Rechnungsprüfung Software: 5 Lösungen für digitale Rechnungsfreigaben

Egal welche Art von Unternehmen Sie führen, um die Verarbeitung Ihrer Eingangsrechnungen kommen Sie nicht herum, und je nach Rechnungsaufkommen können diese Arbeitsabläufe viel Zeit und Geld kosten. 

Entdecken Sie die Vorteile der digitalen Rechnungsprüfung und finden Sie die passende Software für Ihr Unternehmen. In diesem Artikel stellen wir Ihnen die fünf besten Software-Lösungen für die digitale Rechnungsprüfung vor. Dies ist der Rechnungsprüfung Software Vergleich 2026. 

Was ist Rechnungsprüfung Software? Definition

Die Rechnungsprüfung ist ein unverzichtbarer Bestandteil der Rechnungsverarbeitung und dient dazu, mögliche Fehler in Eingangsrechnungen aufzudecken, bevor sie freigeben, gebucht und bezahlt werden. Die herkömmliche Rechnungsprüfung fällt in die Hände des Buchhalters, wobei moderne Unternehmen immer öfter auf Rechnungsprüfung Software setzen. 

Die digitale Rechnungsprüfung prüft Eingangsrechnungen automatisch auf ihre formale und sachliche Richtigkeit. 

Rechnungsprüfung Software erlaubt Unternehmen die digitale Rechnungsprüfung. Diese erfolgt weitgehend automatisiert und mithilfe von Künstlicher Intelligenz (KI). Meist wird die digitale Rechnungsprüfung als Teil einer größeren Rechnungssoftware realisiert, die auch andere Bestandteile des Rechnungsverarbeitung umfasst. 

Zu den Grundlagen: Lernen Sie den Unterschied zwischen formeller Rechnungsprüfung, sachlicher Rechnungsprüfung und Subprüfung kennen – in unserem Ratgeber zur digitalen Rechnungsprüfung. 

Der Einfluss der E-Rechnungspflicht: Warum Unternehmen auf Rechnungsprüfung Software setzen 

Die möglichen Vorteile der digitalen Rechnungsprüfung liegen auf der Hand. Die automatische Prüfung von Eingangsrechnungen spart der Buchhaltung jede Menge manuellen Arbeitsaufwand und deckt zuverlässig formelle und sachliche Unstimmigkeiten in Eingangsrechnungen auf. Und doch ist der primäre Treiber für die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung ein anderer. 

Noch vor einem Jahr waren 84 % der Rechnungsverantwortliche deutscher mittelständischer Unternehmen nicht ausreichend auf die elektronische Verarbeitung von Rechnungen vorbereitet. Das zeigt eine Studie der Statista vom 06. November 2024. Für einen bitter nötigen Digitalisierungsschub soll deshalb die sogenannte E-Rechnungspflicht sorgen. 

Seit dem 01. Januar 2025 sind deutsche Unternehmen im B2B-Bereich dazu verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen. 

Die mit dem 01. Januar 2025 nach §14 UStG eingeführte E-Rechnungspflicht sieht einen schrittweisen Umstieg auf strukturierte elektronische Rechnungsformate, sogenannte E-Rechnungen, vor. Dieser erlaubt eine vollautomatische Rechnungsverarbeitung und soll bis zum 01. Januar 2028 herkömmliche Papierrechnungen und PDF-Rechnungen ablösen. 

Zwischenzeitlich sind Unternehmen bereits dazu verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen. Das gelingt mit einem Rechnungsprogramm, das neben einem digitalen Rechnungseingang auch die digitale Prüfung von Rechnungen erlaubt. 

Die Vorteile der digitalen Rechnungsprüfung 

Die Einführung der E-Rechnungspflicht verpflichtet zum elektronischen Rechnungseingang. Damit wird die Umstellung auf die digitale Rechnungsprüfung oft zum no brainer. Dennoch lohnt sich der Umstieg auch aus anderen Gründen. Dies sind einige Vorteile der digitalen Rechnungsprüfung, die sich Unternehmen von einer Digitalisierung erhoffen: 

