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Wie sich Business-Abos am besten verwalten lassen

Ausgabenverwaltung

So behalten Sie Ausgaben für Business-Abos unter Kontrolle

Business-Abonnements sollen das Leben einfacher machen, richtig?

Wer will schon ohne Lieblingskaffee in der Büroküche oder ohne neuestes Branchenmagazin im Empfang stehen? Und noch wichtiger: Ihr Team will und kann garantiert nicht effizient ohne diverse Tool- und Software-Abos arbeiten.

Mittlerweile ist es so einfach, SaaS-Tools (Software-as-a-Service-Tools) zu abonnieren: Content-Marketing-, Produktivitäts-, Fotobearbeitungstools … das nächste Abo ist immer nur wenige Klicks entfernt.

Kein Wunder, dass sich regelmäßig ändert, welches Tool Mitarbeiter:innen am meisten nutzen. Wer Expert:in auf seinem Gebiet sein will, der muss schließlich auch Neues ausprobieren können.

Aber was ein Segen für die einen ist, ist ein Fluch für die anderen: Die Buchhaltung hat nämlich meistens gar nicht mal so viel Spaß dabei, verschiedenste Abo-Abrechnungen dem richtigen Team zuzuordnen und weiter abzurechnen.

 Business-Abos müssen unzähligen Einzelpersonen zugeordnet werden, was auch den Überblick darüber, wohin Unternehmensgelder insgesamt fließen, erschwert.

Wer sich für welches Tool angemeldet hat und wie viel es das Unternehmen kostet, ist schwer zu überwachen. Laut einer Studie haben 71 Prozent der Unternehmen mindestens ein SaaS-Abonnement ohne Rechnungssteller.

Wie viel kosten Sie Ihre Business-Abos?

Neue Untersuchungen zeigen, dass die Ausgaben von Unternehmen aller Größenordnungen für Abodienste weiter steigen werden. Laut Enterprise Apps Today ist der Wert der SaaS-Ausgaben für Endnutzer:innen zwischen 2015 und 2022 von 31,4 Mrd. USD auf 171,9 Mrd. USD gestiegen.

Im Jahr 2018 beliefen sich die durchschnittlichen Ausgaben für Abo-Services pro Unternehmen in den USA auf 343.000,00 USD (rund 320.000,00 EUR). Das sind im Durchschnitt knapp 2.900,00 USD (2.700,00 EUR) pro Mitarbeiter:in und Jahr.

Je nach Tätigkeit nutzen Mitarbeiter:innen Dutzende verschiedene SaaS-Tools, um effektiv zu arbeiten. Noch mehr Tools werden genutzt, wenn Mitarbeiter:innen remote arbeiten.

Unnötige Abos verursachen echte Probleme

Viele Abonnements verbleiben im Niemandsland, zum Beispiel dann, wenn ein Teammitglied das Unternehmen verlässt oder es schlicht nicht mehr nutzt.

Hand aufs Herz: Wie oft haben Sie schon den Namen eines ehemaligen Teammitglieds auf der Abrechnung eines Abonnements entdeckt, das kaum noch genutzt wird? Jemand zahlt weiterhin für dieses Abonnement – aber wer eigentlich? Und sind das nicht Kosten, die unnötigerweise von Ihrem Teambudget abgehen?

Geraten Ihre SaaS-Ausgaben außer Kontrolle, wird im schlimmsten Fall sogar Ihre Unternehmensbewertung (EBITDA) beeinträchtigt. Sind Ihre Betriebskosten nämlich durch überhöhte SaaS-Ausgaben aufgebläht, wirkt sich das negativ auf die Unternehmenseinschätzung potenzieller Käufer:innen aus.

Der Druck liegt also bei den Buchhalter:innen und CFOs, diese wachsenden Kosten zu managen.

Was tun? Automatisieren Sie Ihre Unternehmensausgaben.

