Fünf Tipps zum smarten Verwalten von Marketingausgaben

Wir behaupten: Marketeers haben einen kreativen Kopf, ein Gespür für Trends und Innovation … und kennen sich verdammt gut mit Unternehmenszahlen aus. Letzteres überrascht Außenstehende oft. Und auch Marketingenthusiasten, die noch am Anfang ihrer Karriere stehen, stellen sich ihren Arbeitsalltag häufig mehr wie eine Episode aus Mad Men vor. Wer interessiert sich schon ernsthaft für Marketing der Zahlen wegen? Eben. 

Trotzdem gilt für Marketingabteilungen, was auch für so viele andere Abteilungen gilt: Erfolg bemisst sich in Zahlen – und letztendlich Profit. Auch der kreativste Werbespruch der teuersten Werbeagentur der Stadt wird nicht allein aufgrund seiner Kreativität zum Erfolg für ein Unternehmen.

Auf dem Weg zur ruhmreichen Kampagne müssen Marketers Ausgaben vorausschauend budgetieren und sich in allerlei Daten und Analysen reinfuchsen – auch um letztendlich überhaupt über Erfolg oder Misserfolg ihrer Aktivitäten urteilen zu können.

Und klar: Marketers machen Unternehmen am glücklichsten, wenn sie es vermögen, ihr Budget maximal profitabel auszunutzen.

Das hört sich nach ganz schön hohen Anforderungen an?

Genau deswegen ist es für Marketingabteilungen so wichtig, einen guten Überblick über alle Ausgaben zu behalten und diese so smart wie nur möglich zu verwalten. So ist der Kopf schnell wieder frei fürs nächste Kreativmeeting.

Aber wie geht man das Verwalten von Marketingausgaben eigentlich konkret an? Hier kommen fünf Tipps …

1. Kennen Sie Ihre Ausgaben

Das mag sich nach einer Selbstverständlichkeit anhören, aber wissen Sie wirklich, welche vermeintlichen Marketingkosten buchhalterisch eigentlich zu den Vertriebskosten zählen? Oder welche Ausgaben steuerlich absetzbar sind und welche nicht?

Sie haben wohl recht in der Annahme, dass sich um solche Dinge in der Regel die Buchhaltungsabteilung kümmert. Für wirklich kluge Budgetentscheidungen hilft es allerdings ungemein, sich über grundlegendes zum Thema Marketingausgaben bewusst zu sein.

Fangen wir also mit der wohl leichtesten Frage an …

Was sind typische Marketingausgaben?

Zu den Marketingausgaben zählen Betriebskosten, die durch das Werben für Ihr Unternehmen entstehen. Traditionellerweise entstehen solche Kosten beispielsweise durch die Produktion von physischen Werbematerialien (bspw. Flyern), Anzeigenschaltung in Print und Fernsehen sowie Reisen und Mitarbeitergehälter. Für die allermeisten Unternehmen kommen heute noch die Kosten für digitale Werbung hinzu. Für Facebook- und Google-Marketing geben Unternehmen außerordentliche Summen aus.

Typische Marketingausgaben können sich also aus folgenden Posten zusammensetzen:

• Branding: Kampagnen in TV, Print und OHH
• Website: Einrichtung, Design und Verwaltung
• Public Relations: Kampagnen und Krisenmanagement
• Tools und Lizenzgebühren: Marketing-Automatisierungstools u.a.
• Gehälter für Marketingmitarbeiter
• Reisekosten
• Videokonferenzen und Webinare
• Design- und Entwicklungskosten
• Digitale Werbung (Soziale Medien, Search Ads und Paid Media)
• Video-Produktion
• (PR-)Geschenke und Muster
• Visitenkarten
• Werbematerialien
• Agentur- und Beratungshonorare sowie Rechnungen externer Dienstleister (bspw. für die Erstellung Ihrer visuellen Identität und Ihres Tones of Voice)
• Teilnahme an Messen und Veranstaltungen
• Bewerbung und Ausrichtung eigener Veranstaltungen
• Suchmaschinenoptimierung

Welche Marketingkosten sind eigentlich Vertriebskosten?

