Rechnung Kleinunternehmer: Das müssen Sie beachten, wenn Sie als Kleinunternehmer Rechnungen schreiben!

Sind Sie in Deutschland nach der Kleinunternehmerregelung geschäftlich tätig, können Sie sich einige Formalitäten sparen. Aber Achtung: Korrekte Rechnungen müssen Sie auch als Kleinunternehmer:in ausstellen. Seit dem 1. Januar 2025 gelten hierzu sogar neue Regelungen, die Sie kennen sollten. 

Wir erklären Ihnen, welche Pflichten Ihnen bei der Rechnungsstellung als Kleinunternehmer zufallen, wie Sie eine Kleinunternehmer-Rechnung schreiben und was sich mit der E-Rechnungspflicht ab 2025 ändert. 

Am Ende unseres Ratgebers stellen wir Ihnen unsere Vorlage für die Kleinunternehmer-Rechnung kostenlos zum Download zur Verfügung, sodass Sie keine fehlerhaften Rechnungen mehr ausstellen. 

 Wer schreibt Kleinunternehmer-Rechnungen? Erklärung Kleinunternehmerregelung 

Bevor wir uns fragen, wie eine Kleinunternehmer-Rechnung aussieht, sollten wir klarstellen, wer diese überhaupt ausstellen darf. Die kurze Antwort lautet: Kleinunternehmer:innen.  Die lange Antwort verbirgt sich in den Tiefen des Umsatzsteuergesetzes. 

Der Gesetzgeber bestimmt gemäß § 19 UStG fest, wann es sich bei einem Unternehmen um ein Kleingewerbe handelt. So bleiben Ihnen beim genauen Lesen Missverständnisse erspart! 

Die folgenden Bedingungen müssen seit dem 01. Januar 2025 gleichzeitig erfüllt sein, damit es sich um einen Betrieb im Sinne der Kleinunternehmerregelung (KUR) handelt: 

1. Im letzten Geschäftsjahr lag der Umsatz, einschließlich Umsatzsteuer, bei weniger als 25.000,00€. 
2. Im laufenden Jahr darf der Umsatz nicht mehr als 100.000,00€ betragen. 
3. Die Kleinunternehmerregelung gilt bei sämtlichen Rechtsformen (inkl. Einzelunternehmen, Freiberufler:in und GmbH). 

Erfüllen Sie diese Voraussetzungen, können Sie die Behandlung Ihres Unternehmens nach der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG beantragen. Dies ist frühestens mit der Anmeldung Ihres Unternehmens beim zuständigen Finanzamt über ELSTER möglich. Verzichten Sie auf den Antrag, können Sie ihn erst wieder nach fünf Jahren stellen.

Und warum ist das so nützlich? Für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer fällig. Das ist vor allem dann vorteilhaft, wenn Sie vorwiegend Privatkunden und niedrige Betriebskosten haben. 

Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG sind von der Umsatzsteuer befreit und dürfen der Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß, vereinfachte Kleinunternehmer-Rechnungen ausstellen. 

Die Vorgaben besagen allerdings auch, dass Kleinunternehmer:innen bei ihren eigenen Einkäufen Umsatzsteuer zahlen müssen. Da sie selbst Rechnungen ohne Umsatzsteuer ausstellen, können sie die gezahlte Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen. 

Überlegen Sie sich deswegen genau, ob Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen wollen oder ob Sie trotz geringer Umsatzzahlen darauf verzichten.  

Aber Achtung: Kleinunternehmen und Kleingewerbe sind nicht das Gleiche. Kleingewerbe sind Gewerbe, die nicht im Handelsregister eingetragen sind. Kleinunternehmen nach der Kleinunternehmerregelung gemäß sind von der Umsatzsteuer befreit. 

Im Fortgang beschäftigen wir uns mit Kleinunternehmen nach § 19 UStG der Kleinunternehmerregelung. Auch der Begriff Kleinstunternehmer stimmt nicht mit der Definition eines Kleinunternehmers nach der Kleinunternehmerregelung überein. 

 Unterschiede zu Rechnungen bei Normalbesteuerung

Bei der Rechnungserstellung als Kleinunternehmer:in nach der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG müssen Sie einige Besonderheiten im Gegensatz zur Rechnungsstellung bei Normalbesteuerung beachten. 

