Mit jährlich neuen Pauschalen und unzähligen zu beachtenden Richtlinien stellt die Abrechnung von Geschäftsreisen und Dienstreisen eine große zeitliche und finanzielle Bürde für Unternehmen dar. Glücklicherweise lässt sich die Reisekostenabrechnung 2025 schon längst digital über eine Reisekostenabrechnung-Software lösen.
Wir haben uns für Sie umgesehen und nach den besten Lösungen für Ihre Reisekosten Software umgesehen. Dies ist unser Reisekostenabrechnung Software Vergleich 2025.
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Das Wichtigste auf einen Blick:
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Update: Diese Regelungen gelten für Reisekosten 2025
Die Handhabe von Reisekosten in der Bundesrepublik Deutschland ist keine Frage der Willkür, sondern genau im Reisekostenrecht geregelt. Dieses wird jährlich durch das Bundesministerium für Finanzen aktualisiert. Im Jahr 2025 bringt das Reisekostenrecht u. a. neue Pauschalen für die Verpflegung und Sachbezugswerte mit sich.
Die Verpflegungspauschale im Inland bleibt vorerst stabil, während sich die Verpflegungspauschalen im Ausland für gleich 48 Länder verändert haben. Außerdem stieg der monatliche Sachbezugswert für Verpflegung und (freie) Unterkünfte. Andere Pauschalen und Werte blieben weitestgehend gleich.
Auf der Suche nach Zahlen? Verschaffen Sie sich einen genauen Überblick über alle Änderungen – mit unserem Ratgeber zum Reisekostenrecht 2025.
Diese Vorteile bringt eine Reisekosten Software mit sich
Der Umgang mit den vielfältigen Pauschalen und Richtlinien zu Reisekosten, die sich zudem noch von Land zu Land unterscheiden können, ist mühsam. Die Abrechnung von Reisekosten ist zeit- und kostenaufwändig und dazu noch für Fehler anfällig.
Gerade jetzt, wo deutsche Unternehmen wieder vermehrt Geschäftsreisen planen – im vergangenen Jahr fanden immerhin 107,1 Millionen Geschäftsreisen deutscher Unternehmen statt – wenden sich immer mehr an Reisekosten Software für die automatische Reisekostenabrechnung.
Der Umstieg auf eine Software für Reisekostenabrechnung stellt für viele Unternehmen eine große Veränderung dar. Digitale Lösungen beenden Jahrzehnte der Zettelwirtschaft, Aktenschränke, Jagden nach Belegen und langwierigen Erstattungsprozessen.
Das unkomplizierte, digitale Geschäftsreisemanagement bringt dabei neben Zeit- und Kostenersparnissen und einer sinkenden Fehlerquote noch andere, unverhoffte Vorteile mit sich.
Reisekosten Software verbessert die Budgetkontrolle, erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit und bereinigt die Buchhaltung von Lücken und Formfehlern.
Der Einsatz von Reisekostensoftware vereinfacht die Budgetkontrolle auf Geschäftsreise durch digital gesetzte Limits. Gleichzeitig erhöht er die Mitarbeiterzufriedenheit durch zeitnahe Erstattungen.
Und als wäre das noch nicht genug, lässt sich die Software nahtlos in die digitale Buchhaltung integrieren und stellt selbstständig eine GoBD-konforme Archivierung sicher.
Diese Funktionen sollte eine gute Reisekosten-Lösung haben
Für die erwünschten Resultate ist aber entscheidend, dass Sie zur richtigen Reisekosten-Lösung greifen. Wir haben die wichtigsten Bestandteile einer guten Reisekosten-Software für Unternehmen identifiziert.
Diese sechs Funktionen dürfen in Ihrer Lösung für die Reisekostenabrechnung nicht fehlen:
- Planung von Geschäftsreisen: Zur Planung von Geschäftsreisen ist neben dem Zugriff auf Buchungsportale auch ein Workflow für die Beantragung und Genehmigung von Geschäftsreisen nötig.
