Onboarding de empleados: cómo crear un onboarding de empresa para incorporar personal

Es un hecho: cada nueva incorporación es una oportunidad para transmitir cultura empresarial, definir expectativas y acelerar la productividad, algo que no llega por sí solo.

Necesitas que la persona se integre cuanto antes, y eso lo consigues con lo que se conoce como onboarding de empleados u onboarding de empresa.

Un buen onboarding evita meses de adaptación lenta e improductiva y reduce la rotación del personal y sus costes asociados. 

Es un sistema que combina claridad, acompañamiento y control, y hoy en día este proceso ya no recae solo en recursos humanos; involucra a líderes de equipo y a finanzas, porque cada incorporación no deja de ser también una inversión.

Y como tal, tú, como líder financiero debes tenerla bien controlada, y para eso estamos aquí.

Vamos a ver qué es el proceso de onboarding de empleados en una empresa, por qué es esencial diseñar bien el proceso, cuáles son sus fases y qué herramientas lo hacen más ágil y eficiente.

Deeeentro onboarding de empleados.

Qué es el onboarding en una empresa y por qué necesitas uno

El onboarding es el recorrido que hace cada persona que llega nueva a la empresa desde el primer día hasta que se siente parte de ella. 

No se limita a explicar tareas o dar acceso a las herramientas: es un proceso que ayuda a comprender cómo funciona la empresa y cuál es el papel de cada uno dentro del equipo.

Sin un onboarding definido, las incorporaciones que hagas avanzan un poco a ciegas, a verlas venir. Se generan dudas, se ralentiza la productividad y se pierde la fantástica oportunidad de transmitir desde el inicio la cultura empresarial y la manera de trabajar.

En cambio, cuando existe un proceso claro, el efecto es inmediato. Las nuevas incorporaciones que haces entienden mejor su rol, se sienten acompañadas y pueden empezar a aportar valor antes, casi desde el principio. 

Objetivo del onboarding en una empresa

¿Para qué sirve el onboarding?

El objetivo principal del onboarding es conseguir que cada incorporación pase de ser «la persona nueva» a un miembro activo y alineado con el resto del equipo en el menor tiempo posible.

Para lograrlo, el proceso busca esto: 

• Dar claridad sobre funciones y responsabilidades
• Transmitir la cultura y valores de la empresa
• Facilitar todas las herramientas necesarias para trabajar sin impedimentos

Un onboarding bien planteado, además, también te aporta control, ya que permite que cada persona conozca desde el inicio las normas internas, los procesos de cumplimiento y las expectativas de la empresa.

En el fondo, y dicho con otras palabras, hablamos de acelerar la adaptación.

Que alguien nuevo tenga clarinete qué se espera de él, cómo encaja en la estructura y qué impacto tendrá su trabajo. Si ese objetivo se cumple, la integración será mucho más rápida y productiva.

Beneficios del onboarding de empleados

Cuando estructuras bien el onboarding, acabas notándolo —para bien, obvio—de más formas de las que podrías pensar en un primer momento.

Por un lado, consigues que tu equipo se quede. Que no se vaya.

¿Y si resulta que acabas de fichar a la que hubiera sido la futura estrella de la empresa... pero se va porque le costó mucho integrarse? 

Retener talento cualificado siempre es más barato que volver a contratar, y un proceso de incorporación sólido reduce esa rotación que taaanto impacto tiene en los gastos.

También mejoras la productividad, claro: si una persona entiende desde el primer día qué se espera de ella y con qué recursos cuenta, empieza a aportar valor antes. Y ese tiempo que ganas se traduce en resultados tangibles.

Fenomenal, ¿no?

El onboarding, además, refuerza el sentido de pertenencia. Si alguien se siente acompañado y bienvenido, se compromete más rápido con los objetivos de la empresa y cuida su trabajo como propio, lo que vuelve a disparar su productividad.

Y no olvides el aspecto económico, ojo: cada indeseable salida temprana implica repetir la selección de personal, su formación y su adaptación. Eso es dinero y tiempo perdido. Con un onboarding cuidado, reduces al mínimo esas fugas fatídicas.

Resumiendo: más retención, motivación, productividad y menos gastos colaterales, beneficios suficientes para justificar la dedicación de tiempo a tener un onboarding bien diseñado 😂

Tipos de onboarding en empresas

No, no todas las incorporaciones siguen el mismo camino. 

El sector, el tamaño de la empresa o incluso el grado de teletrabajo marcan cómo recibes a cada persona. 

