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Consejos y Herramientas

Cómo estar al día de las suscripciones digitales de tu empresa

Las suscripciones están hechas para facilitar la vida a los negocios que confíen en ellas, ¿no?

Pueden significar que nunca te quedes sin garrafas de agua en la oficina o sin esas revistas típicas de la recepción que nadie lee —aunque ahí están—. Pero no solo eso: también pueden implicar menos complicaciones en el ecosistema digital de la empresa.

Cada vez son más las personas que necesitan una buena dosis de tecnología para trabajar de forma eficiente, ya sean sistemas digitales de comunicación como herramientas específicas para automatizar partes del trabajo

Darse de alta en la mayoría de estas herramientas SaaS es bien sencillo, tanto como desactivar perfiles o cambiar de un usuario a otro. Y esto es una ventaja tanto para los administradores como para sus equipos, ya que aumenta la productividad y fomenta el espíritu de innovación.

Pero para los equipos financieros, cuidadito 😓

Con el gasto en suscripciones para la empresa repartido entre tantas personas, cada vez es más difícil controlar adónde se va el dinero.

Es difícil llevar el control de quién está suscrito a cada herramienta y cuánto dinero en total le cuesta a la empresa cada una de ellas, y cada vez hay más. 

Por ejemplo, 9 de cada 10 empresas aumentaron el uso de tecnología cloud a raíz de la pandemia, según un estudio de Devo.

¿Cuánto le están costando las suscripciones a tu empresa?

Como te decíamos, todo parece indicar que el gasto de las empresas en suscripciones va a más. Y a más. Y a más.

De hecho, de acuerdo con esta infografía basada en un estudio de Quintgroup e Interxion, de 2019 a 2020 se produjo en España un aumento del ¡600 %! en la inversión en SaaS por parte de las empresas.

Este dato, unido a la previsión de los expertos consultados por Enterprise Apps Today que indica que las empresas SaaS se duplicarán entre 2020 y 2025, no deja lugar a dudas sobre el futuro de los servicios de suscripción.

Dependiendo de la labor que desempeñe, cualquier trabajador tiene a su disposición docenas de herramientas SaaS diferentes para mejorar su rendimiento. El aumento del teletrabajo, además, tiene pinta de que contribuirá a aumentar el número.

Y claro, con tanta suscripción nueva apareciendo a diario… las posibilidades de que todo se descontrole aumentan de forma exponencial.

Las suscripciones «fantasma» son un problemón

Hay suscripciones que se quedan en tierra de nadie cuando el usuario principal se va de la empresa. ¿Te ha pasado alguna vez que un antiguo trabajador siga siendo el gestor principal de una app que utiliza el resto de tu equipo? Y peor aún: ¿quién la está pagando? ¿Tú o él? ¿Cuánto le cuesta a tu empresa cada mes?

Pero espera, que eso no es todo. Si se te descontrola el gasto en suscripciones, el EBITDA de tu empresa se verá afectado. Y un gasto en SaaS hinchado que aumente los costes operativos afectará de forma negativa a cómo ven tu empresa los compradores potenciales.

La presión para gestionar estos costes, así pues, es máxima, y recae sobre los hombros de los CFOs y directores financieros.

La solución está en automatizar el gasto de tu empresa

En las empresas tradicionales, el departamento de IT es el responsable de la adquisición de cualquier nuevo software. Este enfoque centralizado provoca que desde que se elige una herramienta nueva hasta que se empieza a utilizar, el proceso sea laaargo y tedioso. 

Y nada transparente.

Una de las mejores formas de que la empresa escale la gestión de suscripciones digitales es mediante una solución de gastos automatizados; como Pleo

Unificamos tooodo el proceso del gastos, haciendo que sea más rápido, fácil y transparente.  

¿El fin de las suscripciones duplicadas? ¡Genial!

Sin ir más lejos, nosotros mismos tiramos de bastantes soluciones tecnológicas, así que entendemos perfectamente la importancia de tener todos los pagos recurrentes generados en un solo lugar.

Y por eso existe la Vista general de las suscripciones.

Animará a que tus trabajadores se inscriban en las herramientas que necesitan, a la vez que los responsables tienen una visión general y completa de cada suscripción.

Despídete de las suscripciones duplicadas que te hacen perder dinero innecesariamente mes a mes, y de aquellas que sigues pagando aunque nadie las esté utilizando ya. 

Otras formas de gestionar fácilmente tus suscripciones con Pleo

Veamos cómo contar con una solución de gastos automatizados puede ayudarte en los procesos de registro y pago de nuestros queridos amigos, los SaaS. 

Tarjetas para empleados fáciles de gestionar

La ventaja principal de una solución de gastos automatizados para gestionar las suscripciones viene de la mano de las tarjetas de empresa

Antes de dárselas a cada miembro del equipo, podrás recargarlas y configurar límites de gasto personalizados, lo que te permitirá tener bajo control quién se suscribe a qué y por cuánto… y nunca por encima de lo permitido 😌

Esto permitirá que tu equipo compre cosas sin necesidad de que luego le hagas un reembolso. También le da a tu personal de finanzas el control total de los gastos de tu empresa. Y te ayudará a liquidar las cuentas pendientes fácilmente si alguien se va. 

Vista general de tus finanzas en tiempo real

El gasto innecesario en suscripciones fantasma podrás gestionarlo mejor controlando el gasto de tu empresa en tiempo real, algo que con Pleo puedes hacer desde el minuto 1.

Esto no solo te facilitará hacer la previsión de los gastos de tu negocio, sino también la toma de decisiones estratégicas a la hora de gastar dinero en servicios SaaS.

Compara facturas y cuentas

Todo director financiero sabe lo duro y tedioso que es comparar las facturas con los pagos de las tarjetas de empresa, para ver si coinciden. Con una solución automatizada como Pleo, los gastos se categorizan de forma automática tras cada pago.

Y como todo está conectado con tu software de contabilidad, ya te puedes despedir de hacer las conciliaciones de forma manual.

Las suscripciones han llegado para quedarse y están cambiando la forma en la que funcionan las empresas; quizá sea el momento perfecto para controlar la forma de pagarlas, ¿qué crees? 😉

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