Empezar con Pleo
Pleo automates

Cuando el trabajo se hace de forma individual te puedes permitir el caos que te apetezca siempre que encuentres todo. Pero cuando decides incluir un equipo de trabajo para tu negocio la cosa cambia.

Es difícil delegar, pero si además no tienes la seguridad de tenerlo todo bien atado, gritarás: ¡y por qué me metí yo en eso!

Ahora estarás pensando, pero si yo tengo el mail muy organizado con mis carpetas (infinitas, por cierto), colores y etiquetas. Seamos honestos, ¿has calculado el tiempo que tardas en buscar un correo concreto? Lo sabemos, más de lo imprescindible.

Cuando un equipo entra a colaborar contigo cada persona tiene su propia forma de hacer las cosas, sus tiempos y metodología. Por suerte, con la evolución de internet y el desarrollo de apps podemos tener la vida más fácil.

“La gestión eficaz es la disciplina llevada a cabo”. Stephen Covey.


Calma y respira, tenemos la solución para que el trabajo esté ordenado, coordinado y, sobre todo, te permita con solo un vistazo tomar decisiones estratégicas, por ejemplo: asignar más recursos a un proyecto, organizar ese gran proyecto que tiene tantos frentes o coordinar a varios especialistas de forma remota.

Estas herramientas te harán más eficiente. Aquí va nuestra lista de imprescindibles:

#1 Toggl

Es una aplicación para medir el tiempo. Permite asociar la medición por proyectos y por tareas. 

Su uso es sencillo, con tan solo un botón es posible iniciar el contaje, “play” o pararlo, “stop”. Al principio puede ocurrir que te olvides de iniciar o parar la grabación, pero cuando lo tomes como un hábito verás muchas ventajas.

De esta manera, por ejemplo, podrás analizar la rentabilidad de cada hora dedicada a un proyecto, podrás definir bien tus precios, calcular el volumen de trabajo que puedes asumir y/o las personas que necesitarás para el proyecto.

Ventajas:

  • Su plan gratuito es perfecto si tu empresa es pequeña, donde puedes registrar hasta 5 personas de tu equipo.
  • Dispone de app para iOS y Android.
  • Tiene una extensión de Chrome llamada Toggl Button: Productivity & Time Tracker .
  • Tiene incluido en su software el método Pomodoro. Es una técnica que permite hacer más llevadera una tarea, estableciendo intensos pero cortos periodos de trabajo, con descansos con el fin de hacernos más conscientes de cómo empleamos nuestro tiempo. 

Toggl te lanza avisos automáticos para que te tomes ese merecido descanso.

  • Se integra con otras herramientas como Asana, Trello, Todoist.

#2 Trello


Herramienta que permite definir flujos de trabajo organizado por tableros como parte de un proceso donde cada unidad funciona de forma individual sin hacer ruido en el resto de tableros.  

Por ejemplo, dentro de un proceso de compra se puede establecer un tablero para iniciar las conversaciones con un cliente. Crea todos los tableros que necesites para cubrir el proceso de compra: primer contacto del cliente, pago, trabajo en curso y trabajo entregado.

Si prefieres utilizarlo solo para organizar las tareas de tu equipo también es perfecto.

La herramienta tiene muchas opciones disponibles, además de integraciones, por lo que os recomendamos que investiguéis si es adecuada para vuestro negocio.

Ventajas:

  • Integración con otras herramientas como, por ejemplo: Drive, DropBox, Evernote.
  • Siempre sincronizado con cualquier dispositivo.
  • Tiene un sistema sencillo de avance de tareas, solo desplaza la tarjeta para cambiar de estado.

#3 Slack

La gran potencia que tiene Slack es su gran versatilidad a la hora de integrarse con otros sistemas. Pero no nos adelantemos. 

Slack es una herramienta de comunicación para equipos. Olvídate del email. Todo lo que tengas que comunicar estará organizado por temas, dentro de cada tema habrá un hilo, con toda la conversación organizada.

“Reúne al equipo, estés donde estés”. Slack.

Ventajas:

  • Puedes crear canales generales privados, solo los verá el usuario que tenga una invitación expresa. 
  • Se elimina el ruido, si se utiliza bien claro. Si quieres hablar con alguien en concreto puedes hablar de tú a tú por privado fuera de los canales “generales”.

De esta manera no molestas al resto del equipo con temas que no les afecta.

  • Puedes abrir tantos canales como quieras.
  • Dentro de Slack tu equipo podrá utilizar otras aplicaciones como: Trello, Zoom, Drive, DropBox, Google Calendar, entre otros.

Dispone de versión de escritorio y versión (bastante completa) para dispositivos móviles.

Si tu equipo es pequeño con el plan gratuito es más que suficiente. El día que entres en Slack no querrás utilizar otra herramienta para comunicarte, quedas advertido 😅.

#4 R2Docuo

R2Docuo es un gestor de aprobación y almacenamiento en la nube de documentos.

A priori parece una herramienta más, pero esconde un robusto software donde tres de las ventajas (tiene más) que más nos gustan son:

  • La efectiva búsqueda de metadatos. Añades una palabra en el buscador y localizará en segundos qué documentos de los que tienes almacenados contienen esa palabra.
  • Su aspecto similar a un explorador de Windows. Esto hace que la navegación sea amigable para cualquiera.
  • Su sistema de permisos según el tipo de usuario es muy específico. Esto hace que la seguridad sea máxima, cada documento lo puede ver o editar quien lo necesite en cada momento.

R2Docuo es tan flexible que se puede adaptar a cualquier tipo de necesidad documental. 

Algunos de los beneficios:

  • Aumenta la productividad. No se pierde tiempo, por ejemplo, buscando el documento en un correo, cotejando versiones o preguntando quién debe aprobarlo, está todo parametrizado con antelación.
  • Reduce tiempos de respuesta. Imagina que un documento necesita pasar por tres departamentos, cada uno con sus prioridades. Pues con esta herramienta se definen plazos y cuando se marca como listo pasa la responsabilidad al siguiente.
  • Cada persona se responsabiliza de su tarea. Deja diseñado tu proceso, es decir, por donde viajará cada documento y quién será responsable de él en cada momento.

Dispone de una prueba gratuita de 30 días. Y se puede utilizar desde cualquier dispositivo móvil o de escritorio.

#5 LastPass

Seguridad ante todo y más cuando trabajas en equipo. Déjanos preguntarte:

  • ¿Pones la misma contraseña en todos los accesos?
  • ¿Recuerdas todas y cada una de las contraseñas que tienes?
  • Cuándo te piden una contraseña, ¿te pones en modo Golum? Mi tesorooo.

Pues esta herramienta permite almacenar todas las contraseñas que tengas de cualquier aplicación, web o herramienta digital.

Ventajas:

  • Un inicio de sesión y acceso a todo con un solo click.
  • Puedes generar contraseñas cifradas. 
  • Tus compras en internet más seguras y sencillas.
  • Y la mejor sin duda, comparte con otra persona tus accesos sin que vea cuál es la contraseña.

Tiene un plan gratuito para un usuario con limitaciones y dos planes de pago con bajo coste. 

Ya te hemos mostrado qué pueden hacer por ti las distintas herramientas digitales, hay muchas más, tan solo queda probarlas y ver cuál se adapta mejor a tu empresa.

En Pleo también estamos a tu lado para hacerte la vida más fácil, solucionamos los gastos de empresa para siempre. Rápido y sencillo, somos Pleo.

Haizea de Pedro - Content Freelancer Pleo Spain

Haizea de Pedro

Content Producer, Spain

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