Cómo mantener bajo control las suscripciones de tu empresa

Seguro que tu compañía está suscrita a varios servicios y herramientas. Desde el software directamente relacionado con el trabajo a la prensa diaria o la entrega de café mensual, las suscripciones se han vuelto una parte fundamental para cualquier empresa.

Cada vez más empleados necesitan un amplio abanico de tecnologías para trabajar de forma eficiente, ya sean herramientas de comunicación en remoto o soluciones específicas para un sector. Es lógico: la facilidad para darse de alta en la mayoría de SaaS (software as a service, por sus siglas en inglés) permite resultados inmediatos y también el probar diferentes herramientas. Resulta de una gran ayuda para los trabajadores, ayudándoles a ser más productivos e innovadores. 

Pero un gran número de suscripciones también puede dar quebraderos de cabeza a los equipos financieros. A medida que el gasto en suscripciones se divide entre diferentes miembros de la compañía, se vuelve más difícil controlar a dónde se está destinando el gasto de la empresa.

Una dificultad confirmada por algunas investigaciones. Según un estudio, el 71 % de las compañías tienen como mínimo una suscripción SaaS sin un responsable concreto de la facturación.

Y ahí empiezan los problemas… y también las soluciones. Concretamente, la que te trae Pleo. ¡Sigue leyendo para descubrirla!

¿Cuánto le están costando las suscripciones a tu empresa?

En las compañías tradicionales, el departamento informático era el encargado de controlar todo el software utilizado. Sin embargo, hoy en día este enfoque también puede volverse tedioso y no del todo transparente. 

En la actualidad, con equipos (y empresas) completamente en remoto, cientos de herramientas SaaS se han vuelto imprescindibles. Piensa en la app que acabas de utilizar para enviar un mensaje a un compañer@. Sí, eso también es una suscripción.

Es difícil precisar cuánto gasta cada compañía en suscripciones, ya que depende de su tamaño y modelo de negocio. Sin embargo, existen algunos indicativos. Ya en 2018, el gasto medio por empresa en suscripciones alcanzó los 343.000 $ (288.320 € aproximadamente) en los Estados Unidos.

En función de su trabajo, los empleados pueden utilizar decenas de suscripciones para hacer su trabajo de forma efectiva. Y contando, según la desarrolladora Zuora, las suscripciones de software como servicio (SaaS) han aumentado más del 10% durante la pandemia.

¿Y qué hay de las suscripciones “huérfanas”? Esas que se quedan en tierra de nadie cuando la persona encargada deja su puesto (o la empresa). Alguien sigue pagándolas, claro. Pero, ¿quién?

Si el gasto en suscripciones se descontrola, incluso el EBITDA puede verse afectado, ya que los costes operaciones estarían muy afectados.

Tres problemas, una solución: la vista general de suscripciones de Pleo

Si en tu empresa tenéis suscripciones (que seguro que sí), es muy probable que os hayáis enfrentado a alguna de estas situaciones:

🤯 Confusión sobre las suscripciones: ¿Qué es este pago? ¿Esto seguimos usándolo? ¿Alguien sabe quién contrató este servicio? Pues eso, ya nos entiendes.

❌ Falta de transparencia: carecer de un lugar en el que puedas centralizar todas tus suscripciones, independientemente del uso o del departamento que las necesite, aporta transparencia y permite tomar mejores decisiones.

💸 Descontrol sobre los costes: y no, no nos referimos a pagarlo todo con una misma tarjeta que acaba pasando de mano en mano. ¡Todo lo contrario! Una visibilidad completa te permitirá encontrar posibilidades de ahorro.

Pero tras los problemas, llega la solución. Te presentamos la vista general de suscripciones de Pleo. Una nueva funcionalidad que proporciona visibilidad a los administradores sobre todas las suscripciones de la empresa.

Gracias a esta vista tendrás todas tus suscripciones agrupadas en una sola pestaña de la app de Pleo. Ya no necesitarás asignar una tarjeta para cada suscripción y te ahorrarás el tiempo de comprobar cada una de las herramientas o estar pendiente de los pagos mensuales o trimestrales.

Además, Pleo es capaz de encontrar los recibos de cada suscripción en el correo electrónico gracias a Fetch, nuestro rastreador automático.

Ten en cuenta que la vista general de suscripciones todavía es una funcionalidad beta, por lo que estaremos encantados de recibir tus comentarios para mejorarla.