Vers une dématérialisation des factures fournisseurs

Aujourd’hui la technologie permet de gagner du temps sur le processus de facturation en particulier avec la dématérialisation de factures fournisseurs.  Il n’est plus question d’envoyer une facture au format papier par courrier.

Ce système EDI (L’Échange de Données Informatisées) permet de dématérialiser l’ensemble du processus, de la transmission de la facture jusqu’au paiement. Grâce à cette méthode informatisée, les systèmes de l’entreprise cliente et du fournisseur peuvent être interconnectés pour créer une facture au format standardisé.

Les différents types de factures…

Le processus de dématérialisation consiste à ne plus envoyer une facture au format papier mais à utiliser les technologies, aujourd’hui disponibles, pour être plus efficace et mieux organisé. On distingue deux types de factures, la facture numérisée et la facture électronique.  

La facture numérisée

Le principe est simple. Ce type de facture consiste à numériser une facture papier afin de pouvoir l’envoyer au format numérique. Cette méthode permet de faciliter l'accès aux factures en interne et de raccourcir les délais d'envoi. Cependant cette facture n’a aucune valeur légale. Il faudra donc aussi conserver la preuve papier. 

Facture électronique

La facture électronique est le mode de dématérialisation le plus abouti. Ce processus de facturation est entièrement digitalisé de la création de la facture à son paiement. 

Le logiciel de dématérialisation est équipé de deux fonctionnalités qui interviennent dans la capture et l’enregistrement des factures fournisseurs :

• l’OCR : Reconnaissance Optique des Caractères,
• la LAD/RAD : Lecture Automatique des Documents/Reconnaissance Automatique des Documents.

Ces deux outils permettent au logiciel d’interpréter tous les types de factures fournisseurs, qu’ils soient en format papier ou numérique, et quel que soit leur format (JPEG, PDF, EDI…).

Transition vers la dematerialisation 

En adoptant le processus de dématérialisation, il faudra repenser toute la structure de votre entreprise.

Nous vous conseillons pour cela d’effectuer en amont une étude approfondie des différentes solutions qui se présentent à vous  afin d’opérer le choix le plus judicieux pour votre organisation.

Cet outil digital vous permet de traiter toutes les données de vos fournisseurs à partir d’un tableau de bord, facile à utiliser et intuitif. Il favorise le processus de gestion des factures et réduit par conséquent le coût de traitement.

Trouver le logiciel qui vous convient 

Pour déterminer le logiciel qui vous convient le mieux, vous devez avant tout évaluer certains critères incontournables tels que :

• Déterminer le nombre de factures que vous gérez par mois
• Définir les fonctionnalités dont l’entreprise a le plus besoin pour la dématérialisation des factures
• La solution doit être facile à comprendre, simple à utiliser et bénéficier d’un support professionnel. La possibilité d’utiliser ce logiciel sur des appareils mobiles est un véritable plus.
• La solution doit pouvoir couvrir l’ensemble des besoins, de la capture des documents quel que soit le format dans lequel ils arrivent (papier, PDF, EDI…) jusqu’à leur archivage sécurisé en passant par toutes les étapes du processus comptable.
• Le fabricant doit être disponible tout au long du processus de dématérialisation pour aider l’entreprise si nécessaire. 

Votre entreprise bénéficiera de la dématérialisation

Quelques chiffres à retenir…

• La gestion d'appels fournisseurs et des retards de paiement facture représentent respectivement 41 % et 31 % du temps d’un comptable
• 7,5 % des factures papier gérées par une entreprise se perdent
• 5% du chiffre d'affaires est consacré à la gestion de documents papiers
• La durée moyenne du traitement d’une facture papier est entre 6 à 8 jours
• Une facture papier coûte en moyenne 13,8 euros alors qu’une facture électronique ne coûte en moyenne que 7,5 euros.

L’objectif de la dématérialisation est d’aider les entreprises à opter pour un meilleur traitement de leurs données lors du processus de facturation. Voici les trois raisons principales de transitionner vers ce nouveau mode de fonctionnement :

• Assurer la compétitivité des entreprises. En allégeant la charge administrative et en diminuant les délais de paiement, l'entreprise fait des économies et améliore sa réputation et sa fiabilité auprès de ses partenaires ce qui lui permet de s'imposer face à ses concurrents.   
• Améliorer la détection de la fraude et des erreurs 
• Avoir une vision claire de votre trésorerie, de votre dette fournisseur et de vos dépenses.