefern Zeitersparnis und Effizienz und senken Kosten.
Der Einsatz moderner Rechnungsmanagement-Software und die Verwendung einer Cloud-Lösung sind perfekt geeignet, um Finanz- und Buchhaltungsprozesse zu optimieren und wertvolle Ressourcen innerhalb von Unternehmen jeder Größe freizulegen.
Noch Fragen? Wir haben Antworten. Lesen Sie unseren ausführlichen Ratgeber zur Einführung der E-Rechnung für deutsche Unternehmen, um Antworten auf all Ihre Fragen zu erhalten.
Vorteile des digitalen Rechnungsmanagements
Digitale Tools können die Rechnungsverwaltung straffen und beschleunigen. Sie ermöglichen auch eine klare Übersicht über Ihre Rechnungen und die Möglichkeit zur Nachverfolgung und Analyse.
Durch eine Rechnungsmanagement-Software können Unternehmer:innen und Mitarbeiter:innen bei der Verarbeitung von Rechnungen folgende Vorteile gewinnen:
- Zeit sparen: Durch den Einsatz von Rechnungsmanagement-Software können Rechnungen schneller erfasst und verarbeitet werden. Automatisierte Freigabeprozesse oder eine Scan-App beschleunigen die Rechnungserfassung.
- Kosten reduzieren: Digitales Rechnungsmanagement reduziert den Bedarf an Papier und manuellem Aufwand, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt. Unternehmen können ihre Rechnungen effizienter verwalten und so Ressourcen optimal nutzen.
- Genauer (ver)arbeiten: Die Automatisierung der Rechnungsverwaltung, senkt das Risiko von Fehlern und stellt gleichzeitig sicher, dass die Qualität der Rechnungsverarbeitung erhöht wird. Die Software überprüft Rechnungsdaten automatisch und stellt sicher, dass keine Eingabefehler unterlaufen oder Rechnungen untergehen.
- Automatisieren und entlasten: Digitale Tools können sich wiederholende Aufgaben in Rechnungsprozessen, wie z. B. Scans, Übertragungen und Zahlungen von Rechnungen automatisieren. Dies spart Unternehmer:innen als auch Mitarbeiter:innen Zeit und hilft, Ressourcen für wertschaffende Tätigkeiten freizusetzen.
- Transparenz und Überblick: Cloud-Lösungen bieten jederzeit und überall Zugriff auf Rechnungsdaten. Dies ermöglicht allen Beteiligten eine bessere Nachverfolgung und Prüfung von Rechnungen und sorgt für mehr Transparenz im gesamten Rechnungsprozess.
- Einhaltung von Vorschriften: Digitale Rechnungsmanagement-Software stellt sicher, dass Sie alle gesetzlichen Anforderungen beim Versand und der Aufbewahrung von Rechnungen erfüllen – egal, ob GoBD, DSGVO oder E-Rechnungspflicht.
Rechnungsmanagement Tools vs. analoges Rechnungsmanagement
Noch nicht überzeugt? Wir haben moderne Rechnungsmanagement-Tools gegen das herkömmliche Rechnungsmanagement antreten lassen, um herauszufinden, ob Digitalisierung in der Rechnungsverwaltung wirklich einen Vorteil bringt.
Dies sind die gravierendsten Unterschiede zwischen digitalen Tools für die Rechnungsverwaltung und analogem Rechnungsmanagement:
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Automatisiertes Rechnungsmanagement |
Klassisches Rechnungsmanagement |
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Seit dem 01. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht: Was das bedeutet
Nachdem wir uns nun sicher sein dürften, dass der Umstieg auf eine Rechnungsmanagement-Software sinnvoll sein könnte, wären wir nicht überrascht, wenn einige von Ihnen noch skeptisch sind. Und ja, wir verstehen Sie. Der Umstieg auf ein neues System klingt erst einmal toll, bringt aber auch seine Herausforderungen mit sich. Die neue Software muss kostspielig angeschafft, die Finanzabteilung für die neue Lösung geschult werden. Aber es muss sein – dank der E-Rechnungspflicht.