• Geringerer Arbeitsaufwand: Weitgehende Automatisierungen nehmen der Buchhaltung den Aufwand der manuellen Rechnungsprüfung. 
• Weniger Fehler: Die elektronische Rechnungsprüfung ist deutlich genauer als die menschliche Prüfung und schließt Fehler praktisch aus.
• Schnellere Rechnungsfreigaben: Flexible Genehmigungsflows schaffen mehr Effizienz in der Rechnungsfreigabe und eliminieren Wartezeiten. 
• Mehr Transparenz: Trotz Automatisierung behält die Buchhaltung dank der lückenlosen Prozessdokumentation den Überblick über die Rechnungsprüfung. 
• Gesetzliche Compliance: Der Einsatz von Rechnungsprüfung Software erlaubt deutschen Unternehmen, schon jetzt der E-Rechnungspflicht gerecht zu werden. 
• Niedrigere Kosten: Sinkende Personalkosten in der Buchhaltung und der Wegfall zu hoher oder doppelter Zahlungen tragen zur Liquidität des Unternehmens bei.

Die 5 besten Software-Lösungen für die digitale Rechnungsprüfung 

Je nach vorhandener Infrastruktur können Sie Ihre digitale Rechnungsprüfung anhand spezialisierter Einzellösungen oder umfassender Komplettlösungen. 

Die Einführung einer Speziallösung ist dann sinnvoll, wenn Sie bereits Teile Ihrer Rechnungsverarbeitung digital lösen. Eine All-in-One-Lösung – etwa eine Rechnungsverarbeitung-Software oder eine Finanzmanagement-Software – ist dann sinnvoll, wenn Sie noch keine digitale Infrastruktur besitzen oder sämtliche Funktionen auf einer Plattform bündeln wollen. 

Dies sind die fünf besten Software-Lösungen für die digitale Prüfung von Eingangsrechnungen: 

Rechnungsfreigabe Software 

Software für die Rechnungsfreigabe ist auf die Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen ausgelegt. Sie erlaubt Ihnen, Rechnungen zu prüfen, an Mitarbeiter:innen zu delegieren und anschließend zur Zahlung freizugeben.  

1. DATEV

DATEV ist eine beliebte deutsche Software-Lösung für die digitale Buchhaltung. Für kleine und mittelständische Unternehmen stellt der Software-Anbieter seit einigen Jahren die Cloud-Lösung DATEV Unternehmen online zur Verfügung. Suchen Sie nach einer Speziallösungen für die Rechnungsprüfung können Sie diese um das Modul DATEV Belegfreigabe online erweitern. 

Das Modul DATEV Belegfreigabe online erlaubt Ihnen, sämtliche eingehenden Belege an Mitarbeiter:innen zuzuweisen, diese auf ihre Richtigkeit zu prüfen und anschließend freizugeben – auch mobil. Damit stellt DATEV Belegfreigabe online eine solide Einsteigerlösung für die digitale Rechnungsprüfung dar. 

Die wichtigsten Funktionen des Tools im Überblick:

• Digitale Rechnungsprüfung und -freigabe 
• Flexible Zuweisung von Berechtigungen an einzelne Mitarbeiter:innen und Abteilungen 

Für wen DATEV geeignet ist: Deutsche Unternehmen, die nach einer grundlegenden Cloud-Lösung für die Rechnungsprüfung suchen

Kosten: Bis zum 31. Dezember 2025 ab 7,17€ pro Monat; ab dem 01. Januar 2026 ab 7,35€ pro Monat

Rechnungsverarbeitung Software 

Software für die Rechnungsverarbeitung erlaubt Ihnen, den gesamten Rechnungsworkflow auf einer digitalen Oberfläche abzubilden. Das schafft eine zusammenhängende Umgebung für die Rechnungsverarbeitung, die massive Kosten- und Zeiteinsparungen erlaubt.  

2. DocuWare 

DocuWare, eine weitere deutsche Software-Lösung für die Rechnungsverarbeitung, überzeugt im Test mit effizienten Workflows für die Rechnungsprüfung. Die Software erlaubt Ihnen nicht nur, Eingangsrechnungen weitgehend automatisiert zu prüfen, sondern liefert auch effiziente Genehmigungsflows, die die Wartezeit bis zur Rechnungsfreigabe einstampfen. 

Neben der Rechnungsprüfung und -freigabe umfasst DocuWare außerdem weitere Funktionen, die Ihnen die nahtlose Erfassung, Validierung, Exportierung, Nachvollziehung und Archivierung von Eingangsrechnungen erlaubten – selbstverständliche GoBD-konform. Als All-in-One-Lösung ist sie besonders beliebt unter KMUs und kann deshalb bereits auf über 20.000 Firmenkunden aus aller Welt zählen. 

