Cómo mantener tu presupuesto bajo control en períodos inflacionarios

Plantear objetivos económicos y que se alcancen una y otra vez es el sueño de todo director financiero habido y por haber.

¡Normal! 😅

No hay nada más satisfactorio que un trabajo bien hecho, y si eso provoca que la empresa vaya viento en popa... pues genial.

Pero bueno, para que los objetivos económicos se alcancen hay que tener bien controlado el presupuesto.

Si te lo pasas porque gastas demasiado, las cuentas se descuadran y adiós satisfacción.

Nos encontramos, además, en una época en la que las subidas de precios parecen no tener fin. Es decir, la amenaza de que tus presupuestos salten por los aires se acentúa.

¡Por eso estás aquí!

Porque con o sin inflación, los presupuestos hay que respetarlos y ya sabes que en Pleo nos tomamos este asunto muy en serio.

Y para muestra, un botón: aquí van seis consejos directamente relacionados con mantener los presupuestos de tu empresa bajo control.

¿Los vemos?

Pero antes, recuerda que prevenir es mejor que curar

Esto no va de dejar de gastar.

Sería ideal poder hacerlo, pero la realidad de las empresas que quieren prosperar es que hay que invertir.

En personal, en infraestructura, en equipamiento, en software... Ya sabemos que hay tipos de gastos para aburrir.

La idea con la que te tienes que quedar es que para cumplir con los presupuestos no tienes que reducir necesariamente el gasto, sino tenerlo perfectamente controlado.

Al céntimo.

Si alguien de tu equipo sale a almorzar con un cliente y se toma un café, tu empresa lo tiene que saber.

No para prohibírselo —nada más lejos—, sino porque cuando hablamos de gastos de empresa la información es esencial para poder maniobrar.

¿Te imaginas no saber absolutamente nada durante los meses de enero, febrero y marzo y que de pronto en el ejercicio contable de abril te enteres de que habéis gastado 5.000 € más de lo previsto?

Si un 9 de enero hubieras sabido que ya había un exceso de gasto de 700 € de acuerdo a las previsiones y proyecciones, podrías haber tomado cartas en el asunto para paliarlo en el resto del ejercicio.

¡Cooontrol! ✊

Ahora sí: 6 consejos para mantener el presupuesto bajo control

Y la solución definitiva, de postre final. Te permitirá llevar a cabo las acciones que te vamos a contar ahora.

¿Listo?

#1 Establece YA una política de gastos, en caso de no tenerla aún

Lo primero es lo primero: hay que poner normas.

Todo el personal de tu empresa debe saber cuánto se puede gastar en esto o aquello y cómo proceder al hacerlo.

¿Pide factura o con el ticket es suficiente?

¿Paga con su tarjeta? ¿Qué pasa si lo hace en efectivo?

¿Un almuerzo al día siguiente tras una cena con clientes lo puede meter como gasto de empresa o no se contempla?

¿Y si el límite es de 20 €, pero se gasta 25 €, qué pasa?

Todas esas preguntas han de tener su respuesta en una política de gastos adecuada que sea fácilmente accesible para todo tu personal.

Y debes asegurarte de que todos conocen su existencia, claro. Porque si creas una, pero se queda en el baúl del olvido, no servirá de nada.

Puedes empezar por aquí para generar tu propia política de gastos de forma rápida y sencilla 😌

#2 Crea presupuestos para objetivos realistas

Para poder controlar algo, primero hay que tener definido ese algo.

Los presupuestos.

El dinero que hay disponible para invertir en un período de tiempo determinado.

Lo defines basándote en los gastos e ingresos esperados, en cómo han ido los últimos ejercicios y en los objetivos a corto, medio y largo plazo.

Y en las circunstancias, claro que sí. Porque no es lo mismo presupuestar 14.000 € de gasto cuando estamos en bonanza que hacerlo cuando el IPC parece estar de excursión por el Himalaya.

Sé realista.

Por mucho que nos guste a todos crecer un 20 % al trimestre, no siempre es algo razonable.

Está bien poner objetivos una pizca por encima de las expectativas para que el equipo se motive, pero si te pasas solo vas a generar frustración y desmotivación.

Define los objetivos de forma adecuada y, cuando los tengas, plantea los presupuestos necesarios para alcanzar esos objetivos.

Asígnalos por partidas, por equipos, para gastos inesperados... pero asígnalos bien, que todos los managers lo tengan claro y hala, ¡a trabajar!

#3 Reparte tarjetas de empresa inteligentes

A tu equipo, para que gaste... de forma inteligente.

No es que vaya a modificar su conducta de gasto; eso debería venir definido en las políticas y limitado en las partidas presupuestarias, algo que ya deberían conocer.

Pero si repartes tarjetas de empresa inteligentes a tus empleados, te asegurarás de controlar el gasto generado por cada uno, del primer céntimo al último.

¿Por qué?

Porque estas tarjetas, normalmente, forman parte de una solución de gastos como una app que facilita muchísimo la labor de control 🙌

Y no solo eso, sino que además te ayudará a no dejarte ni un solo euro de IVA deducible, ya que las facturas y tickets desaparecen y una foto al justificante de pago puede ser suficiente de cara a Hacienda.

