Software für Kreditorenmanagement: 7 Lösungen für Ihre Kreditorenbuchhaltung

Das herkömmliche Kreditorenmanagement wird von zahlreichen Herausforderungen geplagt. Mangelnde Transparenz, fragmentierte Prozesse und die fehlende Skalierbarkeit machen der Buchhaltung zu schaffen.

Setzen Sie deshalb auf eine Software für Kreditorenmanagement. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Rechnungen mit Kreditorenbuchhaltungssoftware effektiv verarbeiten und stellen Ihnen sieben führende Tools vor. Dies ist der Kreditorenbuchhaltung Software Vergleich.

Was ist Software für Kreditorenmanagement? Definition

Das Kreditorenmanagement, oder auch die Kreditorenbuchhaltung, dreht sich um die Verwaltung von Verbindlichkeiten, sprich: sämtliche Zahlungen, die ein Unternehmen an Lieferanten und Dienstleister schuldet. Die Verwaltung von Kreditoren ist nicht nur ziemlich aufwändig, sondern bietet auch wenig Spielraum für Fehler.

Software für Kreditorenmanagement dient der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung durch Dokumentenablage, Buchhaltung und Finanzanalyse.

Software für Kreditorenmanagement ermöglicht die Digitalisierung und Automatisierung herkömmlicher Finanzprozesse. Eine gute Kreditorenbuchhaltung-Software deckt die Dateneingabe und -pflege, Rechnungsverarbeitung und Zahlungsabwicklung sowie die vorbereitende Buchhaltung und die Finanzanalyse ab.

Noch einmal von vorne: Machen Sie sich mit den Grundlagen der Kreditorenbuchhaltung vertraut, bevor Sie nach einer passenden Softwarelösung suchen.

Herausforderungen der herkömmlichen Kreditorenbuchhaltung

Warum setzen immer mehr Unternehmen auf Kreditorenbuchhaltung-Software? Die Realität der herkömmlichen Kreditorenbuchhaltung zeigt: Manuelle Prozesse für die Verwaltung von Verbindlichkeiten sind von zahlreichen Problemen geplagt.

Dies sind einige Herausforderungen der manuellen Kreditorenbuchhaltung:

• Mangelnde Transparenz: In der herkömmlichen Kreditorenbuchhaltung werden Rechnungen noch per E-Mail oder gar auf Papier empfangen. Ihre manuelle Verarbeitung kann nur beschränkt verfolgt werden. Es drohen fehlerhafte Eingaben, doppelte Zahlungen, verpasste Skonti und Verzugszinsen.

• Fragmentierte AP-Prozesse: Uneinheitliche Rechnungsformate werden in der manuellen Kreditorenbuchhaltung durch Abteilungen und Anwendungen gereicht. Dabei entstehen Medienbrüche, die Datenverluste verursachen können, und Verzögerungen zwischen Arbeitsschritte, die für Zeitverluste sorgen.

• Mangelnde Skalierbarkeit: Dem herkömmlichen Kreditorenmanagement sind klare Grenzen gesetzt. Durch den großen manuellen Bearbeitungsaufwand entsteht mit jeder weiteren Rechnung zusätzlicher Arbeits- und Kostenaufwand, der nur durch weitere Verzögerungen oder zusätzliche Buchhalter:innen lösbar ist.

Vorteile von Software für die Kreditorenbuchhaltung

Um kostspielige Fehler bei der Rechnungsverarbeitung zu vermeiden und den Kosten- und Zeitaufwand des Kreditmanagements in Grenzen zu halten, setzen Unternehmen auf spezialisierte Softwarelösungen für die Kreditorenbuchhaltung.

So verbessert Software für Kreditorenmanagement Ihre Kreditorenbuchhaltung:

• Nachverfolgbarkeit des Rechnungsprozesses: Die digitale Kreditorenbuchhaltung lässt sich Schritt für Schritt nachverfolgen. Sie dokumentiert sämtliche Arbeitsschritte vom Rechnungseingang bis zur Zahlung und informiert in Echtzeit über ablaufende Skonti und nahende Zahlungsfristen.