Hierzu ein Beispiel, das verdeutlichen soll, dass die Unterscheidung oft nicht ganz einfach ist:

Sie verschicken Ihr Produkt in einem von der Marketingabteilung designten Karton. Die entstandenen Kosten für das Design des Kartons sind ganz klar Marketingkosten. Bestellen Sie diesen Karton ab jetzt laufend bei einer Druckerei, handelt es sich bei diesen Kosten allerdings um Vertriebskosten – obwohl der Karton gleichzeitig Werbeträger bleibt.

Es passiert sehr oft, dass Marketing und Vertrieb direkt ineinandergreifen. Umso wichtiger ist es, sich darüber bewusst zu sein, welche Kosten auf welches Budget gehen.

Allgemein lässt sich festhalten, dass zu den Vertriebskosten all die Kosten zählen, die entstehen, sobald sich das Produkt auf die Reise zum Kunden begibt. Also: Gehälter von Vertriebsmitarbeiter:innen, Kosten für Vertriebsfahrzeuge, Verpackungsmaterial, Versand- und Transportkosten, Verkäuferprovisionen.

Welche Marketingausgaben sind steuerlich absetzbar?

Generell sind alle Marketingausgaben steuerlich als Werbungskosten absetzbar. Voraussetzung hierfür ist lediglich, dass die Ausgaben in der Buchhaltung auch als Aufwendung für Werbung eingegangen sind.

Aber Achtung, es gibt Ausnahmen:

1. Der Kauf einer Domain ist nicht steuerlich absetzbar.

2. Werksverträge mit externen Dienstleister sind als Anschaffungskosten absetzbar.

2. Denken Sie an die Künstlersozialkasse

Wie wir bereits herausgestellt haben, kann das Beauftragen externer Dienstleister bzw. selbstständiger Personen auch eine Marketingausgabe darstellen. Viele Unternehmen arbeiten gerne mit Freiberuflern zusammen, da diese die Beiträge für Sozialabgaben selbst übernehmen, flexibel einsetzbar sind und oftmals über ein großes Expertenwissen auf ihrem Gebiet verfügen.

Aber Achtung: Jedes deutsche Unternehmen, das eine selbstständige Person beauftragt, hat 4,2 % vom Gehalt als Künstlersozialabgabe an die Künstlersozialkasse zu leisten.

Beachten Sie diesen Kostenpunkt unbedingt in Ihrer Budgetplanung.

3. Gehen Sie strategisch vor

Auch diesen Tipp mögen viele als Selbstverständlichkeit ansehen. Wir können dem Ganzen allerdings gar nicht genügend Nachdruck verpassen:

Eine geordnete Marketingstrategie geht Hand in Hand mit einer geordneten Ausgabenstrategie. Und umgekehrt.

Also, agieren Sie strategisch, indem Sie …

→ Ziele setzen

Fragen Sie sich:

• Welches Ziel ist aktuell relevant?

→ Strategien wählen

Fragen Sie sich:

• Wer ist meine Zielgruppe?
• Welche Inhalte interessiert meine Zielgruppe?
• Wo spreche ich meine Zielgruppe am besten an?

→ Budgets planen

Fragen Sie sich:

• Welche Einzelaktivitäten muss ich unternehmen, um dieses Ziel zu erreichen?
• Wie teuer sind die Einzelaktivitäten?
• Wie viel Budget brauche ich insgesamt zur Zielerreichung?
• Wie gestalte ich konkret den Budgetplan?

→ Budgets aktuell halten

Fragen Sie sich (wir empfehlen pro Quartal):

• Verfüge ich über eine gute Budgetübersicht?
• Was habe ich tatsächlich ausgegeben?
• Liege ich in meinem Budget?

→ Datenbasierte Entscheidungen treffen

Fragen Sie sich (mindestens einmal pro Quartal):

• Welche Ausgaben sind tatsächlich zielführend und welche nicht?
• Wo lohnt es sich mehr Geld auszugeben?