- Sammlung von Belegen: Einmal auf Geschäftsreise, sammelt Ihr bzw. Ihre Mitarbeiter:in sämtliche Belege und scannt diese via Belegscanner-App ein. So gehen nie wieder Belege verloren.
- Elektronisches Fahrtenbuch: Bei der Nutzung eines Dienstwagens für eine Geschäftsreise ist die Führung eines Fahrtenbuches oft Pflicht. Eine gute Reisekosten Software bietet eine Lösung für lückenloses Tracking aller Fahrten.
- Automatisches Reisekostenmanagement: Digitales Reisekostenmanagement erlaubt die automatische Ausgabenverwaltung durch Kartenlimits, die Sammlung aller Ausgaben mit Belegen und die GoBD-konforme Archivierung relevanter Daten.
- Abrechnungen und Erstattungen: Die Spesen-Software wendet aktuelle Pauschalen, Spesen und Steuersätze automatisch an, fädelt Rückerstattungen zeitnah ein und bereitet Ihre Daten für die nächste Steuererklärung vor.
- Analyse und Reporting: KI-betriebene Analyse- und Reporting-Funktionen erlauben Unternehmen, Ausgaben zu analysieren und für die nächste Geschäftsreise zu optimieren.
Die beste Reisekosten Software für Unternehmen 2025 – 8 Reisekosten Lösungen im Vergleich
Die Ansprüche an Software für Reisekostenabrechnung unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen. Oft gibt es nicht eine All-in-One-Lösung, die all Ihre Bedürfnisse abdeckt. Deshalb haben wir uns nach den besten Reisekosten-Lösungen umgesehen, die Sie nach Belieben wählen und in Ihr bestehendes System integrieren können.
Verschaffen Sie sich einen Überblick über unseren Reisekostenabrechnung Software Vergleich mit den acht besten Lösungen für Ihr Reisekostenmanagement:
Kreditkarten für Reisekosten
Statten Sie Ihre Geschäftsreisenden vor Reiseantritt mit einer eigenen Firmenkreditkarte aus. So können Sie reibungslos ein Budget für die Reise erstellen, sämtliche Transaktionen verfolgen, Belege sammeln – und die Firmenkarte nach Ende der Reise mit einem Klick deaktivieren.
1. Pleo Firmenkarten
Pleo Firmenkarten bieten Arbeitgeber:innen das perfekte Werkzeug für reibungslose Geschäftsreisen. Die physischen und virtuellen Kreditkarten von Pleo lassen sich schnell beantragen und bis ins Detail an ihren Zweck anpassen. Damit sind sie perfekt für Geschäftsreisen geeignet.
Dank Freigabe-Flows und Ausgabenlimits haben Sie immer die volle Kontrolle über Ihre Kreditkarten. Die Echtzeitverfolgung erlaubt Ihnen zudem, sämtliche Spesen zu verfolgen, sobald sie anfallen. Nach Ende der Geschäftsreise können Sie sämtliche Ausgaben und Belege aus der digitalen Oberfläche entnehmen und die Karte wieder deaktivieren.
Warum Pleo Firmenkarten die passende Reisekosten Software ist:
- Flexible Zahlungslösung für Geschäftsreisende
- Schnelle Erstellung, Einrichtung und Stornierung je nach Bedarf
- Bis zu 0,75 % Cashback auf Geschäftsreise
Geschäftsreisemanagement
Steht die Geschäftsreise an, ist neben der passenden Firmenkarte ein umfangreiches Geschäftsreisemanagement von Nöten. Ihr Verantwortungsbereich beginnt mit der Buchung der Geschäftsreise, umfasst die Verwaltung der Ausgaben während der Reise und unterstützt teils bereits Lösungen für die Reisekostenabrechnung.
