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Tools & Tipps

Rechnungsmanagement-Software: 5 digitale Tools, die Ordnung schaffen

Alle Unternehmen stehen vor der täglichen Herausforderung, ihre Transaktionen effizient und fehlerfrei zu verwalten. Vor allem in Deutschland, Österreich und in der Schweiz werden präzise, nachvollziehbare und vollständige Finanzaufzeichnungen verlangt.

Die manuelle Eingabe von Rechnungen – oder mit veralteter Software – ist mühsam und gleichzeitig eine Quelle für Fehler. Die Wahrscheinlichkeit für Zahlungsverzögerungen, träge Rechnungsprozesse und Compliance-Verstöße steigt vor allem mit der Anzahl der zu verarbeitenden Rechnungen.

Zum Glück beschäftigen sich immer mehr Unternehmer:innen mit den Vorteilen von Rechnungsmanagement-Software und entscheiden sich für Implementierungen, um effizienter und nachhaltiger zu wirtschaften.

Ob Sie in eine moderne Software investieren sollten?

Dieser Artikel wird Ihnen bei der Beantwortung dieser Frage helfen und gleichzeitig lernen Sie die 5 besten Tools für Rechnungsmanagement am deutschsprachigen Markt kennen.

Was ist eine Rechnungsmanagement-Software?

Unternehmer:innen, die sich auf digitales Rechnungsmanagement und die Nutzung einer Rechnungsmanagement-Software fokussieren, erreichen eine bessere Effizienz und Genauigkeit innerhalb des gesamten Finanzzyklus.

Digitales Rechnungsmanagement ist nicht nur für den täglichen Papierkram zuständig, sondern schafft nachhaltige finanzielle Gesundheit in Ihrem Unternehmen und unterstützt die strategische Ausrichtung.

Der Einsatz moderner Rechnungsmanagement-Software und die Verwendung einer Cloud-Lösung sind perfekt geeignet, um Finanz- und Buchhaltungsprozesse zu optimieren und wertvolle Ressourcen innerhalb des Unternehmens freizulegen.

Vorteile des digitalen Rechnungsmanagements

Digitale Tools können den Rechnungsmanagement-Prozess straffen und beschleunigen. Sie ermöglichen auch eine klare Übersicht, die Möglichkeit zur Nachverfolgung und Analyse. Durch die Nutzung einer Rechnungsmanagement-Software können Unternehmer:innen und Mitarbeiter:innen bei der Verarbeitung von Rechnungen folgende Vorteile gewinnen:

  • Zeit einsparen: Durch den Einsatz von Rechnungsmanagement Software können Rechnungen schneller erfasst und verarbeitet werden. Automatisierte Freigabeprozesse oder eine Scan-App beschleunigen die Rechnungserfassung, dadurch können Zahlungen beschleunigt werden.
  • Kosten reduzieren: Digitales Rechnungsmanagement reduziert den Bedarf an Papier und manuellem Aufwand, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt. Unternehmen können ihre Rechnungen effizienter verwalten und so Ressourcen optimal nutzen.
  • Genauer (ver)arbeiten: Bei der manuellen Verarbeitung können diverse Fehler entstehen – unter anderem falsche Berechnungen, fehlerhafte/fehlende Rechnungsdaten, Datenverlust oder verspätete Zahlungsfreigabe. Die Automatisierung des Rechnungsmanagementprozesses senkt das Risiko von Fehlern und stellt gleichzeitig sicher, dass die Qualität der Rechnungsverarbeitung erhöht wird. Die Software überprüft Rechnungsdaten automatisch und stellt sicher, dass alle Dokumente korrekt und vollständig sind.
  • Automatisieren und entlasten: Digitale Tools können sich wiederholende Aufgaben in Rechnungsprozessen automatisieren. Typische Aufgaben sind zum Beispiel das Scannen von Rechnungen, Einlesen und Übertragen von Daten in das System oder die elektronische Überweisung von Zahlungen. Dies spart Unternehmer:innen als auch Mitarbeiter:innen Zeit und hilft Ressourcen für wertschaffende Tätigkeiten freizusetzen.
  • Transparenz und Überblick: Cloud-Lösungen bieten jederzeit und überall Zugriff auf Rechnungsdaten. Dies ermöglicht allen Beteiligten eine bessere Nachverfolgung und Prüfung von Rechnungen und sorgt für mehr Transparenz im gesamten Rechnungsprozess.
  • Einhaltung von Vorschriften: Digitale Rechnungsmanagement-Software stellt sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Die Compliance wird unterstützt und auch die Archivierung von elektronischen Rechnungen gemäß der E-Rechnungspflicht wird mit dem Einsatz der richtigen digitalen Tools gewährleistet.