Die wichtigsten Funktionen des Tools im Überblick: 

• Digitale Rechnungsverarbeitung von Rechnungseingang bis Zahlung 
• Konform mit E-Rechnungen und GoBD-Vorgaben 

Für wen DocuWare Eingangsrechnungen geeignet ist: Deutsche und internationale KMUs, die nach einer modernen Komplettlösung für den Rechnungsworkflow suchen

Kosten: Kostenfreie Demo vorhanden; Preise auf Anfrage 

3. sevdesk

sevdesk, eine Online-Rechnungssoftware, ist in vielerlei Hinsicht deckungsgleich mit DocuWare. Die E-Rechnungssoftware erlaubt Ihnen, Ihren gesamten Rechnungsworkflow auf einer Oberfläche zu realisieren. Spannend dabei: Selbst die Zahlungs Ihrer Rechnungen können Sie dank einer nahtlosen Bank-Integration direkt in der sevdesk-Umgebung veranlassen. 

Die Online-Rechnungssoftware wurde von einem Offenburger Softwareunternehmen entworfen und zählt mittlerweile weit über 150.000 Firmenkunden über die Grenzen Deutschlands hinaus. Dazu wurde sie wiederholt als Top-Lösung für die digitale Rechnungsverarbeitung ausgezeichnet. Lob erntet sie für ihre Übersichtlichkeit und Benutzerfreundlichkeit; Kritik gibt es immer wieder für nach Updates entfernte Funktionen.

Die wichtigsten Funktionen des Tools im Überblick: 

• Intuitive Komplettlösung für den kompletten Rechnungsworkflow 
• Compliant mit der neuen E-Rechnungspflicht 

Für wen sevdesk geeignet ist: Selbstständige und KMUs, die ihre Rechnungsverwaltung auf einer einzigen Oberfläche bewältigen wollen

Kosten: Ab 10,36€ pro Monat bei 2-jährigem Vertragsabschluss 

Finanzmanagement Software 

Über die herkömmlichen Grenzen der Rechnungsverarbeitung hinweg erlaubt Finanzmanagement-Software weiterführende Einblicke in die Cash-Position Ihres Unternehmens und die Liquiditätsplanung. 

4. Pleo Eingangsrechnungen

Pleo Eingangsrechnungen erlaubt Ihnen, Ihre Eingangsrechnungen automatisiert und nahtlos zu verwalten. Das gelingt mithilfe einer smarten Rechnungsverarbeitung, die mit einer Rechnungserfassung per OCR-Technologie beginnt und mit automatischen Zahlungen in über 50 Währungen endet. 

Dazu bietet Ihnen die Pleo Cash-Management-Suite den nötigen finanziellen Durchblick, um die Zahlung Ihrer Eingangsrechnungen ideal zu planen. Planen Sie Ihre Liquidität mit Weitsicht und umgehen Sie Liquiditätsengpässe, bevor sie auftreten. Und wenn es doch einmal eng wird? Der Pleo Dispo liefert Ihnen finanziellen Spielraum, wenn es darauf ankommt und ein Kreditlimit von bis zu 500.000€ – und das zinsfrei. 

Kein Wunder also, dass Pleo Eingangsrechnungen als Europas führendes Ausgaben-Tool gilt. Auf der unabhängigen Bewertungsplattform G2 erntet Pleo etwa 4,7 von 5 möglichen Sternen aus über 1.280 Bewertungen und wird vor allem für seine Benutzerfreundlichkeit, seine Effizienz und seine nahtlosen Integrationen gelobt. 

Die wichtigsten Funktionen des Tools im Überblick: 

• Smarte Rechnungsverarbeitung vom Rechnungseingang bis zur Zahlung 
• Überblick über Cash-Position in Cash-Management-Suite 
• Flexible Dispo-Option mit Kreditrahmen von bis zu 500.000€ 

Für wen Pleo Eingangsrechnungen geeignet ist: Dynamische Unternehmen, die ihre Eingangsrechnungen zeit- und kostensparend verarbeiten möchten

Kosten: Kostenlose Demo vorhanden; Rechnungsverwaltung inkl. Buchhaltungsschnittstellen ab 4€ pro Monat im Starter-Paket; Automatisierte Freigabe-Flows ab 18€ pro Monat im Essential-Paket

Das sagen Kunden über Pleo Eingangsrechnungen: 

“Ich nutze Pleo Eingangsrechnungen seit fast zwei Jahren und das System hat sich in dieser Zeit sehr verbessert. Die Erstattungen sind sehr schlank und intuitiv gestaltet und die Rechnungsfunktion hat sich deutlich verbessert.” 

