Verpflegungsmehraufwand (VMA) einfach erklärt und automatisiert

Auf Dienstreisen Kosten vorzustrecken, ist keine Ausnahme. Oft ist das Tempo auf Reisen schlicht zu schnell, um jede einzelne Ausgabe erst mit dem Arbeitgeber abzusprechen – besonders wenn es um die Verpflegung geht.

Als Lösung dafür bietet sich der sogenannte Verpflegungsmehraufwand an, der auf Dienstreisen entstandene Mehrkosten für Mahlzeiten ausgleicht und damit das Sammeln von Belegen und Ausfüllen von Anträgen obsolet macht.

Wir erklären Ihnen heute Schritt für Schritt, wie Sie Ihren Anspruch auf den Verpflegungsmehraufwand in der Pleo-App geltend machen und wie Sie sich andere Privatauslagen erstatten lassen.

Kommen Sie für den Verpflegungsmehraufwand infrage?

Bevor Sie sich um das “Was” und “Wie” Ihrer Reisekostenerstattungen sorgen, sollten Sie sich vergewissern, dass Sie für die Auszahlung des Verpflegungsmehraufwandes in Frage kommen. Hierfür ein kleine Auffrischung zum Verpflegungsmehraufwand.

Der Verpflegungsmehraufwand (VMA), auch Verpflegungspauschale genannt, ist eine gesetzlich geregelte Pauschale, die die Erstattung der tatsächlichen Verpflegungskosten auf Geschäftsreisen ersetzt. Er ist z. B. keine Erstattungsform für reguläre Geschäftsessen.

In §9 Abs. 4 EStG heißt es dazu: “Wird der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig (auswärtige berufliche Tätigkeit), ist zur Abgeltung der ihm tatsächlich entstandenen, beruflich veranlassten Mehraufwendungen eine Verpflegungspauschale anzusetzen.”

Hierbei ist die Dauer der beruflichen Tätigkeit ausschlaggebend. Bei einer Auswärtstätigkeit von weniger als acht Stunden besteht KEIN Anspruch auf die Auszahlung einer Verpflegungspauschale. Bei 8 bis 24 Stunden steht dem Reisenden eine Erstattung von 14 EUR zu. Bei Auswärtsaufenthalten von mehr als 24 Stunden erhöht sich der Satz auf 28 EUR pro voller Tag.

Bei Dienstreisen ins Ausland gelten wiederum länder- und regionenspezifische Verpflegungspauschalen, die die lokalen Kosten berücksichtigen. Diese werden jährlich vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) überprüft, aktualisiert und in einem BMF-Schreiben veröffentlicht.

Haben Sie noch Fragen zum Verpflegungsmehraufwand? Machen Sie sich in unserem ausführlichen Leitfaden zur Verpflegungspauschale mit allen rechtlichen Fragen vertraut.

Aufgepasst beim Verpflegungsaufwand: Das sollten Sie beachten

Während der Geschäftsreise Belege zu sammeln, diese Transaktionen zuzuordnen, Reisedaten zu dokumentieren und die Reisekostenabrechnung abzugeben, wirkt für Geschäftsreisende oft wie eine Bürde – keine Erleichterung.

Deshalb setzen Unternehmen längst auf personalisierte Firmenkarten und dedizierte Reisekostenabrechnung Software, die Erstattungen erübrigen und Pauschalen wie den Verpflegungsmehraufwand automatisch berechnen.

Doch auch hier müssen Sie einige Dinge beachten:

Auch wenn ein Unternehmen Firmenkarten bereitstellt, kann es vorkommen, dass Sie dienstliche Kosten mit der privaten Karte bezahlen, wenn die Firmenkarte einmal nicht zur Hand ist. Das müssen Sie im Nachhinein sauber dokumentieren und belegen. Genauso müssen Sie weiterhin sicherstellen, dass sie relevante Belege sammeln und einreichen.

Haben Sie sich Ihren Verpflegungsaufwand noch nicht erstatten lassen? Warten Sie nach Abschluss der Geschäftsreise nicht zu lange, den Antrag zu stellen. 

Für die Reisekostenabrechnung gilt in der Regel eine Frist von drei bzw. sechs Monaten. Was in Ihrem Unternehmen gilt, finden Sie in den unternehmensinternen Reisekostenrichtlinien.