Lo importante es no improvisar y que elijas un modelo coherente con tu cultura, así que aquí van los tres más habituales:

• Onboarding presencial: es el formato más tradicional y sigue funcionando muy bien en empresas donde la oficina es el centro de la actividad. La persona llega, conoce a su equipo cara a cara, recorre las instalaciones y recibe la formación inicial de forma presencial. Tiene la ventaja de la cercanía inmediata, pero también exige preparar con antelación los espacios, las presentaciones y las sesiones de arranque.
• Onboarding semi-digital: aquí combinas lo mejor de los dos mundos. Antes del primer día, compartes manuales, presentaciones o incluso vídeos de bienvenida para que la persona llegue con una idea clara de cómo funciona la empresa. Ese «pre-onboarding» reduce la incertidumbre y permite aprovechar mejor el tiempo cuando empieza físicamente en la oficina. Es una modalidad cada vez más común porque acelera la integración y hace que el primer día sea más fluido.
• Onboarding digital o remoto: diseñado para equipos distribuidos o multinacionales, donde todo el proceso —bienvenida, formación, acceso a herramientas y seguimiento— ocurre online. Puede parecer frío si lo dejas en simples correos y documentos, pero bien planteado puede ser incluso más eficiente que el presencial. Videollamadas de bienvenida, sesiones interactivas y recursos digitales evitan que alguien se sienta aislado detrás de la pantalla. La clave está en usar tecnología que acompañe de verdad y cree una experiencia cercana.

El formato cambia, sí, pero la idea es la misma: que cada nueva incorporación entienda qué se espera de ella y cómo encaja en el equipo. 

Si defines bien el proceso, dará igual si la persona está en la oficina, en casa o en otro país con catorce horas de diferencia horaria: su experiencia siempre será clara y coherente.

¿Vemos las famosas etapas del proceso de onboarding en una empresa? Vamos al lío, va.

Las etapas del onboarding

Un buen onboarding no es improvisado ni se resuelve en un par de reuniones rápidas.

Funciona como un recorrido con distintas fases, donde cada paso suma y prepara el terreno para el siguiente. 

Cuanto más claro tengas este proceso, más fácil será que la persona se adapte y aporte valor desde el principio.

#1 Fase 1: Preparación antes del primer día

El onboarding empieza antes de que la persona cruce la puerta —o se conecte por primera vez—. 

Aquí tu objetivo es tenerlo todo listo: el contrato firmado, los accesos creados, el equipo configurado y el espacio de trabajo preparado.

También puedes enviar un kit de bienvenida digital o físico, un correo con información básica o incluso un vídeo de presentación del equipo. 

Ese gesto anticipado de nada genera confianza y reduce los nervios para la persona nueva.

#2 Fase 2: Bienvenida y primer día

El primer día es esencial. 

Aquí no basta con hacer una pequeña reunión genérica y hala, a trabajar: organiza una bienvenida cálida, presenta al equipo y deja claros los horarios, recursos y expectativas.

Es el momento ideal para asignar un mentor o compañero que acompañe a la persona en sus primeros pasos, y para transmitir de manera directa la misión y valores de la empresa. 

Así, además, reforzarás el sentido de pertenencia desde el principio.

#3 Fase 3: Primera semana de adaptación

Durante la primera semana, lo más importante es la orientación. 

Incluye formaciones iniciales, sesiones prácticas sobre herramientas internas y reuniones con los responsables del área.

Es momento de construir la confianza: asegúrate de que la persona tenga espacios para preguntar, revisar dudas y recibir retroalimentación. 

Si lo haces, evitarás errores y acelerarás la curva de aprendizaje.

#4 Fase 4: Primer mes y seguimiento

La incorporación no termina tras la primera semana. Hay dar continuidad con reuniones periódicas de seguimiento, para que dé su opinión y conversaciones sobre el futuro.

Esta etapa final sirve para confirmar que la integración avanza bien, ajustar lo que haga falta y motivar a la persona viendo su crecimiento dentro de la empresa. 

Es la fase que convierte una buena bienvenida en una relación sólida a largo plazo; si lo logras, la persona —y la empresa— habrá completado el onboarding con éxito.

¡Viva! 

Cómo hacer un onboarding exitoso: consejos y claves

Saber las fases del onboarding es un buen comienzo, pero lo que lo convierte en un éxito rotundo son los detalles. 

¿Vemos algunos?

• Personaliza la bienvenida: no hagas que cada incorporación viva un proceso idéntico y genérico. Ajusta ejemplos, formaciones o dinámicas según el rol y la experiencia de la persona; así se sentirá más valorada desde el principio.
• Integra al nuevo miembro en proyectos reales: no dejes que la primera semana sea solo teoría. Dale una pequeña tarea vinculada a un proyecto en curso, con apoyo, para que vea que ya está contribuyendo al equipo de forma práctica.
• Celebra pequeños logros: marca hitos alcanzables en los primeros días —como completar una formación o presentar una idea— y reconócelos públicamente. Esto refuerza motivación y confianza.
• Crea conexiones transversales: fomenta encuentros no solo con su equipo directo, sino con otros departamentos. Así la persona entiende mejor cómo funciona la empresa y genera vínculos más sólidos.
• Simplifica la burocracia: automatiza al máximo las firmas, accesos y gestiones administrativas. Cuanto menos tiempo se pierda en papeleo, más rápido podrá enfocarse en su rol.
• Haz partícipe a su manager: el onboarding dejó de ser una tarea única y exclusiva de recursos humanos hace tiempo. El responsable directo debe estar presente y activo en la integración para dar contexto, prioridades y apoyo real.
• Refuerza el propósito: conecta cada tarea con el impacto en el negocio. Cuando la persona entiende «para qué» hace algo, el compromiso se multiplica.
• Cuida el ritmo de la información: dosifica lo que compartes. Mejor avanzar pasito a pasito de forma clara que saturar con manuales interminables que luego nadie recuerda.
• Apóyate en la tecnología: hoy en día existen herramientas que simplifican el onboarding, desde firmas digitales hasta las plataformas de formación online. Ahora mismo nos metemos en eso.

