Sachbezug und 50-Euro-Grenze: Mitarbeiter-Benefits richtig nutzen

Hat Sie ein Angestellter nach einer Gehaltserhöhung gefragt oder suchen Sie nach einer Möglichkeit, Ihrer Belegschaft Ihre Wertschätzung zu zeigen? Der Sachbezug ist eine spannende Möglichkeit, Ihren Mitarbeitenden neben dem Lohn einen Vorteil zu bieten – und zwar steuerfrei.

In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie der steuerfreie Sachbezug funktioniert und wie Sie den 50-Euro-Sachbezug in Ihrem Unternehmen richtig umsetzen.

Was ist ein Sachbezug? Definition

Unter dem Sachbezug versteht man einen Mitarbeiter-Benefit, der nicht in Form von Bargeld, sondern in Sachwerten ausbezahlt wird – deshalb SACHbezug. Durch den Bezug eines Sachlohns entsteht für den Angestellten ein geldwerter Vorteil.

Der Sachbezug ist ein Mitarbeiter-Vorteil, der zusätzlich zum Arbeitslohn ausgezahlt wird. Sachleistungen i. H. v. 50 EUR pro Monat sind steuerfrei.  

Der geldwerte Vorteil, der durch einen Sachbezug entsteht, ist i. d. R. steuerpflichtig und wird pauschal mit 30 % zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer versteuert. Sachbezüge von 50 EUR pro Monat und 600 EUR pro Jahr sind steuer- und sozialversicherungsfrei. Damit stellt er eine attraktive Alternative zur Gehaltserhöhung dar.

Die gesetzliche Grundlage für den Sachbezug befindet sich in § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG. Dort ist festgelegt: “Sachbezüge (...) bleiben außer Ansatz, wenn die sich nach Anrechnung der vom Steuerpflichtigen gezahlten Entgelte ergebenden Vorteile insgesamt 50 Euro im Kalendermonat nicht übersteigen.”

Die 50-Euro-Grenze: So sind Ihre Mitarbeiter-Benefits steuerfrei

Monatliche Sachbezüge von bis zu 50 EUR sind steuerfrei und eine großartige Möglichkeit, Arbeitnehmenden Ihre Wertschätzung auszudrücken, ohne Ihre Steuerlast zu erhöhen. Aber Achtung: Neben der 50-Euro-Grenze müssen Sie einige Details beachten.

So stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter-Benefits nicht steuerpflichtig werden:

• Der Sachbezug darf seit dem 01. Januar 2022 höchstens 50 EUR pro Monat, also 600 EUR pro Jahr, betragen. Davor waren es noch 44 EUR pro Monat.
• Außerdem sind Sachbezüge von weiteren 60 EUR für besondere Anlässe, z. B. Geburtstag oder Hochzeit, möglich.
• Übersteigt der Sachbezug die 50-Euro-Grenze, wird der gesamte Betrag steuerpflichtig. Er kann mit 30 % zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer pauschal oder individuell versteuert werden.
• Steuerfreie Sachbezüge müssen monatlich ausgezahlt werden. Durch eine gebündelte Auszahlung zum Jahresende geht die Steuerfreiheit verloren.
• Der Sachlohn muss zusätzlich zum regulären Arbeitslohn ausbezahlt werden. Eine Gehaltsumwandlung ist nicht zulässig.
• Als Sachbezug zulässig sind z. B. Gutscheine, Tankkarten, Jobtickets, Unterkunft, Verpflegung, Bekleidung, Gesundheitsbudget oder Fitnessstudio-Mitgliedschaften.
• Nicht als Sachbezug zulässig sind Bargeldleistungen auf eine Geld- oder Kreditkarte, Versicherungen, zweckgebundene Geldleistungen und Kostenerstattungen.
• Der Arbeitgeber muss den Sachbezug in der Lohnabrechnung dokumentieren.

Richtig umgesetzt ist der 50-Euro-Sachbezug ein klassisches Win-Win. Arbeitgeber sparen sich zusätzliche Steuer- und Sozialabgaben und Arbeitnehmer erhalten Sachzuwendungen von 600 EUR pro Jahr.

Steuerfreie Sachbezüge vs. Geldwertzahlungen: Was ist sinnvoller?

Zahlen Sie einen Mitarbeiter-Benefit klassisch als Geldwertzahlung aus, erhält der Arbeitnehmer von 50 EUR lediglich 22 EUR. Der Rest geht durch Steuern und beiderseitige Sozialversicherungsbeiträge verloren. Zahlen Sie denselben Mitarbeiter-Benefit als Sachbezug aus, erhält der Arbeitnehmer die vollen 50 EUR. Ein No-Brainer also? Jein.

Der 50-Euro-Sachbezug hat auch einen Haken. Er kann nicht in Bargeld ausgezahlt werden. 

