Qu'est-ce qu'une facture EDI et comment fonctionne-t-elle ?
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Comprendre ce qu’est une facture EDI…
L’EDI (Electronic Data Interchange en anglais, ou Échange de Données Informatisées en français) est une méthode permettant l'édition et le transfert sécurisé de documents commerciaux entre entreprises.
Une facture EDI est une facture numérique transmise à l'aide de la technologie EDI. En plus de réduire les risques d’erreurs et de mieux contrôler le processus de facturation, la technologie EDI permet également à la facture d’arriver plus rapidement au destinataire.
Au lieu d'envoyer des factures papier ou par courrier électronique, le transfert des informations de facturation s'effectue par voie électronique et de manière automatique.
Toutes les informations importantes de la facture, telles que le montant total, la TVA, la date d'échéance, l'émetteur de la facture et les informations de paiement, sont présentées au destinataire sous la forme d'une image numérique. De plus, toutes les informations sont transmises en arrière-plan sous forme de données purement électroniques, que le système du destinataire peut lire et traiter. Cela permet au destinataire de traiter les paiements sans saisir manuellement les détails. Pour les entreprises, l'automatisation permet de publier et d’archiver la facture de manière numérique.
A savoir, l'EDI est différent d'une facture PDF car la facture PDF ne contient pas les mêmes informations structurées qu'une facture EDI. Une facture PDF est traitée comme une facture papier, ce qui signifie qu'un programme informatique ne peut pas encore interpréter le contenu en toute sécurité sans risque d'erreur. Grâce à l'EDI, cela peut être évité, ce qui se traduit par un traitement plus efficace des factures et garantit que la facture arrive de manière lisible et à temps.
Formats standardisés pour les factures EDI
Lorsque vous démarrez avec la facturation EDI, vous devez choisir l'un des formats de facture EDI standard disponibles.
La facturation EDI implique l'utilisation de l'EDI comme mode d'envoi par défaut pour toutes les factures fournisseurs. Les entreprises et leurs partenaires commerciaux ont accès à divers formats de messages EDI pour l'envoi de documents, tels que PDF, XML, Factur-X, Odette, et d'autres. Le format le plus connu est EDIFACT, qui est largement utilisé pour l'échange de données électroniques entre secteurs.
Une facture EDI, par définition, est conçue pour répondre aux normes de ce mode d’envoi.
Un envoi de facture au format EDI se déroule ainsi :
- Le programme de gestion de stock de l’émetteur (PGI ou ERP) édite la facture avec toutes les informations nécessaires ;
- Le convertisseur EDI convertit les données dans le format convenu du destinataire et les transmet ;
- À réception, les données sont adaptées à la structure de données ERP du destinataire. Ce dernier va ensuite traiter directement la facture.
Quels sont les avantages de la facture EDI ?
Les factures EDI présentent plusieurs avantages :
- Elle rend le processus numérique aussi efficace que possible.
- Augmenter l’efficacité interne.
- Elle permet de faire des économies de coûts, en réduisant le besoin de documents papier, d'affranchissement et de travail manuel, ce qui minimise les coûts administratifs et les coûts opérationnels.
- Elle permet de réduire le risque d’erreurs dans les factures et commandes.
- Elle diminue la quantité de travail administratif.
- Elle permet d'éviter les moyens de transports, ce qui est à la fois plus rentable et plus respectueux de l'environnement.
- Elle permet de réduire la consommation de papier.
- La facture EDI améliore la sécurité en automatisant la saisie des factures, ce qui réduit les erreurs courantes comme les erreurs de saisie et les doublons.
- La méthode EDI permet de réduire les coûts associés au traitement des factures papier, qui s'élèvent à environ 14 euros par facture en raison des dépenses liées aux enveloppes, timbres et frais d'envoi. La dématérialisation des factures permet ainsi d'éviter ces surcoûts.
Avantages de recevoir des factures EDI
- Saisie automatique des données : toutes les informations de facturation sont lues automatiquement, réduisant ainsi le besoin de saisie manuelle des données.
- Gestion numérique des factures : les factures sont gérées et archivées numériquement, ce qui réduit le besoin de gestion papier.
- Publication automatique : Les factures peuvent être facilement publiées automatiquement.
La facture EDI s’avère à la fois économique, efficace et plus sécurisée pour les entreprises.