Lo que buscas con estos consejos es sencillo: que cada incorporación tenga claro qué se espera de ella, se sienta acompañada y vea que la empresa apuesta por su desarrollo.

Si consigues eso, la motivación y la productividad llegan solas.

¿Profundizamos en la tecnología para el onboarding?

Herramientas que te van a facilitar el proceso de onboarding

La teoría está clara, y para la parte práctica... si te apoyas en tecnología te ahorrarás tiempo y más de un dolor de cabeza hasta dar con el proceso de onboarding perfecto.

Lo cierto es que hay un montón de recursos que hacen que cada nueva incorporación sea más ágil, sencilla y consistente. 

No se trata de saturar con plataformas, sino de elegir las que mejor encajan con la forma de trabajar y filosofía de la empresa.

¿Vemos las más comunes? 👇

• Listas digitales: tener una lista compartida asegura que nada se queda colgado. Desde el acceso al correo hasta la primera reunión con el manager, todo queda marcado y visible.
• Firma electrónica: olvídate de firmar documentos físicamente. Con herramientas de firma digital se resuelven contratos y autorizaciones en minutos, sin papeles ni retrasos.
• Plataformas de formación online: los famosos LMS (Learning Management Systems) te permiten centralizar cursos, materiales y evaluaciones, de manera que la persona pueda aprender a su ritmo, con registro de progreso incluido.
• Chatbots internos: ideales para preguntas recurrentes, como pueden ser cómo pedir vacaciones, dónde está un manual o qué política se aplica en este tipo de gasto de empresa en particular. Responden al instante y liberan un poco de faena a recursos humanos.
• HRMS integrados: los sistemas de gestión de personas (Human Resources Management System) conectan nómina, vacaciones, evaluaciones y, cómo no, el onboarding. Así evitas tener los procesos dispersos en tres o cuatro programas distintos.
• Herramientas multimedia: grabaciones rápidas, tutoriales en vídeo o presentaciones interactivas que sustituyen a los típicos manuales en PDF eternos. Más fáciles de consumir y mucho más efectivos.
• Automatización de flujos: configurar recordatorios, correos o accesos automáticos hace que el proceso sea escalable. Cuando incorpores a varias personas a la vez, agradecerás tenerlo todo estandarizado.

Las herramientas no sustituyen al factor humano, ojo, pero sí te permiten que el onboarding no dependa de la memoria de nadie, lo que la mayoría de veces será una gran ventaja.

La tecnología es, de hecho, el puente perfecto entre la bienvenida personal y el control que necesitas como líder financiero y estratégico de la empresa.

Para onboarding de empresa, Pleo

¿Pleo?

¿Pero no es una herramienta financiera de gestión y control de gastos? 

Lo es, pero... piensa en alguien que llega nuevo a la empresa, todo lo que tiene que aprender. El onboarding le facilita la tarea de ponerse en marcha e integrarse, pero hay algo a lo que se tendrá que enfrentar sí o sí: los gastos.

Cuando se vaya en su primer viaje de trabajo y le apetezca un café, ¿se lo cargará a la empresa o adelantará de su propio dinero?

¿Acudirá a la política de gastos de viaje o improvisará porque pensará que es un documento muy complicado?

Ahí entra en juego el binomio perfecto: la app de control de gastos de Pleo y las tarjetas inteligentes 🖤

Dale a cada nueva incorporación una tarjeta física o virtual con límites claros y políticas de gasto preconfiguradas desde el día uno. Así no hay dudas, ni improvisación, ni adelantos innecesarios.

El beneficio es doble, además. 

Para la persona, seguridad y confianza: sabe qué puede gastar y cómo, sin miedo a equivocarse ni perder tiempo con trámites. 

Y es cómodo, porque va con su tarjeta a todos lados y nunca tendrá que adelantar dinero propio. 

¡Satisfacción total!

Y para ti, es control y visibilidad en tiempo real: cada gasto aparece en el sistema en tiempo real, categorizado y vinculado a su justificante de pago, sin papeleos posteriores. 

Eso es información en tiempo real para tomar decisiones con seguridad. 

Y si te genera desconfianza que los nuevos empleados se vayan con una tarjeta de empresa con fondos ilimitados de viaje, recuerda que puedes configurarlas, poniéndoles límites personalizados.

Incluir a Pleo en tu proceso de onboarding es demostrar que tu empresa apuesta por la transparencia, por la autonomía del equipo y por procesos financieros modernos que garanticen una operativa fluida.

Y así... la rotación de personal será bajísima, inversamente proporcional a la productividad de un equipo comprometido al máximo con la empresa.

Ya sabes, incluye la gestión de gastos de Pleo en tu onboarding de empresa y empieza a beneficiarte desde ya.