Sind Sie Unternehmer:in in Deutschland, kommen Sie künftig nicht mehr um die digitale Rechnungsverwaltung herum. Denn seit dem 01. Januar 2025 ist die E-Rechnung in Deutschland Pflicht. Das geht aus einem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 hervor.
“Als Kernpunkt der Neuregelung wird die obligatorische Verwendung einer elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern (inländische B2B-Umsätze) eingeführt.” – Bundesministerium der Finanzen, 15. Oktober 2024
Erst einmal gilt das für Eingangsrechnungen und den B2B-Verkehr. Bis zum 01. Januar 2028 muss dann aber die gesamte Rechnungsverwaltung digital erfolgen – von der Erstellung über die Übermittlung bis hin zum Empfang. Noch haben Sie also Zeit, in Ruhe nach der passenden Lösung für Ihr Unternehmen zu suchen und geordnet auf elektronische Rechnungen umzusatteln.
Top 6: Die besten Rechnungsmanagement-Softwares für 2025 im Vergleich
Wir haben gute Nachrichten für Sie. Haben Sie sich für den Umstieg auf ein digitales Rechnungsmanagement entschieden, haben Sie bereits den größten Schritt hinter sich. Nun bleibt Ihnen nur noch, sich für die richtige Software für Rechnungsmanagement zu entscheiden.
Wir haben die 6 besten Tools für Rechnungsmanagement im Jahr 2025 für Sie getestet und verraten Ihnen, was wir von ihnen halten:
1. Pleo – Die beste Rechnungsmanagement-Software 2025
Pleo Eingangsrechnungen ist eine innovative Lösung für digitales Rechnungsmanagement und setzt sich als Rechnungsmanagement-Software das Ziel, Ihr Ausgabenmanagement im Unternehmen zu erleichtern.
Dabei unterstützen Sie Funktionen wie die automatische Belegverfolgung, flexible Ausgabenlimits und nahtlose Integrationen in gängige Buchhaltungssoftware wie DATEV, Xero und QuickBooks.
Pleo sorgt für hohe Genauigkeit und Effizienz bei der Verarbeitung von Rechnungen und reduziert den manuellen Arbeitsaufwand spürbar. Mit über 1.480 hervorragenden Bewertungen auf Trustpilot & Co. und exzellentem Kundensupport zu wettbewerbsfähigen Preisen ist Pleo das beste Produkt für Unternehmen, die ihren Rechnungsmanagement-Prozess optimieren wollen.
Gut geeignet für: Ganzheitliche Ausgabenverwaltung und optimierte Rechnungsverwaltung
Vorteile:
- Automatisierte Belegverfolgung reduziert den manuellen Verwaltungsaufwand
- Flexible Ausgabenlimits und vorab genehmigte Ausgaben
- Integration in Buchhaltungssoftware wie DATEV, Xero, und QuickBooks
- Echtzeit-Übersicht über alle Ausgaben und Rechnungen
- Erfüllt GoBD-Anforderungen für die neue E-Rechnungspflicht
Nachteile:
- Kann für sehr kleine Unternehmen mit nur wenigen Eingangsrechnungen überdimensioniert sein
2. sevDesk – Benutzerfreundliche digitale Rechnungsverarbeitung
sevDesk ist eine Komplettlösung für die digitale Buchhaltung und das Rechnungsmanagement. Sie vereinfacht die Erstellung, Bearbeitung und Archivierung von Rechnungen und unterstützt Unternehmen bei der automatisierten Rechnungserfassung und -bearbeitung.
sevDesk lässt sich nahtlos in verschiedene Buchhaltungssoftware integrieren, sorgt für einen reibungslosen Datentransfer und reduziert den manuellen Verwaltungsaufwand. Das Tool bietet Funktionen wie automatische Erinnerungen für fällige Rechnungen, Echtzeit-Finanzeinblicke und ein robustes Compliance-Management.
Mit seiner benutzerfreundlichen Oberfläche und den effizienten Funktionen eignet sich sevDesk besonders für kleine und mittlere Unternehmen, die ihre Buchhaltungsprozesse straffen und eine genaue Finanzberichterstattung sicherstellen wollen.