• Workflows und Integrationen: Der Kreditorenprozess wird auf einer einheitlichen Oberfläche gebündelt und durch flexible Genehmigungsflows beschleunigt. Weiterführende Arbeitsschritte werden über Integrationen ohne Medienbrüche möglich und Datensilos werden vermieden.

• Automatisierung wiederkehrender Prozesse: Die Skalierung bei wachsenden Rechnungsvolumen gelingt durch automatische Dateneingaben via OCR-Technologie, automatischen Rechnungsabgleiche mit Bestellungen und KI-gestützte Berichte und Auswertungen.

7 Lösungen für die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung

Der deutsche Softwaremarkt hat jede Menge in petto, wenn es darum geht, die Rechnungsverarbeitung von Unternehmen aufzupeppen. Aber welche Lösung ist wirklich für die Digitalisierung des Kreditorenmanagements geeignet?

Wir haben einige der besten Softwarelösungen für das Kreditorenmanagement getestet:

Kreditorenbuchhaltung Software

Professionelle AP-Software, oder Kreditorenbuchhaltung-Software, liefert vollständige Workflows für die Kreditorenbuchhaltung von der Rechnungsverwaltung bis zum Austausch mit Lieferanten.

1. Serrala

Serrala ist eine umfassende Softwarelösung für die digitale Kreditorenbuchhaltung. Die Software dreht sich um die AP-Automation und umfasst Funktionen wie die Rechnungsverarbeitung, die Rechnungserfassung, ein Lieferantenportal und die E-Rechnungsstellung.

Damit bietet Serrala eine Komplettlösung für den Lieferantenprozess. Es erfasst Rechnungsdaten mithilfe von KI, bietet eine zentrale Oberfläche für die Rechnungsverfolgung und -verwaltung, automatisiert weite Teile der Rechnungsverarbeitung und bindet Ihre Lieferanten über ein Self-Service-Portal direkt in diesen Prozess ein.

Auf diese Weise ermöglicht Serrala eine Effizienzsteigerung von bis zu 80 % und um bis zu 90 % schnellere Rechnungsfreigaben.

Die wichtigsten Funktionen der Software:

• Umfassende Automatisierungen für den Kreditorenprozess
• KI-gestützte Prozesse von Rechnungserfassung bis zu Rechnungsverarbeitung

Wem können wir Serrala empfehlen? Mittlere und große Unternehmen, mit zahlreichen Lieferanten und einem großen Rechnungsaufkommen

Kosten: Kostenlose Demo vorhanden; Preise für Vollversion auf Anfrage

2. Precoro

Auch wenn Precoro in erster Linie eine Procure-to-Pay-Plattform ist, hat der Anbieter auch eine hochkarätige Lösung für die Kreditorenbuchhaltung parat. Precoros Lösung für die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung verfügt über eine zentrale Übersicht über alle Kreditorenprozesse, eine automatische Rechnungsprüfung und Berichte für jede Geschäftseinheit.

Mit seiner AP-Software stellt Precoro sicher, dass Sie nie wieder eine Rechnung doppelt bezahlen oder gar Waren bezahlen, die Sie nie erhalten haben. Dafür sorgen Verifizierungen, die nicht dank bidirektionaler Synchronisation vollständige Prüfpfade schaffen, die auch über Software-Grenzen hinaus lückenlos bleiben.

Die wichtigsten Funktionen der Software:

• AP-Automatisierung für für Kreditorenmanagement und Rechnungsverarbeitung
• Softwareübergreifende Prüfpfade und Verifizierungen dank Schnittstellen

Wem können wir Precoro empfehlen? Mittleren und großen Unternehmen, die die Kreditorenbuchhaltung in bestehende Beschaffungsprozesse integrieren wollen

Kosten: Kostenlose Demo vorhanden; AP-Automatisierung ab $499 pro Monat bei jährlicher Abrechnung

Rechnungs- und Buchhaltungssoftware

Selbstverständlich eignet sich auch Rechnungs- und Buchhaltungssoftware zur Verwaltung von Verbindlichkeiten gegenüber Dienstleistern und Lieferanten. Dabei liegt das Hauptaugenmerk auf der Benutzerfreundlichkeit und dem Aufwand für Kleinunternehmen.

3. FreshBooks

FreshBooks ist ein US-amerikanisches Rechnungsprogramm für Selbständige, Freelancer:innen und Kleinunternehmen, die sich zum Ziel gesetzt hat die (Kreditoren)-Buchhaltung zu vereinfachen, frei nach dem Motto: Weniger Zeit für die Verwaltung, mehr Zeit zum Geld verdienen.

Ein effiziente und zeitsparende Rechnungsverwaltung mit FreshBooks gelingt mithilfe zahlreicher Funktionen für die Rechnungsstellung, Zahlungen, die Ausgabenverfolgung und das Lohnwesen. Als Kreditorenbuchhalter dürften Sie sich am einheitlichen Rechnungs-Dashboard, den automatisierten Workflows für Zahlungen und der anhaltenden Auswertung Ihrer finanziellen Gesundheit erfreuen.

Und keine Sorge: FreshBooks gibt es auch auf Deutsch.

Die wichtigsten Funktionen der Software:

• Verwaltung offener Forderungen auf zentralem Dashboard
• Automatisierte Workflows für Zahlungsprozesse und -verfolgung

Wem können wir FreshBooks empfehlen? Selbständige, Freelancer:innen und Kleinunternehmen mit einem überschaubaren Rechnungsvolumen

Kosten: Kostenlose Testversion vorhanden; Lite-Paket inkl. Rechnungsstellung und Ausgabenverfolgung ab $9,20 pro Monat; Plus-Paket inkl. Belegscanner und Finanzbericht ab $17,20 pro Monat; Premium-Paket inkl. Buchhalter-Zugang ab $28 pro Monat

4. sevDesk

sevDesk ist eine deutsche Buchhaltungslösung, die für Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen gleichermaßen geeignet ist. Bei der Verwaltung von Eingangsrechnungen greift Ihnen sevDesk mit einer KI-gestützten Belegerkennung, der automatischen Buchung von Belegen und effizienten Ein-Klick-Zahlungen unter die Arme.

Ebenso interessant: Das Buchhaltungsprogramm bietet Ihnen einen umfassenden Überblick über offene Rechnungen und Forderungen mitsamt nahenden Zahlungsfristen sowie Ihre Umsatzsteuerzahllast und weitere Finanzdaten, die zur strategischen Planung Ihres Unternehmens beitragen. Sind Sie kein Selbstbucher, können Sie Ihrer Steuerkanzlei direkten Zugang zu Ihrer Buchhaltungsoberfläche gewähren.

Die wichtigsten Funktionen der Software:

• Zentrales Dashboard mit Überblick über sämtliche Verbindlichkeiten
• KI-gestützte Rechnungsverarbeitung und Ein-Klick-Zahlungen

Wem können wir sevDesk empfehlen? Selbstständige, Gründer:innen und etablierte Unternehmen, die nach einer skalierbaren (Kreditoren)-Buchhaltungslösung suchen

Kosten: In der Grundversion kostenlos; Rechnung-Paket inkl. Rechnungsstellung und Zahlungserinnerungen ab 5,16€; Buchhaltung-Paket inkl. Belegscanner und Online-Banking ab 10,36€; Buchhaltung-Pro-Paket inkl. Analysen und Auswertungen ab 13,96€

Dokumentenmanagement-System

Entscheidend für ein sauberes Kreditorenmanagement ist die transparente Verwaltung von Rechnungen und Bestellungen. Ein Dokumentenmanagement-System leistet einen wertvollen Beitrag dazu, dass Ihnen nie wieder eine offene Zahlung entgeht.

