L'approvisionnement assure la disponibilité continue des biens et services essentiels à l'organisation. Ce processus englobe toutes les étapes, de la planification des besoins à la réception et au stockage des matériaux. Il veille à ce que les quantités requises soient disponibles en temps voulu, tout en respectant les standards de qualité et les exigences de l'entreprise.
Une gestion efficace de l'approvisionnement exige un suivi attentif et une capacité à s'adapter rapidement aux variations du marché ou aux interruptions de la chaîne d'approvisionnement.
Il est important de noter que l'approvisionnement diffère de l'achat. Tandis que la gestion des achats concerne l'acquisition de biens et services nécessaires au fonctionnement de l'entreprise, l'approvisionnement se concentre spécifiquement sur l'approvisionnement de ces biens ou services. On distingue aussi trois différents processus d’approvisionnements :
- Approvisionnement individuel : Achat de produits individuels.
- Approvisionnement en stocks : Le but est de se constituer un stock de nombreux produits et matériaux afin de répondre en permanence aux commandes.
- Approvisionnement juste à temps : Le but est de toujours livrer les marchandises requises au moment où elles sont nécessaires.
Quelles sont les étapes du flux d’approvisionnement ?
Les étapes peuvent varier et il y a souvent des tâches supplémentaires entre chaque étape qu’il faut appliquer. Pour simplifier le flux, nous avons sélectionné 8 étapes majeures:
1. Identification des besoins
Ce processus commence par l’envoi d’une demande au service achats en fonction des besoins nécessaires. Quelle que soit sa nature du besoin, il doit être détaillée et formulée par écrit.
Il existe essentiellement trois types de besoins :
- Besoins primaires : il s’agit de tous les biens et produits commercialisables qui sont vendus aux clients.
- Besoins secondaires : Il s’agit de tous les matériaux, les matières premières, les pièces individuelles ou les assemblages dont vous avez besoin pour fabriquer le produit à vendre.
- Besoins tertiaires : Les besoins tertiaires comprennent, entre autres, les matériaux auxiliaires et d’exploitation, ainsi que les outils sujets à l’usure nécessaires à la production, mais non directement intégrés dans le produit final.
2. Sélection du fournisseur
Une fois le besoin identifié, il est nécessaire de demander un devis à vos différents fournisseurs. Cette étape est importante car il faut choisir le fournisseur qui offrira le meilleur rapport qualité/prix. D'où la nécessité de bien gérer ses fournisseurs, de bien les évaluer et donc de bien les connaître.
3. Envoi de la demande d’achat
La prochaine étape consiste à faire approuver l’achat. Après avoir sélectionné le fournisseur et convenu des détails, vous devez obtenir l’approbation écrite. Quelques éléments doivent obligatoirement figurer sur le document:
- Partie demandant le produit ou le service concerné
- Quantité et description du produit ou du service requis
- Informations sur le fournisseur
- Montant
C’est aussi à ce moment que se passe la négociation du prix final. Une étape à ne pas négliger.
4. Émission du bon de commande
Si le service des achats n’a pas d’objection à la commande prévue, celle-ci est approuvée.
5. Facture et commande
Le fournisseur transmettra ensuite une facture à l’acheteur. La facture montre le montant demandé et les conditions générales de paiement. Le fournisseur fera également parvenir une confirmation de commande qui détaille elle aussi les produits ou les services sollicités. A ce stade, il est important de vérifier une dernière fois l’ensemble des documents avant de tout envoyer.
6. Arrivée des marchandises
L’arrivée des marchandises commandées doit toujours être documentée et la livraison doit être soigneusement vérifiée en cas de problème.
7. Paiement
Une fois les biens reçus ou la prestation de service terminée, vous devez payer votre fournisseur. Le service financier procède au règlement selon le mode de paiement souhaité. C’est aussi une étape clé pour évaluer les fournisseurs et mettre en place une gestion transparente des fournisseurs et l’optimisation continue du processus d’approvisionnement. L’’idéal étant d’évaluer les performances des fournisseurs à chaque fois. Les critères importants sont, par exemple, la qualité des produits, le respect des délais, l’évolution des prix, la communication, le service et la capacité d’innovation du fournisseur.
8. Archivage
Une fois la procédure terminée, n’oubliez pas de centraliser vos documents et de les stocker pour des questions d’audit. Assurez-vous également d'intégrer une solution de sauvegarde. Aujourd’hui, il est généralement plus facile de les stocker sur vos logiciels de gestion mais il est toujours important de garder une version papier si possible.
