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Wie sich Business-Abos am besten verwalten lassen

Business-Abonnements sollten das Leben einfacher machen, richtig?

Wer will schon ohne Lieblingskaffee in der Büroküche oder ohne neuestes Branchenmagazin im Empfang da stehen? Und noch wichtiger: Ihr Team will und kann garantiert nicht effizient ohne diverse Tool- und Softwareabos arbeiten. Egal, ob es sich dabei um grundlegende Kommunikationssysteme oder berufsspezifische Tools handelt.

Mittlerweile ist es so einfach, SaaS-Tools (Software-as-a-Service-Tools) zu abonnieren: Contentmarketing-, Produktivitäts-,  Fotobearbeitungstools … das nächste Abo ist immer nur wenige Klicks entfernt!

Kein Wunder, dass sich da regelmäßig ändert, welches Tool Mitarbeiter*innen am meisten nutzen. Wer Experte auf seinem Gebiet sein will, der muss schließlich auch neues ausprobieren können.

Wir haben uns einmal unter unseren Pleo-Admins umgehört.*

Eindeutiger Favorit: Abos für Software, Webhosting, Cloud-Speicher, Telefonie und Internet. 

Wann werden Business-Abos zum Problem?

Was sich auf unzählige Teams bereichernd, innovativ und produktivitätssteigernd auswirkt, ist für Finanzteams und IT-Admins häufig weniger spaßig.

Wobei … laut unserer eigenen Umfrage lässt sich oftmals gar nicht leicht feststellen, wer tatsächlich für die unzähligen Abonnements verantwortlich ist. 35 % der Admins tun sich schwer damit, Ausgaben abteilungsübergreifend zu verfolgen.

Lediglich auf die Frage, welches Team die meisten Abos abschließt, lässt sich zumeist eine eindeutige Antwort finden.

Wer meldet neue Mitarbeiter an, sortiert Slack-, Zoom- oder Adobe-Verträge und sorgt dafür, dass auch im Home-Office alles glattläuft?

Ja, es ist die IT-Abteilung.

Fakt ist aber: Geben mehrere Personen im Unternehmen Geld für Abos aus, abonnieren im regelmäßigen Zyklus neue SaaS-Tools, löschen sie (oder lassen sie ungenutzt laufen), ist es für die Buchhaltung oftmals schwierig, einen guten Überblick darüber zu behalten, wohin Unternehmensausgaben eigentlich fließen.

Laut einer Blissfully-Studie haben 71 % der Unternehmen mindestens ein SaaS-Abonnement, für das es keinen Rechnungssteller gibt.

Solche Umstände werden schnell zum Problem, da sie das Unternehmen einiges kosten.

Wie viel kosten Sie Ihre Business-Abos?

Traditionellerweise hat in vielen Unternehmen die IT-Abteilung die volle Kontrolle über neue Softwareeinführungen. Dieser zentralisierte Ansatz gestaltet die Integration von Tools allerdings langwierig, mühsam und wenig transparent.

Und so wird in vielen Unternehmen zunehmend dezentralisiert gehandelt, was für einen Anstieg an Abos sorgt.

Neue Untersuchungen zeigen, dass die Ausgaben für Abodienste in Unternehmen aller Größenordnungen weiter ansteigen. Anfang 2019 deuteten die Zahlen auf ein 30-prozentiges Wachstum der SaaS-Ausgaben in deutschen Unternehmen hin.

Bereits 2018 betrugen die durchschnittlichen Ausgaben für Abodienste pro Unternehmen in den USA 343.000 US-Dollar (rund 287.000 EUR). Das sind im Durchschnitt knapp 2.900 US-Dollar (2.430 EUR) pro Mitarbeiter und Jahr, die ausschließlich für Abonnements ausgegeben werden.

Abhängig von der Tätigkeit, die sie ausüben, nutzen Mitarbeiter*innen mehr als 200 verschiedene SaaS-Tools zum effektiven Arbeiten. Und mit immer mehr Mitarbeiter*innen im Home-Office wird diese Zahl nur noch weiter ansteigen.

Ähnliches lässt sich auch unter Pleo-Nutzer*innen beobachten:

  • 87 % nutzen 1-15 Abonnements und die allgemeine Mehrheit nutzt mehr als 10 Abos. 
  • Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeiter*innen nutzen zumeist 41-100 Abos. Und ja, 3 % arbeiten sogar mit 91 bis 100 Abos.

Aber das sind nur Zahlen für Abonnements, die auch tatsächlich gepflegt werden.

