Virtuelle Firmenkarten: 8 Zahlungslösungen für Fahrtkosten und Reisekosten

Virtuelle Firmenkarten sind immer griffbereit, können innerhalb weniger Minuten erstellt und ausgegeben werden und eliminieren lästige Wartezeiten, die entstehen, wenn physische Firmenkarten zwischen Mitarbeiter:innen hin- und hergereicht werden. Doch hinter der virtuellen Firmenkreditkarte verbergen sich noch viel mehr Vorteile, die auf den ersten Blick nicht ersichtlich sind. 

In unserem Vergleich virtueller Firmenkarten finden Sie nicht nur heraus, was virtuelle Visa-Karten können, sondern lernen auch acht führende Zahlungslösungen für Ihr Unternehmen kennen. Bleiben Sie dran. 

Was ist eine virtuelle Firmenkarte? Definition

Eine virtuelle Firmenkarte ist eine digitale Zahlungskarte, die von Unternehmen ausgestellt und an Mitarbeiter:innen ausgegeben wird, um Geschäftsausgaben auf Dienstfahrten, Dienstreisen sowie bei Projekten und anderen betrieblichen Ausgaben zu decken. 

Unter virtuellen Firmenkarten versteht man zweckgebundene Tank- und Ladekarten sowie vollwertige Debit- und Kreditkarten für Unternehmen mit integriertem Ausgabenmanagement. 

Bei virtuellen Firmenkarten kann es sich um zweckgebundene Zahlungskarten in Form von virtuellen Tank- und Ladekarten oder vollwertige Kreditkarten in Form von virtuellen Mastercard- und VISA-Karten handeln. 

Im Gegensatz zu physischen Firmenkarten erlauben virtuelle Firmenkarten deutlich mehr Flexibilität bei der Ausgabe und Verwaltung von Zahlungskarten. Neue Firmenkarten können innerhalb weniger Minuten erstellt und konfiguriert werden, auch als Einmal-Karten für einmalige Zahlungen oder bestimmte Projekte. 

Noch Fragen zur virtuellen Firmenkarte? Machen Sie sich mit dem Konzept ‘Firmenkarte’ vertraut – mit dem ausführlichen Ratgeber zur Firmenkreditkarte. 

Die wichtigsten Funktionen einer virtuellen Firmenkarte 

Virtuelle Firmenkarten zeichnen sich durch ihre erhöhte Effizienz und Flexibilität gegenüber physischen Firmenkarten aus. Ob für einmalige Marketingausgaben oder zeitlich begrenzte Projekte, virtuelle Firmenkreditkarten erlauben Unternehmen, Firmenkarten auszugeben, ohne auf langwierige Bankprozesse angewiesen zu sein. 

Ihre Effizienz und Flexibilität verdanken virtuelle Firmenkarten den folgenden Funktionen: 

• Ausstellung von virtuellen Karten: Die Ausstellung virtueller Firmenkarten ist innerhalb weniger Minuten möglich und eliminiert lästige Wartezeiten. So können Unternehmen Angestellte mit Firmenkarten ausstatten, statt Karten herumzureichen. 

• Zahlungen mit Apple Pay & Google Pay: Statt ständig nach einer physischen Karte zu fragen oder auf deren Zustellung zu warten, können Mitarbeiter:innen mit nur einem Klick via Apple Pay oder Google Pay Zahlungen tätigen.

• Ausgabenkontrolle in Echtzeit: Während ihre Mitarbeiter:innen Ausgaben tätigen, wird das Unternehmen in Echtzeit über sämtliche Transaktionen benachrichtigt. So werden Unregelmäßigkeiten sofort erkannt und die Karte kann blockiert werden. 

• Zentrale Ausgabenverwaltung: Die Finanzabteilung steht bei Ausgaben nicht nur tatenlos zur Seite. Stattdessen können Admins Firmenkarten bis ins kleinste Detail konfigurieren, mit Limits versehen und jederzeit wieder aktivieren. 

• Erstellung von Unterkonten: Bei all den virtuellen Karten ist es leicht, den Überblick zu verlieren. Deshalb erlauben Anbieter von virtuellen Firmenkarten die Erstellung von Unterkonten, um Ausgaben nach Zweck und Projekten zu trennen. 