2. Egencia
Egencia bietet zahlreiche Lösungen für die Verwaltung von Geschäftsreisen, darunter ein großes Anbieternetzwerk für Reisebuchungen, die Egencia-App für eine einfache Reiseverwaltung und Reisekostenabrechnungen. Dieses Tool erlaubt es Ihnen, Geschäftsreisen unkompliziert digital zu buchen und Ausgaben während der Geschäftsreise zu kontrollieren. Die Predictive Analytics helfen Ihnen zusätzlich, Ihre Reise zu günstigen Konditionen zu planen
Warum Egencia die passende Reisekosten Software ist:
- Umfangreiche Funktionalität von der Reisebuchung bis zur Reisekostenabrechnung
- Großes Anbieternetzwerk für die Reisebuchung
- Komfortable Verwaltung über Egencia-App
3. HR WORKS
HR WORKS beeindruckt mit seinem großen Funktionsumfang für alle möglichen Aktivitäten rund um Geschäftsreisen. Von der Erfassung aller Kosten, deren Kontrolle und der Anwendung von Pauschalen und Währungsumrechnungen bis hin zur Erstellung von Reiserichtlinien und Einblicken in das Reisekostenrecht ist bei HR WORKS Reisekosten wirklich alles dabei.
Warum HR WORKS die passende Reisekosten Software ist:
- Umfassende Verwaltungsfunktionen für Geschäftsreisen
- Mehrfach ausgezeichnete Lösung für Reisekostenabrechnung
- Leichte Integration mit anderen Lösungen dank umfassender Integrationsmöglichkeiten
Elektronisches Fahrtenbuch
Führt die Geschäftsreise nicht gerade ins Ausland, reisen Ihre Mitarbeiter:innen womöglich im Dienstwagen. Führen Sie für diesen Dienstwagen ein elektronisches Fahrtenbuch, um sämtliche steuerrelevanten Daten zuverlässig zu sammeln und die Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter:innen in Echtzeit zu verfolgen.
4. PAJ GPS Tracker
Der PAJ GPS Tracker besteht aus einem elektronischen Fahrtenbuch und einem OBD-2-GPS-Tracker, der leicht zu installieren ist, sämtliche Fahrten zuverlässig verfolgt und vor Diebstahl geschützt ist. Das elektronische Fahrtenbuch selbst erfasst sämtliche Fahrten automatisch. Das entlastet den bzw. die Geschäftsreisende:n durch den Wegfall lästiger Schreibarbeit und schützt Arbeitsgeber:innen vor Betrugsversuchen.
Warum PAJ GPS Tracker die passende Reisekosten Software ist:
- Führende Lösung für automatisiertes, elektronisches Fahrtenbuch
- Mit sämtlichen Vorschriften des Finanzamtes konform
- Günstige Anschaffungs und fortlaufende Kosten (39,99€ Einzelpreis; ab 5€/ Monat)
5. Vimcar
Das elektronische Fahrtenbuch von Vimcar steht seinem Vorredner in nichts nach und bietet ebenfalls eine zuverlässige, manipulationssichere und GoBD-konforme Lösung für das digitale Fahrtenbuch. Eine Besonderheit: Bei Vimcar ist nicht einmal ein Smartphone zur Aufzeichnung nötig. Sämtliche Daten werden über die im Tracker integrierte SIM-Karte direkt an den Server und an Ihre Oberfläche gesendet.
Warum Vimcar die passende Reisekosten Software ist:
- Mehrfach ausgezeichnetes, elektronisches Fahrtenbuch
- Datenschutz und GoBD-Konformität gesichert
- Keine App für Verwaltung nötig, Daten werden direkt an Server gesendet
Belegscanner für Reisekosten
Verfügen Sie bereits über eine Reisekosten Software, rennen Ihren Mitarbeiter:innen aber immer noch wegen Belegen hinterher? Statt Sie Ihre Geschäftsreisenden mit einem Belegscanner aus, der als App auf ihrem Smartphone installiert wird und das Hochladen von Belegen einfacher denn je macht.