Geschäftsreise beendet? So reichen Sie Ihre Reisekostenabrechnung ein

Befinden Sie sich nach Ihrer Geschäftsreise endlich wieder in den eigenen vier Wänden? Zücken Sie die Pleo-App und reichen Sie direkt Ihre Reisekostenabrechnung ein. Die Abrechnung nimmt nur wenige Minuten in Anspruch.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihren Verpflegungsmehraufwand in fünf Schritten anfordern:

1. Wählen Sie die Verpflegungspauschale aus

Öffnen Sie die Pleo-App und klicken dort auf den “+”-Button. Wählen Sie dort “Verpflegungspauschale” aus.

2. Geben Sie die Daten Ihrer Geschäftsreise an

Tippen Sie die Standorte und Daten Ihrer Geschäftsreise ein. Anhand dieser Daten berechnet Pleo automatisch Ihre Verpflegungspauschale. Klicken Sie auf “Weiter”.

3. Verknüpfen Sie Ausgaben der Firmenkarte mit der Geschäftsreise

Haben Sie auf Geschäftsreise Zahlungen mit der Pleo Firmenkarte getätigt? Verknüpfen Sie diese Ausgaben mit Ihrem Antrag. Geben Sie an, welche Mahlzeiten bereits in anderen Zahlungen enthalten waren.

4. Wählen Sie die Übernachtungspauschale aus

Kommen Sie auch für die Übernachtungspauschale in Frage? Wählen Sie die Option “Übernachtungspauschale” aus und geben Sie alle relevanten Daten an.

5. Senden Sie Ihren Antrag ab

Klicken Sie auf das Häkchen, um den Antrag abzusenden. Nun wird Ihre Forderung überprüft, freigegeben und dann ausgezahlt, während Sie sich anderen Dingen widmen.

Selbst bezahlt? So lassen Sie sich Privatauslagen erstatten

Im Idealfall bezahlen Sie all Ihre Kosten auf Dienstreise bereits mit der Pleo Firmenkarte. So bleibt Ihnen am Ende nur die Erstattung der Verpflegungspauschale und der Übernachtungspauschale.

Fällt dennoch mal eine Privatauslage an, können Sie diese gleich mit erstatten lassen:

1. Fügen Sie eine Privatauslage hinzu

Begeben Sie sich zur Homepage der Pleo-App und klicken Sie auf den “+”-Button. Wählen Sie dann “Privatauslage” aus.

2. Fotografieren Sie den Beleg

Fotografieren Sie sämtliche Belege für Reisekosten, die Sie selbst übernommen haben. Pro-Tipp: Knipsen Sie gleich nach der Zahlung ein Foto von Ihrem Beleg und riskieren Sie nicht, dass Sie später kein Foto von einem verlorenen Beleg haben.

3. Fügen Sie Daten zur Ausgabe hinzu

Laden Sie die Fotos Ihrer Belege hoch und fügen Sie alle Ausgabendetails hinzu. Bei diesem Schritt greift Ihnen Pleo mit Empfehlungen unter die Arme.

4. Geben Sie Ihre Zahlungsdaten an

Wenn noch nicht geschehen, hinterlegen Sie Ihre Bankverbindung in der Pleo-App. Das geht im Kontobereich unter “Rückerstattungsmethoden”.

5. Waren Sie auf Freigabe und Rückerstattung

Lehnen Sie sich zurück, bis Ihre Privatauslage genehmigt wurde. Ihre Rückerstattung erhalten Sie nach Freigabe innerhalb von 1-3 Werktagen.

Nahtloses Geschäftsreisemanagement mit Pleo und TravelPerk

Pleo Rückerstattungen ist der Gamechanger für einst lästige Erstattungsprozesse. Die Softwarelösung digitalisiert Reisekostenabrechnungen und macht Papieranträge obsolet. Alles, was Sie nun noch brauchen, sind ein Smartphone und die Pleo-App.

Pleo Rückerstattungen verbessert Ihre Spesenerstattung durch die folgenden Funktionen:

• Erstellung und Automatisierung von Reisekostenrichtlinien
• Automatische Berechnung von Tages- und Verpflegungspauschalen
• Automatische Erfassung von Kilometerpauschalen
• Erweiterte Kartenlimits und anpassbare Genehmigungsprozesse
• Echtzeit-Übersicht über Reisekosten, Hotelbuchungen & Co.
• Sofortige Erstattungen statt warten auf Gehaltsabrechnung

Besser noch: Sie können Pleo Rückerstattungen über eine Schnittstelle mit der Geschäftsreisemanagement Software TravelPerk integrieren. So bringen Sie Ihr gesamtes Dienstreisemanagement von der ersten Buchung bis zur letzten Erstattung unter einen Hut.