8 virtuelle Lösungen für Zahlungen von Fahrt- und Reisekosten in Ihrem Unternehmen 

In Zeiten kontaktlosen Bezahlens und dynamischen Unternehmensprozessen ist die Anschaffung von virtuellen Zahlungslösungen für viele Selbstständige und Unternehmen ein No-Brainer. Dennoch bedarf die Anschaffung virtueller Firmenkarten einiger Überlegung. 

Bei der Anschaffung virtueller Kreditkarten für Ihr Unternehmen gilt es etwa abzuwägen, welche Lösung für Ihr Unternehmen geeignet ist. Einerseits kann die Anschaffung einer virtuellen Tank- oder Ladekarte oder einer Debit- oder Kreditkarte sinnvoll sein. Andererseits kann es aber auch sinnvoll sein, Zahlungen von Fahrt- und Reisekosten mithilfe von Software für Fahrtkosten und Reisekosten zu decken. 

Während wir Ihnen die Entscheidung nicht abnehmen können, können wir Ihnen den Weg dorthin erleichtern. Deshalb haben wir achte der besten virtuellen Lösungen für Firmenkarten für Sie getestet und miteinander verglichen:  

Virtuelle Tankkarte 

Eine virtuelle Tankkarte erlaubt Mitarbeiter:innen, ihre Fahrtkosten an der Tankstelle mit nur einem Klick kontaktlos zu bezahlen – ohne beim Chef nach Plastikkarten zu fragen oder an der Tankstelle zur Kasse zu gehen.  

1. DKV APP&GO

Tanken mit nur einem Klick am Smartphone – das verspricht die digitale Tankkarte der DKV. Die DKV APP&GO erlaubt deutschen Unternehmen, an bis zu 9.000 Tankstellen in Europa kontaktlos zu bezahlen. Verwalten können Sie Ihren Tank- und Ladevorgang und sämtliche Transaktionen in der DKV Mobility App. 

Die digitale Oberfläche nutzt aber nicht nur Ihren Mitarbeiter:innen. Sämtliche Belege werden nämlich auch direkt an das Smartphone übermittelt; Papierbelege muss Ihre Buchhaltung also nicht mehr jonglieren. Über dieselbe Oberfläche können Sie zudem bequem neue virtuelle Tankkarten erstellen, zuweisen und auch wieder löschen. 

Die wichtigsten Funktionen des Tools im Überblick: 

• Erstellung und Zuweisung von virtuellen Tankkarten 
• Verfolgung von Tankvorgang und allen Transaktionen in der DKV Mobility App 

Für wen APP&GO geeignet ist: Unternehmen mit eigener Fahrzeugflotte, die ihre Flotte vollständig digitalisieren wollen 

Kosten: Preise auf Anfrage 

2. Ryd Fleet

Die ryd Fleet Tankkarte ist eine weitere virtuelle Tankkarte, die Ihnen erlaubt, Ihre Tank- und Ladevorgänge direkt über das Smartphone zu bezahlen. In der ryd Fleet App finden Sie nicht nur das digitale Zahlungsterminal, sondern auch eine Ausgabenverfolgung in Echtzeit und einen Sammelpunkt für sämtliche digitale Belege. 

Neben operativen Vorteilen bietet die digitale Tankkarte von ryd Fleet auch finanzielle Anreize. Das Tanken und Laden zum Fixpreis ist beispielsweise ein nützliches Werkzeug für Mischflotten aus Verbrennern und EVs. Zusatzkosten und versteckte Gebühren gibt es für die Nutzung der digitalen Flottenkarte nicht. 

Die wichtigsten Funktionen des Tools im Überblick: 

• Tanken und Laden an über 5.000 Tankstellen in Europa 
• Transparente Preisgestaltung mit zusätzlichen finanziellen Anreizen 

Für wen ryd geeignet ist: Unternehmen mit gemischter Fahrzeugflotte, die nach einer transparenten und berechenbaren Lösung suchen

Kosten: Preise auf Anfrage 

Virtuelle Kreditkarte

Eine virtuelle Kreditkarte kann für sämtliche Geschäftsausgaben eingesetzt werden: Fahrtkosten, Geschäftsreisen, Projektkosten und Marketingausgaben. Dazu hat der Aussteller der Kreditkarte die Möglichkeit, Transaktionen zu überwachen und zu verwalten. 