Viele Abonnements verbleiben im Niemandsland, zum Beispiel dann, wenn ein Teammitglied das Unternehmen verlässt oder es schlicht nicht mehr nutzt. Hand aufs Herz: Wie oft haben Sie schon den Namen eines ehemaligen Teammitglieds auf der Abrechnung eines Abonnements entdeckt, das kaum noch genutzt wird? Jemand zahlt weiterhin für dieses Abonnement – aber wer eigentlich? Und sind das nicht Kosten, die unnötigerweise von Ihrem Teambudget abgehen?

Geraten Ihre SaaS-Ausgaben außer Kontrolle, wird im schlimmsten Fall sogar Ihre Unternehmensbewertung (EBITDA) beeinträchtigt. Sind Ihre Betriebskosten durch überhöhte SaaS-Ausgaben aufgebläht, wirkt sich das negativ auf die Einschätzung Ihres Unternehmens durch potenzielle Käufer aus.

Für 65 % der Unternehmen, mit denen wir gesprochen haben, machen Abo-Ausgaben mindestens ein Drittel der gesamten Unternehmensausgaben aus. Und ganze 14 % gaben an, dass Abo-Ausgaben mehr als 60 % Ihrer Unternehmensausgaben ausmachen.

Der Druck liegt also bei Buchhaltern und CFOs, diese wachsenden Kosten auf die richtige Weise zu managen.

Was tun? Automatisieren Sie Ihre Unternehmensausgaben.

Unsere Umfrage-Ergebnisse sprechen für sich:

65 % unserer Befragten geben an, dass es für sie wichtig ist, die Gesamtkosten aller Abonnements im Unternehmens zu kennen.

53 % sind besorgt über doppelte Abo-Zahlungen.

49 % sagen, dass eine Übersicht über alle Abonnements das Wichtigste für sie wäre.

Kann Pleo dabei nicht helfen?

Natürlich können wir das.

Eine der besten Möglichkeiten, die steigende Zahl von Abos zu verwalten, ist eine automatisierte Ausgabenlösung wie Pleo.

Wir vereinheitlichen Ihren gesamten Ausgabenprozess und machen Buchhaltung schneller, einfacher und transparenter. Mit uns verwalten Sie Geschäftsabos wie ein Pro!

Abokosten smart verwalten

Unabhängig von diesem neuen Feature hilft Ihnen der Wechsel zu einer automatisierten Ausgabenlösung aber auch ganz grundsätzlich dabei, Geld für Abonnements zu sparen:

Physische und virtuelle Firmenkarten machen’s möglich

Firmenkarten bringen viele Vorteile mit sich – nicht nur beim Verwalten von SaaS- und anderen Geschäftsabos. Pleos Firmenkarten können mit individuellen Ausgabenlimits versehen werden, bevor sie an Ihre Mitarbeiter*innen gehen. So behalten Sie die volle Kontrolle über maximale, monatliche (oder auch jährliche) Ausgaben.

Wenn jemand das Unternehmen verlässt, ist Ihr Finanzteam in der Lage, dessen Zahlungen nahtlos zu beenden oder neu zuzuordnen.

Alle Ausgaben im Blick – und das in Echtzeit!

Mit einer smarten Ausgabenlösung sind die Zeiten verschwendeter Ausgaben für vergessene Abonnements endgültig vorbei. Mit Pleo überwachen Sie ab der ersten Minute in Echtzeit, wohin Unternehmensgelder fließen.

Das macht es Ihnen nicht nur leichter, Budgets zu planen und buchhalterische Prognosen zu erstellen, sondern auch strategische Entscheidungen darüber zu treffen, wie Unternehmensgelder am sinnvollsten ausgegeben werden.

Rechnungsabgleich und Buchhaltungsintegration

Buchhalter*innen wissen, wie mühsam und zeitaufwendig es ist, Rechnungen mit den Kreditkartenzahlungen des Unternehmens abzugleichen. Mit einer automatisierten Lösung wie Pleo erfolgt die Kategorisierung und der Abgleich der Ausgaben automatisch in dem Augenblick, da Teammitglieder Geld ausgeben. Danken Sie unseren cleveren Buchhaltungsintegrationen.

Fazit?

Abonnements verändern die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten – sorgen Sie dafür, dass auch Ihre Buchhaltung mithalten kann.:) 

*Unsere Umfrage wurde mit insgesamt 104 Befragten (74 Admins und 30 Endanwender), die unser Produkt nutzen, verteilt über Deutschland, Schweden, Dänemark, UK, Spanien und Irland durchgeführt.

Desiree

Désirée Cornet

Content Producer & Linguist, Germany

SEO-Beraterin und Tone of Voice-Jongleurin mit Vorliebe für Nischen-Content. Privat: Seemensch. Kontakt: desiree@pleo.io