20 herramientas de productividad para combatir la inflación

Cuando los precios de todo suben como la espuma se pueden hacer tres cosas: tragar y esperar que todo se revierta, tirar la toalla o tomar cartas en el asunto.

En Pleo somos partidarios de la tercera opción, la de hacer algo.

La de intentar combatir la inflación de forma activa, cambiando cosas.

Esos cambios se reducen a dos aspectos: o ganar más o gastar menos.

En este post tiraremos por lo segundo: gastar menos. Y lo vamos a hacer desde la productividad, aumentándola para que tu empresa pueda producir más en menos tiempo.

Si lo consigues de forma sustancial, estarás más que preparado por mucha crisis o inflación que se te ponga por delante.

Imagina que al aumentar la productividad de tu equipo logras pagar solamente 10 € por algo que antes te costaba 20 €.

Nada mal, ¿eh? 😌

Para ser más productivo se pueden hacer muchas cosas, pero hoy nos vamos a centrar solo en herramientas.

20 en concreto. Algunas gratuitas, otras no, unas de uso individual y otras multiusuario. Para realizar tareas de todo tipo y ganar en productividad desde cada pequeña acción.

¿Las vemos?

Gestión de proyectos con Asana, Trello y Notion

Las tres primeras herramientas de productividad son colaborativas y sirven para llevar proyectos 👌

¿Quién hace cada tarea? ¿Cuál es el plazo de entrega? ¿En qué estado se encuentra? ¿Qué dice el responsable de equipo sobre esta entrega?

Imagina tener todo eso concentrado en el mismo sitio. Un sitio al que cualquier miembro de la empresa pueda acceder.

Las tres herramientas cuentan con interfaces sencillas y siguen un sistema de tarjetas, por lo que si utilizas el sistema Kanban, podrás visualizar tus proyectos y tareas en diferentes columnas según su estado, como "por hacer", "en proceso" y "completado".

Las posibilidades son infinitas; hay tantas como formas en las que te quieras organizar.

Asana y Trello están quizá una pizca más limitadas que Notion, pero cumplen perfectamente su función.

Notion es, además de un excelente gestor de proyectos, una herramienta en la que alojar información relevante para tu empresa, como políticas de gastos, planes de precios, manuales de marca o documentos de onboarding para nuevos empleados.

Tanto Asana como Trello y Notion tienen versión gratuita más que suficiente, aunque si pagas aumentarás la cantidad de usuarios que tengan acceso a los paneles.

Gestiona tus redes sociales con Oktopost

Herramienta genial para llevar las redes en negocios B2B 👥

Ya no solo es programar qué quieres publicar desde cada plataforma, sino que incluye un completo sistema de análisis para saber el resultado directo de cada acción y también hace escucha social.

La escucha social te permitirá conocer tendencias, qué se está diciendo sobre un tema en particular y rastrear conversaciones en busca de nuevas oportunidades de marketing.

Es como si tuvieras a una persona trabajando dedicada exclusivamente a buscar, buscar y buscar, pero lo hace una herramienta que además te deja programar y analizar.

Otra función con la que cuenta es la del social advocacy, para convertir a las personas de tu equipo en los mejores embajadores de marca.

Y por si todo eso fuera poco, Oktopost también se puede conectar con tu CRM o herramienta con la que tengas tus automatizaciones de marketing, para que esté todo sincronizado y consigas ese plus de productividad sin despeinarte.

Oktopost tiene versión gratuita, claro, pero sí que puedes solicitar una demo sin compromiso.

Gestiona tu equipo con Lattice

Lattice es la herramienta perfecta para que toda tu plantilla avance en la dirección correcta 👉

¿Cómo lo hace? 

Permite a los managers gestionar sus equipos, en conjunto y en el plano individual 1:1.

Se establecen objetivos mediante OKRs, se les hace seguimiento y se automatizan reportes, de modo que todo el mundo tenga claro el punto en el que está, lo que tiene que hacer y hacia dónde va.

Si en tu empresa hay varios equipos, Lattice es una herramienta de productividad más que interesante que, desgraciadamente, no cuenta con versión gratuita.

Graba tu pantalla con Loom, Vidyard o Tella

Imagina que tienes que explicarle algo en la pantalla de tu ordenador a doce personas.

¿Les dices que se acerquen a tu puesto de trabajo para que te vean mientras lo haces?