¿Cómo te quedas?

Las tarjetas de empresa inteligentes, además, permiten poner límites de gasto individuales, de modo que cada persona tenga su propio tope definido por su manager.

¡Eso sí que es tranquilidad!

#4 Controla los gastos en tiempo real

Ya no es solo controlar el gasto, sino hacerlo a tiempo real.

Un nivel más.

En cuanto Pedro salga por ahí y pague la cuenta de una comida con un proveedor con una tarjeta de empresa inteligente, su manager lo aprueba, se integra en el sistema y pasa a estar disponible como otro cualquiera.

Eso provoca que en cuanto se lleve a cabo el gasto ya se pueda contar con él para elaborar informes y sacar cuentas.

¿Te acuerdas del ejemplo que poníamos al principio? ¿Lo importante que era saber que cierto día ya había un total de X euros gastados?

Si controlas el gasto en tiempo real podrás obtener esa información en el momento que quieras, desde el primer segundo.

El margen de maniobra que te regala es una bendición para cumplir con el presupuesto y los objetivos planteados.

#5 Revisa al detalle con frecuencia

Recuerda que hablamos de un período de inflación, donde cualquier cosa puede subir como la espuma casi sin darte cuenta.

Pon que todos los meses Rosa hace un viaje de trabajo y se aloja religiosamente en el mismo hotel, pagando siempre los mismos 80 €.

También come siempre en el mismo restaurante, porque tienen un menú del día por 15 € que le encanta.

Tú ya cuentas con esos 95 € en cada viaje, pero de pronto... ¡BOOM! 💣

La noche de hotel pasa a costar 90 €, porque el coste de los suministros es más caro para ellos y han decidido subir los precios.

Y el menú del restaurante también aumenta, de 15 a 17 €, porque las materias primas se han encarecido.

El total pasa de 95 a 107 €.

Son solo 12 € más, pero estamos hablando únicamente de un viaje mensual de Rosa. 

Multiplica por el número de personas que trabajan en tu empresa, por tooodos los tipos de gastos que hay —no solo los generados en viajes de trabajo— y añádele la incertidumbre de la próxima subida de precios.

Todo eso hace que tengas que revisar con mucha más frecuencia que lo habitual.

Controla en tiempo real, sí, pero utiliza esa información.

Haz gráficos, compara y obtén informes visualmente atractivos que arrojen mucha luz a los managers con solo echarle un vistazo, de modo que puedan maniobrar.

Y si tienen que ponerle un nuevo límite a las tarjetas de sus empleados, que lo hagan sin miedo 👉

Y si tienen que llamar a la moderación ahora que hay vacas flacas, que no lo duden 👉

Y si todo va como la seda, que los feliciten por su desempeño y todos contentos, empezando por ti 🤩

#6 Ojito con las suscripciones

Pero mucho, ¿eh?

Una herramienta por aquí, un servicio de reparto por allá... y a la que te quieres dar cuenta echas números y hala, gran gasto a la vista con el que no contabas.

Mes a mes, además. Implacablemente, con cada renovación de la suscripción tu empresa va gastando partes de ese presupuesto que hay que controlar.

Las suscripciones, además, tienen una peculiaridad que las hacen especialmente peligrosas: las puede dar de alta cualquiera de la empresa, con el usuario que quiera. 

Si es una herramienta que solo va a utilizar esa persona, ¿por qué molestar al manager?

Lo hago con la tarjeta de empresa, uso mi correo para el registro y listos, a utilizarla.

Pero claro, si luego esa persona sale de la empresa... ¿da de baja la herramienta o la suscripción se mantiene activa hasta que tú o alguien de tu equipo os deis cuenta?

En fin, todo sea para decir que hay que mantener un ojo encima de las suscripciones, que por su recurrencia parecen gastos sencillos de controlar y en realidad se descuidan muuuy fácilmente.

De cómo gestionar suscripciones ya te hablamos en su momento, por cierto 🙃

En el gasto está la clave y para controlarlo, nada como Pleo

Como ves, mantener un presupuesto bajo control pasa por el gasto.

En saber en qué se está gastando el dinero el equipo. Pero al instante, no cuando ya es demasiado tarde para poner remedio.

Y que ese gasto pase a formar parte de informes y gráficos visuales que revelen todo tipo de información.

Para eso, nada como utilizar tarjetas de empresa inteligentes que cumplan con esa función, y que además permitan establecer límites de gasto individuales.

Y que extingan las notas de gastos, porque como todo el proceso se digitaliza, adiós muy buenas 👋

Oye, y si además también te permite tener las suscripciones atadas en corto... Pues como que no habrá presupuesto que se te resista, ¿no?

Esa solución definitiva de tarjetas + aplicación que te permite todo eso y más existe y se llama Pleo.

Y la puedes probar de forma gratuita, sin compromiso ninguno, para ver si es para ti.

¿Presupuestos bajo control incluso con una inflación desmedida? Hazlo realidad con una gestión de gastos «a lo Pleo» 😎