Die markantesten Unterscheiden zwischen den beiden Berechnungsformeln sind: 

1. Die Rechnung von Kleinunternehmer:innen enthält nur den Warenwert, keinen Umsatzsteuersatz und keinen Betrag für die Umsatzsteuer. Es handelt sich also um eine Rechnung zum Nettopreis. 
2. Auf dem Beleg findet sich ein Hinweis darüber, warum Sie auf der Rechnung keine Umsatzsteuer ausweisen. 

Es gibt unterschiedliche Formulierungsmöglichkeiten dafür, wie der Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung aussehen kann. 

Anbei finden Sie einige Beispiele für rechtsgültige Hinweise auf die Auslassung der Umsatzsteuer: 

• Umsatzsteuerfrei gemäß § 19 UStG Abs. 1 
• Als Kleinunternehmen nach § 19 Umsatzsteuergesetz stellen Sie keine Umsatzsteuer in Rechnung. 
• Der Rechnungsbetrag enthält keine Umsatzsteuer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG
• Kein Umsatzsteuerausweis aufgrund Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG. 
• Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.

Als Kleinunternehmer:in sollten Sie daran denken, die Rechnung rechtzeitig nach Auslieferung der Ware oder Erbringung der Dienstleistung auszustellen. In § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG ist eine Frist von sechs Monaten zur Rechnungsstellung angegeben, die auch Kleingewerbe einhalten müssen. 

Diese Pflichtangaben dürfen auf einer Kleinunternehmer-Rechnung nicht fehlen

Bis Ende des vergangenen Jahres bestimmte noch  § 4 Abs. 2 Satz 1 UStG genau, welche Pflichtangaben Sie als Kleinunternehmer:in in Ihre Rechnung packen müssen. Diese stimmten über weite Strecken mit den Pflichtangaben für normale Rechnungen überein. Seit dem 01. Januar 2025 gilt aber eine Sonderregelung, die in § 34a UStDV festgehalten ist. 

• 34a UStDV gibt folgende Vorschriften für die Rechnung eines Kleinunternehmers an:  
• den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
• die Steuernummer des leistenden Unternehmers oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IDNr.) bzw. Kleinunternehmer-Identifikationsnummer (KU-IDNr.),
• das Ausstellungsdatum der Kleinunternehmer-Rechnung,
• die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
• das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe mit einem Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer:innen gilt (§ 19 des Gesetzes);
• optional: bei Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten gemäß § 14 Absatz 2 Satz 5 des Gesetzes die Angabe „Gutschrift“. 

Neben den Pflichtangaben, die per Gesetz im Rechnungsformular erscheinen müssen, können Kleinunternehmer:innen die Rechnung um diese Angaben erweitern: 

• Fortlaufende Rechnungsnummer 
• Im Voraus vereinbarter Rabatt oder Minderung des Rechnungsbetrages 
• Hinweis auf die Pflicht zur Rechnungsaufbewahrung 
• Hinweis auf die Steuerschuld der Empfänger:innen beim Reverse-Charge-Verfahren 

 Sonderfall Kleinbetragsrechnung

Aufgepasst! Für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG gilt bei sogenannten Kleinbetragsrechnungen noch eine weitere Erleichterungen, die Ihnen wertvolle Zeit sparen kann. 

Beträgt der Nettobetrag einer Rechnung 250€ oder weniger, sind Sie nicht dazu verpflichtet, den Leistungsempfänger und seine vollständige Anschrift anzugeben. Alle anderen Bestimmungen gemäß §34a UStDV gelten aber weiterhin. 

 E-Rechnungen für Kleinunternehmer – Das gilt seit dem 1. Januar 2025 

Das Internet ist in Deutschland (endlich) nicht mehr Neuland und seit dem 1. Januar 2025 sind E-Rechnungen Pflicht. Nun ja, nicht ganz. Die neue E-Rechnungspflicht in Deutschland gilt vorerst nur für den B2B-Verkehr, also Transaktionen zwischen Unternehmen, und es gelten Übergangsregelungen. 