No: grabas tu pantalla con una de estas herramientas y envías el link a quien proceda, para que vean el vídeo las veces que haga falta 🖥

De esa forma, si alguien necesita repasar la información, no tiene que preguntar a los compañeros; es suficiente con volver a ver la grabación del vídeo, al que además se pueden añadir comentarios.

La de reuniones que pueden sustituir… ¡y además no ocupan espacio en local!

¿Quieres hacer videotutoriales? ¿Una explicación breve a una persona en concreto? ¿Crear un manual para dejar documentado un proceso complejo?

Todo con Loom, Vidyard o Tella, que en sus versiones gratuitas podrás grabar y distribuir un número determinado de grabaciones o hacerlo de forma ilimitada durante 7 días.

Cuida a tu equipo con Culture Amp

Ya comentábamos en su momento que una tendencia del futuro laboral era mantener a tu equipo feliz y contento.

Es, definitivamente, el mejor antídoto para retener talento y, con ello, ser una empresa cada vez más productiva.

Una forma de demostrar que les tienes en cuenta, más allá de la flexibilidad laboral, es mejorar su experiencia de trabajo con una herramienta como Culture Amp 🤗

Con ella podrás realizar encuestas internas y descubrir la perspectiva de cada persona de tu equipo. Y eso te ayudará a priorizar mejor tus recursos y crear cultura empresarial.

Culture Amp no cuenta con planes gratuitos, sino con varios de pago, en función de lo grande que sea tu plantilla. 

Programa y sincroniza reuniones con Cron

«Vale, envíanos invitación y nos reunimos».

Y caos, porque luego a alguien no le va bien y hay que moverlo todo, y al final para poder reunirse hacen falta varios intentos e invertir más tiempo del necesario ☠

¿Te suena?

Cron es una herramienta que se conecta con tu Google Calendar y permite enviar invitaciones de reuniones online a varias personas a la vez, sea en la plataforma que sea 🗓

Cron es gratuita y no lleva mucho tiempo en el mercado, así que... ¡aprovecha, antes de que se viralice y sea necesaria una suscripción de pago!

Mide, pero a lo grande, con Amplitude

¿Te ha pasado alguna vez que Google Analytics se te queda pequeño?

Que sí, que dice cuánto se visita una página y de qué canal proviene la visita, pero no permite profundizar mucho más ni creando eventos específicos.

¿Te gustaría conocer en detalle el comportamiento de una cohorte en particular? 

¿Y si quieres cruzar datos complejos para generar sofisticados informes?

O medir hasta el más mínimo detalle de una campaña cuando haces un test A/B, o saber qué hace un cliente en cada momento de su customer journey.

Bueno, pues todo eso lo puedes hacer con Amplitude, una herramienta que ayudará a tu empresa a ser más productiva desde la medición total 📐

Amplitude cuenta con una versión gratuita para empezar, probar y ver si es para tu empresa.

Traduce sin errores con Lokalize

Cuando tienes que traducir algo, lo normal es que envíes el contenido a una empresa de traducción.

Puede pasar que el servicio tarde mucho, que no respeten el SEO o, lo peor: las dos cosas y que pierdas tanto tiempo como dinero.

Una web completa, una página de venta, una app, un SaaS, un email... Si necesitas traducir en distintos idiomas y quieres una precisión quirúrgica que respete todo lo importante y se adapte al idioma de destino, Localize es tu opción.

Aunque no cuente con versión gratuita, los planes de pago de Localize te harán ahorrar tiempo, dinero y disgustos a partes iguales, que ya sabes que las traducciones son siempre un dolor de cabeza.

Hasta ahora, claro 😬

Analiza qué te aporta cada cuenta de usuario con Vitally

Una vez entra un usuario o un cliente en el sistema, ¿en qué medida se convierte en beneficio para tu empresa?

¿Cuánto paga?

¿Cuánto aporta anualmente?

¿Quién tiene la suscripción en pausa?

¿Ha completado el proceso automatizado que tienen todas las nuevas altas?

Vitally es una herramienta magnífica para conocer el estado de salud de tus clientes 📈

Una fuente de información valiosísima para que equipos como el financiero o atención al cliente mejoren su productividad.

Vitally no tiene un rango de precios, sino que es totalmente a medida. Pide hablar con uno de sus agentes, que vea lo que necesita tu empresa y hala, ¡a conocer a fondo cómo está funcionando cada uno de tus clientes!

Trabaja y colabora en equipo con Miro

Pero en equipo de verdad, ¿eh?

