Facturas pendientes de emitir: cómo contabilizarlas para cumplir con el reglamento

Las facturas son un básico de tu empresa.

Si las gestionas bien te ahorras problemas con la Agencia Tributaria, mantienes un flujo de caja constante y los objetivos que plantees como CFO van cumpliéndose ejercicio tras ejercicio 🙌

¿Y si no?

¿Qué hay tras una mala gestión de la facturación?

Pues sanciones, pagos a destiempo, resentimiento de las relaciones con clientes y proveedores… en definitiva, una rentabilidad a la que le cuesta irse hacia arriba.

Pues bien: dentro de esa gestión de la facturación de tu empresa, existen las facturas pendientes de emitir, a las que hay que darle un tratamiento específico según la normativa.

Y es justo lo que vamos a ver: qué son las facturas pendientes de emitir y qué deberías saber respecto a su contabilidad para hacerlo bien y llevar tus cuentas al día, sin errores.

Adelanto: la cuenta contable 4309 será la protagonista.

Al lío, va 👇

Sobre las facturas pendientes de emitir

¿Qué es una factura pendiente de emitir?

Aquí el papel de tu empresa es el de vendedora. Es la que hace una venta.

El polo opuesto estaría  en las facturas pendientes de recibir,  donde la contabilidad ya sería otra historia.

Si es tu empresa la que vende, las facturas pendientes de emitir son aquellas que hacen referencia a ingresos devengados.

Es decir, tu empresa ya ha realizado la venta, pero no ha recibido el dinero ni enviado la factura.

¿Por qué?

Por políticas de empresa, por ejemplo, porque los días de facturación son los últimos cinco del mes y mantienes una relación cercana con tus clientes.

Ya has enviado el producto o prestado el servicio, pero la factura no está ni emitida ni enviada.

¿Cómo afecta este aspecto a la contabilidad de tu empresa?

Pues de eso va el asunto.

Contabilizar ventas sin factura

No has emitido la factura, pero sí que has hecho una venta. No hay ingreso, pero hay devengo.

Pues bien: según el Reglamento de facturación, tu empresa cuenta hasta el día 16 del mes siguiente para emitirla.

¿Y cuándo contabilizas la operación?

¿Al emitir la factura o en el momento que se ejecuta la transacción? 🙄

¡Lo segundo!

Al tener ese devengo, debes contabilizar el futuro ingreso como si fuera deuda, un pasivo. Y cuando envíes la factura y cobres, haces el ajuste contable y listo, ya estaría 👌

Pero ojo, que la obligación no cambia aunque el reconocimiento del ingreso se aplace: el IVA, por ejemplo, lo contabilizas en el momento de la transacción y no tras la emisión de la factura días o semanas después.

¿Y cómo lo harías con los libros de contabilidad?

Es tan sencillo como crear un asiento y añadir la cantidad al debe de la cuenta 4309... y cuando envíes la factura y cobres, compensar esa cantidad con el haber.

Por ejemplo, pon que un mes tienes albaranes con 1.000 € pendientes de facturar. Es decir, no hay factura, pero sí derecho de devengo.

Primero harías este asiento en la cuenta 4309:

Y cuando emitas la factura y cobres:

Ya ves: la cuenta contable 4309 es la elegida para contabilizar las cantidades pendientes de recibir, incluido el IVA.

Veámoslo con más detalle.

Cómo contabilizar facturas pendientes de emitir: los asientos

Recuerda, partimos de estas bases:

• Tenemos un ingreso devengado con factura pendiente de emitir; es decir, hemos hecho una venta, pero todavía no hemos emitido la factura
• Debemos contabilizar esa factura como un pasivo en el balance, porque representa una obligación 
• Una vez se emita la factura, habrá que actualizar el libro contable, reflejando la salida del pasivo y el reconocimiento del ingreso

¿Y qué asientos contables añadimos? ¿A qué cuenta?

¿Cuál es la cuenta contable de las facturas pendientes de emitir?

¿Y qué asientos contables añadimos? ¿A qué cuenta añadimos los importes de las facturas pendientes de formalizar?

Ya lo sabes 👇

La cuenta 4309 del PGC

La respuesta está en la cuenta 4309 Clientes, Facturas pendientes de formalizar.

Es ahí donde añadiremos un asiento contable al realizar la venta, y tras el envío de la factura haremos el ajuste a la cuenta procedente.

¿Vemos otro ejemplo? 🤗

Tu empresa es proveedora de otras, y maneja un volumen muy alto de ventas de microchips.

Para facilitar la gestión, las políticas dictan que se factura siempre el día 30 del mes, aunque las ventas se hayan realizado semanas antes.

Para simplificarlo, diremos que se trata solo de una operación.

El 18 de noviembre, vendes un microchip por valor de 100 € más 21 € de IVA, pero te esperas al día 30 para emitir y enviar la factura, junto con las del resto de clientes.

¿Cómo procederías?

Como hemos visto antes.

El mismo día 18 crearías un asiento contable en la cuenta 4309 Clientes, facturas pendientes de formalizar:

Pasan las casi dos semanas, emites la factura y la envías.

¿Cómo actualizas la contabilidad de las facturas pendientes de emitir?

Añadiendo este asiento contable:

Llevar el registro y contabilidad de forma precisa es condición indispensable para tener una contabilidad al día y cumplir con tus obligaciones como empresa 😌

Repasemos el proceso, que es siempre el mismo.