Quelle: G2 

5. Sage 

Sage verfügt über ein ganzes Arsenal an Cloud-Lösungen für kleine und mittlere Unternehmen, darunter auch Sage Intacct, eine Finanzmanagement-Software. Sage Intacct ist ideal für KMUs, die genügend Ressourcen zur Verfügung haben, um ihre Rechnungs nicht nur abzuarbeiten, sondern auch nachzubereiten und zu analysieren. 

Sage Intacct liefert nicht nur alle nötigen Funktionen für die Automatisierung Ihres Rechnungsworkflows, sondern auch einen wachsenden KI-Werkzeugkasten für noch mehr Effizienz. Damit sollten Sie in der Lage sein, bis zu 70 % Ihrer Bearbeitungszeit zu sparen. Haben Sie Ihre Rechnungen erst einmal abgeschlossen, können Sie außerdem Echtzeit-Analysen und Bericht nutzen, um die bestmöglichen Entscheidungen zu treffen. 

Die wichtigsten Funktionen des Tools im Überblick: 

• KI-gestützter Rechnungsworkflow, der bis zu 70 % Ihrer Zeit spart  
• Einblicke in Echtzeit und Reporting für fundierte Entscheidungen 

Für wen Sage geeignet ist: KMUs und Großunternehmen, die Eingangsrechnungen in einer oder mehreren Organisationen verwalten 

Kosten: Kostenlose Demo vorhanden; Preise auf Anfrage 

Auswahlkriterien für Ihre Rechnungsprüfung Software 

Aber welche der fünf vorgestellten Software-Lösungen ist für Ihr Unternehmen geeignet? Neben der Unterscheidung zwischen Detail- und Komplettlösungen ist es für die Auswahl der passenden Rechnungsprüfung Software nötig, einzelne Lösungen im Detail zu prüfen. 

Dies sind fünf Kriterien, die Sie bei der Suche nach der passende Software für die Rechnungsprüfung berücksichtigen sollten: 

• Rechnungsworkflow: Schaffen Sie Klarheit darüber, welche Teile des Rechnungsworkflows durch Ihre Software abgedeckt werden sollen. Suchen Sie nach einer Lösung von Rechnungseingang bis Zahlungen oder nur für die Prüfung?

• Benutzerfreundlichkeit: Gerade wenn mehrere Mitarbeiter:innen für die Verarbeitung Ihrer Eingangsrechnungen verantwortlich sind, ist eine benutzerfreundliche Oberfläche ein Muss. Das erlaubt einen einfachen Umstieg. 

• Künstliche Intelligenz: Entscheiden Sie, inwiefern Sie auf Künstliche Intelligenz (KI) zurückgreifen wollen, um Ihre Prozesse zu automatisieren. KI liefert smarte Automatisierungen und lernt, sich Ihren speziellen Anforderungen anzupassen. 

• DATEV-Schnittstelle: Eine DATEV-Schnittstelle ist eine Integration, die Ihnen die Übertragung sämtlicher relevanter Rechnungsdaten an Ihre Steuerkanzlei erlaubt und damit ein wertvolles Werkzeug für Ihren digitalen Rechnungsworkflow. 
• Kosten: Die meisten modernen Softwares sind Cloud-Lösungen, die monatlich abgerechnet werden. Vergleichen Sie Abo-Modelle nach monatlichen Kosten, Rabatten und möglichen Extragebühren. 

Fazit 

Mit der schrittweisen Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich wird die digitale Rechnungsprüfung zum Muss. Spätestens zum 01. Januar 2028 müssen alle deutschen Unternehmen in der Lage sein, ihre Rechnungen elektronisch zu verarbeiten. Das schließt auch die Rechnungsprüfung ein. Zum Glück bringt der Umstieg auch andere Vorteile mit sich. 

Digitalisieren Sie Ihre Rechnungsprüfung mit Pleo Eingangsrechnungen, um Ihre Rechnungen bis zu 5-mal schneller zu verarbeiten und Hunderte Stunden in Personalkosten einzusparen. Europas führendes Ausgaben-Tool liefert Ihnen dazu wertvolle Insights in Ihre Cash-Position und erlaubt Ihnen, Ihre Ausgaben vorausschauend zu planen.