Gut geeignet für: Kleine und mittlere Unternehmen, die ein benutzerfreundliches Tool für die Rechnungsstellung suchen
Vorteile:
- Benutzerfreundliche Oberfläche
- Günstige Preismodelle für kleine Unternehmen
- Integration mit verschiedenen Bankkonten und DATEV
Nachteile:
- Eingeschränkte Funktionen für größere Unternehmen mit komplexeren Anforderungen
- Weniger erweiterte Automatisierungsfunktionen
3. Lexware – Allrounder für umfangreiche Rechnungsverwaltung
Lexware bietet ein robustes Rechnungsprogramm, das den Prozess des Rechnungsmanagements für Unternehmen aller Größenordnungen rationalisiert. Diese Software zeichnet sich durch Rechnungserfassung und -freigabe aus und stellt sicher, dass Eingangsrechnungen effizient und präzise verarbeitet werden.
Lexware lässt sich gut in verschiedene Online-Portale und Buchhaltungssysteme integrieren und ermöglicht so einen reibungslosen Datentransfer und die Einhaltung lokaler Vorschriften.
Zu den umfassenden Funktionen gehören die automatisierte Prüfung von Rechnungsdaten und die sichere Datenarchivierung, was Lexware zu einer zuverlässigen Wahl für die Verwaltung von Rechnungen und die Verbesserung von Finanz-Workflows macht.
Gut geeignet für: KMUs, die eine robuste Buchhaltungssoftware benötigen
Vorteile:
- Umfassende Buchhaltungsfunktionen
- Unterstützung für Lohnabrechnung und Finanzen
- Gute Integration mit deutscher Steuer- und Buchhaltungspraxis
Nachteile:
- Komplexere Benutzeroberfläche, die eine Einarbeitung erfordert
- Höhere Kosten im Vergleich zu einfacheren Lösungen
4. GetMyInvoices – Flexible Lösung mit Import über E-Mail und Mobile App
GetMyInvoices ist die passende Lösung für ortsunabhängiges Rechnungsmanagement ohne Hürden. Das Rechnungsmanagement-Tool ist sowohl über die reguläre Plattform als auch über eine mobile App nutzbar. So können Sie immer und überall Rechnungen per E-Mail oder Belegscanner in Ihre Verwaltungs-Software importieren.
GetMyInvoices setzt auf smarte Workflows, die Rechnungen zuverlässig prüfen, freigeben und Zahlungen veranlassen. Für weiterführende Aufgaben lässt sich das Tool mit Buchhaltungs-Softwares wie DATEV, Lexware und sevDesk verbinden – oder Rechnungen direkt an Ihre/-n Steuerberater:in weiterleiten.
Das Tool entspricht den GoBD-Anforderungen und ist damit bestens für den Umstieg auf E-Rechnungen gemäß der neuen E-Rechnungspflicht geeignet.
Geeignet für: Dynamische KMUs, die auf eine flexible digitale Rechnungsverwaltung angewiesen sind
Vorteile:
- Plattformübergreifende, ortsunabhängige Rechnungsverwaltung
- Unterstützung bei der Kategorisierung von Belegen
- Smarte Workflows reduzieren den Eigenaufwand
Nachteile:
- Eingeschränkte Support-Möglichkeiten
- Teils Schwierigkeiten bei der Einrichtung von Integrationen
5. Billomat – Ideale Lösung für Kleinunternehmen
Billomat ist ein vielseitiges Rechnungsprogramm, welches das Rechnungsmanagement durch automatisierte Rechnungsverarbeitung und digitale Rechnungsprüfung vereinfacht. Die Plattform unterstützt sowohl elektronische Rechnungen als auch papierbasierte Belege und bietet dadurch Flexibilität für unterschiedliche Geschäftsanforderungen.
Die Integrationsmöglichkeiten von Billomat mit verschiedenen Buchhaltungs- und ERP-Systemen beschleunigen die Rechnungsprozesse und verbessern die Effizienz Ihres Verwaltungsteams.
Die benutzerfreundliche Oberfläche und robuste Sicherheitsfunktionen gewährleisten eine genaue und gesetzeskonforme Bearbeitung von Rechnungen und machen die Software zu einer idealen Lösung für Unternehmen, die ihr Rechnungsmanagement optimieren möchten.