1. Aunque no hayas registrado la factura, registras el ingreso devengado en la cuenta contable 4309 Clientes, facturas pendientes de fornalizar, como pasivo.
2. Emites la factura antes del día 16 del mes siguiente y al hacerlo, haces un ajuste contable para cancelar lo contabilizado en la cuenta 4309 y pasarlo a la 430 Clientes
3. Y ojo, recuerda: el IVA debes contabilizarlo en el momento de la transacción, no en el de la emisión de la factura

Y es que ese es un error muy común: no contabilizar las operaciones hasta que se emite la factura y se cobra.

¿Qué pasa si no emites la factura pendiente de formalizar a tiempo?

Ya sabes: antes del día 16 del mes siguiente.

Pues que saldrían problemas de debajo de las piedras 😑

El primero de ellos, con la Agencia Tributaria, que lo considerará una infracción y podría imponerte una multa por cada factura pendiente no emitida.

El artículo 198 de la Ley Tributaria indica que las sanciones pueden llegar a los 6.000 €, así que cuidado.

El segundo problema lo tienes con tus cuentas, ya que si no emites la factura a tiempo, podrías tener problemas para declarar el IVA fuera de plazo. Y sin IVA deducible... las cuentas no estarán optimizadas.

Y finalmente, también tendrás problemas con tus clientes.

¿Por qué?

Porque si a un cliente no le das su factura, no podrá deducirse el gasto. Y si cuenta con ese gasto en su propia contabilidad y al final no se materializa, será toda una faena para él, por lo que vuestra relación podría resentirse.

Y sin clientes... ya sabes: adiós rentabilidad 😫

Optimiza tu flujo de trabajo si trabajas con muchas facturas pendientes de emitir

Las facturas pendientes de emitir son muy comunes cuando trabajas con muchos clientes.

Para ahorrar tiempo, las empresas estipulan emitir las facturas pendientes en un momento fijo del mes.

En esta situación, lo ideal es que cuentes con un proceso establecido que tenga en cuenta los movimientos contables y emisión de facturas a posteriori.

Los programas de facturación son perfectos para gestiones de este tipo, por lo que es necesario que te hagas con uno. Un programa que, además, conecte con tu software de contabilidad para llevarla al día, en tiempo real ☺️

Con la tecnología financiera de tu lado, llevarás un registro preciso de tus gastos, ingresos y facturas, tanto las pendientes de emitir como las de recibir.

Y cumplirás con la ley cuando llegue la factura electrónica, además 👏

Estos programas, ejemplo perfecto de la automatización de procesos, te lanzarán recordatorios cuando haya facturas pendientes de emitir, de recibir, de cobro o de pago.

¿Cuáles están pagadas?

¿Cuáles vencidas?

Te permitirán enviar recordatorios para los pagos pendientes, hacer seguimiento de cada factura o transacción y comunicarte con tus clientes y proveedores.

Sí, definitivamente necesitas un software de facturación que se lleve bien con el programa de contabilidad que emplees.

¿Y sabes qué más te hace falta? 🤭

Para todo lo demás, Pleo

Los cobros son esenciales en tu empresa. Sin ellos, no hay dinero en la caja ni forma humana de subsistir en un tejido empresarial cada vez más competitivo.

La gestión de una pequeña parte de los mismos es lo que acabamos de ver: las facturas pendientes de emitir.

Pero… ¿y cuando es al revés? 😐

¿Y cuando estamos hablando de gastos?

También tendrás que saber gestionarlos de forma óptima, porque si no… te expones al mismo caos y sanciones que con la mala gestión de las facturas pendientes de emitir, o incluso peor.

Gastos que se pierden y tu empresa no se deduce en el impuesto de sociedades 😩

IVA deducible que se abona, pero queda en el olvido 😩

Justificantes de pago extraviados, o con la tinta borrada, imposibles de deducir 😩

Y si no cumples con tus obligaciones tributarias, te la juegas a que te caiga una señora sanción que trunque el buen hacer de la empresa 😩

La solución a todo esto, como decimos, está en Pleo.

Se trata de una aplicación de control de gastos que funciona con tarjetas de empresa. Las repartes a tu equipo, empiezan a utilizarlas cuando se vayan de viaje y no se te escapará nada de nada.

Cuando alguien reciba una factura, solo tendrá que hacerle una foto para registrarla en el sistema de control, desde el que tú estarás vigilando y haciendo rolling forecast.

Podrás deshacerte del ticket o factura, porque Pleo es una aplicación para escanear facturas homologada por la Agencia Tributaria y la foto es legalmente más que suficiente.

¿Y si tienes una factura pendiente de recibir de un proveedor?

No pasa nada: al recibirla y hacer el pago, lo registras automáticamente en el sistema y lo controlas junto al resto.

¿Y la factura?

Podrás gestionarla muy fácilmente con Pleo facturas, para que no se te escape y puedas contabilizarla debidamente.

¡Ah! 😅

Sí, es que Pleo se conecta con los principales software de contabilidad, para que añadas los asientos de forma semiautomática, sin preocuparte de cometer errores contables.

¿Cómo lo ves?

¿Te animas a complementar las ventas, los cobros y las facturas pendientes de emitir con una gestión de gastos que no deje ningún cabo suelto? ✌️