Det är meningen att alla onlinetjänster och verktyg vi använder i jobbet ska underlätta vardagen, eller hur? Frukosten ska levereras samma tid varje dag, tidningarna till soffgruppen ska komma med posten, chattklienten ska fungera och projekthanteringssystemen ska skapa ordning.
De flesta av oss använder många olika verktyg för att hålla effektiviteten uppe. Att signa upp sig på en prenumeration ska vara enkelt och smidigt.
Eftersom utveckling sker hela tiden gäller det att hänga med i utbudet. Teamet vet förmodligen bäst själva vilka tjänster och verktyg som gör störst skillnad för deras prestationer. Samtidigt är det alldeles för vanligt att företag inte har koll på vilka abonnemang som redan existerar.
Dubbelbetalningar är vardagsmat och för ekonomiavdelningen blir just abonnemangskostnader ofta svåra att hålla koll på.
En snabb överblick av det viktigaste
- Företag har ofta dålig kontroll över sina abonnemang – vem som tecknat dem, om de används och vad de kostar. Detta leder till dubbelbetalningar och abonnemang som fortsätter trots att ingen längre använder dem.
- Genom att ha fasta riktlinjer för vem som får teckna abonnemang, hur de ska godkännas och hur ofta de ska granskas, minskar risken för att kostnader växer utan kontroll.
- Många företag betalar listpriser utan att ifrågasätta. Det går ofta att få bättre villkor genom att förhandla eller välja årsbetalning. En aktiv inköpsstrategi kan leda till stora besparingar.
- Verktyg som Pleo hjälper företag att automatisera utgiftshantering, spåra återkommande betalningar och ge både medarbetare och ekonomiavdelning full insyn.
När många olika medarbetare köper många olika prenumerationer och abonnemangstjänster, blir det svårt att behålla överblicken över abonnemangskostnader.
Vem signade egentligen upp sig på den där prenumerationen och vem står på kontot? Enligt en studie har 71% av företagen minst en onlinetjänst som saknar kontoägare.
Uh oh.
Höga abonnemangskostnader utan att du märker det
Traditionella arbetsplatser lägger ofta över ansvaret över nya onlinetjänster på IT-avdelningen. På en sådan arbetsplats kan det ta tid att utveckla sitt arbetssätt och införa ett nytt verktyg. Inte är det särskilt transparent heller.
Summan företag lägger på SaaS-tjänster växer för de flesta, men det är krångligt att hantera.
Modernare företag älskar SaaS-tjänster.
Undersökningar visar att företag i alla storlekar tror att kostnaderna för dessa kommer att fortsätta öka. Beroende på bransch och yrke behöver medarbetare ofta en rad olika SaaS-tjänster för att kunna sköta sitt jobb effektivt. Dessutom tyder allt på att distansarbete kommer att fortsätta öka.
Men när nya onlinetjänster köps varje dag, tappar du snabbt kontrollen över vart företagets pengar tar vägen.
Läs även: Vad är SaaS Management och varför är det viktigt?
Bortglömda abonnemangskostnader skapar problem
Ofta händer det att abonnemang och prenumerationer fortsätter ticka på i ingenmansland när kontoägaren lämnat företaget. Ärligt talat, hur många gånger har du upptäckt en före detta medarbetares namn på en pågående prenumeration? Någon betalar för den – men vem? Hur mycket kostar den här typen av missar varje månad?
4 tips – Så tar du kontroll över abonnemangskostnader
1. Skapa en tydlig policy för abonnemang
För att undvika kaos och onödiga abonnemangskostnader är det klokt att ta fram en intern policy för hur abonnemang ska hanteras inom företaget. Vem har rätt att teckna nya abonnemang? Hur ofta ska de granskas? Ska prenumerationer alltid godkännas av en chef eller administratör? Genom att sätta upp tydliga riktlinjer minskar du risken för okontrollerad tillväxt av licenser och verktyg som ingen längre använder – men som fortfarande kostar pengar varje månad.
2. Jämför och förhandla – även abonnemang går att optimera
Många företag accepterar det pris som står angivet på tjänstens hemsida. Men abonnemang är inte skrivna i sten. Många leverantörer erbjuder rabatter vid årsbetalning, större volymer eller vid förlängning av avtal. Gör det till en vana att jämföra alternativ och – viktigast av allt – förhandla. Det kan göra stor skillnad i det långa loppet.
3. Gör regelbundna prenumerationsrevisioner
Precis som du ser över dina leverantörsavtal eller försäkringar, bör du schemalägga regelbundna prenumerationsrevisioner. Gå igenom varje aktiv tjänst och fråga: används den fortfarande? Ger den värde? Finns det billigare eller bättre alternativ? Genom att ha denna process på plats – kvartalsvis eller halvårsvis – kan du snabbt identifiera ineffektiva utgifter och frigöra resurser.
4. Automatisera utgiftshanteringen
Det bästa sättet att få kontroll över det stigande antalet prenumerationstjänster och onlineverktyg, är att använda en betallösning som Pleo.
Vi samlar alla processer som relaterar till utgiftshantering och gör det hela snabbare, smidigare och mer transparent.
Läs även: Prenumerationer och abonnemang: Så hanterar företagen utgifterna.
Kolla in Pleos prenumerationsöversikt
Med Pleo får du en tydlig prenumerationsöversikt, som samlar hela teamets återkommande betalningar på samma ställe.
Pleo gör det enklare för medarbetare att skaffa de verktyg och tjänster de behöver, samtidigt som administratörer får full insyn i alla köp. Därför slipper ni slösa pengar på bortglömda och dubbelexisterande konton varje månad.
Vi vill hjälpa alla Pleo-användare att spara pengar genom att ge en tydligare överblick över abonnemangskostnaderna.
Fler sätt Pleo ger bättre kontroll över abonnemangskostnader
Att byta till en automatisk betallösning kan hjälpa till att få ordning på alla abonnemang och
SaaS-utgifter.
Smidiga betalkort för medarbetare
Det absolut bästa med Pleo är att medarbetarna får möjlighet att köpa saker de behöver i jobbet, utan krångel. Pleo-korten laddas i förväg och kan ställas in med individuella köpgränser. På så sätt får du full insyn i exakt vem som skaffar vilken prenumeration – och vad det kostar.
Både medarbetare och chefer slipper krångla med egna utlägg, och ekonomiavdelningen får bättre insyn i företagets utgifter. Om någon slutar på företaget, kan ekonomiavdelningen enkelt avsluta prenumerationer och abonnemang eller överföra dem på andra personer.
Översikt över utgifterna i realtid
När överblicken blir tydligare, slipper ni lägga onödiga pengar på bortglömda abonnemang
Det ger säkrare prognoser som kan leda till bättre beslut.
Slipp matcha kvitton med kreditfakturor
Alla ekonomiavdelningar vet hur jobbigt och tidskrävande det kan vara att matcha fakturor och kvitton med företagets kreditkortsbetalningar. Pleo är en helautomatisk lösning som kategoriserar och matchar utgifter direkt när köpen görs.
Sedan förs allt över till bokföringen.
Prenumerationer och abonnemang krävs för att hålla företaget igång, men det är förmodligen rätt tid att börja hantera utgifterna på ett sätt som håller för framtiden.
