Savoir enregistrer une facture fournisseur
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Toutes transactions financières ont un impact direct ou indirect sur l’état financier d’une entreprise. Ces transactions sont identifiées par des factures qu’il est important d’enregistrer et de comptabiliser. Ici, nous allons focaliser sur les factures fournisseurs qui concernent les transactions d’achat. Toutes les factures sont soumises à la TVA et doivent maintenir un registre des ventes, où chaque transaction est enregistrée chronologiquement avec son montant et la référence à la facture correspondante. Leur enregistrement ponctuel est essentiel pour maintenir une comptabilité saine et se conformer aux obligations légales.
La manière correcte d'enregistrer une facture fournisseur doit respecter une procédure rigoureuse afin d'éviter les erreurs susceptibles d'influencer le bilan annuel de l'entreprise.
Les étapes à suivre pour enregistrer une facture
Vérifier de près la facture
Avant d'enregistrer une facture fournisseur, il est essentiel de procéder à une vérification minutieuse du document. Une facture peut être requise ultérieurement pour justifier un paiement, d'où l'importance de ne pas négliger l'étape d'archivage après traitement. Il est également crucial pour faire valoir ses droits ou pour récupérer la TVA, et il ne doit en aucun cas contenir d'erreurs.
Quelques bons réflexes à adopter dès réception de la facture:
- Le document doit être comparé au bon de commande précédemment émis.
- Il faut s’assurer de l’authenticité du document, vérifier l’exactitude des produits commandés ou de la prestation effectuée, vérifier les prix facturés et veiller au respect des conditions de vente et de service.
- Il faut vérifier que toutes les mentions obligatoires sont bien inscrites sur le papier.
- Avant de passer à l'étape de l’enregistrement assurez-vous que les informations suivantes figurent sur la facture fournisseur :
- – Les coordonnées de l’entreprise et ceux du fournisseur (raison sociale, adresse, numéro SIREN)
- – Le numéro de facture
- – La date d’édition du document
- – Les détails des marchandises ou des services
- – La date de livraison ou de fin des travaux en cas de prestations de services
- – La date limite de paiement à respecter et les pénalités en cas de retard
- – Les montants HT et TT
- – La TVA
A noter, si une des informations obligatoires vient à manquer, la facture fournisseur est déclarée non conforme. Dans ce cas, il faut contacter le prestataire pour corriger la facture. Si tout y est, elle est considérée conforme et la mention « bon à payer » peut être apposée.
Encoder la facture
L’encodage est l'opération qui consiste pour une entreprise à enregistrer une facture dans la comptabilité. C'est-à-dire passer les écritures dans le logiciel comptable, distinguer les montants, ventiler la TVA et débiter et/ou créditer les comptes comptables correspondants. L'opérateur chargé de cette tâche doit maîtriser parfaitement le processus, connaître les écritures comptables pour assurer une comptabilité précise et faciliter la révision lors de l'établissement du bilan annuel. Les écritures comptables doivent être enregistrées de manière régulière, que ce soit quotidiennement ou hebdomadairement. Un bon encodage implique l'attribution d'un numéro unique à chaque document. Pour une facture fournisseur, cela peut être le numéro interne de l'entreprise auquel on ajoute éventuellement le numéro de référence fourni par le fournisseur. L'encodage permet également de classer et d’archiver les factures fournisseurs, pour mieux vérifier ultérieurement un document comptable.
L’opération est simple à condition de savoir entrer les bonnes écritures dans les bons comptes :
- Le montant HT est débité dans l’un des comptes commençant par 6 (compte de charges).
- Le montant de la TVA est débité dans le compte 4456 (TVA déductible).
- Le montant TTC représente la somme à payer au fournisseur et est crédité dans l’un des comptes 401 (compte fournisseur).
L’écriture comptable du paiement fournisseur dépend de la méthode de paiement utilisée :
- En cas de virement bancaire, la saisie est faite en débitant le compte « fournisseur » ou 401 et en créditant le compte « banque » ou 512.
- Pour les virements effectués à partir de PayPal, le compte crédité est le 517 « Autres organismes financiers ».
- Si le règlement est effectué en espèces, on débite le compte 401 « fournisseurs » et on crédite le compte 530 « Caisse ».
Une fois la facture enregistrée, il est important d’y porter la mention « comptabilisée » pour éviter de la saisir deux fois.
Une fois enregistrée, pensez à l'archivage
L'archivage de vos factures est une étape importante. Vous devez les classer et les organiser afin de pouvoir facilement les retrouver. En cas de contrôle, l’administration fiscale n’hésitera pas à vous réclamer vos factures. Toutes vos factures doivent être conservées pendant dix ans.
Pour plus d'efficacité, optez pour un logiciel de dématérialisation
Même si enregistrer une facture fournisseur est une processus assez simple, c’est une tâche chronophage. L’utilisation d’un logiciel de gestion des factures fournisseurs est un excellent moyen pour améliorer sa comptabilité. La dématérialisation offre de nombreux avantages:
- Elle permet de gagner du temps et d’éviter les erreurs de saisie.
- Elle facilite et accélère la gestion des factures.
- Elle permet une réduction des coûts de traitement d’impression, d’envoi ainsi que d’archivage.
- Elle aide à la suppression des doublons et des erreurs de saisie.