Traditionellerweise hat die IT-Abteilung in Unternehmen die volle Verantwortung für neue Software-Abos. Dieser zentralisierte Ansatz bedeutet aber auch, dass die Einführung eines neuen Tools ein langer, mühsamer und überhaupt nicht transparenter Prozess sein kann.

Eine der besten Möglichkeiten, die steigende Zahl von abonnementbasierten Diensten zu verwalten, ist eine automatisierte Ausgabenlösung wie Pleo.

Wir zentralisieren Ihren gesamten Ausgabenprozess und machen die ganze Sache schneller, einfacher und transparenter.

Keine doppelten Abos mehr? Klingt gut.

Wir haben selbst ein ziemlich umfangreiches Arsenal an Abos zu verwalten, daher wissen wir, wie wichtig es ist, alle wiederkehrenden Zahlungen an einem Ort überwachen und verwalten zu können.

Und genau dafür gibt es innerhalb unserer Pleo-Web-App die Abonnementübersicht.

Diese ermöglicht es Ihren Mitarbeiter:innen, sich für die benötigten Abos abzuschließen, während Admins einen vollständigen Überblick und die volle Kontrolle über jedes Abonnement behalten. Keine doppelten Anmeldungen mehr, die Sie jeden Monat unnötig Geld kosten, oder Abos, für die Sie immer noch zahlen, obwohl sie schon lange niemand mehr nutzt.

Wir helfen Pleo-Nutzer:innen dabei, Geld zu sparen und ihre Abo-Ausgaben im Griff zu haben - und zwar in allen Teams.

Wie Pleo Ihnen sonst noch bei der Aboverwaltung unter die Arme greift

Unabhängig von unserem Abo-Feature hilft Ihnen der Wechsel zu einer automatisierten Ausgabenlösung aber auch ganz grundsätzlich dabei, Software-Subscriptions, SaaS-Zahlungen und andere Abo-Ausgaben sinnvoll zu verwalten.

Einfach zu handhabende Zahlungskarten für alle

Der Hauptvorteil einer automatisierten Ausgabenlösung für die Verwaltung von Geschäftsabonnements sind Firmenkarten. Diese Karten können mit benutzerdefinierten Ausgabenlimits versehen werden, bevor sie an Ihre Mitarbeiter:innen ausgehändigt werden. Auf diesem Weg behalten Sie mehr Kontrolle darüber, wer welche Abos für wie viel Geld abschließt.

Außerdem tätigen Ihre Mitarbeiter:innen jetzt Einkäufe, ohne jemals eine Rückerstattung zu benötigen. Und wenn jemand das Unternehmen verlässt, kann Ihr Finanzteam dessen Zahlungen problemlos beenden oder neu zuordnen.

Finanzübersicht in Echtzeit!

Mit einer smarten Ausgabenlösung sind die Zeiten verschwendeter Ausgaben für vergessene Abonnements endgültig vorbei. Mit Pleo überwachen Sie ab der ersten Minute in Echtzeit, wohin Unternehmensgelder fließen.

Das erleichtert es Ihnen nicht nur, Budgets zu planen und buchhalterische Prognosen zu erstellen, sondern auch strategische Entscheidungen darüber zu treffen, wie Sie Unternehmensgelder im Bereich SaaS am besten einsetzen.

Rechnungsabgleich und Buchhaltungsintegration

Buchhalter:innen wissen, wie mühsam und zeitaufwendig es ist, Rechnungen mit den Kreditkartenzahlungen des Unternehmens abzugleichen. Mit einer automatisierten Lösung wie Pleo erfolgt die Kategorisierung und der Abgleich der Ausgaben automatisch in dem Augenblick, da Teammitglieder Geld ausgeben.

Alles ist mit Ihrer Buchhaltungssoftware verknüpft, so dass ein manueller Abgleich komplett entfällt.

Abonnements verändern die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten …

… Sorgen Sie dafür, dass auch Ihre Buchhaltung mithalten kann.

Abokosten smart verwalten

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