3. Pleo 

Ein modernes Unternehmen erlaubt seinen Mitarbeiter:innen, Geschäftsausgaben eigenverantwortlich zu tätigen und stellt hierfür die passenden Bezahlkarten aus. Die virtuelle Kreditkarte für diese Unternehmen liefert dabei Pleo. 

Virtuelle Pleo Firmenkarten funktionieren genauso wie herkömmliche, physische Kreditkarten auch. Der größte Unterschied: Bei der Zahlung geht der Griff nicht in die Brieftasch, sondern an das Smartphone oder die Smartwatch. Dazu liefert Pleo eine Suite für die zentrale Ausstellung, Konfigurierung, Verwaltung und Überwachung sämtlicher Firmenkarten.  

Ob für einen einmaligen Einkauf, ein zeitlich begrenztes Projekt oder wiederkehrende Kosten, Pleo Firmenkarten sind eine effiziente und flexible Lösung für Unternehmen aller Größen von Freelancern bis zu großen Unternehmen – schon ab nur 4€ pro Monat. Darüber hinaus erlaubt Ihnen Pleo Cashback, sich bis zu 0,75 % Cashback zu sichern und damit Ihren vollständigen Monatsbeitrag einzusparen.  

Die wichtigsten Funktionen des Tools im Überblick: 

• Virtuelle Firmenkarten, die innerhalb von wenigen Klicks erstellt werden können 
• Detaillierte Konfiguration von einzelnen Karten inkl. Ausgabenverwaltung 
• Bis zu 0,75 % Cashback auf jede einzelne Transaktion 

Für wen Pleo geeignet ist: Kleine und große Unternehmen, die bis zu 500 Mitarbeitende mit virtuellen Firmenkarten ausstatten wollen

Kosten: Starter-Paket mit einer zweckgebundenen Karte ab nur 4€ pro Monat, weitere Nutzer:innen ab 5€ pro Monat; Essential-Paket mit bis zu 25 zweckgebundenen Karten ab 18€ pro Monat; Advanced-Paket mit bis zu 100 zweckgebundenen Karten  

Das sagen Kunden über Pleo Firmenkarten: 

“Sofortige Ausstellung von Debitkarten für Teammitglieder und Limit-Management für jedes einzelne Mitglied.”

Quelle: G2 

4. Vivid

Die Vivid Visa Business Card winkt mit einer unbegrenzten Zahl virtueller Firmenkarten und bis zu 10 % Cashback auf bestimmte Transaktionen, was besonders großen Unternehmen mit hohem Transaktionsaufkommen zugutekommt. 

Arbeiten Sie mit Vivid Firmenkarten, können Sie diese ganz einfach über die mobile App erstellen, konfigurieren und verwalten. Sämtliche Ausstellungen sind kostenlos; einzelne virtuelle Firmenkarten haben ein Ausgabenlimit von bis zu 200.000€. Auch spannend: Nicht investiertes Guthaben kann flexibel angelegt werden und wird mit einem Jahreszins von 4 % bzw. 2 % versehen. 

Die wichtigsten Funktionen des Tools im Überblick: 

• Unbegrenzte mobile Ausstellung von virtuellen Mitarbeiterkarten 
• Bis zu 10 % Cashback bei Einkäufen auf Amazon und bei Werbekampagnen 

Für wen Vivid geeignet ist: Große Unternehmen, die sehr viele virtuelle Firmenkarten ausstellen wollen 

Kosten: Free-Start-Paket ab 0€ pro Monat ; Basic-Paket ab 6,90€ pro Monat; Pro-Paket ab 18,90€ pro Monat 

Software für Fahrtkosten 

Eine Tankkarte allein ist oft nicht ausreichend für die Verwaltung der Fahrtkosten Ihrer Mitarbeiter:innen. Gerade bei der gemischten privaten und geschäftlichen Nutzung eines Dienstwagens ist die Nutzung eines digitalen Fahrtenbuches für steuerliche Zwecke nötig. 