Als zweckgebundener Gutschein oder als Geldkarte darf der Empfänger den Sachbezug nicht in Bargeld oder einen frei verwendbaren Gutschein umwandeln können. Damit besteht die Gefahr, dass Ihre Mitarbeitenden keine Verwendung für den Gutschein finden.

Klassische Geldwertzahlungen sind dagegen frei verfügbar. Sie können als Bargeld auf das Konto oder als Guthaben auf einen freien Gutschein ausgezahlt werden. Dazu sind sie nicht an die Freigrenze von 50 EUR gebunden, werden aber auch regulär versteuert.

So nutzen Sie den 50-Euro-Sachbezug richtig: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Haben Sie sich dazu entschieden, Ihren Angestellten den 50-Euro-Sachbezug auszuzahlen? Tolle Entscheidung. Sachbezüge sind nicht nur steuerbefreit, sondern auch eine gute Möglichkeit, die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern.

Wir erklären Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie den Sachbezug richtig ausnutzen:

Schritt 1: Empfänger bestimmen

Bestimmen Sie die Empfänger. Um kein Gefühl von Ungleichbehandlung aufkommen zu lassen, empfiehlt es sich, den Sachbezug an alle Mitarbeitenden auszuzahlen.

Übrigens: Der steuerfreie Sachbezug kann auch an Minijobber, Auszubildende (Azubis) und Angestellte in Teilzeit ausgezahlt werden.

Schritt 2: Passenden Anbieter finden

Finden Sie einen passende Sachleistung. Die flexibelste Auszahlungsmöglichkeit für den Sachbezug ist die sogenannte Sachbezugskarte.

Dieser digitale Gutschein lässt sich ähnlich wie eine Debitkarte bei ausgewählten Partnern verwenden und monatlich aufladen. Für die Nutzung der Karte fällt eine Lizenzgebühr an.

Schritt 3: Sachbezug vertraglich verankern

Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden darüber, in welcher Höhe und in welcher Form sie einen Sachbezug erhalten.

Halten Sie den Mitarbeiter-Benefit im Arbeitsvertrag fest und holen Sie eine Unterschrift des Angestellten ein.

Schritt 4: Sachbezug monatlich auszahlen

Zahlen Sie den Sachbezug von bis zu 50 EUR monatlich aus. Je nach Lösung können Sie die Zahlung manuell auslösen oder automatisch vom Geschäftskonto abbuchen lassen.

Beachten Sie, dass Sie den Sachbezug zwangsläufig monatlich auszahlen müssen. Verspätete und gebündelte Zahlungen über 50 EUR müssen vollständig versteuert werden.

Schritt 5: Sachbezug in der Lohnabrechnung dokumentieren

Als Arbeitgeber stehen Sie außerdem in der Pflicht, den Sachbezug in der Lohnabrechnung klar zu kennzeichnen.

Bewahren Sie Belege zu den Sachbezugsleistungen auf, um die ausgezahlten Sachbezugswerte bei Bedarf nachzuweisen.

Suchen Sie noch passende Sachbezugskarten? Wie wäre es mit einer Tankkarte für Ihre Mitarbeitenden? Wir haben die 7 besten Lösungen für Tankkarten getestet.

Steuerpflichtige Mitarbeiter-Benefits mit der Pleo Firmenkarte

Entscheiden Sie sich für die Auszahlung von Mitarbeiter-Benefits als klassische Geldwertzahlung, können Sie das ganz bequem über das Konto tun, auf das Sie bereits den Arbeitslohn auszahlen. Eine weitere Möglichkeit hierfür ist die Pleo Firmenkarte.

Die Pleo Firmenkarte bringt einige spannende Funktionen für Mitarbeiter-Perks mit sich:

• In erster Linie ist die Pleo Firmenkarte für geschäftliche Ausgaben gedacht.
• Private Ausgaben mit der Firmenkarte können allerdings problemlos in der Pleo-App markiert werden.
• Sie können entscheiden, ob Sie die private Ausgabe direkt zurückfordern, vom Gehalt abziehen oder als Bonus verrechnen.
• Genauso können Sie Auslagen Ihrer Mitarbeitenden direkt erstatten oder mit dem Gehalt auszahlen.
• Mittels Ausgabenkontrollen stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden keine unerlaubten Ausgaben tätigen.
• Der umfassende Überblick über Ihre Geschäftsausgaben hilft Ihnen dabei zu sehen, wofür Ihre Mitarbeitenden ihren Bonus ausgeben.

Die Pleo Firmenkarte ist eine kostengünstige Lösung, Firmenausgaben mit Mitarbeiter-Benefits zu verbinden, ohne den Überblick zu verlieren. Und das Beste daran: Mit bis zu 0,75 % Cashback profitieren auch Sie davon.