Que vale, en Google Drive puedes ver ediciones en tiempo real de tu equipo, pero en sus documentos solamente y es un caso poco frecuente.

Esta herramienta permite hacer aportaciones visuales a todos los participantes en una reunión, por ejemplo, en un mapa, en un diagrama de flujos o en una simple lluvia de ideas 💡

Se conecta con otras herramientas de tu día a día y añade ese componente visual, de modo que tu equipo pueda sumar de forma colaborativa con sus propias ideas.

Miro tiene versión gratuita, para que pruebes a ver si es para tu empresa 🤟

¿Usas el teléfono? Graba y transcribe con Jiminny, Modjo y Upbe

Si tu empresa vende mediante el uso del teléfono o utiliza este canal para dar soporte al cliente, herramientas como estas pueden darte información utilísima 📞

La transcripción de las conversaciones que tu equipo tenga por teléfono son solo el principio.

Con ellas podrás revisar información y, con un volumen significativo de llamadas, darás con patrones que te indiquen cómo actuar ante las nuevas situaciones que se os presenten.

Pero si encima haces uso de la inteligencia conversacional —Jiminny y Upbe la tienen—, estos patrones te serán dados sin apenas esfuerzo.

Todo de forma automática 🙌

¿Te imaginas la diferencia? Un comercial vendiendo por teléfono sabiendo exactamente qué decir cuando el cliente menciona una palabra u otra, entendiendo sin esfuerzo cómo se está sintiendo.

Con esa «empatía» extra todo será más fácil.

Ni Jiminny, ni Modjo ni Upbe tienen versión gratuita, pero si piensas en todo lo que puedes hacer con ellas en caso de utilizar teléfono... es más que lógico.

Mide el tiempo que necesita tu equipo para realizar sus tareas con Toggl

Qué bueno sería saber cuánto tarda alguien en realizar una tarea, ¿eh? ⏳

Cuando partes de cero, a Toggl no le ves mucho sentido porque no tienes nada medido, pero cuando lleves unas semanas o meses utilizando esta extensión lo entenderás.

Cuando tu equipo comience una tarea, dile que active el contador y cuando termine, que lo pare.

Cronometra todo lo que haga, categoriza por proyectos y por clientes y haz números, que te dirán de todo: quién es más productivo, cuánto produce esta persona haciendo esta tarea en relación al coste que supone, etc.

Toggl tiene versión gratuita, suficiente para que la utilicen todas las personas de tu equipo.

Máxima concentración con Brain FM

Hay personas que trabajan bien con el sonido ambiente de la oficina, de casa o del coworking en el que estén.

Las hay que o están en silencio absoluto o no hay manera, y también están las que necesitan música.

La concentración es un mundo para cada uno.

Pues bien: Brain FM ayuda a esas personas que se distraen con facilidad a concentrarse para sacar sus tareas adelante en el menor tiempo posible 😎

Lo hace con pistas de música, especialmente diseñadas para mantener la concentración y no pensar en otra cosa.

Brain FM tiene versión gratuita, para que la pruebes con tu equipo y compruebes si os ayuda a ser más productivos en vuestras labores.

Despreocúpate de la gestión de gastos con Pleo

¿Qué te han parecido las herramientas hasta ahora? ¿Te ves probando alguna? ¿Hay futuro?

Pues vamos con el postre 🍰

Acabamos este listado de herramientas para aumentar la productividad con una que no gustará solo al equipo de contabilidad y finanzas, sino a cualquier persona de la empresa que tenga que acometer un gasto.

En una empresa, cuando alguien hacía un viaje de trabajo y pagaba con su dinero, rellenaba una nota de gastos y a final de mes se hacían las cuentas.

Las facturas y tickets perdidos eran habituales.

La tinta que se va, también, dificultando la lectura de lo que pone y haciendo que todo el mundo perdiera demasiado tiempo.

Con Pleo, un trabajador paga con la tarjeta de empresa, le hace una foto a la factura simplificada, el gasto se integra en el sistema tras ser aceptado por el manager y contabilidad ya no tiene que ir detrás de nadie.

Y adiós a las notas de gastos 👋

Imagina la de horas, horas y horas que se ahorraría todo el mundo al cabo del año dejando los gastos en manos de una herramienta así.

En fin, solo nos queda recomendarte que la pruebes, porque Pleo también tiene versión gratuita.

Y que compruebes cómo aumenta la productividad de todo el mundo a partir de una sencilla —pero completa— app para gastos de empresa. ¡Toma esa, inflación! 🤙