5. Vimcar

Das elektronische Fahrtenbuch von Vimcar ist für Selbstständige, Mitarbeitende und Firmenwagenfahrer geeignet und stellt die perfekte Ergänzung zur digitalen Tankkarte dar. Im elektronischen Fahrtenbuch werden sämtliche Fahrten automatisch aufgezeichnet und abgespeichert. Diese werden außerdem mit echten Fahrzeugdaten kombiniert, um besonders zuverlässige Daten zu liefern. 

Arbeiten Sie mit einer Tankkarte und erlauben Sie Ihren Mitarbeitenden die gemischte dienstliche und private Nutzung des Firmenwagens, ist der Einsatz eine elektronischen Fahrtenbuches unverzichtbar. Denn: Dieser sorgt nicht nur für einen umfassenden Überblick, sondern sichert auch Ihre Compliance mit den Vorgaben des Finanzamtes.  

Die wichtigsten Funktionen des Tools im Überblick: 

• Datenschutzkonforme Aufzeichnung von dienstlichen und privaten Fahrten 
• Durchschnittlich 2.758€ Steuerersparnis pro Jahr 

Für wen Vimcar geeignet ist: Unternehmen, die Tankkarten und Firmenwagen für die gemischte dienstliche und private Nutzung bereitstellen 

Kosten: Fuhrparkmanagement ab 17,90€ pro Monat; Fahrzeugmanagement ab 19,71€ pro Monat 

6. Fleetize

Mit Fleetize zeichnen Selbstständige und Unternehmen Fahrten elektronisch auf und verwalten sämtliche Fahrzeuge und Arbeitszeiten digital. Damit sammeln Sie nicht nur wichtige Informationen für die Mitarbeiterverwaltung, sondern stellen auch sicher, dass Sie sämtliche Daten finanzamtkonform erfassen und speichern. 

Die Installation über einen OBD-Stecker ist dabei denkbar einfach und innerhalb weniger Minuten und ohne Werkstattbesuch möglich. Die automatisierte Berichterstattung erlaubt Ihnen darüber hinaus, Ihre Fahrzeugnutzung im Nachgang auszuwerten und zu optimieren. So können Sie Ihre Fahrtkosten langfristig noch weiter senken. 

Die wichtigsten Funktionen des Tools im Überblick: 

• Automatische und finanzamtkonforme Aufzeichnung von Fahrten 
• Umfassendes Fuhrparkmanagement mit ausführlicher Berichterstattung 

Für wen Fleetize geeignet ist: Unternehmen, die ihren Fuhrpark effizient verwalten und die Fahrtkosten senken wollen 

Kosten: Elektronisches Fahrtenbuch ab 19,58€ pro Monat 

Software für Reisekosten

Eine Kreditkarte kann eine gute Lösung für Geschäftsreisen sein, sollte aber nicht für alle Reisekosten verwendet werden. Die Nutzung einer Reisekosten verschafft Zugang zu exklusiven Angeboten und ist die ideale Ergänzung zur virtuellen Firmenkreditkarte.  

7. Perk 

Nehmen Sie Ihren Geschäftsreisenden den Stress, auf Dienstreise selbst Ausgaben zu tätigen, indem Sie Ihre Geschäftsreise intelligent im Voraus planen. Perk erlaubt Ihnen, Reisen nahtlos zu buchen, zu verwalten und innerhalb von Sekunden anzupassen. Dabei profitieren Sie von exklusiven Angeboten und speziellen Versicherungen, durch die Sie bei Stornierung mindestens 80 % der Kosten zurückbekommen. 

Und wenn auf Reisen doch noch Kosten anfallen, hilft Perk mit seiner eigenen Visa-Debitkarte mit bis zu 1 % Cashback aus. Mithilfe von KI zeichnet Perk außerdem sämtliche Ausgaben Ihrer Geschäftsreisenden auf und gleicht diese Ausgaben mit eingereichten Belegen ab. 