Gut geeignet für: Freiberufler und kleine Unternehmen mit Schwerpunkt auf einfacher Rechnungserstellung
Vorteile:
- Einfach zu bedienende Schnittstelle für Rechnungserstellung
- Mobile App für unterwegs
- Flexible Tarife, die mit dem Unternehmen wachsen
Nachteile:
- Begrenzte Buchhaltungssoftware
- Nicht ideal für große Unternehmen mit komplexen Buchhaltungsprozessen
6. FastBill – Zeitsparendes Tool für E-Rechnungen
FastBill ist ein dynamisches Rechnungsmanagement-Tool, das die Effizienz von Rechnungsprozessen durch die Automatisierung im Rechnungseingang und die Digitalisierung von Ausgangsrechnungen steigert.
Die Software ermöglicht eine nahtlose Integration mit gängigen Buchhaltungssystemen und Online-Portalen und gewährleistet so einen reibungslosen Datentransfer und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Zu den umfangreichen Funktionen von FastBill gehören die automatisierte Prüfung von Rechnungsdaten, Echtzeit-Workflows und sichere Archivierung von Daten.
Gut geeignet für: Unternehmen, die nach einer cloud-basierten Lösung für Rechnungsstellung und Buchhaltung suchen
Vorteile:
- Cloud-basierte Lösung, jederzeit und überall zugänglich
- Automatisierte Rechnungserstellung und -versand
- Integration mit Zahlungsdienstleistern und Buchhaltungssoftware
Nachteile:
- Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten der Benutzeroberfläche
- Höhere Kosten für Premium-Features
Diese Kriterien sollten Sie bei der Auswahl der richtigen Software berücksichtigen
Wir sind zuversichtlich, dass eine der oben präsentierten Lösungen für die digitale Rechnungsverarbeitung zu Ihrem Unternehmen passt. Wir möchten aber auch betonen, dass Sie Ihre Wahl sorgfältig abwägen sollten. Die falsche Software kann sich schnell vom Segen zum Fluch für das Unternehmen entwickeln.
Nutzen Sie diese Liste mit neun Kriterien für Rechnungsmanagement-Tools als Grundlage für Ihre Auswahl:
- Einfache Bedienung: Benutzeroberfläche, Einführungsprozess und Benutzersupport
- Integrationsfähigkeiten: Kompatibilität mit bestehenden ERP- und Buchhaltungssystemen
- Automatisierungsfunktionen: Automatisierungsgrad bei der Rechnungsstellung, Kostenverfolgung und Berichterstattung
- Einhaltung von Vorschriften und Sicherheit: Einhaltung der lokalen Vorschriften und Datenschutzstandards
- Kosteneffizienz: Preisstruktur und ROI
- Kundenbetreuung: Verfügbarkeit und Qualität des Kundensupports
- Kundenrezensionen: Feedback von bestehenden Benutzern, Bewertungen und Erfahrungsberichte
- Skalierbarkeit: Fähigkeit, mit dem Wachstum des Unternehmens mitzuwachsen
- Besondere Merkmale: Einzigartige Merkmale, die die Software auszeichnen (Pleo konzentriert sich z.B. auf Eingangsrechnungen und Ausgabenmanagement)
Fazit
Spätestens mit dem Beginn der E-Rechnungspflicht am 01. Januar 2025 ist es auch höchste Zeit für Ihr Unternehmen, auf die digitale Rechnungsverarbeitung umzusteigen. Wir haben 6 Tools für das automatisierte Rechnungsmanagement für Sie getestet und bewertet.
Als beste Rechnungsmanagement-Software 2025 konnte sich Pleo durchsetzen. Pleo Eingangsrechnungen bietet Ihrem Unternehmen eine umfangreiche Lösung für die digitale Rechnungsverarbeitung, die Fehler automatisch erkennt und repetitive Prozesse antizipiert und automatisiert. Achten Sie bei der Wahl Ihrer Rechnungs-Software darauf, dass sie nicht nur auf dem Papier gut klingt, sondern auch den Realitäten Ihres Unternehmens entspricht. Gehen Sie auf Nummer Sicher und buchen Sie eine Demo bei Anbietern, die Ihnen zusagen – Pleo Eingangsrechnungen bietet eine kostenlose Demo für sein Rechnungsmanagement-Tool an.