Durch den Einsatz digitaler Rechnungsmanagement-Tools können Unternehmen nicht nur Zeit und Geld sparen, sondern auch die Genauigkeit und Transparenz ihrer Finanzprozesse deutlich verbessern. Automatisierte Prozesse und Cloud-Lösungen bieten eine effiziente und rechtskonforme Rechnungsverwaltung.

Top 5: Die beste Rechnungsmanagement-Software für 2024

Wir haben uns bereits damit beschäftigt, was ein Rechnungsmanagementsystem ist. Nun werfen wir einen Blick auf die 5 besten Lösungen, die 2024 am deutschsprachigen Markt erhältlich sind:

1. Pleo

Pleo ist eine innovative Lösung und setzt sich als Rechnungsmanagement-Software das Ziel, Ihr Ausgabenmanagement im Unternehmen zu erleichtern. Dabei unterstüzten Funktionen wie mit automatischer Belegverfolgung, flexiblen Ausgabenlimits und nahtloser Integration in gängige Buchhaltungssoftware wie DATEV, Xero und QuickBooks. Pleo sorgt für hohe Genauigkeit und Effizienz bei der Verarbeitung von Rechnungen und reduziert den manuellen Arbeitsaufwand spürbar. Mit hervorragender Bewertung auf Trustpilot und exzellentem Kundensupport zu wettbewerbsfähigen Preisen ist Pleo die erste Wahl für Unternehmen, die ihre Finanzprozesse optimieren wollen.

Gut geeignet für: Ganzheitliche Ausgabenverwaltung und optimierte Rechnungsverwaltung

Vorteile:

  • Automatisierte Belegverfolgung reduziert den manuellen Aufwand
  • Flexible Ausgabenlimits und vorab genehmigte Ausgaben
  • Integration in Buchhaltungssoftware wie DATEV, Xero, und QuickBooks
  • Echtzeit-Übersicht über alle Ausgaben und Rechnungen

Nachteile:

  • Kann für sehr kleine Unternehmen mit nur wenigen Eingangsrechnungen überdimensioniert sein

2. sevDesk

sevDesk ist eine Komplettlösung für die digitale Buchhaltung und das Rechnungsmanagement. Sie vereinfacht die Erstellung, Bearbeitung und Archivierung von Rechnungen und unterstützt Unternehmen bei der automatisierten Rechnungserfassung und -bearbeitung. SevDesk lässt sich nahtlos in verschiedene Buchhaltungssoftware integrieren, sorgt für einen reibungslosen Datentransfer und reduziert den manuellen Aufwand. Das Tool bietet Funktionen wie automatische Erinnerungen für fällige Rechnungen, Echtzeit-Finanzeinblicke und ein robustes Compliance-Management. Mit seiner benutzerfreundlichen Oberfläche und den effizienten Funktionen eignet sich sevDesk besonders für kleine und mittlere Unternehmen, die ihre Buchhaltungsprozesse straffen und eine genaue Finanzberichterstattung sicherstellen wollen.

Gut geeignet für: Kleine Unternehmen, die ein benutzerfreundliches Tool für die Rechnungsstellung suchen

Vorteile:

  • Benutzerfreundliche Oberfläche
  • Günstige Preismodelle für kleine Unternehmen
  • Integration mit verschiedenen Bankkonten und DATEV

Nachteile:

  • Eingeschränkte Funktionen für größere Unternehmen mit komplexeren Anforderungen
  • Weniger erweiterte Automatisierungsfunktionen

3. Lexware

Lexware bietet ein robustes Rechnungsprogramm, das den Prozess des Rechnungsmanagements für Unternehmen aller Größenordnungen rationalisiert. Diese Software zeichnet sich durch Rechnungserfassung und -freigabe aus und stellt sicher, dass Eingangsrechnungen effizient und präzise verarbeitet werden. Lexware lässt sich gut in verschiedene Online-Portale und Buchhaltungssysteme integrieren und ermöglicht so einen reibungslosen Datentransfer und die Einhaltung lokaler Vorschriften. Zu den umfassenden Funktionen gehören die automatisierte Prüfung von Rechnungsdaten und die sichere Datenarchivierung, was Lexware zu einer zuverlässigen Wahl für die Verwaltung von Rechnungen und die Verbesserung von Finanzworkflows macht.