Das ändert sich für Unternehmen nach der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG: 

• Was ist eine E-Rechnung? Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, elektronischen Format nach EN 16931. Dieses Format ermöglicht eine komplett maschinelle Auslesung der Rechnung. 
• Was ist ab 01.01.2025 Pflicht? Erst einmal sind Kleinunternehmer:innen nur dazu verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Papierrechnungen und PDF-Rechnungen können Sie mit Einverständnis des Empfängers bzw. der Empfängerin weiterhin versenden. 
• Was ist ab 01.01.2027 Pflicht? Für den Versand von Papierrechnungen und PDF-Rechnungen gilt neben der Einverständnispflicht nun auch ein Umsatzlimit. Um Papier- oder PDF-Rechnungen versenden zu dürfen, muss Ihr Vorjahresumsatz weniger als 800.000€ betragen haben – was bei Kleinunternehmer:innen zutrifft. 
• Was ist ab 01.01.2028 Pflicht? Mit dem Jahresbeginn 2028 sind Kleinunternehmer:innen dazu verpflichtet, E-Rechnungen nicht nur zu empfangen, sondern auch zu erstellen und zu übermitteln. Ab diesem Datum gelten keine Übergangsregelungen mehr. 
• Welche Aufbewahrungsfristen gelten? Beachten Sie, dass Sie elektronische Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist aufbewahren müssen. Seit dem 01.01.2025 gilt eine verkürzte Aufbewahrungspflicht von acht Jahren. Sämtliche elektronische Rechnungen müssen Sie den GoBD-Bestimmungen entsprechend aufbewahren.

Die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form” schreiben vor, dass Sie Ihre Rechnungen vollständig, nachvollziehbar und unveränderbar aufbewahren müssen. 

Haben Sie noch Fragen zur GoBD-konformen Aufbewahrung von Rechnungen? Lesen Sie unseren vollständigen Ratgeber zu den GoBD-Bestimmungen und wie Sie diese umsetzen. 

Kleinunternehmer Rechnung schreiben leicht gemacht – Vorlage Kleinunternehmer Rechnung

Das klingt nach jeder Menge Arbeit, nicht? Aber keine Sorge. Haben Sie einmal eine korrekte Vorlage für Ihre Kleinunternehmer-Rechnung erstellt, können Sie diese immer wieder verwenden und sich jede Menge Arbeit ersparen. 

Und wir haben noch bessere Nachrichten für Sie: Dieses “Rechnung für Kleinunternehmer”-Muster enthält alle Pflichtangaben für Kleinunternehmer-Rechnungen sowie einen Hinweis auf die fehlende Umsatzsteuer nach § 19 UStG. 

Und das Beste daran? Unsere Vorlage für die Kleinunternehmer-Rechnung steht kostenlos zum Download zur Verfügung. 

Klicken oder tippen Sie einfach auf das folgende Banner und vereinfachen Sie Ihre Rechnungsstellung im Handumdrehen: 

Darum sollten Sie Ihre Kleinunternehmer Rechnung mit einer Rechnungssoftware schreiben 

Als Kleinunternehmer:in haben Sie jeden Tag genug mit Einkauf, Verkauf und Marketing zu tun. Da bleibt nicht viel Zeit für die Buchhaltung! Dann stellen Sie auf eine digitale Rechnungssoftware um! Diese spart viel Zeit gegenüber der manuellen Rechnungserstellung und jede Menge Kosten gegenüber der Anstellung eines Steuerberaters bzw. einer Steuerberaterin.

Inzwischen gibt es einige smarte Programme, die Ihnen den Arbeitsalltag und den Umgang mit dem ganzen Papierkram erleichtern. Das Beste dabei: Die Anwendung erfolgt ganz einfach online oder über eine App. Rechnungen und andere Dokumente können Sie so schnell, mit wenig Aufwand und rechtssicher schreiben und archivieren. 

Neben der einfachen Rechnungsstellung bietet eine digitale Rechnungssoftware noch viele weitere Vorteile: 

• Nachkommen der gesetzlichen Verpflichtung zum Empfang von E-Rechnungen seit dem 01. Januar 2025
• Frühzeitige Anpassung an die gesetzliche Verpflichtung zur Erstellung und dem Versand von E-Rechnungen ab dem 01. Januar 2028
• GoBD-konforme Archivierung der Unterlagen nach den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ 
• Automatische Übernahme von Rechnungen aus E-Mails 
• Einscannen der Belege über eine App 
• Übersicht über die offenen Posten, um Schuldner:innen mit Zahlungsrückständen rechtzeitig anzumahnen 
• Versand von Mahnungen durch Übernahme der Daten aus überfälligen Rechnungen 
• Elektronisches Kassenbuch möglich, um Bargeldzahlungen zu verwalten 
• Übersicht über alle Einnahmen und Ausgaben, um die Liquidität jederzeit zu prüfen und den Gewinn zu berechnen 

Pleo Eingangsrechnungen: Die Komplettlösung für Kleinunternehmer:innen 

Die digitale Rechnungsverwaltung hat sie überzeugt? Dann passt Pleo Eingangsrechnungen perfekt zu Ihnen! Pleo ist die beste Rechnungssoftware für Kleinunternehmen und hilft Ihnen bei der mühelosen Verwaltung all Ihrer Eingangsrechnungen. 

