5 Tipps zum pünktlichen Bezahlen von Rechnungen

Interessiert an einer wirklich schockierenden Finanzstatistik? 81 Tage pro Jahr verbringen deutsche Unternehmen im Durchschnitt damit, unbezahlte Rechnungen einzutreiben. 

Das geht aus einer aktuellen Studie des Finanz- und Inkassodienstleisters Intrum in Deutschland und Österreich hervor.

Überfällige Zahlungen sind für alle Beteiligten problematisch: Das Unternehmen, das zu spät zahlt, schadet seinem Ruf und seiner Glaubwürdigkeit, während das Unternehmen, das auf die Zahlung wartet, Probleme bei der Verwaltung seines Cashflows bekommen könnte und seinerseits Rechnungen zu spät bezahlt. Ein Teufelskreis.

Zu spät bezahlte Rechnungen kosten Sie mehr als nur Geld

Abgesehen davon, dass es einfach nur fair ist, für eine erhaltende Leistung pünktlich zu zahlen, ist die pünktliche Bezahlung und der pünktliche Eingang von Rechnungen für ein Unternehmen der Schlüssel zur Aufrechterhaltung eines stabilen Cashflows. Wenn Sie wissen, wie viel Geld wann auf Ihrem Bankkonto eingeht und wann es Ihr Konto wieder verlässt, gibt Ihnen das finanzielle Planungssicherheit – sprich, Sie sitzen nicht so schnell auf dem Trockenen.

Ein weiterer Vorteil: Pünktliche Zahlungen sorgen für Freude und gute Beziehungen aufseiten der Lieferanten und Lieferantinnen. Fragen Sie sich einfach selbst: Mit wem würden Sie eher weiter zusammenarbeiten wollen, mit einem Unternehmen, das pünktlich zahlt, oder mit einem, das Sie warten lässt?

Ganz zu schweigen davon, dass bei verspäteten Zahlungen Verzugszinsen anfallen können. Warum sollten Sie mehr bezahlen, wenn Sie es nicht müssen? Was Sie auf jeden Fall vermeiden wollen, ist ein Mahnverfahren, bei dem ein Inkassobüro zur Hilfe gebeten wird und weitere Kosten anfallen.

Mit diesen Tipps wird das pünktliche Bezahlen Ihrer Rechnungen zum Kinderspiel 

Die Bezahlung von Lieferanten, Lieferantinnen und anderen Dienstleistungen ist wahrscheinlich eine der vielen alltäglichen Aufgaben, die Sie zu erledigen haben. Je nachdem wie lang Ihre To-do-Liste ist, kann es leicht passieren, dass die eine oder andere Eingangsrechnung länger als beabsichtigt liegen bleibt. Im Folgenden geben wir Ihnen daher einige bewährte Tipps mit an die Hand, damit Rechnungen, auch ohne ständige Push-Erinnerungen, pünktlich bezahlt werden.

1. Überprüfen Sie Eingangsrechnungen sofort

Machen Sie es zu einer Ihrer guten Angewohnheiten, Eingangsrechnungen unmittelbar nach Erhalt ein wenig Aufmerksamkeit zu schenken: Überprüfen Sie Fälligkeitsdatum, Betrag und die vollständige Liste der gelieferten Waren oder Dienstleistungen, um sicherzustellen, dass sie mit dem übereinstimmt, was Sie tatsächlich erhalten haben. Etwas sieht nicht richtig aus? Klären Sie die Situation schnellstmöglich auf, um Gebühren für verspätete Zahlungen zu vermeiden.

2. Klären Sie, ob Frühzahler-Rabatte möglich sind

Manche Dienstleister:innen geben Rabatte für prompte Zahlungen. In diesem Fall gewinnen beide Seiten: Die Dienstleister:innen erhalten ihr Geld schneller und sie zahlen weniger. Unsere Daten zeigen, dass etwa 12 Prozent unserer Kunden und Kundinnen ihre Rechnungen vorzeitig bezahlen. In vielen Fällen ist es also möglich und lohnenswert, das Thema Frühzahler-Rabatt anzusprechen.

3. Nehmen Sie Eingangsrechnungen automatisiert auf

Auch im Umgang mit Eingangsrechnungen lautet das Zauberwort Automatisierung. Sparen Sie sich die Zeit, Rechnungen mühselig zu sammeln, manuell zu buchen und zu bezahlen.

Pleo Invoices hilft Ihnen dabei. Mit einem speziellen Postfach nur für Ihre Eingangsrechnungen und mobilen Uploads werden alle Rechnungen direkt in Pleo mithilfe der OCR-Technologie korrekt erfasst. Lieferanten-Name, Datum, Fälligkeitsdatum, Rechnungsnummer, Mehrwertsteuernummer, Währung und Betrag – alles liegt in Sekundenschnelle vor. Das Abtippen von Rechnungsdetails gehört der Vergangenheit an. 

4. Sorgen Sie für sinnvolle und smarte Freigabe-Flows

Mit den automatisierten Genehmigungsprozessen von Pleo können Sie unnötiges Hin und Her vermeiden und sicherstellen, dass die richtigen Personen die richtigen Eingangsrechnungen prüfen und genehmigen. Legen Sie individuelle Freigabe-Flows fest, die zu Ihren Unternehmensprozessen passen.

Das Gute: Sobald eine Rechnung in Pleo genehmigt ist, wird sie automatisch zum von Ihnen festgelegten Datum in Pleo bezahlt.

Außerdem können Sie mit unserem Echtzeit-Tracking-Tool den Status jeder Eingangsrechnung verfolgen. So wissen Sie immer, ob eine Rechnung noch auf ihre Genehmigung wartet oder ob eine Zahlung fehlgeschlagen ist.

5. Planen Sie Zahlungen hinsichtlich Ihres Cashflows

Um für einen beständigen Cashflow zu sorgen, ist es von großer Bedeutung, dass Gelder genau dann Ihr Konto verlassen, wenn Sie es wollen. Mit Pleo können Sie Rechnungszahlungen terminieren und entscheiden, wann Sie sie zahlen wollen – innerhalb von 15 oder 30 Tagen oder am Fälligkeitstag. So vermeiden Sie doppelte Zahlungen, Säumnisgebühren und einen vollständig ausgereizten Cashflow.

Haben wir schon erwähnt, dass lokale Überweisungen in Pleo kostenlos für Sie sind? Überdies unterstützen wir Zahlungen in 50 weiteren Fremdwährungen und bieten eine FX-Gebühr von 2,5 %.