5. DocuWare

DocuWare bietet die DMS-Software schlechthin für die Dokumentenverwaltung und -archivierung. Sie umfasst eine intelligente Dokumentenablage, die all Ihre Rechnungen, Bestellungen und Belege per Schlagwort durchsuchbar macht, nahende Zahlungsfristen überwacht und Genehmigungsprozesse für Zahlungen beschleunigt.

Darüber hinaus umfasst sie ein sicheres Dokumentenarchiv, das Ihre Unterlagen sicher in der Cloud verstaut, mit gängigen ERP-Systemen synchronisiert und Ihnen dabei die Compliance mit der DSGVO und den GoBD garantiert. So müssen Sie keinen Verlust, Missbrauch oder Manipulation und später auch keine stressige Steuerprüfung fürchten.

Die wichtigsten Funktionen der Software:

• Intelligente Dokumentenablage inkl. Datenerkennung und -indexierung
• Sicheres Dokumentenarchiv (DSGVO- und GoBD-konform)

Wem können wir DocuWare empfehlen? Kleinunternehmen, Mittelstand und Großunternehmen mit einem moderaten bis hohen Rechnungsaufkommen und mobiler Belegschaft

Kosten: Kostenlose Demo vorhanden; Preise für Vollversion auf Anfrage

6. Flowers

Bei Flowers Software finden Unternehmen im Mittelstand verknüpfbare Lösungen für zahlreiche Prozesse im Unternehmensalltag. Neben einem Rechnungsprogramm verfügt Flowers auch über eine DMS-Software. Diese dient der KI-gestützten Erfassung, teilautomatisierten Verarbeitung und sicheren Archivierung von Eingangsrechnungen.

Die KI-Erkennung übernimmt bei Flowers den Rechnungseingang und extrahiert alle Zahlungsdaten fehlerfrei. Ist ein Dokument einmal in der Dokumentenablage hinterlegt, informiert Sie die Software über nahende Fristen, Kündigungen und Verlängerungen. Die Zahlung erfolgt dank flexibler Workflows und SEPA-Exports ebenfalls auf der Flowers-Oberfläche. Dazu bietet Flowers Rechtssicherheit. Die Lösung ist DSGVO- und GoBD-konform.

Die wichtigsten Funktionen der Software:

• Intelligente Dokumentenverarbeitung inkl. Erinnerungen und Zahlungs-Workflow
• Revisionssichere Archivierung für über 10 Jahre

Wem können wir Flowers empfehlen? Unternehmen im Mittelstand, die nach einer Komplettlösung für die Dokumentenverarbeitung und -archivierung suchen

Kosten: Kostenlose Demo vorhanden; Preise für Vollversion auf Anfrage

Spend Management Software

Effektives Kreditorenmanagement endet nicht mit der Zahlung einer offenen Rechnung. Es verwaltet die Unternehmensausgaben proaktiv, stellt Berichte auf und macht Prognosen über zukünftige Verbindlichkeiten. Das gelingt mit Spend Management Software.

7. Pleo

Pleo begleitet Sie durch Ihren gesamten Kreditorenprozess – und darüber hinaus. Das dänische Ausgaben-Tool empfängt all Ihre Rechnungen über einen digitalen Rechnungseingang, durchsucht automatisch Ihr E-Mail-Postfach und erlaubt den Upload von Papierrechnungen über den Pleo Belegscanner.

Von dort verarbeitet Pleo Ihre Eingangsrechnungen mit messerscharfer Präzision. Relevante Rechnungsdaten werden mittels OCR-Technologie extrahiert und in das System überführt. Dort werden Ihre Rechnungen anhand von smarten Workflows verarbeitet und per Push-Benachrichtigung zur Freigabe bereitgestellt. Ist die Rechnung freigegeben, können Sie diese direkt auf Pleo bezahlen und anschließend in Ihr Buchhaltungssystem überführen.

