La gestion d’achat : comment améliorer ce processus?
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La gestion des achats désigne le processus d'obtention des biens et des services nécessaires à l'entreprise. Les achats représentent généralement environ 60% du chiffre d’affaires des entreprises européennes. C’est une étape souvent négligée mais pourtant vraiment nécessaire à la santé financière d'une entreprise. Une gestion efficace des achats inclut l'évaluation, la sélection et la formalisation d'accords contractuels avec les fournisseurs.
Pour optimiser cette fonction, il est essentiel d'établir des politiques et des processus d'achat performants. Cela permet non seulement de réduire le temps consacré à ces activités, mais aussi de libérer les ressources pour des missions à plus forte valeur ajoutée.
L'efficacité est renforcée par une approche décentralisée des achats, où chaque équipe gère indépendamment ses besoins. Cependant, la gestion de ce processus complexe requiert une solution d'achat intégrée. Celle-ci permet aux entreprises de tirer parti de données stratégiques pour des décisions éclairées tout en assurant une gestion proactive des activités tout au long du cycle d'approvisionnement.
Les différents types d’achats:
Il existe deux principaux types d'achats : les achats directs et les achats indirects.
- Les achats directs dans les entreprises consistent à acquérir les pièces ou matériaux nécessaires à la fabrication de leurs produits finis. Dans les entreprises orientées vers la production, la gestion du sourcing et des achats est généralement sous la responsabilité des équipes de fabrication ou des équipes opérationnelles.
- Les achats indirects sont courants dans les entreprises de services, où le sourcing est généralement organisé par catégories telles que le travail temporaire, les services de conseil, la publicité, l'entretien, les fournitures de bureau et autres services nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise. Ces achats, souvent qualifiés d'« indirects », représentent souvent une part significative des dépenses totales d'une entreprise.
Cette gestion des achats peut donc jouer un rôle critique dans la performance globale de l'entreprise lorsque bien optimisée. Il est donc important de mettre en place un processus structuré.
Mettre en place le processus
1. Trouver le bon fournisseur
Pour établir des processus d’achat efficaces, il est important de les définir, de les tester et de les simplifier au maximum pour éviter qu'ils ne deviennent chronophages pour les employés. Il est essentiel que la politique d'achats soit comprise par les équipes pour faciliter l'identification des besoins internes. Une fois ces étapes franchies, contactez les fournisseurs en lançant un appel d'offres.
Ce dernier doit contenir :
- Un cahier des charges à remplir.
- Les termes et conditions de votre client acheteur.
- Les conditions régissant l’organisation de l’appel d’offres.
- Un questionnaire destiné à en savoir plus sur l’entreprise.
Pour choisir un fournisseur il est important de garder en tête quelques critères :
- La qualité du produit.
- Le coût total qui correspond à vos besoins.
- Les délais de fabrication et de livraison..
- La pérennité et la sécurité financière de votre entreprise.
- Les critères d’innovation.
Une fois les fournisseurs sélectionnés, il faut se lancer dans la phase de négociation directe sur l’ensemble des clauses administratives et techniques qui régiront l’affaire. La relation commerciale est scellée au moment de la signature du contrat.
2. Mettre en place une stratégie de gestion d’achat
Adopter une politique globale d'achat intervient généralement lorsque les activités de l’entreprise se développent, et lorsque les achats se complexifient.
Pour commencer:
- Tenez-vous informé des réalités et des évolutions du marché.
- Assurez-vous de comprendre le cadre légal régissant les échanges et ses perspectives d'évolution.
- Identifiez clairement les processus d'achat disponibles à votre disposition.
Pour établir un plan d’action global, concret et opérationnel, il vous faut :
- Élaborez une stratégie d'achat avec un plan d'actions clair et des objectifs définis.
- Répartissez les responsabilités au sein de la hiérarchie pour une mise en œuvre efficace.
- Informez les responsables de votre nouvelle politique d'approvisionnement et profitez des nouveaux contrats négociés avec les fournisseurs.
- Évaluez régulièrement votre plan pour l'améliorer continuellement.
La dernière étape réside dans la mise en pratique de votre plan d’action. Il ne vous reste plus qu'à intégrer votre nouvelle politique en lien avec les conditions générales de vos contrats. Pensez à expliquer votre démarche à vos fournisseurs et mettez en place une politique d’achat responsable. De nombreuses entreprises en profitent pour y ajouter une démarche RSE, intégrant des enjeux éthiques vis-à-vis de leurs salariés et du développement durable. Une politique d’achat responsable doit ainsi prendre en compte la totalité du cycle de vie du produit.
3. Optez pour l’automatisation de la gestion des achats
Aujourd’hui, il est facile de travailler à l'aide d’un logiciel d’automatisation pour exécuter plus rapidement les tâches à faible valeur ajoutée. Une tendance en forte hausse. Ces logiciels aident à:
- La réduction du temps consacré à l'identification des bons fournisseurs.
- La réduction du temps consacré à la création des appels d’offres.
- La réduction du temps des démarches administratives et commerciales.
- La réduction du temps consacré au suivi des commandes.
- Créer des contrats de qualité plus rapidement.
- Bénéficier d'une visibilité complète sur vos contrats tout en contrôlant les coûts.
Vous pourrez suivre plus aisément : la liste de tous vos produits, leurs destinataires, le stock actuel, l'état de l'approvisionnement, les performances des acheteurs et toutes les données cruciales de suivi des stocks.
Pourquoi mettre en place une bonne gestion d’achat ?
Pour la plupart des entreprises qui automatisent leurs achats, la réduction stratégique des coûts et les gains d'efficacité constituent le principal avantage.
En facilitant les achats auprès de fournisseurs agréés, en particulier lorsque des remises sur volume ont été négociées, il est possible de réduire le coût des services et des biens.
Du point de vue de l'efficacité, l'automatisation des achats contribue à réduire le risque d'erreur humaine en éliminant certaines tâches manuelles qui incombent aux collaborateurs, telles que la saisie de données. Ils disposent ainsi de plus de temps à consacrer aux initiatives plus stratégiques telles que la négociation des contrats et la gestion des fournisseurs.