4. Automatisieren Sie Ausgabenprozesse

Ihr Budget ist freigegeben und Ihre Ausgabenstrategie definiert? Super, dann ist alles, was Sie jetzt für ein weiteres smartes Vorgehen brauchen, eine automatisierte Ausgabenlösung, die sich unkompliziert steuern und überwachen lässt.

Sie wollen jederzeit in einer Position sein, in der Sie Ihr Budget in Bezug auf ihre Ziele leicht anpassen können und so agil bleiben.

Was genau wir mit „Automatisierung“ meinen?

Hier ein paar Beispiele …

Bezahlmethode

Um Marketingausgaben von A bis Z smart zu gestalten, empfehlen wir, sich über die Art, wie Sie für Dinge bezahlen wollen, klar zu werden.

Wahrscheinlich sehen Sie schon worauf wir hinaus wollen: Smarte Ausgabenverwaltung fängt mit der Auswahl einer geeigneten Firmenkarte an. Im besten Fall steht Ihnen auf diese Art ein allzeit verfügbares Guthaben zur Verfügung.

Gleiches gilt natürlich für Ihr Team. Wäre es nicht wunderbar, wenn jedes Teammitglied eine Firmenkarte mit einem Limit, das Sie definieren, besäße? Niemand muss folglich zu Ihnen kommen, um nach Geld zu fragen, sondern kann autonom die Zahlung leisten.

Kostenabrechnungen

Wer macht schon gerne Spesen- oder Reisekostenabrechnungen? Auf das ewige Hin und Her zwischen Exceltabellen und dem Hinterherjagen von Belegen kann doch wirklich jeder gut verzichten, oder?

Eine automatisierte Ausgabenlösung wie Pleo übernimmt all das für Sie. Sie und Ihre Mitarbeiter müssen nur noch Belege per App fotografieren. Die Ausgabe wird automatisiert kontiert und kann nahtlos per Schnittstelle in das Buchhaltungssystem Ihres Unternehmens exportiert werden. Diese Art der digitalisierten Buchhaltung spart unwahrscheinlich viel Zeit und Geld!

5. Machen Sie den Echtzeitüberblick über Ihre Ausgaben zu einem Muss

In einem Tool in Echtzeit zu überblicken, wer wofür und mit welchem Ziel Geld ausgegeben hat, hilft Ihnen dabei, effektiv überblicken zu können, inwiefern sich Ihr Ausgabeverhalten mit Ihren Marketingstrategien im Einklang befindet.

Und: Da viele Marketingstrategien aus einem Mix verschiedenster Aktivitäten bestehen, ist es manchmal wirklich schwierig auch den Überblick über verschiedenste Ausgaben zu behalten. 

Ein einfaches Anwendungsbeispiel:

Wie viele Software-Abos benutzen Sie und Ihr Team? Gibt es Tools, die vielleicht für das letzte Projekt hilfreich waren, aber nun schon seit Monaten ungenutzt bleiben? Sind Sie sich sicher, dass niemand in Ihrem Team Abos doppelt abgeschlossen hat? Und wie viel geben Sie überhaupt für sämtliche Abonnements insgesamt monatlich aus?

Das Thema Business-Abos beschäftigt uns und viele unserer Kund:innen schon eine ganze Weile. Einen guten Überblick über Business-Abos zu haben, lohnt sich wirklich immer.

Fazit: Mit Hilfe einer smarten Ausgabenlösung wird Ihnen eine ganze Menge Arbeit abgenommen. Es wird Ihnen leichter fallen, gute Entscheidungen zu treffen und letztendlich arbeiten Sie nicht nur effizienter, sondern sparen bestenfalls auch noch 20 Prozent Ihres ansonsten ziellos ausgegebenen Budgets ein.

Das hört sich doch ziemlich gut an, oder?

Falls wir Ihr Interesse an smarten und ganzheitlichen Ausgabenlösungen wecken konnten, dann buchen Sie doch noch heute eine Demo mit uns – und bringen Sie die Verwaltung Ihrer Marketingausgaben aufs nächste Level.