Das Beste daran? Pleo umfasst passende Lösungen für all Ihre Pflichten in der Kreditorenbuchhaltung: Eingangsrechnungen, laufende Ausgaben, Reisekostenabrechnungen, Kilometerpauschalen, IT-Abonnements – you name it. Wenn Ihre Kosten erst einmal beglichen sind, wertet Pleo diese aus und stellt Prognosen über Ihre Liquiditätsplanung auf. So sind Sie dem Markt immer einen Schritt voraus.

Die wichtigsten Funktionen der Software:

• Digitaler Rechnungseingang inkl. KI-Belegerkennung
• Schlanke Rechnungsworkflows mit flexiblen Freigaben
• Ausgabenmanagement inkl. Berichte, Auswertungen und Cash Management

Wem können wir Pleo empfehlen? Startups, KMUs und Großunternehmen, die ihr Kreditorenmanagement zeitsparend erledigen und strategisch nutzen wollen

Kosten: Kostenlose Demo vorhanden; Starter-Paket inkl. Ausgaben-Tracking ab 4€ pro Monat; Essential-Paket inkl. Rechnungsfreigabe-Flows ab 18€ pro Monat; Advanced-Paket inkl. erweiterte Freigabe-Flows ab 99€ pro Monat; Beyond-Paket inkl. Ausgaben-Review mit KI ab 199€ pro Monat

Das sagen Kunden über Pleo:

“Mir gefällt mir besonders, dass Pleo automatisch Daten aus Belegen extrahiert, was mir die Tipparbeit erspart. Außerdem ist es gut darin, mich an Zahlungen zu erinnern und fragt nur nach dem Nötigsten, wenn ich eine Zahlung dokumentiere.”

Quelle: G2

Auswahlkriterien für die passende Kreditorenbuchhaltung Software

Zwischen AP-Software, Rechnungs- und Buchhaltungsprogrammen, Dokumentenmanagement-Systemen und Spend-Management-Software kann es schwerfallen, die passende Lösung für das eigene Unternehmen zu finden.

Diese Auswahlkriterien erleichtern Ihre Entscheidung über die passende Lösung:

• Funktionen: Prüfen Sie eingangs, welche Funktionen Sie für Ihren Kreditorenprozess benötigen. Werten Sie bereits vorhandene Systeme aus, decken Sie Schwachstellen auf und stecken Sie Ihre Bedürfnisse und Ziele ab.

• Benutzerfreundlichkeit: Eine funktionale Software ist nur die halbe Miete. Die Implementierung gelingt erst dann, wenn Buchhaltungs- und Finanzteams die neue Lösung problemlos bedienen können.

• Sicherheit: Bei der Verarbeitung von sensiblen Kreditoren- und Zahlungsdaten ist Sicherheit die oberste Priorität. Dazu müssen Sie sich als Unternehmen an deutsche Vorschriften für die Rechnungsverarbeitung, wie z. B. die E-Rechnungspflicht, halten.

• Integration: Ob für die Zahlung im Online-Banking oder die Archivierung von bezahlten Rechnungen, die Integration der neuen Software mit bestehenden Lösungen ist ausschlaggebend für die Effizienz Ihres Kreditorenprozesses.

• Kosten: Erstellen Sie ein Budget für Ihre Softwarelösung. Berücksichtigen Sie dabei nicht nur (wiederkehrende) Kosten für die Software, sondern auch mögliche Einsparungen durch pünktliche Zahlungen und eingesparte Arbeitsstunden.

Fazit

Das Kreditorenmanagement ist zweifellos einer der Unternehmensbereiche, die am meisten von der Digitalisierung profitieren können.

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung macht das Rechnungsmanagement nachverfolgbar, schafft einheitliche Prozesse und nahtlose Schnittstellen und automatisiert wiederkehrende Prozesse, um Ihren Aufwand langfristig zu senken.

Pleo ist eine vielseitige Spend Management Software, die Ihnen dabei hilft, Ihr Kreditorenmanagement unter Kontrolle zu bringen und in eine strategische Waffe zu verwandeln. Setzen Sie auf Europas führendes Ausgaben-Tool und beginnen Sie, jährlich über 138 Stunden an Kosten zu sparen.