Mit dem Ende des vergangenen Geschäftsjahres blicken Unternehmen motivierend und mit neuer Energie in die Zukunft. Aber Achtung: Vergessen Sie nicht die Abgabe der Umsatzsteuerjahreserklärung bis zum 31. Juli.
In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wann Sie zur Abrechnung von Umsatzsteuer verpflichtet sind, was Sie bei der Umsatzsteuererklärung beachten müssen und wie Sie eine Fristverlängerung für die Abgabe Ihrer Umsatzsteuererklärung erwirken können.
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Das Wichtigste auf einen Blick:
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Was ist eine Umsatzsteuerjahreserklärung? Definition
Der Begriff Umsatzsteuerjahreserklärung, oder auch USt.-Jahreserklärung, ist deckungsgleich mit der Umsatzsteuererklärung. Beide Begriffe beschreiben eine Steuererklärung, die die meisten deutschen Unternehmen zum Abschluss eines Geschäftsjahres beim Finanzamt abgeben müssen.
Die Abgabe einer Umsatzsteuerjahreserklärung erfolgt jährlich und dient der Ermittlung der Umsatzsteuerlast eines Unternehmens.
Die Umsatzsteuerjahreserklärung dient der Erfassung und Abrechnung der Umsatzsteuer, die das betroffene Unternehmen über das Jahr hinweg eingenommen hat. In der Umsatzsteuererklärung werden die eingenommene Umsatzsteuer und die entrichtete Vorsteuer angegeben. Diese werden verrechnet, um die Umsatzsteuerzahllast zu ermitteln.
Die Umsatzsteuerjahreserklärung wird zusätzlich zur Umsatzsteuervoranmeldung – nicht anstelle von – abgegeben. Für Fragen zur Umsatzsteuervoranmeldung, lesen Sie bitte unseren separaten Artikel zum Thema USt.-Voranmeldung.
Wer muss eine Umsatzsteuererklärung abgeben?
Grundsätzlich müssen sich alle deutschen Unternehmen und Selbstständige im Rahmen ihrer alljährlichen Steuererklärung auch um die Umsatzsteuererklärung kümmern. Sobald Sie umsatzsteuerpflichtige Umsätze erzielt haben – selbst wenn es nur ein einziger ist – sind Sie zur Abgabe einer Umsatzsteuererklärung verpflichtet.
Nach §1 Umsatzsteuergesetz (UStG) gelten sämtliche “Lieferungen und sonstige Leistungen, die ein Unternehmer im Inland gegen Entgelt im Rahmen seines Unternehmens ausführt” als umsatzsteuerpflichtige Umsätze.
Etwas komplizierter gestaltet sich die Umsatzsteuerpflicht von Freiberufler:innen. Diese sind zwar grundsätzlich auch zur Abgabe einer Umsatzsteuererklärung verpflichtet, können aber in bestimmten Fällen davon ausgenommen sein. Die Entscheidung darüber trifft letztendlich das zuständige Finanzamt.
Welche Regelungen gelten für Kleinunternehmer?
Von der Pflicht zur Abgabe einer Umsatzsteuererklärung ausgenommen sind Kleinunternehmer, die die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG in Anspruch nehmen. Die Sonderbesteuerung als Kleinunternehmer ist dann möglich, wenn “der Gesamtumsatz nach Absatz 2 im vorangegangenen Kalenderjahr 25 000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100 000 Euro nicht überschreitet”.
Bei Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung entfällt die Pflicht zur Erhebung der Umsatzsteuer auf sämtliche Umsätze und damit auch die Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuerjahreserklärung. Das bedeutet allerdings auch, dass sie nicht vom Vorsteuerabzug profitieren können.
Achtung: Plant ein Kleinunternehmer große Investitionen zur Gründung, kann ein Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung deshalb sinnvoll sein. Beim Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung verpflichtet er sich wiederum zur Abgabe einer Umsatzsteuererklärung.
Fehler bei der Umsatzsteuervoranmeldung – und jetzt?
Vor der Abgabe der Umsatzsteuerjahreserklärung müssen Unternehmen in monatlichen oder vierteljährlichen Abständen die sogenannte Umsatzsteuervoranmeldung einreichen. Dabei handelt es sich um eine vorläufige Feststellung der eingenommenen Umsatzsteuer.
Die Umsatzsteuervoranmeldungen weichen im Normalfall, wenn alles richtig angegeben und berechnet ist, nur leicht von der Jahreserklärung ab. Diese Differenz wird mit der Jahreserklärung als Steuerschuld oder -guthaben festgestellt. Sollten die Zahlen zu stark abweichen, müssen Unternehmer:innen mit unangenehmen Fragen seitens des Finanzamts rechnen. Wie es dann weitergeht, hängt ganz von der individuellen Situation ab.
Wenn Sie eine plausible Erklärung für die Abweichungen von der Jahreserklärung haben, kommen Sie wahrscheinlich mit einem blauen Auge davon. Falls nicht, kann es zu Konsequenzen wie einer Umsatzsteuernachschau oder gar einer Anzeige wegen Steuerhinterziehung kommen.
Das klingt jedoch erst mal riskanter, als es ist. Solange Sie Ihre Buchhaltung sorgfältig dokumentieren und abgeben, müssen Sie sich im Grunde keine Sorgen machen. Passieren trotzdem mal Fehler, empfiehlt sich ein Schreiben, in dem die Abweichungen zwischen Voranmeldung und Jahreserklärung verständlich erklärt werden. Dieses sollten Sie immer von sich aus beilegen, sobald Sie Abweichungen und Unstimmigkeiten bemerken.
Die Bestandteile der Umsatzsteuerjahreserklärung
Mit dem Ende des aktuellen Geschäftsjahres folgt die Umsatzsteuerjahreserklärung auf die Umsatzsteuervoranmeldungen, die Sie bereits im Verlauf des Jahres eingereicht haben. Die Erklärung der Umsatzsteuer erfolgt anhand eines Formulars des Finanzamtes, das Sie elektronisch an das Finanzamt übermitteln.
Die Umsatzsteuerjahreserklärung besteht aus den folgenden drei Teilen:
- Hauptvordruck USt 2 A: Der Hauptvordruck USt A Umsatzsteuererklärung ist für alle Unternehmen Pflicht. Dort geben Sie u. a. Unternehmensdaten, Umsätze, entrichtete Vorsteuerbeträge, steuerpflichtige Umsätze und Erstattungsansprüche an.
- Anlage UR: Die Anlage UR ist ebenfalls für alle Unternehmen Pflicht. Dort geben Sie innergemeinschaftliche Erwerbe auf, sprich: Waren aus anderen EU-Ländern.
- Anlage UN: Die Anlage UN ist ausschließlich für Unternehmen Pflicht, die ihren Sitz im Ausland haben.
Beachten Sie, dass die Umsatzsteuerjahreserklärung ausschließlich über die oben beschriebenen amtlichen Vordruck und auf dem elektronischen Weg möglich ist. Die Einreichung der Steuererklärung in Papierform ist nur noch für Arbeitnehmer, Rentner und Pensionäre zulässig.
Diese Fristen zur Abgabe der Umsatzsteuererklärung gelten
Wird die Umsatzsteuerjahreserklärung vom Unternehmen selbst erstellt, liegt die Abgabefrist für die Erklärung beim 31. Juli des Folgejahres. Spätestens an diesem Stichtag müssen Sie die Jahreserklärung dem Finanzamt vorlegen.
Diese Umsatzsteuerjahreserklärung-Frist ist jedoch nicht in Stein gemeißelt. Nehmen Sie eine Steuerberatung in Anspruch, gilt eine verlängerte Abgabefrist bis zum 28. Februar des übernächsten Jahres. Fällt dieser auf einen Samstag oder Sonntag, wird die Frist auf den darauf folgenden Montag verschoben.
Etwas verkomplizieren müssen wir das Fristen-Thema aber leider doch noch, denn es gibt Unterschiede zwischen den Fristen für die Umsatzsteuervoranmeldungen und den Fristen für die Umsatzsteuerjahreserklärung, welche zu berücksichtigen sind. Beides sollten wir uns daher ganz genau anschauen.
Umsatzsteuer-Voranmeldungen
Unternehmer:innen können die Umsatzsteuervoranmeldungen entweder für jeden abgelaufenen Monat oder für jedes abgelaufene Quartal an das zuständige Finanzamt übermitteln. Der Abgabezeitraum der Voranmeldungen im laufenden Jahr richtet sich dabei nach der Höhe der Vorjahressteuer. Es gelten folgende Regelungen:
- Lag die Umsatzsteuer für das vorangegangene Kalenderjahr bei mehr als 9.000 EUR, müssen Sie die Umsatzsteuervoranmeldungen im laufenden Jahr monatlich abgeben – und zwar bis zum 10. des Folgemonats.
- Betrug die Vorjahressteuer zwischen 2.000 und 9.000 EUR, reicht es, die Umsatzsteuervoranmeldungen alle drei Monate einzureichen – also bis zu 10. des Folgemonats des vergangenen Quartals.
- Bei einer Vorjahressteuer unter 2.000 EUR kann Sie das Finanzamt sogar ganz von Umsatzsteuervoranmeldungen befreien. Dann reicht die Abgabe der Umsatzsteuerjahreserklärung aus.
- Sie können beim Finanzamt eine Dauerfristverlängerung für die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung von einem Monat beantragen. Die Verlängerung muss nur einmal und ohne Angabe von Gründen beantragt werden.
Bereits bei den Voranmeldungen sollten Sie sorgfältig vorgehen. Abweichungen zur Steuererklärung kann das Finanzamt stutzig machen – und so kann es schnell zu Unannehmlichkeiten kommen. Das führt nicht nur zu unangenehmen Rückfragen, sondern im schlimmsten Fall sogar zu rechtlichen Problemen.
Umsatzsteuer-Jahreserklärung
Die Fälligkeit der Umsatzsteuerjahreserklärung haben wir bereits geklärt: Ohne Hilfe ist die Umsatzsteuerjahreserklärung-Frist am 31. Juli des nächsten, mit Steuerberatung sogar erst am 28. Februar des übernächsten Jahres.
Geben Sie Ihre Umsatzsteuerjahreserklärung selbstständig ab, können aber die Abgabefrist zum 31. Juli nicht einhalten, sollten Sie beim zuständigen Finanzamt eine Fristverlängerung beantragen, um eine Zwangsgeldfestsetzung oder eine Steuerschätzung zu vermeiden.
Der Antrag zur Fristverlängerung für die Umsatzsteuerjahreserklärung erfolgt formlos; Sie müssen sich einfach nur schriftlich an Ihr Finanzamt wenden. Im Rahmen dieses Antrags wählen Sie selbst eine neue Abgabefrist, die nicht später als der 30. September sein darf. Achtung: Stellen Sie Ihren Antrag frühzeitig, um eine rechtzeitige Bearbeitung vor Verstreichen der Frist am 31. Juli zu gewährleisten.
Wickeln Sie Ihre Umsatzsteuerjahreserklärung über eine Steuerkanzlei ab, ist keine zusätzliche Fristverlängerung möglich bzw. nötig. Bei der Bearbeitung durch einen Steuerberater gilt grundsätzlich die verlängerte Frist bis zum 28. Februar des übernächsten Jahres.
Das müssen Sie bei der Abgabe der Umsatzsteuererklärung beachten
Wie bereits erwähnt, muss die Abgabe der Umsatzsteuererklärung wahrheitsgemäß, fristgerecht und in elektronischer Form erfolgen. Die elektronische Abgabe der Steuererklärung erfolgt über das ELSTER-Portal. Das ELSTER-Portal ist ein Online-Portal der deutschen Finanzverwaltung, über das Sie sämtliche Steuererklärungen und Formulare elektronisch ausfüllen und einreichen können.
Verfügen Sie über ausreichende Buchhaltungskenntnisse, können Sie die Umsatzsteuerjahreserklärung selbstständig über ELSTER ausfüllen und abgeben. Richten Sie Ihr ELSTER-Konto frühzeitig ein. Für die Anmeldung benötigen Sie eine Zertifikatsdatei, deren Einrichtung einige Wochen in Anspruch nehmen kann.
Sind Sie sich unsicher, sollten Sie eine Steuerkanzlei hinzuziehen, die Sie durch den Abgabeprozess begleitet. Alternativ können Sie auch eine Buchhaltungssoftware nutzen. Einige Softwares haben ein integriertes Interface für die vereinfachte Abgabe der Steuererklärung.
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Fazit
Als Deutschland führt für Sie – wenn Sie nicht gerade ein Kleinunternehmer nach §19 UStG – kein Weg an der Umsatzsteuerjahreserklärung vorbei. Diese jährliche Steuererklärung dient der Erfassung und Abrechnung aller Vorsteuern und Umsatzsteuern des vergangenen Geschäftsjahres.
Die Abgabe der Umsatzsteuerjahreserklärung erfolgt in elektronischer Form bis zum 31. Juli des nächsten Jahres – oder bis zum 28. Februar des übernächsten Jahres, wenn Sie mit einer Steuerkanzlei zusammenarbeiten. Minimieren Sie Ihren Verwaltungsaufwand und vermeiden Sie Fehler bei der Steuererklärung, indem Sie auf Software für die vorbereitende Buchhaltung setzen. Pleo bereitet Sie ideal auf die Umsatzsteuererklärung vor – und das ab nur 4€ pro Monat.
FAQs
Wann muss eine Umsatzsteuerjahreserklärung abgegeben werden?
Die Abgabe einer Umsatzsteuerjahreserklärung ist für jedes Unternehmen und Selbstständige in Deutschland Pflicht. Einzige Voraussetzung ist die Erzielung von umsatzsteuerpflichtigen Umsätzen.
Was ist die Umsatzsteuerjahreserklärung?
Bei der Umsatzsteuerjahreserklärung handelt es sich um eine jährliche Steuererklärung für Unternehmen und Selbstständige, die der Erfassung und Abrechnung von Vorsteuern und Umsatzsteuern dient.
Muss ich als Kleinunternehmer eine Umsatzsteuerjahreserklärung abgeben?
Nein, als Kleinunternehmer gemäß der Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG sind Sie von der Umsatzsteuerpflicht befreit. Allerdings können Sie sich als Kleinunternehmer freiwillig zur Entrichtung der Umsatzsteuer entscheiden.
Was ist der Unterschied zwischen Umsatzsteuer-Voranmeldung und Umsatzsteuererklärung?
Die Umsatzsteuervoranmeldung wird im Laufe des aktuellen Geschäftsjahres, entweder monatlich oder quartalsweise, abgegeben. Die Abgabe der Umsatzsteuerjahreserklärung erfolgt nach Abschluss des Geschäftsjahres.