Gut geeignet für: Mittelständische Unternehmen, die eine robuste Buchhaltungssoftware benötigen

Vorteile:

  • Umfassende Buchhaltungsfunktionen
  • Unterstützung für Lohnabrechnung und Finanzen
  • Gute Integration mit deutscher Steuer- und Buchhaltungspraxis

Nachteile:

  • Komplexere Benutzeroberfläche, die eine Einarbeitung erfordert
  • Höhere Kosten im Vergleich zu einfacheren Lösungen

4. Billomat

Billomat ist ein vielseitiges Rechnungsprogramm, welches das Rechnungsmanagement durch automatisierte Rechnungsverarbeitung und digitale Rechungserfassung vereinfacht. Die Plattform unterstützt sowohl elektronische Rechnungen als auch papierbasierte Belege und bietet dadurch Flexibilität für unterschiedliche Geschäftsanforderungen. Die Integrationsmöglichkeiten von Billomat mit verschiedenen Buchhaltungs- und ERP-Systemen beschleunigen die Rechungsprozesse und verbessern die Gesamteffizienz. Die benutzerfreundliche Oberfläche und robuste Sicherheitsfunktionen gewährleisten eine genaue und gesetzeskonforme Bearbeitung von Rechnungen und machen die Software zu einer idealen Lösung für Unternehmen, die ihr Rechnungsmanagement optimieren möchten.

Gut geeignet für: Freiberufler und kleine Unternehmen mit Schwerpunkt auf einfacher Rechnungserstellung

Vorteile:

  • Einfach zu bedienende Schnittstelle für Rechnungserstellung
  • Mobile App für unterwegs
  • Flexible Tarife, die mit dem Unternehmen wachsen

Nachteile:

  • Begrenzte Buchhaltungssoftware
  • Nicht ideal für große Unternehmen oder komplexe Buchhaltungsanforderungen

5. FastBill

FastBill ist ein dynamisches Rechnungsmanagement-Tool, das die Effizienz von Rechnungsprozessen durch Automatisierung des Rechnungseingangs und Digitalisierung von Ausgangsrechnungen steigert. Die Software ermöglicht eine nahtlose Integration mit gängigen Buchhaltungssystemen und Online-Portalen und gewährleistet so einen reibungslosen Datentransfer und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Zu den umfangreichen Funktionen von FastBill gehören die automatisierte Prüfung von Rechnungsdaten, Echtzeit-Workflows und sichere Archivierung von Daten.

Gut geeignet für: Unternehmen, die nach einer cloudbasierten Lösung für Rechnungsstellung und Buchhaltung suchen

Vorteile:

  • Cloud-basierte Lösung, jederzeit und überall zugänglich
  • Automatisierte Rechnungserstellung und -versand
  • Integration mit Zahlungsanbietern und Buchhaltungssoftware

Nachteile:

  • Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten der Benutzeroberfläche
  • Höhere Kosten für Premium-Features

Softwareauswahl: Was sollte beachtet werden?

Vor der Auswahl einer Software sollten Unternehmen unbedingt eine Liste von Kriterien erstellen und dabei zwischen „Must-haves“ und „Nice-to-haves“ unterscheiden. Diese Liste kann als Grundlage für die Auswahl der richtigen Software verwendet werden und mögliche Kriterien könnten sein:

  • Einfache Bedienung: Benutzeroberfläche, Einführungsprozess und Benutzersupport
  • Integrationsfähigkeiten: Kompatibilität mit bestehenden ERP- und Buchhaltungssystemen
  • Automatisierungsfunktionen: Automatisierungsgrad bei der Rechnungsstellung, Kostenverfolgung und Berichterstattung
  • Einhaltung von Vorschriften und Sicherheit: Einhaltung der lokalen Vorschriften und Datenschutzstandards
  • Kosteneffizienz: Preisstruktur und ROI
  • Kundenbetreuung: Verfügbarkeit und Qualität des Kundensupports
  • Kundenrezensionen: Feedback von bestehenden Benutzern, Bewertungen und Erfahrungsberichte
  • Skalierbarkeit: Fähigkeit, mit dem Wachstum des Unternehmens mitzuwachsen
  • Besondere Merkmale: Einzigartigen Merkmale, die die Software auszeichnen und Fokus auf eine spezifische Funktion (Pleo konzentriert sich z.B. auf Eingangsrechnungen und Ausgabenmanagement)
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