Umsatzsteuervoranmeldung 2026: Was Sie wissen müssen

Steht die erste Umsatzsteuervoranmeldung des Jahres an? Vermeiden Sie verpasste Fristen und Fehler beim Ausfüllen, indem Sie sich in unserem Ratgeber mit allen Grundlagen zur Umsatzsteuervoranmeldung vertraut machen.

In diesem Ratgeber erklären wir Ihnen die gesetzliche Grundlage der Umsatzsteuervoranmeldung, verraten Ihnen aktuelle Fristen, was Sie bei einer Verspätung tun sollten und welche Formulare Sie ausfüllen müssen.

Was ist eine Umsatzsteuervoranmeldung? Definition

Wenn Ihr Unternehmen Leistungen erbringt und dafür eine Bezahlung erhält, überweist Ihnen Ihre Kundschaft zusammen mit dem Nettobetrag auch die Umsatzsteuer, die auf der Rechnung mit einem Satz von 7 % bzw. 19 % auftaucht. Diese dürfen Sie nicht behalten.

Die Umsatzsteuer geht stattdessen an das Finanzamt und wird mittels der Umsatzsteuererklärung, bestehend aus Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuerjahreserklärung, erklärt und abgeführt.

Aus Ihrer Sicht handelt es sich bei der vereinnahmten Umsatzsteuer um einen durchlaufenden Posten bzw. Einnahmen, die an das Finanzamt abgeführt werden.

Die Umsatzsteuervoranmeldung bzw. USt.-Voranmeldung bedeutet, dass Unternehmen die vereinnahmte Umsatzsteuer in regelmäßigen Abständen während des Geschäftsjahres abführen, statt zum Jahresende. Der Staat benötigt unterjährige Einnahmen durch die Umsatzsteuer von etwa 190 Milliarden EUR, um etwa die Auswirkungen von Insolvenzen abzufangen.

Zum Abschluss des Geschäftsjahres ist außerdem eine Jahreserklärung erforderlich, die die Umsatzsteuerzahllast zusammenfasst und Ihnen die Gelegenheit bietet, noch einmal Korrekturen für das abgelaufene Jahr vorzunehmen. Die gesetzliche Grundlage für die Umsatzsteuererklärung bietet das Umsatzsteuergesetz (UStG).

Umsatzsteuerjahreserklärung gesucht? In einem separaten Ratgeber erklären wir ausführlich, was es mit der Umsatzsteuerjahreserklärung auf sich hat.

Wer muss eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben?

Als umsatzsteuerpflichtige Umsätze in der Bundesrepublik Deutschland sind “Lieferungen und sonstige Leistungen, die ein Unternehmer im Inland gegen Entgelt im Rahmen seines Unternehmens ausführt”, so §1 Umsatzsteuergesetz (UStG).

Erzielen Sie umsatzsteuerpflichtige Umsätze, sind Sie automatisch zur Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet. Im Umkehrschluss bedeutet das: Beinahe jedes deutsche Unternehmen muss eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben.

Eine kleine, aber feine Ausnahme gilt für Unternehmen, deren Umsatzsteuerzahllast im vergangenen Jahr 2.000 EUR oder weniger betrug:

In diesem Fall kann sich das betroffene Unternehmen per Antrag von der Entrichtung von Vorauszahlungen befreien lassen. Von der Abgabe einer Umsatzsteuerjahreserklärung und der Abführung der Umsatzsteuer befreit das allerdings nicht.

In welchen Fällen besteht keine Umsatzsteuerpflicht?

In zwei weiteren Fällen ist sogar eine Befreiung von der Abgabe einer Umsatzsteuer-Voranmeldung UND einer Umsatzsteuer-Jahreserklärung möglich:

• Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG: Laut Kleinunternehmerregelung nach §19 Umsatzsteuergesetz (UStG) sind Unternehmen von der Umsatzsteuerpflciht ausgenommen, wenn ihre Vorjahresumsätze eine Grenze von 25.000,00 EUR nicht überschritten haben und die Umsätze im laufenden Jahr einen Betrag von 100.000,00 EUR voraussichtlich nicht übersteigen. Die Befreiung erfolgt auf Antrag.

• Steuerbefreiungen nach §4 UStG: Bestimmte Produkte und Dienstleistungen sind zudem von der Umsatzsteuerpflicht ausgenommen. Diese sind in §4 Umsatzsteuergesetz (UStG) festgelegt. Unter Steuerbefreiungen bei Lieferungen und sonstigen Leistungen fallen u. a. innergemeinschaftliche Lieferungen, Umsätze für die Seeschifffahrt und Luftfahrt und die Lieferung von Gold an Zentralbanken.

Kommen Sie für die Kleinunternehmerregelung in Frage? Machen Sie sich damit vertraut, wie sich die Kleinunternehmerregelung auf Ihr Unternehmen auswirkt.

Wie oft muss man eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben?

Während die meisten deutschen Unternehmen zur Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet sind, müssen sie das nicht immer zur selben Zeit tun. Für die Abgabe der UStVA gibt es zwei mögliche Rhythmen: monatlich oder vierteljährlich.

