Les critères d’un bon classement de factures

Peu importe si votre facture est au format papier ou au format numérique, elle doit être organisée de la même façon. Pour le format papier, il s’agira de les classer dans des classeurs tandis que pour le format électronique, il sera question de dossiers informatiques. En classant correctement vos factures, le processus de gestion est simplifié et vous êtes prêts pour continuer les prochaines étapes sans problèmes. Pour bien réaliser cette tâche, il est important d’avoir un bon timing, de mettre en place des actions appropriées et d’opter pour une approche systématique.

Quelques étapes à suivre pour bien classer ses factures

Le plus important pour cette étape est d'être méticuleux et attentif afin de classer correctement les factures. Les étapes qui suivront seront bien plus simples à effectuer si les factures sont organisées.

• Le pré-classement des factures

Une fois les factures reçues elles ne sont pas traitées directement mais doivent être cependant organisées pour être facilement retrouvées par la suite. Il est alors important de mettre en place un pré-classement. Ce classement consiste à prioriser les factures importantes et celles prêtes à être payées.

– Si vos factures arrivent par mail, optez pour une adresse de facturation unique, à partager avec l’ensemble de vos fournisseurs.

– Si vos factures arrivent au format papier, conservez-les dans des classeurs, en utilisant des codes couleurs pour distinguer les factures payées de celles en attente de paiement.

• L’organisation des factures

Le classement des documents comptables peut être fait par ordre chronologique ou alphabétique. Pour les factures fournisseurs, un classement par ordre alphabétique est généralement recommandé mais plusieurs options s’offrent cependant à vous :

– Par ordre chronologique (date d’émission ou date de paiement en regroupant les factures par mois)

– Par numéro de facture

– Par fournisseur et ensuite par date.

Une fois classées, elles seront faciles à retrouver pour commencer le processus de paiement.

• Organiser en fonction des fournisseurs

Une fois que vous avez réglé vos factures, organisez-les en les regroupant par fournisseurs et numéros de factures. Associez-les à leurs devis et bons de commande respectifs pour une gestion efficace. Chaque facture fournisseur doit être identifiée par un numéro unique afin de faciliter le classement.

• Mettez en place un suivi du statut des factures

Grâce au fil d’activité, vous pouvez rapidement distinguer les factures déjà traitées de celles en attente de paiement. Dans sa version numérique, le fil d’activité est représenté sous forme d'une série d'étapes à compléter tout au long du cycle de vie de la facture. À chaque étape, attribuez un ou plusieurs intervenants pour assurer une gestion fluide du processus.

Les 5 avantages du classement de factures

Le classement des factures n’est pas une simple organisation c’est un processus qui permet de garder un œil sur l'état de ses finances et de prendre des décisions adéquats pour le futur de l’entreprise :

1. Récupération rapide des factures : une bonne organisation facilite la récupération rapide des documents nécessaires, ce qui permet de réduire le temps consacré à la recherche d'informations.
2. Le respect des délais est crucial : un système de classement performant permet de surveiller les dates d'échéance des paiements, prévenant ainsi tout retard susceptible d'entraîner des sanctions financières ou des perturbations dans les relations commerciales.
3. Respect des normes légales : C'est indispensable pour répondre aux exigences légales en matière de comptabilité et de déclaration fiscale.
4. Contrôle des liquidités : En surveillant de près les dépenses et les engagements financiers, vous pouvez optimiser la gestion de votre trésorerie et anticiper les besoins à venir de votre entreprise.
5. Paiements efficaces : L’entreprise peut réaliser un suivi plus efficace des factures fournisseurs et de leur paiement (dans ses échanges avec son fournisseur, elle peut lui communiquer rapidement le numéro de facture concerné en consultant un extrait de compte fournisseur dans sa propre comptabilité).

Optez pour l’archivage numérique

Grâce à la facture électronique, vous pouvez classer vos factures fournisseurs plus rapidement. Ce nouveau procédé de facturation amène ainsi les entreprises à conserver leur facture de manière dématérialisée.

Ainsi, non seulement vous réduisez efficacement vos délais de paiement, mais aussi les risques d’erreurs de saisie et de paiement en double.

Il est donc temps d’opter pour un logiciel de dématérialisation comme Pleo.

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