6. Pleo Belegscanner
Der Pleo Belegscanner ist die perfekte Lösung für Teams, die viele Papierbelege sammeln. Einmal installiert, bietet der Pleo Belegscanner die einfachste Lösung für die Sammlung schriftlicher Belege. Alles, was Sie tun müssen, ist, den Beleg nach dem Erhalt zu scannen. Den Rest der Arbeit macht Pleo.
Der Pleo Belegscanner verfügt über eine automatische Belegerkennung, mittels derer er sofort alle relevanten Daten des Beleges ausliest und in der Pleo-App vermerkt und mit Umsätzen der Pleo Firmenkarte matcht. Übrigens: Das Ganze funktioniert auch mit E-Mail-Belegen. Der E-Mail-Belegfinder spürt alle gesendeten Belege der letzten 30 Tage auf und vermerkt diese ebenfalls in der Pleo App.
Warum Pleo Belegscanner die passende Reisekosten Software ist:
- Kinderleichte Erfassung aller Belege für Reisekosten
- Automatische Sortierung, Kategorisierung und Vorkontierung von Belegen
- Schnittstellen mit Buchhaltungssoftware für anschließende Abrechnung
Reisekostenabrechnung
Ist die Geschäftsreise beendet und auch der letzte Beleg gesammelt, ist es an der Zeit, Erstattungen einzuleiten und die Daten für die Steuererklärung aufzubereiten. Decken Sie die Reisekostenabrechnungen noch nicht durch eine andere Reisekosten Software ab, empfehlen wir Ihnen diese Top-Anbieter für das deutsche Geschäftsreisemanagement:
7. Lexware Reisekosten
Nicht ohne Grund verwenden so viele deutsche Unternehmen für die Abrechnung ihrer Reisekosten Lexware. Lexware Reisekosten ist eine umfangreiche Lösungen für die Abrechnung von Reisekosten im Inland und Ausland. Die Software erlaubt Ihnen, sämtliche Reisekosten mobil zu erfassen, kennt alle aktuellen Pauschalen und ist auf bis zu 100 Geschäftsreisende skalierbar.
Warum Lexware Reisekosten die passende Reisekosten Software ist:
- Für Anfänger geeignet (Programmassistenten und Online-Schulungen)
- Reisekostenabrechnung für bis zu 100 Reisende
- Jederzeit durch weitere Lizenzen erweiterbar
8. DATEV Unternehmen Online
Der letzte Schritt Ihrer digitalen Lösung für Reisekosten ist DATEV. DATEV Unternehmen Online können Sie nutzen, um sämtliche Reisebelege unter “Meine Reise” zu verwalten und für Ihre Steuererklärung sicher an Ihre bzw. Ihren Steuerberater:in zu übertragen. Dank vielfältiger Integrationen lässt sich DATEV mit den meisten oben beschriebenen Lösungen verknüpfen und schafft damit ein geschlossenes System für Ihre Reisekosten.
Warum DATEV Unternehmen Online die passende Reisekosten Software:
- Cloud-Lösung für Verwaltung und Auswertung von Belegen
- Über DATEV Reisekosten sicher an Steuerberater:in übermitteln
- Mit vielfältigen Reisekosten Lösungen, wie z. B. Pleo, integrierbar
Fazit
Eine Reisekosten Software bietet vielfältige Vorteile für das Geschäftsreisemanagement von Unternehmen. Die Arbeit mit digitalen Lösungen spart viel Zeit und Arbeit in der Verwaltung, reduziert Fehler bei der Spesenabrechnung und trägt positiv zur Budgetkontrolle und Mitarbeiterzufriedenheit.
Wir haben die besten digitalen Lösungen für elektronische Abrechnung von Reisekosten für Sie im Reisekosten Software Vergleich getestet und ausgewertet. Machen Sie sich mit den besten Lösungen für Ihr Unternehmen vertraut, um Ihre bestehenden Systeme sinnvoll zu ergänzen. Nutzen Sie Pleo Firmenkarten für reibungslose Geschäftsreise und zuverlässige Kostenkontrolle und den Pleo Belegscanner, um zuverlässig Belege zu sammeln.