Zu einer monatlichen Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung ist ein Unternehmen in den ersten zwei Jahren ab seiner Gründung verpflichtet, sofern es nicht von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch macht. Nach Ablauf der ersten zwei Jahres nach der Gründung, ist die monatliche Abgabe einer Voranmeldung weiterhin Pflicht, wenn die Vorjahres-Umsatzsteuerzahllast 9.000 EUR oder mehr betrug.

Etwas Entlastung gibt es für Unternehmen, die nach Ablauf der Zweijahresfrist eine Vorjahres-Umsatzsteuerzahllast von 2.000 EUR bis 9.000 EUR aufweisen. Dann dürfen sie ihre Voranmeldung auch quartalsweise einreichen.

Zur Erinnerung: Wie bereits erwähnt, können sich Unternehmen mit einer Vorjahres-Umsatzsteuerzahllast von 2.000 EUR und weniger von der Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung befreien lassen. Dann wird nur die Umsatzsteuerjahreserklärung fällig.

Fristen für die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung 2026

Wann Sie Ihre vereinnahmte Sondervorauszahlung an das Finanzamt abführen müssen, hängt also von der Höhe Ihrer Umsätze ab. Der Regelfall sieht vor, dass Sie monatlich und damit insgesamt zwölfmal im Kalenderjahr eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben müssen.

Sind Sie zur monatlichen Abgabe der UStVA verpflichtet, haben Sie dafür bis zum 10. des Folgemonats Zeit. Dürfen Sie Ihre UStVA jedoch quartalsweise abgeben, haben Sie für die Anmeldung der Umsatzsteuer jeweils bis zum 10. des Folgemonats nach Ende eines Quartals Zeit. Sprich: Die UStVA für das erste Quartal müssen Sie bis zum 10. April abgeben.

Mehr Zeit für die Umsatzsteuervoranmeldung durch einen Antrag auf Dauerfristverlängerung

Sie schaffen es nicht, den Antrag für die Voranmeldung der Steuer rechtzeitig bis zum 10. des Folgemonats abzugeben? Tatsächlich haben Sie die Möglichkeit, eine sogenannte Dauerfristverlängerung beim Finanzamt zu beantragen. Dabei handelt es sich um einen formlosen Antrag, den Sie an Ihr zuständiges Finanzamt übermitteln.

Mit der Dauerfristverlängerung verschiebt sich der Abgabetermin für die Umsatzsteuervoranmeldung um genau einen Monat nach hinten. Ein Beispiel: Ist Ihre UStVA am 10. April fällig, verschiebt sich die Frist auf den 10. Mai. Das gilt unabhängig davon, ob Sie die Anmeldung der Steuer für einen Monat oder für ein Quartal vornehmen.

Pflichtangaben in der Umsatzsteuervoranmeldung

Einige Angaben gehören in jede Umsatzsteuervoranmeldung. Wir haben diese mit kurzen Erläuterungen für Sie zusammengefasst:

• Voranmeldungszeitraum: Für welchen Zeitraum möchten Sie die Erklärung abgeben? Sie können einen Monat angeben oder ein Kalendervierteljahr bei der vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldung. (Achtung: Sie können eine Erklärung nur für Zeiträume abgeben, die bereits abgelaufen sind. Daher ist am 31. Januar noch keine Abgabe für den Monat Januar möglich.)
• Steuernummer: Tragen Sie für die Zuordnung der Sondervorauszahlung Ihre Steuernummer ein, die Ihnen das Finanzamt zugeteilt hat.
• Umsätze: Geben Sie an, welche Umsätze Sie zu 19 % und zum ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7 % erzielt haben. Hierbei handelt es sich um Ihre Nettoumsätze.
• Vorsteuer: Hierbei handelt es sich um den Betrag, der sich aus der Anwendung des Umsatzsteuersatzes auf den Umsatz ergibt. Die Vorsteuer ist der Betrag, den Sie dem Finanzamt schulden.
• Mitwirkung durch Steuerberater:in: Geben Sie an, ob eventuell eine Steuerberaterin oder ein Steuerberater an der Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung mitgewirkt hat.

Wie Sie eine Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt übermitteln: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die früher verwendeten Formulare für die Umsatzsteuervoranmeldung haben 2023 keine Bedeutung mehr. Ähnlich wie bei der Lohnsteueranmeldung ist mittlerweile die elektronische Übermittlung des Antrags über ELSTER Pflicht.

Das geht aus §18 Umsatzsteuergesetz (UStG) hervor: “Der Unternehmer hat (...) bis zum zehnten Tag nach Ablauf jedes Voranmeldungszeitraums eine Voranmeldung nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz über die amtlich bestimmte Schnittstelle zu übermitteln, in der er die Steuer für den Voranmeldungszeitraum (Vorauszahlung) selbst zu berechnen hat.”

