Le processus de paiement des factures fournisseurs n’est pas une étape très compliquée. Il y a cependant quelques règles à connaître pour ne pas se retrouver, entre autres, à payer des frais de retard. Dans cet article nous vous expliquerons les étapes à suivre pour payer correctement vos factures.
Les étapes à suivre pour le processus de paiement
Réception de la facture
Lorsque vous recevez la facture de votre fournisseur, la première étape consiste à comparer les données avec celles du bon de commande et du bon de livraison. Cette comparaison est essentielle pour repérer toutes disparités éventuelles, que ce soit au niveau des articles reçus ou du montant facturé par le fournisseur. Il est primordial que les quantités et les prix unitaires correspondent parfaitement à la réalité. Une fois cette vérification effectuée et que tout est conforme, vous pouvez alors procéder à l'acceptation et au règlement de la facture auprès du fournisseur.
Les conditions de paiement
Pour ce qui est des conditions de paiement, il est important de les comprendre en détail.
Sur la facture vous trouverez ces différentes mentions obligatoires :
- la date d’émission de la facture
- la date d’échéance
- le numéro de facture
- le nom et coordonnées des deux parties
- le montant à payer
- les frais
- la TVA, son taux et le délai de paiement
- la désignation des marchandises ou prestations.
- la date limite de paiement ou le délai de paiement : comptant (à l’achat du bien ou lors de la prestation de service), à réception ou livraison, à échéance (délai de paiement de 30 jours) ou encore avec un délai négocié pouvant atteindre 60 jours max à réception de la facture ;
- les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé ;
- le taux appliqué lors de pénalités de retard ou de non-paiement.
Les modes de paiement
Il existe plusieurs modes de règlement pour les factures fournisseur :
- Comptant : Ce moyen de paiement s'effectue lors de l'acquisition du produit ou du service. Le paiement au comptant consiste à régler, au moment de l'achat, la totalité du montant dû en une seule fois. Les modalités de paiement peuvent varier selon les fournisseurs, avec la possibilité de régler immédiatement ou dans un délai d'un mois.
- À réception : Ce paiement se produit dès que les marchandises ont été livrées. Le paiement à réception de la facture offre la possibilité de régler la facture en plusieurs versements avant la date d'échéance, permettant d'éviter les frais de retard ou les hausses de taux d'intérêt. Cette approche est particulièrement avantageuse pour les grandes entreprises qui traitent un grand nombre de factures.
Les étapes à suivre pour ce mode de paiement :
- A la réception, le client verse un acompte (généralement 30 %) du montant total de la facture.
- Le client a un certain délai pour payer le reste du montant dû. Généralement, il a entre deux semaines et quatre mois.
- Si le client n’a pas effectué le dernier versement à la fin de la période accordée, un rappel lui sera envoyé lui donnant 15 jours pour se rattraper avant de recevoir des pénalités.
- Si aucun versement n'a été effectué dans les 15 jours suivant le premier rappel (30 jours à compter de la réception de la facture), des taux d'intérêt de retard sont appliqués à tous les montants impayés.
- À échéance : Le délai de paiement s'étend sur une période de 30 jours suivant la réception des biens ou l'exécution du service. Le paiement à échéance fait référence au jour où vous devez régler intégralement un bien, que vous ayez déjà effectué un paiement partiel ou non. La date d'échéance est fixée par le créancier et est habituellement indiquée dans le coin supérieur droit de votre facture. Si l'un de vos paiements échelonnés correspond à la date d'échéance, il est considéré comme étant effectué à cette date précise.
- Délai négocié : Vous avez jusqu'à 60 jours maximum après l’arrivée de la facture pour payer votre fournisseur.
Suivi de facture
Vous pouvez créer un tableau Excel et incorporer toutes vos différentes factures. Mais aujourd’hui, grâce à la dématérialisation qui est en forte progression au sein des entreprises, cette étape est désormais beaucoup plus fluide grâce aux logiciels de facturation. Chaque facture est entrée sur une plateforme permettant ainsi de suivre son statut de manière instantanée :
- « facture reçue »
- « facture enregistrée »
- et enfin, « facture acquittée ».
Une fois la facture enregistrée et classée, elle est traitée par le service de comptabilité qui la validera avant de procéder au paiement.
Retrouvez notre article sur le suivi des factures pour mieux comprendre cette étape.
Les différents moyens de paiement
Différents moyens de paiement entre professionnels existent :
- espèces
- chèque
- virement bancaire. Plus rapide, plus sécurisé, le virement est le moyen le plus utilisé par les entreprises. Assurez-vous cependant d’avoir un compte bancaire ou d’en ouvrir un rapidement. Les informations bancaires, IBAN, de votre fournisseur se trouvent sur la facture. Il ne vous reste plus qu'à ajouter un nouveau bénéficiaire et d’indiquer les coordonnées bancaires du fournisseur pour procéder au paiement.
- carte bancaire
- effets de commerce papier (lettre change ou billet à ordre)
- PayPal
A noter, si vous payez un fournisseur à l’étranger le processus est toujours un peu plus délicat à cause de la conjoncture économique, des différences de taux, des politiques du pays en question. Le virement bancaire est le processus le plus rapide et le moins coûteux mais le virement est à la charge du payeur. Vous pouvez aussi opter pour un chèque, un crédit documentaire, une lettre de change ou un prélèvement bancaire.
Saisir les écritures du paiement fournisseur
Une fois la facture réglée, il ne reste plus qu'à rentrer les écritures comptables concernant cette transaction.
3 montants différents sont à inscrire :
- le montant hors taxes de la facture
- le montant toutes taxes comprises
- le montant de la TVA, déductible de vos achats professionnels.
Il faut ensuite entre ces montants dans le compte comptable correspondant en respectant la bonne écriture :
- le montant HT est à débiter dans le compte de charge “achats” (601 et 602) ;
- le montant TTC est à créditer dans le compte fournisseur (401) ;
- le montant de TVA est à débiter dans le compte TVA déductible sur autres biens et services pour les achats (44566).