Und so einfach gehts: Sannen Sie die Kleinunternehmer:innen-Rechnungen mit dem Pleo Belegscanner hoch oder leiten Sie einfach die E-Mails Ihrer Zulieferer:innen mit den Rechnungen an Pleo weiter, wo Sie Ihre Rechnungen bei Bedarf nachbearbeiten und GoBD-konform aufbewahren können. 

Nach Abschluss der Bearbeitung werden Rechnungen und Zahlungen direkt in Ihr Buchhaltungssystem übertragen. So können Sie die Unterlagen über DATEV oder ein anderes Programm an Ihre:n Steuerberater:in weiterleiten – oder diese einfach archivieren. 

Pleo hilft Ihnen als Kleinunternehmer:in, Rechnungen digital zu bearbeiten und so Zeit und Geld zu sparen. Dazu bietet das Rechnungsprogramm von Pleo noch einige praktische Extras, auf die Sie sicher schon bald nicht mehr verzichten wollen: 

• Rechnungen im Tool prüfen, buchen, genehmigen und mit kostenloser Überweisung bezahlen 
• Rechnungen planen und Zahlungsverzögerungen vermeiden 
• Rechnungen in verschiedene Buchhaltungssysteme exportieren 
• Zentraler Überblick über sämtliche Rechnungsvorgänge 

 Fazit 

Auch wenn Ihnen der Geschäftsalltag als Kleinunternehmer:in durch viele Sonderregelungen erleichtert wird, kommen Sie nicht um eine sorgfältige Rechnungsstellung herum. 

Dank dieses Ratgebers wissen Sie nun genau, welche Anforderungen für Kleinunternehmer-Rechnungen gelten, welche Pflichtangaben auf der Rechnung nicht fehlen dürfen und was Sie bei der neuen E-Rechnungspflicht beachten müssen. 

Wir empfehlen Ihnen die Nutzung einer Rechnungssoftware, um wertvolle Zeit und Ressourcen bei der Erstellung von Rechnungen zu sparen. 

Sie möchten die Vorteile der digitalen Rechnungsverwaltung von Pleo nutzen und sich über alle Vorteile informieren? Dann nichts wie los – buchen Sie eine Demo und überzeugen Sie sich davon, dass Pleo und Ihr Unternehmen ein wahres Dream-Team sind! ♾️

FAQs

Was muss auf der Rechnung für Kleinunternehmer stehen?

Stellen Sie als Kleinunternehmer Rechnungen aus, müssen diese alle Pflichtangaben gemäß § 34a UStDV enthalten. Beachten Sie, dass für Kleinbetragsrechnungen unter 250€ Sonderbestimmungen gelten. 

Ist ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer Pflicht?

Seit dem 01. Januar 2025 sind auch Kleinunternehmen nach der Kleinunternehmerregelung dazu verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen. Das ist mit einem entsprechenden System möglich. Deshalb ist die Arbeit mit einem Rechnungsprogramm zwar noch keine Pflicht, aber sehr sinnvoll. 

Welcher Satz bei Kleinunternehmern?

Sind Sie in Deutschland als Kleinunternehmen nach der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anerkannt, sind Sie von der Umsatzsteuer befreit. Damit gilt für Sie ein Umsatzsteuersatz von 0 %. 

Sind Sie Kleinunternehmer und werden ohne Umsatzsteuer abgerechnet?

Beachten Sie, dass Sie in Deutschland nicht automatisch zum Kleinunternehmer werden. Stattdessen müssen Sie bei der Gewerbeanmeldung einen entsprechenden Antrag auf die steuerliche Behandlung nach der Kleinunternehmerregelung stellen. Nur dann kommt es zur Umsatzsteuerbefreiung.