Die wichtigsten Funktionen des Tools im Überblick: 

• End-to-End-Geschäftsreisemanagement mit Kostenüberwachung 
• Überblick über sämtliche Transaktionen und Abgleich mit eingereichten Belegen

Für wen Perk geeignet ist: KMUs und große Unternehmen, die nach einer zentralen Oberfläche für die Verwaltung von Geschäftsreisen und Reisekosten suchen

Kosten: Premium-Paket ab 11€ pro Monat; Pro-Paket ab 13€ pro Monat

8. HR Works

Haben Ihre Geschäftsreisenden nicht alle Ausgaben mit der Firmenkarte getätigt, kann das aufwändige Erstattungsprozesse nach sich ziehen. Deshalb ist wichtig, dass Sie eine Reisekostenabrechnung-Software zur Hand haben, auch wenn Sie Firmenkarten ausgegeben haben. 

HR Works liefert Ihnen das nötige Werkzeug, um sämtliche Erstattungen zu Dienstreisen fehlerfrei und zeitschonend abzuwickeln. Die Software lässt sich nahtlos mit Ihrer virtuellen Firmenkarte verknüpfen, erkennt Belege automatisch und erlaubt ein intuitives Reisemanagement – alles auf einer Plattform.  

Die wichtigsten Funktionen des Tools im Überblick: 

• Automatisierte Erstattung von Geschäftsausgaben auf Dienstreisen 
• Berücksichtigung geltender gesetzlicher Vorgaben 

Für wen HR Works geeignet ist: Kleine und mittlere Unternehmen, die regelmäßig Dienstreisen verwalten und dabei Zeit sparen wollen 

Kosten: Preise auf Anfrage  

Auswahlkriterien für virtuelle Kreditkarten  

Wenn Sie Schwierigkeiten dabei haben, sich für eine bestimmte Zahlungslösungen zu entscheiden, kann es hilfreich sein, klare Auswahlkriterien für Ihre Lösung zu identifizieren. So stellen Sie nicht nur eine rasche Entscheidung, sondern vor allem eine mit Bestand sicher. 

Dies sind fünf Auswahlkriterien für virtuelle Karten, die zu Ihrem Unternehmen passen:  

• Funktionen: Schaffen Sie Klarheit darüber, weshalb Sie eine Firmenkarte suchen: Wollen Sie nur Fahrtkosten decken? Wollen Sie auch Reisekosten decken? Wollen Sie alle Transaktionen über die Karte abwickeln oder schon im Voraus?

• Mitarbeiterkarten: Prüfen Sie genau, wie leicht Sie neue Karten für Ihre Mitarbeiter:innen erstellen können, wie Sie diese konfigurieren können und welche Limits für die Anzahl neuer Karten bestehen. 

• Integration: Mit der Zahlung endet der Papierkram nicht. Stellen Sie deshalb sicher, dass Ihre Lösung über Integrationen für Ausgabenmanagement-, Buchhaltungs- und ERP-Systeme verfügt.  

• Kosten: Wägen Sie ab, welches Kostenmodell Ihnen am meisten taugt. Virtuelle Firmenkarten werden meist monatlich abgerechnet. Die Kosten hängen dabei von der Menge der verfügbaren Karten und Funktionen abhängig. 

• Bewertungen: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Lesen Sie deshalb immer die Bewertungen von Anbietern und nutzen Sie Test- und Demo-Versionen, bevor Sie sich für eine Lösung entscheiden. 

Fazit 

Nachdem Sie einen Überblick über die besten virtuellen Firmenkarten gewonnen haben, haben Sie das nötige Werkzeug an der Hand, um die passende Zahlungslösung für Ihr Unternehmen zu finden. Prüfen Sie Ihren Bedarf und schaffen Sie Ihre virtuelle Firmenkarte noch heute an. 

Pleo Firmenkarten erlauben Ihnen, mit nur wenigen Klicks Firmenkarten an Ihre Mitarbeiter:innen auszugeben, diese zu konfigurieren und in Echtzeit zu verwalten und zu kontrollieren – und das für jede Unternehmensgröße. Ob als Selbständige:r oder wachsendes Unternehmen, mit Pleos flexiblem Abo-Modell finden Sie eine passende Lösung für Ihr Unternehmen – schon ab 4€ pro Monat.