Wie die Übermittlung über die amtlich bestimmte Schnittstelle, ELSTER, funktioniert, erklären wir Ihnen in sieben einfachen Schritten:

1. Bei ELSTER registrieren bzw. anmelden: Haben Sie noch kein ELSTER-Konto. Führen Sie die Online-Registrierung durch und aktivieren Sie Ihr Konto mit der E-Mail-Aktivierungs-ID und dem Aktivierungscode, den Sie per Post erhalten. Melden Sie sich bei ELSTER an, sofern Sie bereits ein Konto eröffnet haben.
2. Umsatzsteuervoranmeldung beginnen: ELSTER rufen Sie unter „Formulare & Leistungen" das Formular für die Umsatzsteuervoranmeldung auf und geben im ersten Schritt das betreffende Kalenderjahr im Antrag an.
3. Angaben zum Unternehmen machen: Geben Sie Informationen zu Ihrem Unternehmen, z. B. die Steuernummer, an. Sollten Sie bereits Formulare auf ELSTER ausgefüllt haben, können Sie Ihre Daten übernehmen lassen.
4. Umsatzsteuerpflichtige Einkünfte angeben: Beginnen Sie mit der Eintragung Ihrer Umsätze in vollen Zahlen. Die Angaben erfolgen getrennt für Umsätze zu 7 % und zu 19 % Umsatzsteuer – und steuerfreie Umsätze, sofern vorhanden.
5. Zusätzliche Angaben machen: Je nach Fall können bei Ihnen auch Angaben zu innergemeinschaftlichen Erwerben, Leistungsempfang als Steuerschuldner und Vorsteuerbeträgen möglich sein.
6. Umsatzsteuerzahllast berechnen: Haben Sie alle Angaben geprüft, rechnet ELSTER für Sie aus, wie viel Umsatzsteuer Sie insgesamt abführen müssen. Sie können das Dokument übermitteln und danach die Banküberweisung vornehmen.
7. Umsatzsteuer abführen: Bei der Überweisung der Umsatzsteuer geben Sie wiederum Ihre Steuernummer als Verwendungszweck an, ebenso wie den Zeitraum, für den Sie die Umsatzsteuervoranmeldung vorgenommen haben.

Finanzen außer Rand und Band? Nicht mit Pleo!

Welcher Teil Ihrer Einnahmen stammt in Wahrheit aus der Umsatzsteuer? Und wie viel Umsatzsteuer müssen Sie genau an das Finanzamt abführen? Die Finanzen immer im Blick zu haben, ist für Sie und Ihre Buchhaltung gar nicht so einfach. Darum freuen wir uns, wenn wir Ihnen etwas unter die Arme greifen können!

Die cleveren Tools von Pleo helfen Ihnen bei der Budgetierung und Verwaltung von Ausgaben aller Art. So müssen Sie nicht verzweifeln, wenn Sie das nächste Mal die Mehrwertsteuer für Ihre Ausgaben berechnen oder den Überblick über Ihre abzugsfähigen Ausgaben behalten möchten!

Mit Pleo behalten Sie stets den Echtzeit-Überblick über Ihre Finanzen und Abonnements – und vermeiden unnötige Ausgaben und lange Prozesse. Und wenn Ihnen die Steuerformulare einmal über den Kopf wachsen, können Sie in Pleo ganz einfach einen Steuerberater-Zugang für Ihre Steuerkanzlei einrichten, die sich dann um alles kümmert.

Fazit

Um die Umsatzsteuervoranmeldung kommen Sie in Deutschland kaum herum. Die USt.-Voranmeldung gilt der regelmäßigen Abführung der eingenommenen Umsatzsteuer an das Finanzamt und erfolgt i. d R. monatlich oder vierteljährlich.

Für eine pünktlich und fehlerfreie Umsatzsteuervoranmeldung benötigen Sie eine passende Buchhaltungssoftware, die Ihnen hilft, Ihre Umsätze mitsamt Belegen zu sammeln und Ihre Steuerzahllast in Echtzeit zu berechnen.

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FAQs

Wann muss eine Umsatzsteuer-Voranmeldung gemacht werden?

Erzielen Sie in Deutschland umsatzsteuerpflichtige Einkünfte und haben sich nicht nach der Kleinunternehmerregelung von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen, müssen Sie eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben.

Was ist eine Umsatzsteuervoranmeldung einfach erklärt?

Bei einer Umsatzsteuervoranmeldung handelt es sich um ein Steuerformular, das entweder monatlich oder vierteljährlich ausgefüllt wird, um die eingenommene Umsatzsteuer an das Finanzamt weiterzuleiten.

Wie berechne ich die Umsatzsteuervoranmeldung?

Nutzen Sie eine Buchhaltungssoftware oder füllen Sie einfach die Umsatzsteuervoranmeldung im ELSTER-Portal aus, um eine genaue Kalkulation Ihrer Umsatzsteuerzahllast zu erhalten.

Wann Umsatzsteuervoranmeldung als Kleinunternehmer?

Als Kleinunternehmer können Sie von der Kleinunternehmerreglung Gebrauch machen. Diese müssen Sie allerdings explizit beantragen. Versäumen Sie dies oder übertreffen Sie die Umsatzgrenzen, müssen Sie beginnen, eine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben.